Организация документов в пределах Архивного фонда Российской Федерации (первый уровень)

Если Вы работник службы документационного обеспечения управления, то должны знать, что в Российской Федерации существует Архивный фонд Российской Федерации и документы Вашей организации могут стать его частью.

Если Вы работник архива организации, Вы должны знать не только то, что знает Ваш коллега — сотрудник службы документационного обеспечения управления, но также четко представлять, должны документы Вашей организации вливаться в состав Архивного фонда Российской Федерации или нет.

Если Вы работник государственного или муниципального архива, то должны знать, как складывался Архивный фонд страны, какие комплексы документов входят в его состав, признаки классификации документов, определяющие сеть государственных и муниципальных архивов. От рациональной организации документов Архивного фонда Российской Федерации зависит успех поиска ретроспективной информации.

Работа по распределению документов между хранилищами и упорядочению документальных комплексов внутри каждого хранилища называется организацией документов Архивного фонда РФ:

Каждый субъект Российской Федерации и муниципальное образование в соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в РФ» (2004 г.) формирует свой архивный фонд. Все они входят в состав Архивного фонда Российской Федерации:

Классификация — это выработка научных основ (признаков) организации комплексов документов, установление логических и исторических связей между ними.

Систематизация — практическая организация и упорядочение документальных комплексов на основе схемы классификации документов.

Организация документов и дел Архивного фонда Российской Федерации осуществляется по трем уровням:

в пределах АФ РФ в целом;

в пределах архива;

в пределах архивного фонда.

Рассматривая современную архитектуру Архивного фонда Российской Федерации, необходимо остановиться на важных вехах его складывания.

Понятие о Едином государственном архивном фонде тесно связано с архивной реформой 1918 г., провозгласившей национализацию и централизацию документального наследия страны.

Вот какая трактовка понятия «Единый государственный архивный фонд» была предложена в 1925 г. терминологической комиссией при научно-теоретической комиссии Центрархива РСФСР: «ЕГАФ — совокупность архивного материала, хранящегося во всех российских архивах, независимо от того, состоят ли они в ведении Центрархива или других общественных или ученых учреждений и частных лиц, а также рукописных отделений библиотек, музеев и других тому подобных хранилищ» (Архивное дело. 1925. Вып. C. 50).

В Российской империи все исторические архивы были в ведении какого-либо ведомства: Сената, Министерства юстиции, Министерства иностранных дел, Военного министерства. Создание государственных архивов и особого органа управления архивным делом, с одной стороны, подчеркивало общегосударственную значимость архивов и должно было положить конец ведомственному произволу в уничтожении документов. С другой стороны, отмена ведомственного права на хранение документов ЕГАФ должна была способствовать публичности архивов. Законодательство об использовании архивных документов появилось лишь в середине 1920;х гг., и декларировавшаяся в нем доступность архивов была существенно урезана инструкциями и правилами 1924;1929 гг.

По декрету «О реорганизации и централизации архивного дела в РСФСР» от 1 июня 1918 г. в состав ЕГАФ включались документы всех ликвидированных правительственных учреждений, а также материалы, законченные делопроизводством к 25 октября (7 ноября 1917 г.).

Однако в 1923;1929 гг. состав ЕГАФ был значительно расширен. В его состав вошли документы: деятелей контрреволюции и эмигрантов; архивов семьи Романовых и лиц, близких ко двору; национализированных и муниципализированных промышленных, кредитных, торговых предприятий; материалы Временного правительства и всех контрреволюционных правительств; а также церквей, монастырей, дворцов и усадеб; композиторов, художников и ученых, хранящихся в библиотеках и музеях. Таким образом, состав Архивного фонда страны формировался постепенно (приложение 1).

До 1991;х гг. параллельно с ГАФ СССР комплектовались Архивный фонд КПСС и Архивный фонд ВЛКСМ (кстати сказать, Положение об Архивном фонде КПСС 1966 г. имело гриф «Для служебного пользования»). После августовского путча в СССР президент РСФСР Б. Н. Ельцин подписал Указ «О партийных архивах» (от 24.08.91). В нем, в частности, отмечалось, что КПСС была частью государственного аппарата и образовавшиеся в годы ее деятельности документы подлежат государственному хранению. Указ предписывал передать Центральный партийный архив Института теории и истории социализма ЦК КПСС, текущий архив общего отдела ЦК КПСС, партийные архивы обкомов и крайкомов КПСС, Московского и Ленинградского горкомов КПСС в ведение архивных органов РСФСР. В состав АФ РФ также вошел Архивный фонд ВЛКСМ.

В ходе реализации Указа «О партийных архивах» удалось сохранить архивное наследие КПСС — это около 47 млн дел, осуществить интеграцию бывших партийных архивов в систему архивных учреждений Российской Федерации, пополнив тем самым Архивный фонд Российской Федерации [33, с. 10].

Из состава ГАФ СССР в АФ РФ вошли все архивные фонды учреждений РСФСР, а также фонды союзных министерств и ведомств и фонды центральных комитетов ЦК КПСС и ВЛКСМ [12, с. 450−451].

Из уникальных и особо ценных документов АФ РФ формируется Единый российский страховой фонд документации, в который кроме указанных документов Архивного фонда Российской Федерации включаются особо ценные, уникальные и информационно значимые документы библиотечных фондов России:

Организация документов на первом уровне, т. е. Архивного фонда РФ в целом, лежит в основе построения сети государственных хранилищ, которую образуют все федеральные архивы, архивы субъектов федерации, муниципальные архивы, отраслевые фонды, научно-отраслевые институты и хранилища в системе Российской академии наук, музеи, библиотеки. Именно здесь хранятся все документы, представляющие ценность для общества и государства. Часть хранилищ складывались в течение столетий, другие были созданы в связи с появлением новых систем документации и носителей информации, третьи возникают на наших глазах вместе с новыми учреждениями, фирмами, органами управления, в деятельности которых неизбежно создаются документы (приложение 2).

В состав Архивного фонда России по состоянию на 1 января 2010 г. включено около 464 млн дел постоянного срока хранения, причем на долю государственного и муниципального секторов приходится 99% от общего объема (федеральные архивы 9%, госархивы субъектов РФ 30%, муниципальные архивы 13%, государственные и муниципальные музеи и библиотеки, а также архивы Российской академии наук, имеющие по закону право постоянного хранения — около 3%, ведомственные архивы государственных и муниципальных органов и организаций, в том числе наделенные правом депозитарного хранения архивы федеральных органов исполнительной власти составляют почти 44%). Менее 1% документов, включенных в состав Архивного фонда, хранится сегодня в негосударственных архивах.

