Ведение личных дел. 
Подготовка служебных контрактов. 
Обработка персональных данных

Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» регулирует отношения, связанные с обработкой персональных данных, осуществляемой органами государственной власти субъектов РФ, иными государственными органами, органами местного самоуправления, не входящими в систему органов местного самоуправления, муниципальными органами, юридическими лицами, физическими лицами с использованием средств автоматизации или без их использования.

С персональными данными граждан работают все организации независимо от их организационно-правовой формы, характера деятельности. Любая организация накапливает в процессе своей деятельности сведения персонального характера, прежде всего, связанные с трудовыми отношениями.

В соответствии с действующим законодательством управление ведет личные дела лиц, замещающих государственные должности края, гражданских служащих. Осуществляет обработку, в том числе и автоматизированную, персональных данных гражданских служащих.

Государственная гражданская служба Красноярского края — профессиональная служебная деятельность граждан Российской Федерации на должностях государственной гражданской службы Красноярского края по обеспечению исполнения полномочий Красноярского края, а также полномочий государственных органов края и лиц, замещающих государственные должности Красноярского края.

Государственный гражданский служащий Красноярского края — гражданин, взявший на себя обязательства по прохождению гражданской службы. Гражданский служащий осуществляет профессиональную служебную деятельность на должности гражданской службы в соответствии с актом о назначении на должность гражданской службы и со служебным контрактом. Закон Красноярского края от 20.12.2005 № 17−4314 «Об особенностях организации и правового регулирования государственной гражданской службы Красноярского края».

Личное дело — это совокупность документов персонального учета, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности.

Сведения, содержащиеся в личных делах лиц, замещающих государственные должности Красноярского края, а также государственных гражданских служащих Красноярского края, являются конфиденциальными, за исключением сведений, подлежащих опубликованию в соответствии с Порядком предоставления сведений о доходах и имуществе лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации, общероссийским средствам массовой информации.

В Управлении ведутся дела государственных гражданских служащих, а также лиц, замещающих государственные должности в Администрации Губернатора Красноярского края, Правительстве Красноярского края, а также руководителей органов исполнительной власти Красноярского края.

К личному делу приобщаются:

• — письменное заявление с просьбой о поступлении на гражданскую службу и замещении должности государственной гражданской службы Российской Федерации;
• — собственноручно заполненная и подписанная гражданином Российской Федерации анкета установленной формы с приложением фотографии;
• — документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы (если гражданин назначен на должность по результатам конкурса);
• — копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;
• — копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;
• — копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);
• — копии решений о награждении государственными наградами Российской Федерации, Почетной грамотой Президента Российской Федерации, об объявлении благодарности Президента Российской Федерации, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий (если таковые имеются);
• — копия акта государственного органа о назначении на должность гражданской службы;
• — экземпляр служебного контракта, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в служебный контракт,
• — копии актов государственного органа о переводе гражданского служащего на иную должность гражданской службы, о временном замещении им иной должности гражданской службы;
• — копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
• — копия акта государственного органа об освобождении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы, о прекращении служебного контракта или его приостановлении;
• — аттестационный лист гражданского служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;
• — экзаменационный лист гражданского служащего и отзыв об уровне его знаний, навыков и умений (профессиональном уровне) и о возможности присвоения ему классного чина государственной гражданской службы Российской Федерации;
• — копии документов о присвоении гражданскому служащему классного чина государственной гражданской службы Российской Федерации (иного классного чина, квалификационного разряда, дипломатического ранга);
• — копии документов о включении гражданского служащего в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва;
• — копии решений о поощрении гражданского служащего, а также о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены;
• — копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, об отстранении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы;
• — документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности гражданской службы связано с использованием таких сведений;
• — сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданского служащего;
• — копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;
• — копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации;
• — копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан;
• — медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на гражданскую службу или ее прохождению;
• — справка о результатах проверки достоверности и полноты представленных гражданским служащим сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведений о соблюдении гражданским служащим ограничений, установленных федеральными законами. Указ Президента Российской Федерации от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела»

Документы, которые могут быть утеряны в результате использования личного дела в связи с их ветхостью или нестандартными размерами, могут помещаться в конверт.

