Анализ проблемы и вынесение предложений по оптимизации системы подачи рационализаторских предложений

В ходе анализа международной отчетности за 2013 год, касающейся системы подачи рационализаторских предложений, было выявлено, что уровень вовлеченности персонала STP является крайне низким. Это стало причиной инициации проекта по оптимизации системы подачи рационализаторских предложений через программу Top-Idea.

Первый этап проекта заключался в определении проблемы — низкий уровень вовлеченности сотрудников в программу. Далее был проведен опрос среди сотрудников всех подразделений и служб. Опрос включал в себя 3 вопроса:

• 1) Подаете ли вы предложения через программу Top-Idea?
• 2) Почему вы участвуете в программе?
• 3) Что мотивирует Вас к подаче рационализаторских предложений?

В опросе приняли участие 472 сотрудника каждого из департаментов STP обеих фабрик. Опрос был организован, чтобы иметь представление о текущей ситуации с предоставлением предложений через программу Top-Idea и определить дальнейшие шаги для улучшения ситуации. В результате были получены следующие данные: только 8% работников подают предложения и участвуют в программе Top-Idea. Результаты ответа на второй вопрос таковы: 42% сотрудников говорят — «У меня есть идеи, но они являются частью моих прямых обязанностей», а 30% респондентов не знают, как представить Top-Idea технически.

Мотиватором для представления Топ-идей, в основном, являются деньги (получение денежного вознаграждения). Помимо этого самопродвижение (шанс проявить себя) и возможность увидеть результаты внедрения своих идей, также играют большую роль в мотивации сотрудников.

В ходе обсуждений с руководителями департаметов, были выявлены основные области подачи Топ-идей:

ѕ Снижение расходов материала (изменение материала и упаковки, возможность переработки и т. д.).

ѕ Изменение производственных операций, прямые сокращения численности персонала.

ѕ Безопасность, комфортные условия труда.

ѕ Снижение запасов, транспортные расходы.

Для определения корневых причин существующей проблемы низкого уровня вовлеченности персонала в генерацию и подачу рационализаторских предложений была составлена диаграмма Ишикавы.

Избранные корневые причины, отмеченные красным (rate >= 4, максимально 5).

Следующим шагом проект стало определение и внедрение мер по устранению корневых причин. Первой мерой стало обновление софта IdeaChannel, которое было протестирован, переведено на русский язык, запущено в STP с августа 2014 года. Преимуществами обновления стали четкие шаги процесса подачи идей, удобный интерфейс, возможность сохранения истории подачи идей, удобный поиск, возможность видеть идеи других фабрик БСХ, появление новостной ленты, наличие простой инструкции по использованию системы, возможность подавать идеи от лиц инициатора (при отсутствии у него аккаунта БСХ). Данная мера не требовала дополнительных инвестиций, так как являлась прямой обязанностью сотрудников IT службы.

Второй мерой стала разработка и публикация руководства по участию в программе Top-Idea с подробным описание процесса подачи, одобрения и расчета вознаграждения, сроков реализации. Данная разработка была произведена членом проектной команды, сотрудником, ответственным за координацию программы Top-Idea.

Поиск и доступность полной информации о программе, собранной в одном место также стало важно для продвижения и популяризации программы. В связи с этим была создана отдельная страница в Интранете, логично размещенная рядом с другими системами подачи рационализаторских предложений.

Существующую проблему с отсутствием возможности подать идею было решено устранить с помощью нескольких мер. Во-первых, на производстве был установлен компьютер с доступом в ideaChannel и размещена визуализированная инструкция к системе. Во-вторых, был разработан бланк, позволяющий оформить идею при отсутствии аккаунта БСХ.

Следующей мерой стало размещение 4 информационных досок с актуальной статистикой, лидерами процесса, основной информацией на обеих фабриках. Обновление информации происходит ежемесячно. Эта мера способствует возбуждению интереса сотрудников к подаче рационализаторских предложений, а также дополнительным мотиватором для сотрудников, активно принимающих участие в процессе непрерывного улучшения.

Для дополнительной осведомленности сотрудников в результатах внедрения улучшений и других новостях программы было принято решение о размещение постоянной рубрики Top-Idea в корпоративном журнале «BSH Russia news».

Поощрение участников программы подачи рационализаторских предложений является ключевой задачей. Как показал опрос, деньги являются главным мотиватором персонала. Однако не всегда возможно посчитать экономическую выгоду от предложенной идеи, а если это возможно, то бонус выплачивается сотруднику только после внедрения идеи и оценки ее эффективности. Поэтому было принято решение о поощрение участников программы сувенирной продукцией для подкрепления интереса.

Помимо основных мер по исключению корневых причин, были предложены дополнительные меры, касающихся внутренних улучшений.

Внутренние изменения:

ѕ Обучение персонала.

ѕ Обучение новичков и установление периодических тренингов по персоналу (процесс подачи Топ-идея включен в welcome-тренинг).

ѕ Разработка KPI для Топ-идея (чтобы легко определить, кто является лучшим заявителем в количественном плане и лучшим заявителем по уровню годовой экономии).

ѕ Настройка соединения системы CODI с ideaChannel (участие ИТ и HR).

ѕ Обновление матрицы бонусов в ideaChannel.

ѕ Определение лимитов бонусов и лиц, ответственных за их утверждение (фиксируется в руководстве по участию в программе).

ѕ Учреждение Комитета Top-Idea по определению бонусных коэффициентов и утверждения идей с высокой экономией.

ѕ Создание бизнес-плана для Top-Idea (расчет бонусов и затрат на призы).

ѕ Выбор одного человека в каждой смене и отделе, которой будет помогать коллегам в случае возникновения вопросов касательно процедур.

Помимо мер, которые уже были внедрены, в проектной команде были сгенерированы улучшения, которые будут реализованы в будущем для поддержания эффекта, достигнутого в конце проекта:

ѕ Проведение промо-недель в STP на периодической основе.

ѕ Сделать периодический мониторинг для получения обратной связи и улучшения процесса.

ѕ Создать CODI аккаунты для всех работников.

ѕ Установите инфо-терминалы с наличием ideaChannel на обеих фабриках STP/.