Не сразу учеными были выработаны признаки, по которым проводилась организация документов на уровне Архивного фонда страны. Эти признаки окончательно были сформулированы в конце 50-х гг. XX в. и оказали влияние на формирование сети современных государственных архивов. Поэтому они заслуживают того, чтобы им уделили особое внимание.

На протяжении истории Русского государства вплоть до XIX в. архивы никто не создавал специально. Они возникали из нужд прежде всего власти — в княжеских и феодальных архивах хранились международные договоры, жалованные и духовные грамоты, закреплявшие право владения землей, пошлины и повинности, сборники законов («правды»), решения суда и др. Эти архивы имели настолько большое политическое значение, что хранились в княжеской сокровищнице или в казне.

С развитием органов власти и управления увеличивалось число архивов — царский архив, архивы приказов (органов управления Московского царства в XVI—XVII вв.), губных изб, приказных изб, земских изб и других местных учреждений. Кроме того, на Руси издревле собирателями рукописей и книг были монастыри, где велось летописание. Сходные функции в средневековье имели и западноевропейские архивы. Выдающийся французский историк и архивовед Р.-А.Э. Ботье называл XII—XVI вв. эпохой архивов — «сокровищниц хартий» (актов). За ней следует эпоха архивов — «арсеналов власти» (XVIII-XIX вв.), когда рост объемов документации административного аппарата вызвал концентрацию документов в государственных архивах.

Создание исторических архивов в XVIII в. в России было связано прежде всего с реформами государственного аппарата, когда создавались новые органы власти и управления. Так, в 1724 г. первый исторический архив — Московский архив Коллегии иностранных дел возник из материалов Посольского приказа (с 1717 г. вместо приказов стали создаваться новые органы управления — коллегии). Разрядно-Сенатский архив был создан в связи с сенатской реформой 1763 г. из материалов ликвидированных Московской конторы Сената и Разрядного приказа.

Когда же в конце XVIII в. деятельность коллегий стала «затухать», а с 1802 г. их функции стали постепенно переходить к министерствам, из материалов ликвидированных коллегий были созданы Петербургский и Московский государственные архивы старых дел (1780, 1782 гг.), Петербургский главный архив МИД, Поместно-Вотчинный архив. Иногда архивы возникали не в результате ликвидации каких-либо учреждений, а в результате какой-либо акции — например, Генерального межевания (1765 г. — сер. XIX в.) — Межевой архив. Все исторические архивы существовали в ведении какого-либо ведомства и доступ к ним был ограничен.

Вместе с тем уже в первой половине XIX в. архивисты выдвигали идеи научного построения сети архивов.

Идеи о реорганизации архивов были высказаны еще в XIX в. В 1820 г. Г. А. Розенкампф, член комиссии по составлению законов, предложил создание единого государственного архива из исторических архивов Москвы и Санкт-Петербурга. Н. В. Калачов (1871 г.) и Д. Я. Самоквасов (1899 г.) предлагали создание сети центральных и местных исторических архивов по образцу централизации архивного дела в странах Западной Европы и единый центральный орган для управления архивным делом (1891 г.). Предложения об организации сети местных исторических архивов под руководством Высшей ученой архивной комиссии было выдвинуто в 1917 г. Союзом российских архивных деятелей.

Казалось бы, возможность осуществить это направление архивной реформы появилась после 1918 г., когда архивы были национализированы. Ученые-историки, подготовившие проект архивной реформы, закрепленной декретом 1 июня 1918 г. «О реорганизации и централизации архивного дела в РСФСР» (Д.Б. Рязанов, С. Ф. Платонов, А. С. Николаев, Н. В. Голицын и др.) выдвинули идею о Едином государственном архивном фонде. В отличие от Самоквасова и Калачова они развивали идеи о независимости государственных архивов от ведомств. Членами Союза Российских архивных деятелей А. С. Николаевым, В. В. Снегиревым были высказаны идеи о секционном делении ЕГАФ, т. е. о разделении всех архивных фондов по тематике материалов с подчинением их определенной секции (законодательства, верховного управления и внешней политики, военной и морской и др.). Секция должна была руководить всей работой по обработке и изданию материалов данной тематики и возглавляться историком-специалистом по теме.

Однако в 1920;1930 гг. единого подхода к созданию сети архивов так и не было выработано. В 1922;1929 гг. Единый государственный архивный фонд делился на тематические секции (народного хозяйства, политики и права, армии и флота, культуры и быта и др.). Новые архивы создавались исходя из принадлежности документов к дореволюционной или советской эпохе. Архивы, хранящие дореволюционные документы, назывались историческими. Для хранения документов советской эпохи создавались архивы Октябрьской революции, архивы профдвижения, комиссии по истории Октябрьской революции и РКП (б) (истпарты), а затем и партийные архивы.

В 1930;е гг. архивоведы, писавшие о проблеме организации документов ГАФ СССР (Г.А. Князев, Н. А. Фомин, И. Назин и З. Доброва), уделяли основное внимание систематизации и классификации документов в архиве.

В основе сложившейся системы архивных учреждений лежит сеть государственных архивов, закрепленная Положением о ГАФ СССР 1941 г. Документы союзного значения хранились в центральных государственных архивах СССР, республиканского значения — в центральных архивах союзных и автономных республик, документы местного значения — в областных, краевых архивах, их филиалах, окружных, районных и городских государственных архивах.

С 1941 г. существовали следующие центральные государственные архивы СССР:

Центральный государственный архив Октябрьской революции и социалистического строительства СССР (ЦГАОР СССР, ЦГАОРСС);

Центральный государственный архив Красной Армии (ЦГАКА);

Центральный государственный литературный архив СССР (ЦГЛА);

Центральный государственный архив древних актов (ЦГАДА);

Центральный государственный военно-исторический архив СССР (ЦГВИА);

Центральный государственный исторический архив СССР (ЦГИА);

Центральный государственный исторический архив в Москве (в 1961 г. присоединен к ЦГАОР СССР);

Центральный государственный архив кинофотофонодокументов СССР (ЦГАК ФФД).