Несколько слов о служебном контракте. Служебный контракт — соглашение между представителем нанимателя и гражданином, поступающим на гражданскую службу, или гражданским служащим о прохождении гражданской службы и замещении должности гражданской службы. Служебным контактом устанавливаются права и обязанности сторон. Федеральный закон Российской Федерации от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации».

Существенными условиями служебного контракта являются:

• 1) наименование замещаемой должности гражданской службы с указанием подразделения государственного органа;
• 2) дата начала исполнения должностных обязанностей;
• 3) права и обязанности гражданского служащего, должностной регламент;
• 4) виды и условия медицинского страхования гражданского служащего и иные виды его страхования;
• 5) права и обязанности представителя нанимателя;
• 6) условия профессиональной служебной деятельности, компенсации и льготы, предусмотренные за профессиональную служебную деятельность в тяжелых, вредных и (или) опасных условиях;
• 7) режим служебного времени и времени отдыха (в случае, если он для гражданского служащего отличается от служебного распорядка государственного органа);
• 8) условия оплаты труда (размер должностного оклада гражданского служащего, надбавки и другие выплаты, в том числе связанные с результативностью его профессиональной служебной деятельности), установленные настоящим Федеральным законом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами;
• 9) виды и условия социального страхования, связанные с профессиональной служебной деятельностью.

Условия служебного контракта могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме.

Служебный контракт заключается в письменной форме в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр служебного контракта передается гражданскому служащему, другой хранится в его личном деле. Примерная форма служебного контракта устанавливается Президентом Российской Федерации. Заключается на основе акта государственного органа о назначении на должность гражданской службы, в Правительстве и Администрации Губернатора края это распоряжение.

В личное дело подшивается экземпляр служебного контракта, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в служебный контракт.

Служебный контракт может быть расторгнут в любое время по соглашению сторон служебного контракта с одновременным освобождением гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы и увольнением с гражданской службы.

В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» показатели результативности профессиональной деятельности гражданского служащего включаются в должностной регламент и могут предусматриваться в служебном контракте. Связаны эти показатели и с оплатой труда. Гражданским служащим гарантируются равные условия оплаты труда, а также сопоставимые показатели оценки эффективности результатов профессиональной деятельности при замещении соответствующих должностей. По отдельным должностям гражданской службы устанавливается особый порядок оплаты труда и зависимости от достигнутых показателей эффективности и результативности.

При реализации различных кадровых технологий (конкурс, аттестация, квалификационный экзамен и т. д.) осуществляется оценка деятельности сотрудников, которая будет объективной лишь тогда, когда она основана на заранее определенных показателях и критериях.

Как отмечалось выше, показатели эффективности деятельности государственных служащих отражаются в служебном контракте и должностном регламенте. Первичным является должностной регламент, который прилагается к служебному контракту. Будучи составной частью должностного регламента, показатели эффективности и результативности определяются должностными обязанностями; перечнем вопросов, по которым государственный служащий вправе и обязан самостоятельно принимать решения или участвовать в подготовке проектов нормативных правовых актов; сроками и процедурами подготовки и принятия решений.

Рассмотрим далее формирование личного дела государственного гражданского служащего.

Копии документов (выписки) перед помещением в личное дело заверяются специалистами Управления.

Документы, приобщенные к личным делам, брошюруются, страницы нумеруются. К личному делу прилагается опись.

Ознакомление гражданского служащего с документами своего личного дела должно происходить не реже одного раза в год, а также по просьбе гражданского служащего и во всех иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, в присутствии уполномоченного лица (специалист Управления), обеспечивающего невозможность изъятия документов из личного дела.

