Учет и аудит движения денежных средств в ТОО «Рукодел-Профи»

Учет наличных средств в кассе в национальной валюте. В кассы торговых организаций каждый день поступают и образуются огромные суммы наличных денег (в виде выручки от продажи товаров, оказания услуг и выполнения работ за наличный расчет).

Порядок приема, хранения и выдачи наличных денег, а также оформления кассовых документов определяется Правилами ведения бухгалтерского учета. В соответствии с документами ответственность за ведение и соблюдение порядка возлагается на руководителя, главного бухгалтера или кассира предприятия. Для ведения кассовых операций в персонале организации должна быть предусмотрена должность кассира, который в свою очередь несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей.

Назначение кассира на работу или возложение его обязанностей на другого работника оформляется приказом руководителя предприятия. Вся наличность и ценные бумаги хранятся в сейфах (т.е. несгораемых шкафах), а в отдельных случаях — в железных шкафах, закрывающихся кассиром под ключ.

Кассовые операции должны оформляться документами по типовым межведомственным формам, утвержденным органами статистики. Прием наличных денег кассами организации производится на основе приходного кассового ордера (ф. № КО-1), выписываемого в бухгалтерии и регистрирующегося в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (ф. № КО-3 или ф. № КО-За), после чего он подписывается главным бухгалтером или лицом, на то уполномоченным. Формы приходного кассового ордера и журналов регистрации представлены ниже.

Журнал регистрации открывается отдельно на все приходные и расходные кассовые документы. Сперва в нем записывают дату, номер приходного (расходного) документа, а также целевое назначение поступивших (израсходованных) сумм.

В ТОО «Рукодел-Профи» запрещается выдавать приходные кассовые ордера на руки лицам, которые вносят деньги для передачи в кассу. Это связано с целевой программой организации, направленной на предотвращение злоупотреблений.

При приеме наличных денег из учреждений банка (с расчетного или валютных счетов), кассир заполняет денежный чек в одном экземпляре согласно с Правилами заполнения чековой книжки, расположенными на ее обложке. После этого главный бухгалтер проверяет правильность заполнения чека, затем подписывает его сам и отдает на подпись руководителю и ставит печать.

Наличные деньги, полученные по чекам, оприходуют в кассу при помощи выписки приходного кассового ордера. При этом квитанцию к данному ордеру, подписанную кассиром передают в бухгалтерию для надлежащего контроля и приложения к соответствующей выписке банка.

Приходные кассовые ордера или взаимозаменяемые документы сразу после получения денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы скрепляются штампом «Получено» с обязательным указанием даты (число, месяц, год), чтобы исключить возможность их повторного использования.

Кассир организации сдает выручку в банк как правило через инкассатора банка и оформляет выпиской препроводительной ведомости в трех экземплярах, при этом каждый из них имеет свое название и назначение. Первый экземпляр — препроводительная ведомость — помещают в инкассаторскую (денежную) сумку, второй экземпляр — накладная — вручают инкассатору вместе с сумкой, третий экземпляр — копия препроводительной ведомости — остается у кассира и служит основанием для списания с него сданных денег.

Выплата заработной платы, пособий по временной нетрудоспособности, пенсий и премий осуществляется кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям, без создания расходного кассового ордера на каждого получателя.

Если выдача денег осуществляется по доверенности, оформленной в общепринятом порядке, в тексте расходного кассового ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией обозначаются фамилия, имя, отчество лица, которому доверено получение денег.

Расходные кассовые ордера или заменяющие их документы незамедлительно после выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы помечаются штампом «Оплачено» с обязательным указанием даты (числа, месяца, года).

Расходный кассовый ордер также выдают в бухгалтерии, регистрируют в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (ф. № К-3 или ф. № К-За) и передают кассиру для исполнения. Приходные кассовые ордера и квитанции, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы в обязательном порядке должны быть заполнены бухгалтерией четко и понятно чернилами или пастой шариковых ручек, выписаны на пишущей машинке или на компьютере. Никакие исправления, помарки и подчистки, и даже оговоренные, в этих документах строго не допускаются. В случае если в кассовом ордере допущена ошибка, то его стоит оформить заново.

В приходных и расходных кассовых ордерах в обязательном порядке указывается основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы. Прием и выдача наличных денег по кассовым ордерам может происходить только в день их составления.

Для учета движения и остатков наличных денег в кассе имеется Кассовая книга (ф. № КО-4). Контроль за правильностью ведения кассовой книги поручается главному бухгалтеру организации.

В современных условиях при компьютеризации учета кассовых операций выписку приходных, расходных кассовых ордеров и заменяющих их документов целесообразно производить документально-копировальным методом в один рабочий прием регистрации их в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. № КО-За), а также автоматизировано вести кассовую книгу.

По мере необходимости выписываются ее листы в виде машинограммы: «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира», при этом заполнение таблицы «Листы кассового отчета» начинается с занесения начальных остатков.

Полученные машинограммы перепроверяются, подписываются кассиром и передаются вместе с приходными, расходными кассовыми ордерами и заменяющими их документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.

Вкладной лист кассовой книги хранится кассиром в течение одного года отдельно за каждый месяц, после чего в конце года общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации и кассовая книга опечатывается.

Отчеты кассира, проверенные бухгалтером подвергаются обработке. Суть данной обработки в том, что на приходных, расходных кассовых ордерах и заменяющих их документах, а также в специальной графе отчета по каждой операции проставляются коды корреспондирующих счетов.

Активные синтетические счета 1010 «Денежные средства в кассе» предусмотрены для учета кассовых операций на основе Рабочего плана счетов. Основой для отражения кассовых операций на счетах бухгалтерского учета являются отчеты кассира с приложенными к ним приходными, расходными кассовыми ордерами и заменяющими их оправдательными документами. По этой причине итоговые данные группированных однородных хозяйственных операций кассового отчета отражаются в разрезе корреспондирующих счетов в журнале-ордере № 1 и ведомости к журналу-ордеру № 1, которые в свою очередь предназначены для учета операций с наличностью в кассе и где кассовые операции систематизируются в ведомости по дебету счетов 1010 «Денежные средства в кассе» с распределением сумм по кредиту корреспондирующих счетов и журнале-ордере по кредиту указанных счетов с распределением сумм по дебету корреспондирующих счетов.

Записи в учетных регистрах начинаются с заполнения в левой верхней части ведомости к журналу-ордеру № 1 строки «Сальдо на начало месяца тенге». В этой строке записывают остаток денег в кассе на начало месяца, который берется из такой же ведомости за предыдущий месяц. После этого на основании проверенных и обработанных отчетов кассира производятся записи за текущий месяц.

Каждому кассовому отчету, который был составлен по операциям за день (или 3−5 дней, если он составляется один раз за это время), отводится в журнале-ордере № 1 и ведомости к нему одна строка. Для большего удобства и быстрого поиска соответствующих кассовых отчетов при необходимости в учетном регистре номер строки, по которой сделана запись, указывается на кассовом отчете.

Суммы с одинаковыми корреспондирующими счетами складывают, после чего вносят в соответствующую графу журнала-ордера и ведомости к нему. Для наибольшего удобства записи таких однородных хозяйственных операций стоит рационально сгруппировать предварительно во вспомогательных группировочных ведомостях, из которых затем итоги переносят в учетные регистры. В графы 1−33 журнала-ордера вносятся суммы по кредиту соответствующих счетов подраздела 1000 «Денежные средства», а в графу 34 «Итого» вносятся подсчитанные по данной строке соответственно кассовым отчетам суммы кредитовых оборотов по счетам.

В ведомости к журналу-ордеру № 1 вносятся дебетовые обороты по синтетическим счетам в корреспонденции с соответствующими счетами, коды которых указываются в графах 1−28. Графа 29 «Итого» используется для отражения подсчитанных по каждой строке ведомости к журналу-ордеру № 1 суммы дебетовых оборотов.

В конце месяца подсчитываются итоговые суммы (строка «Итого») по каждому синтетическому счету журнала-ордера и ведомости к нему и переносятся в Главную книгу. Затем с учетом сумм кредитовых и дебетовых оборотов по счетам выводится сальдо (остаток) на конец месяца, которое указывается в правом нижнем углу ведомости, а также переносится в Главную книгу и ведомость к журналу-ордеру № 1, открываемую на последующий месяц.

Суммы кредитовых, дебетовых оборотов и сальдо на конец дня должны быть обязательно сверены с итогами по приходу и расходу, а также с остатком денег по каждому отчету кассира. Это помогает оперативно выявлять и устранять допущенные ошибки при перенесении данных из кассовых отчетов в журнал-ордер № 1 и ведомость к нему.

При компьютеризации учета кассовых операций данные машинограммы «Отчет кассира» самостоятельно переносятся в машинограмму по дебету и кредиту счета 1010 «Денежные средства в кассе», которая имеет с журналом-ордером № 1 и ведомостью к нему аналогичную форму.

Основная корреспонденция счетов по учету денежной наличности в кассе в национальной и иностранной валюте представлена в таблице 6.

Таблица 6.

Корреспонденции счетов по учету денежной наличности в кассе.

Для оперативного учета и систематического контроля за состоянием и движением денежных средств в пути используется активный счет 1020 «Денежные средства в пути». Основанием для записей по дебету счета 1020 «Денежные средства в пути» являются дополненные к отчетам кассиров, товарным отчетам заведующих розничных торговых предприятий (не имеющих касс), квитанции учреждений банка, почтовых отделений связи, препроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам и соответствующих документов народного банка. При этом на основании указанных документов, которые подтверждают сдачу выручки из кассы торговой организации в банк, посредством инкассаторов банка, почтовое отделение связи, народный банк и так далее осуществляется следующая запись на счетах бухгалтерского учета:

Дебет счета 1020 «Денежные средства в пути».

Кредит счета 1010 «Денежные средства в кассе».

При сдаче торговой выручки, в случае отсутствия кассы, дается следующая бухгалтерская проводка: Дебет счета 1020 «Денежные средства в пути» Кредит счета 6010 «Доход от реализации продукции и оказания услуг».

При поступлении выписки банка о зачислении вышеуказ…

При автоматизации учета денег аналитический учет ведется в машинограмме, имеющей аналогичную форму.

Использование линейно-позиционного способа учетных записей в данном учетном регистре предполагает наглядность текущего контроля над денежными суммами в пути, своевременностью и полнотой поступления их на счета в банке. Не закрывшиеся в текущем месяце позиции составляют сальдо денег в пути на конец месяца, которое должно закрываться в начале следующего месяца.

Для хранения свободных денег, имеющих место в основной финансово-хозяйственной деятельности, и осуществления необходимых платежей путем безналичных расчетов торговые организации открывают собственный банковский счет в обслуживающем их учреждении банка.

Банковский счет — порядок отражения договорных отношений между банком и клиентом по приему вклада (депозита) и совершению банком операций, связанных с осуществлением банковского обслуживания клиента, предусмотренного договором и законодательством РК и другими применяемыми в банковской практике обычаями делового оборота.

Банковские счета могут быть открыты как в национальной, так и в иностранной валюте.

Порядок открытия банковских счетов, хранения и расходования денег, документального оформления определяется на основе нормативных и правовых актов Национального банка Республики Казахстан.

Для открытия банковского (расчетного) счета торговые организации представляют в обслуживающее учреждение банка следующие документы: документ с образцами подписей и оттиска печати, составленные на государственном и русском языках; оригинал документа, выданного органом налоговой службы, подтверждающего факт постановки клиента на налоговый учет; копию документа установленной формы, выданного уполномоченным органом, подтверждающего факт прохождения государственной регистрации (перерегистрации); нотариально удостоверенную копию Устава (для обособленных подразделений — Положения) либо документа, подтверждающего факт деятельности на основании типового устава.

Закрытие банковского счета производится на основе подачи заявления клиента в любое время, если иное не предусмотрено законодательством или договором. В заведенном деле клиента должно быть указано основание для закрытия счета.

Денежные средства, которые хранятся на банковских счетах, непосредственно являются собственностью организации. Поэтому банк сначала получает согласие руководителя организации или на основании его письменных приказов (документов установленной формы) в пределах свободного остатка денег в календарной последовательности возникновения обязательств.

Операции по банковским счетам (расчетному и другим счетам в банке) оформляются документами, которые утверждаются Правлением Национального банка Республики Казахстан. Основные видами платежных документов являются:

Чек — платежный документ, который содержит в себе письменный приказ чекодателя банку — получателю, основанный на договоре между ними, об уплате указанной суммы денег чекодержателю (лицу, в пользу которого был выписан чек, в том числе чекодатель, если чек был выписан им на себя). Организация получает бланки чеков в обслуживающих ее учреждениях банка, после чего на основании ее заявлений бланки преобразуются в сброшюрованную и последовательно пронумерованную чековую книжку.

Бланки чеков относятся к документам строгой отчетности, следовательно, они изготавливаются с учетом обязательных реквизитов и степени защиты, отсутствие которых влечет за собой недействительность чека. Чеки классифицируются как гарантированные и негарантированные, покрытые и непокрытые.

Гарантированный чек — это чек, содержащий гарантию банка чекодателя на уплату суммы, указанной данным банком, при этом независимо от наличия достаточной суммы денег чекодателя в банке чекодателя.

Негарантированный чек — это чек, который не содержит отвечающую требованиям гарантию банка чекодателя.

Покрытыми чеками считаются чеки, которые гарантированны депозитом предварительно внесенным чекодателем (организацией) в банк.

Непокрытыми являются чеки, которые не были заблаговременно обеспечены депозитами. Чеки также могут включать гарантию банка по их оплате, в том числе по непокрытым чекам.

Чеки в обязательном порядке выписываются собственноручно чернилами или шариковой ручкой. В нем указывается сумма, дата выдачи, наименование чекодержателя, а на обратной стороне чека определяются сведения о назначении (цели) получаемых сумм (на заработную плату, командировочные и другие расходы). Какие-либо исправления, даже и оговоренные, в чеках ни в коем случае не допускаются. С момента появления в чеке исправлений и подчисток чек является недействительным.

Объявление на взнос наличными это есть письменный приказ руководства организации учреждению банка на прием и зачисление на его счет вносимых наличными денег. Объявление на взнос наличными заполняется лишь в одном экземпляре, в котором отдельно определяют источник образования вносимых денег (торговая выручка, внесенная кассиром, депонированная заработная плата и тому подобное). На принятые наличные деньги учреждение банка обязано выдать квитанцию, которая прилагается к расходному кассовому ордеру как оправдательный документ о сдаче денег в банк.

Платежное поручение — поручение отправителя денежных средств (плательщик) обслуживающему банку-получателю о снятии с его расчетного счета и переводе его денег в пользу бенефициара (получателя денег) в сумме, заданной в поручении. Платежное поручение должно быть принято банком-получателем в течение десяти календарных дней со дня указанной в нем датой выписки. По взаимодействию с обслуживающим банком-получателем отправитель денег (плательщик) может указывать в платежном поручении дату валютирования.

Инкассовое распоряжение представляет собой платежный документ, используемый для изъятия денег с банковских счетов отправителя денег без согласия отправителя денег, но только в тех случаях, которые предусмотрены законодательными актами, и в порядке, установленным Национальным банком, с учетом соблюдения очередности, предусмотренной законодательством. Инкассовое распоряжение предъявляется в банк отправителя денег на бланке установленной формы. Зачастую оно предназначается отдельно для судебных, административных и других органов и отдельно органов налоговой службы и таможенных органов.

Все операции по зачислению, перечислению и выдаче денег по банковскому счету в банке оформляются при помощи создания вышерассмотренных платежных (денежных) документов. Общее содержание этих документов свидетельствует о необходимости контроля банка по существу совершаемых операций по банковскому счету. В том числе они проверяют, не производятся ли владельцем счета операции, не соответствующие характеру деятельности, предусмотренной его уставом или нарушающие установленный порядок использования средств или правила расчетов. В случае же выявления таких операций учреждения банка их не осуществляют.

В то же время банковские счета находятся под полным и исключительным контролем организации — владельца счета; только по его распоряжению и в пределах имеющегося на счете остатка денег может производиться оплата расчетных документов, за исключением инкассового распоряжения, о чем было сказано выше.

Для учета и контроля за правильностью операций, проводимых по расчетному счету, учреждения банка в сроки, установленные в соответствии с заключенным договором, производят выдачу выписок по банковским (расчетным) счетам, отмеченных печатью банка. Банк может предоставлять услуги по передаче (доставке) клиенту выписок по их счетам электронным способом либо нарочно, если это предусмотрено в договоре.