Вопросы классификации документов по архивам были рассмотрены в учебнике К. Г. Митяева «Теория и практика архивного дела» (1946 г.). Митяев определил классификацию как ключевую проблему комплектования архивов. Он выделил следующие этапы классификации:

По исторически сложившимся комплексам — архивным фондам;

По исторически сложившимся комплексам архивных фондов;

По исторически сложившимся комплексам фондов по территориальному, ведомственному и другим признакам;

По группам фондов советского и дореволюционного периода;

По фондам союзного и республиканского значения;

По технике и способу воспроизведения информации.

Положения о ГАФ СССР 1958 г. и 1980 г. закрепили следующие изменения в сети государственных архивов:

хозяйственная реформа 1957 г. привела к созданию на базе документов ликвидированных во время реформы министерств ЦГА народного хозяйства СССР (ЦГАНХ СССР);

рост количества научно-технической документации, а также документов на специальных носителях привел к созданию в 1967 г. ЦГА научно-технической документации и ЦГА звукозаписей СССР.

Учебник теории и практики архивного дела, подготовленный совместно МГИАИ и Главным архивным управлением в 1958 г. выделял три принципа классификации документов по архивам:

историческая эпоха (дореволюционный и советский период);

недробимость архивного фонда;

недробимость комплексов фондов.

Два последних признака означали, что исторически сложившиеся комплексы материалов учреждения, ведомства, лица, семьи, рода, группы однородных по функциям учреждений должны храниться в одном архиве.

Дальнейшее развитие и обоснование принципы классификации документов в рамках Архивного фонда страны получили в работах М. Ф. Петровской «Состав Государственного архивного фонда Союза ССР и комплектование государственных архивов документальными материалами» (М., 1958), которая дала развернутое обоснование всех признаков классификации документов по архивам. Именно эти признаки повлияли на складывание современной сети архивных учреждений:

принадлежность документов к исторической эпохе феодализма, капитализма, социализма;

принадлежность документов к той или иной административно-территориальной единице;

принадлежность документов к определенной отрасли государственной и общественной деятельности;

принадлежность документов к составу документации данного фондообразователя;

способ и техника закрепления информации.

В статье Цаплина В. В. «К вопросу о делении документальных материалов по историческим эпохам» (Вопросы архивоведения. 1960. N 6) подробно был рассмотрен вопрос об организации документов Российской империи, Временного правительства и Советского государства — особенно актуальный для учреждений Бессарабии, Западной Украины и Белоруссии, республик Прибалтики и др., где «граница эпох» не совпадала с принятой разделительной датой — 25 октября 1917 г. Кроме того, в работе был освещен вопрос об отраслевых архивных фондах. Ими были архивы с правом постоянного хранения документов, находящиеся в ведении министерств и государственных комитетов, а не Главного архивного управления при СМ СССР: Архив Министерства обороны, Архив Академии наук СССР; Архив внешней политики МИД СССР; «Госфильмофонд» и др.

Причины существования отдельно от ГАФ СССР сети партийных архивов и архивов КГБ СССР в работах не обсуждались.

Все признаки классификации документов в пределах ГАФ СССР, выработанные в сер. 1940 — сер.1960;х гг., были закреплены в «Основных правилах работы государственных архивов СССР» (1984 г.).

Таким образом, разработка научных признаков организации документов Архивного фонда страны и распределения их по архивам скорее опиралась на анализ уже существующей сети государственных архивов, чем служила основой для ее целенаправленного построения. Архивы формировались исторически, главным образом в связи с реформами государственного аппарата и административно-территориального деления, а не следуя плану, начертанному учеными. С другой стороны, формирование исторического архива — сложный процесс, на который влияет множество факторов. Поэтому, принимая решение о реформировании архивов, необходимо исходить из системного подхода, т. е. учитывать не один признак, а целую совокупность признаков.

Признаками организации Государственного архивного фонда СССР до 1991 г. являлись:

1. Принадлежность документов к историческим эпохам. Документы эпохи социализма хранятся в государственных архивах отдельно от эпох феодализма и капитализма.

Принадлежность документов к комплексам, имеющим общесоюзное, республиканское (для союзных и автономных республик) и местное значение.

• 3. Принадлежность документов к определенным административно-территориальным единицам (краям, областям, районам).
• 4. Принадлежность документов к определенным отраслям государственной и общественной деятельности.
• 5. Принадлежность документов к составу документации данного фондообразователя.
• 6. Способ и техника закрепления информации.

Рассмотрим поподробнее каждый из вышеназванных признаков.

1. Принадлежность документов к историческим эпохам. Этот признак организации документов по архивам обусловлен не только господствовавшим в советской исторической науке формационным подходом, но и тем, что эпохам «феодализма», «капитализма» и «социализма» свойственна особая структура государственного аппарата, что отражается на составе архивных фондов.

На практике этот признак осуществлялся следующим образом:

А. Создание архивов, хранящих документы феодализма, капитализма и социализма отдельно (для центральных архивов). Например:

ЦГАДА (РГАДА) — условно с XI в. до начала XIX в.;

ЦГИА СССР (РГИА) — условно с начала XIX в. по 1917 г.;

ЦГАОР СССР (ГАРФ) — условно с 1917 г.

Обратите внимание на то, что указанные выше даты не совсем совпадают с принятыми в советской историографии датами периодов отечественной истории, поскольку связаны прежде всего с этапами в истории государственного аппарата.

Раздельное хранение документов дореволюционной и советской эпох соответственно в центральных исторических архивах и центральных архивах Октябрьской революции практиковалось на Украине, в Белоруссии, Грузии, Азербайджане, Армении, Латвии, Литве, Эстонии. Все эти архивы, изменившие названия, действуют до сих пор.

Б. Хранение документов в рамках одного архива в отделах дореволюционных и советских фондов (как правило, в областных, краевых, городских архивах). Распределение документов разных эпох по архивам всегда было связано с проблемой разделительной даты.

Основы практического отделения документов периода социализма от документов предшествующих формаций были заложены в Декрете от 1 июня 1918 г. «О реорганизации и централизации архивного дела», в котором указывалось: «Все дела и переписка правительственных учреждений, законченные к 25 октября 1917 г., поступают в Государственный архивный фонд» [35]. Тем самым в декрете была заложена идея о том, что основной разграничительной датой между материалами эксплуататорских формаций и социалистической формацией является победа Великой Октябрьской социалистической революции.