Личные дела государственных гражданских служащих хранятся в Управлении в вертикальных шкафах, в помещении, оборудованном сигнализацией. Хранение и учет личных дел организуется с целью их быстрого и безошибочного поиска, обеспечения сохранности, а также установления конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа.

При назначении служащего в другой государственный орган на другую должность его личное дело передается по новому месту государственной гражданской службы.

Личное дело служащего, освобожденного от государственной гражданской службы храниться в Управлении в течение 10 лет со дня освобождении от должности, после чего передается в архив.

Формирование и работа с личным делом подразумевает работу с персональными данными, поэтому специалисты, выполняющие эти функции, могут привлекаться в соответствии с законодательством Российской Федерации к дисциплинарной ответственности за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в личных делах, а также за иные нарушения порядка ведения личных дел.

Права и обязанности государственного гражданского служащего по защите его персональных данных необходимо отразить в должностном регламенте, а именно:

• — право иметь полную информацию о своих персональных данных и их обработке;
• — право свободного и бесплатного доступа к своим персональным данным, включая право на получение копий на каком-либо носителе информации, например бумажном или электронно-цифровом носителе информации;
• — право на исключение или исправление неверных или неполных либо обработанных с нарушением данных;
• — право требовать извещение всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные;
• — право обжаловать в суд любые неправомерные действия или бездействия кадровой службы при обработке и защите своих персональных данных. Демушкин А. Личное дело госслужащего//Служба кадров и персонал, 2005. № 3, С.86

Специалисты Управления, работающие с персональными данными, руководствуются в своей работе такими нормативными актами как: Федеральным законом от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации», указ Президента Российской Федерации от 01.06.1998 № 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности Федеральной государственной службы», указ Президента Российской Федерации от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела».

Также Президентом Российской Федерации в сентябре 2009 года подписано два указа (Указ Президента Российской Федерации от 21.09.2009 № 1065 и Указ Президента Российской Федерации от 21.09.2009 № 1066), которые регулируют порядок проверки полноты достоверности сведений, предоставляемых федеральными госслужащими и руководителями госкорпораций и фондов об их доходах, имуществе, а также доходах и имуществе членов их семей.

«Указами предусмотрено создание подразделений в рамках кадровых служб государственных органов без увеличения штатной численности тех подразделений, которые и будут заниматься проверкой этих сведений, а также участвовать в иных мероприятиях по противодействию коррупции. Проверка производится выборочно на основании письменной информации, предоставленной органами налоговой службы, правоохранительными органами, руководящими органами политических партий и всероссийских общественных организаций и Общественной палатой Российской Федерации. Информация анонимного характера не может являться основанием для проведения такой проверки. Кадровые службы могут проводить проверку самостоятельно или направлять запросы в федеральные органы исполнительной власти, уполномоченные на проведение оперативно-розыскных мероприятий. По результатам проверки кадровая служба информирует руководителя органа власти. В случае, если в ходе проверки были выявлены обстоятельства, свидетельствующие о наличии признаков совершенных преступлений или административного правонарушения, то такая информация передается в органы власти в соответствии с их компетенцией. На основании этой информации руководитель государственного органа может принимать решение об отстранении сотрудника с должности и увольнении сотрудника со службы или, если лицо претендует на занятие и замещение соответствующей должности на государственной службе, то руководитель принимает решение о том, что такое лицо не может быть принято на работу».

Эти указы рекомендуют государственным органам субъектов Федерации и органам местной власти руководствоваться такими же указами и положениями, которые регулируют проверку сведений об имуществе при замещении должностей на замещение должностей на уровне субъектов Федерации." Источник: http://www.prime-tass.ru/news/0/{09D68673-EA12−4DF0−86E3-BEBC6F3C06D3}.uif.

Обработку персональных данных Управление осуществляет в том числе и автоматизированным способом.