Поступившие в организацию выписки банка подвергаются доскональной проверке, в том числе правильность остатков, арифметическая проверка, соответствие поступивших и списанных сумм приложенным оправдательным платежным документам. При этом следует важным моментом является своевременность оприходования наличных денег, полученных по чекам в учреждении банка. Для этого необходимо запросить у кассира квитанцию приходного кассового ордера на оприходование денег в кассу организации, сравнив эти суммы с выпиской и предварительно проверив правильность оприходования сумм, и приложить квитанцию к выписке банка. В случае обнаружения ошибок организация письменно сообщает об этом учреждению банка не позднее 10 дней (или 20 дней, если оно находится в другом населенном пункте) после вручения выписки. Руководитель и главный бухгалтер учреждения банка обязаны выяснить причины произошедшего случая, и принимают меры для предотвращения подобных ошибок в последующем.

Вследствие проверки выписки банка все приложенные к ней оправдательные расчетно-платежные документы должны быть пронумерованы в порядке отражения их в выписке, начиная с первого номера, так, чтобы на выписке и документах был один и тот же номер.

При бухгалтерской обработке выписки банка из расчетного счета на ее полях составляются корреспондирующие счета по каждой хозяйственной операции справа от соответствующей суммы и порядковые номера приложенных оправдательных расчетно-платежных документов — соответственно слева. Вместе с тем корреспондирующие счета отражаются на соответствующем документе.

Для учета операций по движению денежных средств на расчетном счете предназначен счет 1030 «Денежные средства на текущем счете». Для учреждений банка расчетный счет является пассивным, поскольку он показывает сумму привлеченных средств, и поэтому в выписке банка поступление денег отражается по кредиту счета, а списание — по дебету счета. Для самой же организации расчетный счет является активным, следственно здесь эти операции отражаются наоборот, то есть по дебету счета — поступление денег на расчетный счет с кредита разных счетов в зависимости от характера поступлений, а по кредиту — списание денег с расчетного счета в дебет разных счетов в зависимости от вида расходов. Счет 1030 «Денежные средства на текущем счете» как активный счет имеет только дебетовое сальдо, которое определяет остаток денег на расчетном счете.

Средства, находящиеся на расчетном счете, применяются в основном по распоряжению или с согласия владельца счета на выплату заработной платы, на оплату счетов поставщиков за поступившие от них товарно-материальные запасы, транспортным организациям за доставку товаров, сторонним организациям за оказанные услуги (аренда, коммунальные, почтово-телеграфные и телефонные услуги), платежи в бюджет, оплата оперативно-хозяйственных расходов, командировок и другое. Оплата расходов с расчетного счета производится в календарном порядке в зависимости от даты поступления документов в учреждение банка.

В случае отсутствия либо недостаточности средств на расчетном счете документы, не оплаченные в срок, хранятся в картотеке до момента поступления суммы денег, достаточной для погашения задолженности, и по мере появления средств на расчетном счете они погашаются в порядке установленной очередности.

В таблице 7 представлена корреспонденция счетов, составленная в процессе обработки выписки банка из расчетного счета.

Таблица 7.

Синтетический учет денежных операций с банками.

Записи, вносимые в журнал-ордер № 2 и ведомости к нему начинают с отражения начального сальдо по счету 1030 на начало месяца, которое указывается в левом верхнем углу ведомости к журналу-ордеру № 2. После этого вносят записи за текущий месяц по мере поступления и бухгалтерской обработки выписок банка. К концу месяца подсчитываются итоги по графам журнала-ордера № 2 и ведомости к нему, после чего заносятся подсчитанные суммы кредитовых и дебетовых оборотов по хозяйственным операциям, согласно выписке банка за месяц. Сальдо на конец месяца во всех случаях должно соответствовать выписке банка из расчетного счета, и оно переносится в ведомость к журналу-ордеру № 2, открываемую на последующий месяц.

Проверенные главным бухгалтером итоговые данные журналов-ордеров в конце месяца переносятся в Главную книгу.

При автоматизации учета выписки банка из расчетного счета по мере их поступления анализируются на компьютере, который в конце месяца выдает необходимую автоматизированную разработку в виде машинограммы или других накопительных ведомостей в разрезе корреспондирующих счетов.