Однако к теоретическому обоснованию разграничительной даты архивисты пришли не сразу.

" Положение об организации Единого государственного архивного фонда РСФСР", утвержденное Коллегией Центрархива 3 февраля 1925 г. и одобренное I съездом архивных деятелей РСФСР в марте 1925 г. предлагало использовать в качестве даты размежевания материалов дореволюционного и послереволюционного периодов февраль — март 1917 г. Эта дата была установлена циркуляром Центрархива РСФСР от 22 апреля 1925 г. К периоду социализма должны были относиться документы с февраля-марта 1917 г., т. е. с начала буржуазно-демократической революции в России.

Такое решение вопроса о разграничительной дате не выдерживало критики с точки зрения учения марксизма-ленинизма о пролетарской революции и диктатуре пролетариата. Новый циркуляр Центрархива РСФСР от 25 мая 1925 г. «О размежевании архивных материалов Исторического архива и Архива Октябрьской революции» предложил считать датой явления материалов 1 января 1917 г. Эта дата была более удобна, так как с 1 января все учреждения обычно заводили новые дела, а старые, как правило, заканчивали. Новая разграничительная дата позволила осуществлять деление документов по историческим периодам без дробления отдельных дел. Однако эта дата по-прежнему оставалась не оправданной исторически, теоретически необоснованной.

Иначе решали этот вопрос «Правила определения архивного фонда», изданные Главным архивным управлением НКВД СССР в 1939 г. В них подчеркивалось, что начало образования документов периода социализма положила Великая Октябрьская социалистическая революция. «Учреждения Советской власти, созданные в результате слома буржуазно-помещичьего государственного аппарата, являются новыми фондообразователями. В процессе их деятельности начали образовываться документы советской эпохи» [31, с. 140−143].

Особого решения требовал вопрос о разделений по двум эпохам документов тех органов, которые подготавливали и осуществляли Октябрьскую революцию. Было решено не делить на два фонда документы военно-революционных комитетов, Советов рабочих и солдатских депутатов, Красной гвардии и рабочей милиции, хотя они и зародились в период Временного правительства как результат революционного творчества народных масс.

Остро стояла проблема систематизации документов фондообразователей, которые не были сметены Октябрьской революцией, а продолжали существовать. Советская власть подвергла их национализации и коренному преобразованию. Это были банки, синдикаты, заводы, фабрики, научные и культурно-просветительные учреждения (музеи, библиотеки, театры), учебные заведения. Разграничительной датой при делении документов этой категории учреждений была принята дата их национализации, конфискации или реорганизации.

При делении документов этих учреждений по историческим эпохам возникали некоторые трудности: так, например, национализация фабрик, заводов и других промышленных предприятий была осуществлена не одним декретом, а несколькими — отдельно для каждого предприятия или группы предприятий одной отрасли промышленности.

Документы учреждений, которые не были полностью ликвидированы, следовало делить согласно дате их национализации или реорганизации на два фонда, хранящихся в разных отделах архива или в разных архивах (это относится, как правило, к фондам национализированных фабрик, заводов).

К документам по истории феодализма и капитализма относятся материалы гражданских и военных учреждений, организаций и предприятий, войсковых частей и соединений, политических и общественных деятелей, деятелей науки, техники, культуры, искусства Русского (Московского) государства. Российской империи и всех государственных образований, вошедших в их состав: Российской буржуазной республики периода Временного правительства, Прибалтийских буржуазных республик, а также документы, отложившиеся до установления Советской власти на территориях, воссоединенных с СССР.

К документам по истории социализма относятся материалы гражданских и военных учреждений, войсковых частей и соединений, государственных и общественных деятелей, деятелей науки, культуры, искусства и т. д., наиболее известных представителей социалистического труда в СССР, советских социалистических республик (до образования СССР), народных республик — Бухарской, Хорезмской, Тувинской и Дальневосточной; материалы государственных образований и политических режимов (контрреволюционных, фашистских и других), существовавших на территории СССР.

Документы личного происхождения относятся к определенной эпохе в зависимости от времени их возникновения и конкретного содержания.

При этом следует отметить, что разделение по дате никогда не трактовалось архивистами буквально, поскольку оно противоречит принципу недробимости фонда.

Если бы все учреждения Российской империи, все предприятия, банки, тресты прекратили свою деятельность 25 октября 1917 г., вопросов бы не было. Однако многие были ликвидированы или национализированы в течение нескольких лет.

Еще сложнее решался на практике вопрос с разделением по эпохам фондов культурных и научных учреждений, журналов и газет, общественных организаций, которые продолжили свое существование и после революции — университетов, театров и др.

Для ряда территорий дата установления советской власти была сдвинута во времени — Бухара, Хива, Хорезм, Тува, Дальний Восток, Крым, Западная Украина и Белоруссия, Прибалтика, Бессарабия и Северная Буковина. Наоборот, ряд организаций, фонды которых отнесены к материалам советской эпохи, образовались раньше октября 1917 г. — военно-революционные комитеты, Советы депутатов и др.

По этой причине почти все архивы, сформированные по принципу деления материалов по эпохам, хранят документы, выходящие за рамки разделительных дат.

Не прошло и 75 лет, как перед архивистами вновь встала проблема разграничительной даты в связи с распадом Советского Союза и Государственного архивного фонда СССР.

Однако, следуя за канвой исторических событий, нет необходимости, да и возможности устанавливать единую дату для всех федеральных органов и новых учреждений Российской Федерации.

Разграничительная дата решения вопросов фондирования документов практически всех федеральных органов в связи с изменением государственного статуса России приходится на конец 1991 — начало 1992 г. Исключение составляет Верховный Совет РФ, новый фонд из документов которого формировать было бы неправильно, так как этот высший орган представительной власти является частью ликвидированной политической системы государства, а так же нецелесообразно ввиду непродолжительности его деятельности.

Реформирование представительных органов власти субъектов Федерации началось с самороспуска региональных Советов после событий 3−4 октября 1993 г. в Москве. Следуя конституционному принципу разделения власти, должно обеспечиваться формирование двух самостоятельных фондов из документов органов законодательной (представительной) и исполнительной властей, в отличие от существовавшей ранее практики создания объединенных архивных фондов из документов Советов народных депутатов и исполкомов.