Автоматизированные системы обеспечивают возможность оперативного получения непротиворечивых данных о структуре предприятия, расстановке персонала, структуре затрат на оплату труда, дисциплине труда. Использование компьютерных технологий дает возможность быстро получать любые формы отчетности, гибко менять выходные отчетные формы в соответствии с изменениями в законодательстве и потребностями организации.

В Управлении используется программа «1С: Зарплата и управление персоналом 8». Это программа массового назначения для комплексной автоматизации расчета заработной платы и реализации кадровой политики предприятий и организаций. Программа адаптирована к особенностям реализации кадровой политики в Правительстве и Администрации Губернатора края. К ней подключены все специалисты Управления, которые имеют потребность работы с персональными данными, вход в систему производиться под личным паролем.

Помимо решения задачи управления данными о работниках в интересах управленческого учета предприятия, что имеет конечной целью наиболее полное использование потенциала каждого работника, подсистема управления персоналом обеспечивает ведение регламентированного кадрового учета в полном соответствии с требованиями текущего законодательства.

Прикладное решение обеспечивает хранение следующей информации:

• · личные данные о работниках как о физических лицах;
• · подразделения и должности работника;
• · служебные телефоны, адреса электронной почты, другая контактная информации.

По накопленной информации о работниках можно построить разнообразные отчеты:

• · списки работников,
• · коэффициент текучести кадров и среднесписочная численность,
• · движение кадров,
• · статистика кадров,
• · отчеты по отпускам (графики отпусков, использование отпусков и исполнение графика отпусков).

Аналитические отчеты по работникам предоставляют возможность сформировать списки работников, отобранные и сгруппированные по различным критериям. Выводимые в отчет данные выбираются из широкого списка показателей, что дает возможность всесторонне анализировать кадровый состав Администрации и, следовательно, принимать более обоснованные управленческие решения. Пользователь может самостоятельно задавать параметры группировки и критерии отбора данных в отчетах в соответствии со спецификой решаемых задач. Такие индивидуальные настройки (фактически — созданные пользователем специализированные отчеты) могут быть сохранены в информационной базе для повторного использования.

Существуют и другие возможности этой программы: ведение структуры организации и штатного расписания, полный учет информации о сотрудниках и их расстановке, ведение кадровой документации (полуавтоматическое формирование документов по личному составу, включая распоряжения), вывод данных о сотруднике на печать по унифицированным формам, ведение отчетности в соответствии с требованиями законодательства и органов статистики, точные расчеты с персоналом по оплате труда и др.

При получении, обработки, хранении и передачи персональных данных гражданского служащего кадровая служба государственного органа обязана соблюдать следующие требования:

• а) обработка персональных данных гражданского служащего осуществляется в целях обеспечения соблюдения Конституции Российской Федерации, федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, содействия гражданскому служащему в прохождении государственной гражданской службы Российской Федерации, в обучении и должностном росте, обеспечения личной безопасности гражданского служащего и членов его семьи, а также в целях обеспечения сохранности принадлежащего ему имущества и имущества государственного органа, учета результатов исполнения им должностных обязанностей;
• б) персональные данные следует получать лично у гражданского служащего. В случае возникновения необходимости получения персональных данных гражданского служащего у третьей стороны следует известить об этом гражданского служащего заранее, получить его письменное согласие и сообщить гражданскому служащему о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных;
• в) запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу гражданского служащего не установленные федеральными законами персональные данные о его политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах;
• г) при принятии решений, затрагивающих интересы гражданского служащего, запрещается основываться на персональных данных гражданского служащего, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или с использованием электронных носителей;
• д) защита персональных данных гражданского служащего от неправомерного их использования или утраты обеспечивается за счет средств государственного органа в порядке, установленном федеральными законами;
• е) передача персональных данных гражданского служащего третьей стороне не допускается без письменного согласия гражданского служащего, за исключением случаев, установленных федеральным законом. Указ Президента Российской Федерации от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела»