Учет денежных средств в кассе, списание недостачи

Порядок кассовых операций регламентируется «Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации», утвержденным решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации.

Для приема, хранения и выдачи наличных денег и денежных документов должно быть надлежащим образом оборудовано помещение кассы. Кассир несет полную материальную ответственность за сохранность принятых им ценностей на основании заключенного с ним договора о полной материальной ответственности.

На должность кассира не допускается принимать лиц: привлекавшихся к уголовной ответственности за умышленные преступления, судимость у которых не погашена или не снята в установленном порядке; страдающих хроническими психическими заболеваниями; систематически нарушающих общественный порядок; злоупотребляющих спиртными напитками или употребляющих наркотические вещества без назначения врача.

Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам.

Поступление денег в кассу предприятия оформляется приходным кассовым ордером формы № КО-1, подписанным главным бухгалтером и кассиром. основные средства бухгалтерский учет Выдача наличных денег из кассы предприятия производится по расходным кассовым ордерам формы № КО-2.

Заработная плата, пособия по временной нетрудоспособности и подобные выплаты выдаются по ведомости в течение трех рабочих дней. По истечении трех рабочих дней ведомость закрывается, напротив невыданных сумм делается отметка «Депонировано», подсчитывается сумма депонированной и выданной заработной платы и выписывается расходный ордер на выплаченную сумму. Депонированные суммы записываются в реестр, а затем в книгу депонированной заработной платы.

Расходные документы должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером или уполномоченными на это лицами.

В расходном документе расписывается лицо, получившее деньги из кас-сы, с указанием данных документа, удостоверяющего личность получателя.

Деньги по кассовым документам выдаются и принимаются только в день их составления. Кассовые документы не выдаются на руки лицам, вносящим или получающим деньги. Помарки, подчистки, исправления (в том числе оговоренные) в кассовых документах не допускаются. Кассовые ордера сразу же после получения или выдачи по ним денег кассир подписывает, а приложенные к ним документы погашает штампом или подписью «Оплачено».

Кассовые документы до передачи их в кассу регистрируются в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма № К-3). Журнал должен быть построен таким образом, чтобы можно было проконтролировать целевое использование полученных средств и полноту исполнения кассиром кассовых документов.

Все исполненные кассовые документы кассир регистрирует в кассовой книге (форма № К-4) (приложение 12). На предприятии может быть только одна кассовая книга, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. На последней странице печати делается надпись: «В настоящей книге пронумеровано и прошнуровано… страниц», ставятся подписи руководителя и главного бухгалтера. Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах под копирку. Второй экземпляр (отчет кассира) — отрывной — сдается в бухгалтерию с первичными кассовыми документами, на основании которых произведены записи в кассовую книгу. Оба экземпляра имеют одинаковый порядковый номер, подчистки и оговоренные исправления в кассовой книге не допускаются.

Кассовая книга может вестись автоматизированным способом, при котором листы формируются в виде машинограмм «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира». Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года. Общее количество листов кассовой книги за каждый месяц печатается в последней машинограмме «Вкладной лист кассовой книги» месяца, а общее количество листов за год — в последней машинограмме декабря. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера, книга опечатывается.

Для учета наличия и движения денежных средств в кассе используют активный счет 50 «Касса». Дебетовое сальдо счета показывает наличие денег в кассе на начало и конец периода.

Регистр по счету 50 заполняют на основании отчетов кассира, на один отчет отводят одну строку в регистре.

Корреспонденции.

Причины недостач могут быть самыми разнообразными: это и нерадивость сотрудников. Что же делать бухгалтеру при обнаружении недостачи. Например, как разделить материальную ответственность работников, совершивших хищение, или как поступить, если виновные не найдены. Рассмотрим образцы заполнения документов, которые необходимо оформлять ­в случае недостачи, а также ознакомимся с налоговым и бухгалтерским учетом.

Как уже было сказано ранее, при выявлении любого факта хищения, злоупотребления или порчи имущества обязательно должна быть проведена инвентаризация ценностей (п. 2 ст. 12 закона от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ (далее — Закон № 129-ФЗ)). По­скольку только инвентаризация подтвердит правильность и обоснованность числящейся суммы задолженности по недостачам.

Порядок инвентаризации Порядок проведения инвентаризации имущества и оформления ее результатов прописаны в «Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств», установленных приказом Минфина от 13.06.1995 г. № 49 (далее — Методические указания). Результаты инвентаризации отражают при помощи унифицированных форм, утвержденных постановлением Госкомстата от 18.08.1998 г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».

В кратце, порядок инвентаризации выглядит следующим образом:

• — утверждается приказ о проведении инвентаризации с указанием даты, состава комиссии и имущества для проверки;
• — комиссия получает последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы;
• — бухгалтерия определяет остатки ценностей по учетным данным;

материально ответственные лица дают расписки;

— инвентаризационная комиссия определяет фактическое наличие имущества; недостача товар списание учет оформляются инвентаризационные описи;

— результаты инвентаризации сверяются с учетными данными;

по имуществу, при инвентаризации которого выявлены отклонения от учетных данных, составляются сличительные ведомости.

Известно, что в сличительных ведомостях (Приложение 9) суммы недостач указывают в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете (п. 4.1 Методических указаний). При этом на ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), составляют отдельные сличительные ведомости.

Кассовые нюансы Ревизию кассы проводят в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров ЦБР 22.09.1993 г. № 40 (далее — Порядок ведения кассовых операций).

В этом случае приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая в дальнейшем оформляет акт ревизии (приложение 10). Инвентаризация заключается в полном пересчете денежной наличности и проверки других ценностей, находящихся в кассе. Остаток наличности сверяют с учетными данными по кассовой книге предприятия (п. 37 Порядка ведения кассовых операций).

Как правило, с проверкой находящихся в кассе наличных денежных средств и кассовых документов инвентаризируют бланки строгой отчетности (п. 20 постановления Правительства от 31.03.2005 г. № 171) и ценных бумаг (п. 3.11 Методических указаний). Вместе с тем инвентаризацию ценных бумаг проводят по отдельным эмитентам с указанием в акте названия, серии, номера, номинальной и фактической стоимости, сроков гашения и общей суммы (п. 3.12 Методических указаний). В свою очередь проверку фактического наличия бланков документов строгой отчетности осуществляют по видам бланков, с учетом начальных и конечных номеров (п. 3.41 Методических указаний). Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация (п. 5.5 Методических указаний). Для обобщения информации о суммах недостач и потерь от порчи материальных и иных ценностей (включая денежные средства) предназначен счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»: Дебет 94 Кредит 01 (03, 07, 08, 10, 11, 41, 43, 50, 60) — отражена сумма недостачи.