В настоящее время фонды советского и постсоветского периодов хранятся, как правило, в одном архиве. Наконец, дата приватизации или акционирования предприятия служит основой для создания нового архивного фонда.

Принадлежность документов к комплексам общесоюзного, республиканского и местного значения. На практике этот принцип реализовался просто: для хранения документов, имеющих общегосударственную ценность создавались центральные архивы СССР; для хранения документов республиканского значения — центральные архивы республик; для хранения документов местного значения — краевые, областные, окружные, городские, районные архивы.

Выделение группы материалов центрального происхождения впервые было осуществлено в «Положении об организации «Единого государственного архивного фонда РСФСР» 1925 г. и «Положении об архивном управлении РСФСР» 28 января 1929 г. — в них говорилось о материалах республиканского значения, находящихся в ведении Центрархива РСФСР.

С 1929 г. выделяется группа материалов союзного значения, хранившихся в государственных архивах СССР, сеть которых была закреплена, как было сказано ранее, Положением о ГАФ СССР 1941 г. При создании центральных государственных архивов СССР местные и республиканские хранилища зачастую объединялись, так как из них изымались ценные материалы.

В наследство от СССР Российской Федерации достались Центральные государственные архивы, преобразованные в федеральные (приложение 3).

Указами Президента Российской Федерации в 1993, 1995 и 1997 гг. 6 федеральных архивов: ГАРФ, РГИА, РГАДА, РГВИА, РГАЛИ, РГАФД включены в Государственный свод особо ценных объектов культурного наследия народов Российской Федерации.

В 2011 г. Федеральным архивным агентством был утвержден Перечень подведомственных Росархиву федеральных казенных и бюджетных учреждений (Приказ Федерального архивного агентства от 1 февраля 2011 г. N 16 [3]), в который в статусе казенных вошли 14 федеральных архивов и Центр хранения страхового фонда (приложение 4), к бюджетным были отнесены только Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) и Объединение по эксплуатации и техническому обслуживанию федеральных архивов.

3. Принадлежность документов к административно-территориальным единицам. Административно-территориальное устройство страны лежит в основе организации сети областных, краевых, городских, районных и других архивов. Это значит — каждому городу, району, области, краю, округу, автономной республике, — свой архив! Ведь в каждой административно-территориальной единице есть органы власти, управления, суда, прокуратуры и подчиненные им учреждения, в деятельности которых образуются документы по истории этой территории.

Но на практике осуществить разделение материалов по административно-территориальным единицам не так уж просто — даже беглый взгляд на историю России показывает, что нет ничего более изменчивого, чем административно-территориальное деление страны.

Как же быть архивистам в такой ситуации, когда почти ежегодно создается либо область, либо район, либо республика, а вместе с ними соответствующий архив? Здесь возможны два подхода. Либо при создании новых областей и районов материалы ликвидированных фондообразователей, действовавших на данной территории, передаются в новый архив; либо в новый государственный архив поступают только документы новых фондообразователей (новых органов власти и управления, созданных в новорожденной административно-территориальной единице). В истории архивного дела использовались оба подхода. Следование первому принципу — все документы по истории данной территории — в один архив — зачастую приводило к тому, что не успевали привести документы в новый архив — как область или район вновь ликвидировались, и документы везли обратно.

Со временем подходы к разделению документов по архивам административно-территориальных единиц менялись, что можно проследить по архивному законодательству. Особенно сильно сеть архивов изменялась в 1923;1930;е гг. в связи с реформой административного районирования.

Циркуляр ЦАУ РСФСР 9 июня 1926 г. «О распределении архивных материалов между архивными учреждениями, подвергающимися районированию» закреплял принцип объединения архивных фондов общей подведомственности и максимальной их концентрации, предотвращения от дробления территориальных комплексов архивных фондов. Если административно-территориальная единица была распределена между несколькими новыми административно-территориальными единицами, то указанные фонды не распределяются между ними, а хранятся в одном месте.

" Правила комплектования государственных архивов документальными материалами" (1938 г.) определяли, что при создании новой административно-территориальной единицы в новый архив поступали документы вновь созданных органов, действующих на всей территории или продолжающих действовать.

" Правила комплектования государственных архивов документальными материалами" (1957 г.) закрепляли требование передачи во вновь созданный архив всех документов как действующих, так и когда-либо действовавших учреждений, что приводило к многократному дроблению материалов.

В свое время остро стояла проблема размежевания документов автономных республик, округов, областей, ранее не имевших своей государственности. Документы по их истории отложились, как правило, в фондах губернаторств и генерал-губернаторств, хранящихся в республиканском или областном архиве.

Самым ярким примером являются фонды канцелярии наместника кавказского и дипломатической канцелярии наместника кавказского (Центральный государственный исторический архив Грузии, Тбилиси), которые содержат документы по истории народов Грузии, Армении, Азербайджана, но хранятся в центре бывшего наместничества — г. Тбилиси, а не разделены по архивам этих государств.

Дробление и перемещение территориальных комплексов нежелательно. Поэтому при создании государственного архива новой административно-территориальной единицы в него должны поступать только фонды новых органов власти и управления.

На территории Тверской области проживают карелы, переселившиеся в XVII в. с Карельского перешейка и юго-восточной части современной Финляндии. Причем по переписям 1897 и 1933 гг. карел там проживало больше, чем в самой Карелии. В 1937 г. был создан, а в 1939 г. упразднен Карельский национальный округ. В конце 1980;х гг. между Тверским областным государственным архивом и Лихославльским районным архивом возник спор о принадлежности фондов учреждений Карельского национального округа, центр которого был в г. Лихославле (3 фонда по 500 ед. хр.). Фонды были оставлены в Твери, так как в округ помимо Лихославльского входило еще три района — Рамешковский, Максатихинский, Спировский.

Сорина Л. М. Защитить и возродить архивы малых городов //

Отечественные архивы. 1991. N 5. С. 81.

4. Принадлежность документов к определенным отраслям государственной и общественной деятельности. Этот признак был определяющим в построении Государственного архивного фонда СССР. В период 1918;1929 гг. все архивные документы разбивались по их содержанию на тематические комплексы (секции). В настоящее время тематический или отраслевой принцип создания архивов обусловлен тем, что работа с документами определенной тематики требует специальной подготовки архивистов. Практически отраслевой принцип реализуется в создании архивов литературы и искусства, военно-исторических и народного хозяйства. Российский государственный архив экономики (ЦГАНХ СССР) отраслевых фондов, а также многочисленные архивы общественных движений (бывшие центральные и местные партийные архивы) тоже соответствуют отраслевому признаку классификации. Но эти архивы сложились скорее исторически, нежели были созданы специально в соответствии с данным признаком, а в перспективе возможно создание архива на основе тематического признака, о чем будет сказано ниже.

Количество тематических секций в 1918;1929 гг. менялось, но они составили основу организации документов на уровне Единого государственного архивного фонда (ЕГАФ).

В 1918 г. было 8 секций, в 1921 г. — 9 секций (законодательства; верховного управления и внешней политики, юридическая, военно-морская, народного просвещения, историко-экономическая, внутреннего управления и самоуправления, историко-революционная, печатных изданий официального характера, историко-литературная); в 1922 г. — 5 секций, в 1925 г. — 4 секции. Идея секционного деления ЕГАФ была выдвинута членами Союза российских архивных деятелей (Союза РАД), которые были поклонниками тематической классификации материалов Национального архива Франции, введенной в начале XIX в. Интересно, что в 1930;е гг., во время реорганизации Федеральной архивной службы США, принцип секционного деления, уже отмененный в СССР, был принят на вооружение американскими архивистами.

Идея секции заключалась не в соединении тематических комплексов в одном хранилище, а в том, что организацией хранения, научной разработкой и публикацией групп фондов «однородного содержания» руководили централизованно историки-специалисты по данной проблеме.

5. Принадлежность документов к составу документации данного фондообразователя. Этот признак, именно как признак, первый и последний раз был назван в 1984 г. в «Основных правилах работы государственных архивов СССР» (п. 1.07.), но соотнесен был все-таки с определением фондовой принадлежности документов, которое заключается в правильном отнесении документов к фонду соответствующего учреждения или лица. Эта работа проводится на основе изучения документов и определения их принадлежности к составу документации того или иного фондообразователя [10, с. 23]. Но это положение основывается на принципе недробимости архивного фонда, который в отечественном архивоведении рассматривается как исторически обусловленный комплекс документов, не подлежащих делению на части. Архивный фонд как исторически сложившийся комплекс должен храниться только в одном архиве.

" В основу организации архивного дела в СССР положены принципы централизации и недробимости фондов. Всякий исторически сложившийся фонд представляет собой единое целое и единство его не должно разрушаться. Нельзя произвольно выдергивать из него отдельные дела и документы, потому что это ведет к разрушению архива, создает произвол и путаницу" .

Из выступления В. В. Адоратского на Международном конгрессе историков в Осло в 1931 г.

В настоящее время архивисты не выделяют такой признак как принадлежность документов к составу документации данного фондообразователя, но учитывают его при классификации документов в рамках принципа недробимости архивного фонда.

Но так как этот принцип не должен применяться формально, поэтому и проводится в случае необходимости работа по определению фондовой принадлежности документов, в результате которой «вкрапления» документов из других фондов должны быть переданы в эти другие фонды.

6. Способ и техника закрепления информации. Этот признак организации предполагает создание архивов кино-, фото-, фонои видеодокументов, а также архивов научно-технической документации — Российского государственного архива фонодокументов, Российского государственного архива кинофотодокументов, Российского государственного научно-технического архива и др. Создание подобных архивов вызвано, во-первых, необходимостью особого режима хранения документов на специальных носителях (пленочных, магнитных, оптических), а во-вторых оборудования для воспроизведения этих документов в читальном зале. Вместе с тем, выделение из состава фонда комплекса научно-технической документации или фотодокументов может привести к дроблению фонда.

Первыми хранилищами специальной документации можно считать созданные в 1797 г. депо карт и военно-топографическое депо (1812 г.), комплектовавшиеся военно-топографическими материалами. С появлением фотографии и кино стали откладываться комплексы аудиовизуальных документов, для хранения которых в 1926 г. был создан Центральный кинофотоархив, а в 1932 г. — Центральный архив звуковых записей, которые в 1934 г. были объединены в Центральный фонофотокиноархив. В 1967 г. был создан Центральный архив звукозаписи и Центральный архив научно-технической документации СССР. В настоящее время накопление значительного массива документов на машинных носителях (ДМН) ставит перед архивистами проблему создания специальных центров для их хранения.

К 1991 г. Государственный архивный фонд СССР насчитывал 356 млн ед. хр. (дел), хранившихся в 3268 государственных архивах и более, в нескольких тысячах ведомственных архивов.

С распадом СССР количество государственных архивов в РФ сократилось. Вместе с тем, согласно Указу Президента РСФСР от 24 августа 1991 г. «О партийных архивах» сеть центральных и местных партийных архивов была присоединена к сети государственных архивов.

Организация документов архивного фонда Российской Федерации. Бурные события начала 1990;х гг. не могли не оказать влияния на архивное дело в целом и сеть государственных архивов в частности. После провозглашения государственного суверенитета России изменился ее статус. «Российская Федерация — это новое государство, пришедшее на смену РСФСР в составе СССР и ставшее международно признанным продолжателем Союза ССР». (Указ Президента РФ от 21.09.93 N 1400).

Стала иной политическая и экономическая основа государства, в Российской Федерации признаются и защищаются равным образом государственная, муниципальная и частная формы собственности. В применении к классификации архивных документов это изменение было положено в основу деления АФ РФ на государственную и негосударственную части, что нашло свое нормативное закрепление в Основах законодательства РФ об АФ РФ и архивах (1993 г.).

Государственную часть Архивного фонда РФ составляли:

архивные фонды и архивные документы государственных учреждений, организаций, предприятий и государственных институтов, действовавших на территории России на всем протяжении ее истории, а также учреждений религиозных конфессий до момента отделения церкви от государства;

архивные фонды и архивные документы органов государственной власти, местного самоуправления, прокуратуры, государственных учреждений, организаций, предприятий, действующих на территории РФ;

архивные документы отечественных государственных учреждений, воинских частей, находящихся и (или) находившихся за границей;

архивные фонды и архивные документы предприятий, организаций или объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преобладающая доля федеральной или государственной собственности;

архивные фонды или архивные документы органов, учреждений, организаций и предприятий бывших КПСС и ВЛКСМ;

архивные фонды и архивные документы других общественных организаций и объединений, образовавшихся при осуществлении их деятельности до момента регистрации в соответствии с законом РФ об общественных организациях, принятые в учреждения Федеральной архивной службы России;

архивные фонды и архивные документы юридических и физических лиц, поступившие на законных основаниях в собственность государства, в том числе из-за рубежа;

копии архивных документов на правах подлинников, а также копии архивных документов на законных основаниях поступившие в собственность государства.

Негосударственную часть Архивного фонда РФ составляли архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности:

общественных объединений и организаций с момента их регистрации в соответствии с законодательством РФ об общественных объединениях, в том числе профессиональных союзов, благотворительных и иных фондов, политических партий и движений, религиозных объединений и организаций;

негосударственных объединений (корпораций, ассоциаций, акционерных обществ), учреждений, организаций и предприятий промышленности, сельского хозяйства, других отраслей экономики, науки, культуры, социальной сферы, средств массовой информации;

физических лиц (документы личного происхождения, фамильные архивы, коллекции документов и др.).

В период с 1993 по 2004 г. под временным хранением понималось хранение документов АФ РФ до их передачи на постоянное хранение в учреждения Федеральной архивной службы, которые осуществляют ведомственные архивы органов государственной власти и управления, государственных учреждений, организаций, предприятий, а также государственные отраслевые фонды. Муниципальные (районные и городские) архивы могут осуществлять временное хранение в учреждениях Федеральной архивной службы (это архивы с переменным составом документов); наконец, учреждения Федеральной архивной службы, государственные музеи и библиотеки могут осуществлять временное хранение документов негосударственной части АФ РФ по договору с их собственником. Обычно временное хранение осуществляется в интересах учреждений и ведомств, пока документы нужны для информационного обеспечения работы данного учреждения. Сроки передачи документов на постоянное хранение строго ограничены законом.

В 1994 г. было определено [2] депозитарное хранение документов, под которым понималось временное хранение документов негосударственной части Архивного фонда РФ в учреждениях Государственной архивной службы (ГАС), музеях, библиотеках в течение срока и на условиях, оговоренных в договоре с собственником документов. По истечении срока депозита, установленного в договоре, совсем не обязательно последует передача документов на постоянное хранение — это зависит от воли их собственника. Услуги по депозиту, как правило, оказываются за плату.

Депозитум (англ.) — вещь, отданная на хранение, материальная ценность (обычно деньги или ценные бумаги), вносимая на хранение в административные учреждения и подлежащая по наступлении определенных условий возврату внесшему ее лицу или передаче по его указанию любому другому лицу.

В «Словаре современной архивной терминологии социалистических стран» [37] аналогичное толкование имеет термин «депонирование документов», т. е. хранение в архиве не входящих в состав Архивного фонда страны личных документальных фондов или отдельных документов на основании соглашения между архивом и их владельцем.

Откуда взялись отраслевые фонды, ведь в Законе об архивах ясно сказано: «государственное хранение — государственным архивам, а также государственным музеям и библиотекам»? Отраслевые фонды, по сути, представляют собой исторические архивы, сложившиеся при ведомствах, которые имеют право временного (в т.ч. депозитарного) хранения документов государственной части Архивного фонда РФ. При этом сроки, условия хранения документов в ведомстве закрепляются специальным соглашением между Росархивом и ведомством.

Надо сказать, что с тех пор, как Декрет «О хранении и уничтожении архивных дел» 1919 г. установил пятилетний срок сдачи документов из учреждений в государственные архивы, ведомства отнюдь не торопились расстаться со своими документами, всячески пытаясь себе присвоить право на постоянное их хранение. Происходило это по разным причинам — представители ведомств считали, что материалы могут пригодиться в работе, не желали рассекречивания документов, не имели средств и кадров для их обработки (дела подлежали сдаче в архивы разобранными, по сдаточным описям). Центрархив РСФСР то беспощадно боролся с такими тенденциями (в 1926 г. было введено постановление о привлечении к уголовной ответственности за нарушение сроков сдачи дел в государственные архивы), то шел на уступки, закрепляя нормативно продление сроков ведомственного хранения.

Вместе с тем, в ряде ведомств складывались комплексы так называемой специальной документации, принятие которых на государственное хранение было затруднено по объективным причинам — их хранение, обработка и использование могли осуществляться лишь специалистами. С годами массив такой документации резко увеличился и для ее хранения стали создавать специальные государственные фонды при ведомствах. Так, в 1937 г. был создан Всесоюзный геологический фонд. В Положении о ГАФ СССР 13 августа 1958 г. говорилось об Архиве МИД, Всесоюзном государственном фонде кинофильмов СССР, архивах учреждений Академии наук СССР, Архиве А. М. Горького и др. Однако, следует заметить, что и Положение о ГАФ СССР 1941 г. и соответствующее Положение 1958 г. утверждало, что эти фонды хранят документы временно, в последующем они подлежат передаче в государственные архивы. Право отраслевых ведомственных фондов на постоянное хранение документов было теоретически обосновано в работах В. В. Цаплина следующим образом. В каждой отрасли народного хозяйства, культуры и быта существуют два типа учреждений: одни осуществляют руководство и контроль, другие специализируются на выполнении конкретных вопросов. Соответственно образуются два рода документации — «общего характера» и техническая документация «специального характера». Документы «общего характера» должны храниться в государственных архивах. Для документов «специального назначения» должна быть создана система «всесоюзных государственных тематических фондов» со своими центральными и местными хранилищами. Слабым местом в аргументации В. В. Цаплина было то, что он считал возможным дробление архивных фондов (изъятие их них специальной документации для хранения в отраслевых фондах), так как это «не снижает информационной ценности документальных комплексов» (Цаплин В.В. К вопросу о делении документальных материалов по историческим эпохам // Вопросы архивоведения. 1960. N 6. С. 23−35).

Постоянное хранение документов в отраслевых фондах было закреплено в Положении о ГАФ СССР 4 апреля 1980 года, ст.11: «Государственное хранение документов ГАФ СССР осуществляется постоянно: …отраслевыми государственными фондами, министерствами, ведомствами и организациями…» . Положение об Архивном фонде РФ 1994 г. признавало право временного (в том числе депозитарного) хранения документов за отраслевыми фондами:

В целях предотвращения уничтожения в РСФСР документов архивов Комитета государственной безопасности СССР (КГБ СССР), создания условий по использованию их для нужд науки и культуры Президентом Российской Федерации Б. Н. Ельциным был подписан Указ от 24.08.1991 N 82, в соответствии с которым архивы центрального аппарата КГБ СССР и его подведомственных управлений должны были быть переданы в ведение архивных органов страны. Однако в итоге в государственные архивы были переданы преимущественно судебно-следственные и фильтрационно-проверочные дела объемом около 2 млн дел [33, с. 10−11]. Основной массив документов продолжает оставаться на депозитарном хранении в данном отраслевом фонде.

В связи с принятием Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» (2004 г.) было отменено прежнее деление АФ РФ на государственную и негосударственную части и введено деление архивных документов по формам собственности: государственная, в том числе федеральная и субъекта федерации; муниципальная и частная.

Деление архивных документов по формам собственности (государственная, муниципальная и частная) в настоящее время является одним из признаков классификации АФ РФ (приложение 5).

Для документов государственной, муниципальной и частной собственности применяются разные категории сроков хранения.

Постоянное:

хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, т. е. их хранение без определения срока (бессрочное);

хранение архивных документов, т. е. их хранение в организации до момента ее ликвидации.

Временное:

хранение документов АФ РФ, т. е. их хранение до передачи на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив;

хранение архивных документов, т. е. их хранение до уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами.

Депозитарное:

хранение документов АФ РФ, т. е. хранение документов АФ РФ федеральными органами исполнительной власти и организациями (в том числе академиями наук РФ, имеющими государственный статус, за исключением Российской академии наук) в течение сроков и на условиях, определенных соответствующими договорами между ними и специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти;

хранение архивных документов, т. е. их хранение в государственном или муниципальном архиве, а также негосударственном хранилище на условиях, определенных договором.

Определение депозитарного хранения относится в первую очередь к документам, находящимся в отраслевых архивных фондах в течение сроков и на условиях, оговоренных в договоре.

Из ранее применявшихся признаков классификации документов ГАФ СССР действующими при классификации документов АФ РФ остаются: принадлежность документов к отраслям деятельности, способ и техника закрепления информации, принадлежность документов к административно-территориальным делениям.

Но в настоящее время можно говорить и о таких новых признаках классификации документов АФ РФ, как функциональный (именно он является основой создания архивов документов по личному составу) и тематический (на основе этого признака планируется создание нового федерального архива документов по истории Великой Отечественной войны).

Росархив в настоящее время ведет работу по продвижению проекта по созданию нового федерального архива документов Великой Отечественной войны.

" Предстоит организовать проектирование и строительство в г. Подольске на территории ЦАМО РФ комплекса зданий для нового архива. К 70-летию Победы российское общество должно получить современный архив — информационно-справочный центр по истории Великой Отечественной войны международного значения, где будут сосредоточены 13−14 млн дел (все отечественные фонды и справочные средства к ним о боевых действиях Красной армии и флота, фонды лагерей военнопленных и интернированных, а также трофейные немецкие и иные фонды, являющиеся в соответствии с российским законодательством федеральной собственностью). Примерная цена вопроса — 5 млрд руб., или почти два годовых бюджета, расходующихся сегодня на содержание федеральных и региональных архивов. Масштаб проекта впечатляющий, но мы готовы взяться за него, потому что это важный этап дальнейшей модернизации федеральных архивов. Наш долг перед ветеранами — обеспечить достойные условиях хранения и доступа к документам о великой войне" .

Артизов А.Н. О современном состоянии архивный отрасли и выборе оптимальной организационно-правовой формы государственных архивов Российской Федерации в свете предстоящей реорганизации учреждений бюджетной сферы. Отечественные архивы. 2010. N 3. С. 5.

Но и признаки принадлежность документов к историческим эпохам и принадлежность к комплексам, имеющим всесоюзное, республиканское или местное значение, остались учитываемыми применительно к классификации документов ГАФ СССР, поступивших на хранение в соответствующие архивы в предшествующий период.

Таким образом меняются признаки классификации, сеть государственных архивов пополняется новыми профилями архивов (подробнее профили архива будут рассмотрены в теме, посвященной вопросам комплектования), изменяется состав отраслевых фондов.

В 2009 г. количество отраслевых фондов в РФ возросло с 11 до 21.

Перечень федеральных органов исполнительной власти и организаций, осуществляющих депозитное хранение документов АФ РФ, находящихся в федеральной собственности (Постановление правительства РФ от 27.12 006 N 808 с изменениями и дополнениями от 16 декабря 2009)

1. МВД России МИД России.

• 3. Минобороны России
• 4. СВР России
• 5. ФСБ России
• 6. ФСО России
• 7. ФСКН России
• 8. ФСИН России
• 9. ФМС России
• 10. Государственная корпорация по атомной энергии «Росатом»
• 11. Роскартография
• 1 Российская академия сельскохозяйственных наук
• 13. Российская академия медицинских наук
• 14. Российская академия образования
• 15. Российская академия художеств
• 16. Российская академия архитектуры и строительных наук
• 17. Государственное учреждение «Всероссийский научно-исследовательский институт гидрометеорологической информации — Мировой центр данных» г. Обнинск.
• 18. Федеральное государственное учреждение «Государственный фонд телевизионных и радиопрограмм» г. Москва.
• 19. Федеральное государственное унитарное научно-производственное предприятие «Российский федеральный геологический фонд» г. Москва.
• 20. Федеральное государственное унитарное предприятие «Российский научно-технический центр информации по стандартизации, метрологии и оценки соответствия» г. Москва.
• 21. Служба специальных объектов при Президенте Российской Федерации.

На депозитарное хранение документы также передаются негосударственными организациями в государственные, муниципальные и частные хранилища на условиях, оговоренных в договоре с собственником или владельцем документов.

По истечении срока депозита, установленного в договоре, совсем не обязательно следует передача документов на постоянное хранение: это зависит от воли их собственника. Услуги по депозиту оказываются архивами за плату. В последнее время процесс хранения документов негосударственных организаций в других хранилищах получил название архивного аутсорсинга.