Деятельность в Управлении образования администрации города Хабаровска по формированию системы кадров

Формирование кадрового обеспечения в Управлении образования администрации города — это фундаментальное стратегическое направление, которое во многом обеспечивает стабильность и эффективность функционирования в муниципальных органах управления. Учитывая непосредственную зависимость эффективность функционирования системы муниципального управления от системы формирования кадрового обеспечения, в данной работе анализируется деятельность в Управлении образования администрации города по формированию системы кадров.

Существуют различные точки зрения о необходимости анализа системы формирования кадров. Что именно может дать такой анализ.

Анализ системы формирования кадров позволит добиться следующих преимуществ в осуществлении муниципального управления:

• -Ясное определение видов деятельности, которые должны будут приниматься для достижение целей органов муниципального управления,
• -Ясность в понимании проблем руководства и кадров,
• -Побуждение к сотрудничеству через координацию деятельности между различными служащими и отделом,
• -Добиться единообразия и последовательности в принятии решения,
• -Децентрализация власти, что улучшит производственные отношения,
• -Укрепление морали и улучшение общих отношений,
• -Четкое определение правил, которыми должны руководствоваться работники,
• -Определение круга проблем, которые могут возникнуть в будущем,
• -Определить порядок отбора, набора и расстановки кадров,
• -Создать качественные оценки требуемого персонала,
• -Спланировать движение персонала и другое.

В России анализ формирования кадров еще не стал привычным событием и осуществляется в редких случаях. Применительно к органам муниципального управления — это состоит в оценке квалификационного уровня сотрудников по результатам аттестации. В данной дипломной работе анализ формирования кадров будет проанализирован по трем основным направлениям:

• · Анализ занятости,
• · Анализ обучения.
• · Анализ оплаты труда,
• · Анализ производственных отношений,
• · Анализ благосостояния.

В процессе работы учитывались следующие вопросы: набор, подбор и расстановка кадров, обучение, переобучение персонала, повышение уровня его квалификации, аттестация сотрудников, причины текучести кадров, стимулирование труда работников и другие.

В Управлении существует отработанная система привлечения работников. В Управление образования администрации города на руководящие должности и на должности главных специалистов принимаются сотрудники имеющие высшее образование и опыт работы в муниципальных учреждениях образования не менее 3 лет в руководящих должностях, такие как директора школ, домов-интернатов, заведующие детскими садами, иногда это сотрудники отделов образования районных администраций. В данной схеме наблюдается обратная связь. То есть из которой среды привлекаются сотрудники для работы в городское управление образования, в ту же среду они и возвращаются.

Следовало бы обратить внимание на тот факт, что Управление образования администрации города имеет в наличии главного специалиста по кадровым вопросам. В его обязанности входит:

• -Обеспечение образовательных учреждений необходимыми педагогическими кадрами,
• -Проведение аттестации педагогических и руководящих кадров,
• -Планирование и организация курсовой переподготовки педагогических кадров.

Данная должность предполагает наличие высшего педагогическое образования, возраст не старше 50 лет и опыт руководящей работы не менее 3-х лет. Следовательно кадровой работой должен заниматься человек опытный, квалифицированный, знающий специфику управленческой и педагогической работы.

Главный специалист по кадрам Управления образования Администрации города координирует деятельность аттестационных комиссий подведомственных учреждений, руководит деятельностью директоров школ, заведующих детских садов и др., утверждает план переподготовки специалистов Управления и всех подведомственных учреждений.

Главный специалист по кадрам замещает Начальника управления образования администрации города на период его отсутствия. Интересен этот факт в том, что при наличии 2-х заместителей заменяет начальника Управления главный специалист по кадрам, что говорит о выделении высокой роли специалиста по кадрам в системе муниципального управления. Следовательно, кадровый вопрос является одним из важнейших вопросов, стоящих перед Управлением образования города.

Учитывая тот факт, что сфера муниципального управления — остается одной из самых привлекательных мест для трудоустройства, Управление образования администрации города устанавливает очень жесткие рамки отбора кандидатов на вакантные должности. Найм работников осуществляется через объявление на замещение должности образовавшегося вакантного места. В данном объявлении указываются основные требования, предъявляемые к кандидату. Отбор проводится в три этапа:

• · Конкурс документов,
• · Собеседование ,
• · Предоставление работы с испытательным сроком на 3 месяца.

Если кандидат выдерживает эти испытания, то он зачисляется в штат Управления образования администрации города. Из кандидатов, прошедших второй тур, но не имеющих возможности отработать испытательный срок формируется банк данных на замещение вакантных должностей в будущем.

В некоторых случаях этих кандидатов приглашают пройти третий отборочный тур во время отпусков сотрудников. И в случае успешной работы они имеют больше шансов быть принятыми в штат Управления образования при наличии свободных мест.

В 2001 году было объявлено замещение 5 вакантных должностей, они были заняты 2 сотрудниками Управления образования, чьи ставки были сокращены и тремя специалистами из районных отделов образования.

В итоге, Управление образования администрации города проводит жесткую политику отбора кадров, вследствие того, что для успешной работы органов муниципального образования необходимы высококвалифицированные специалисты.

Высокий конкурс отбора для Управления образования Администрации города — это норма, но вместе с тем, данный подход справедлив, принимаются на работу лучшие и более подготовленные сотрудники. Однако стоит отметить, что Управление образования проводит также политику взращивания молодых специалистов.

Ряд студентов педагогического Вуза г. Хабаровска проходит дипломную практику на базе Управления образования администрации города.

К сожалению, вопрос карьерного роста обязательно сопровождается чьим-либо увольнением, либо понижением в должности и достаточно редко более высокая должность высвобождается в связи с естественными причинами.

Однако, данное положение вещей мало беспокоит Управление образования администрации города. В Управлении образования администрации города нет четко отработанной системы карьерного роста. Сотрудники Управления не имеют уверенности, что при успешной работе их ждет обязательное повышение по службе. Данный факт не может не отразиться на улучшении качества работы. Под качеством работы в данном случае следует понимать: оперативность выполняемых заданий, количество и качество исполняемых обязанностей, своевременность выполнения заданных нормативов, производительность труда и др.

Каждый работник Управления образования города имеет свое строго фиксированное рабочее место, оснащенное необходимыми техническими средствами. По мнению работников Управления, этот факт позитивно сказывается на работе и каждый сотрудник уверен в том, что у него есть собственное рабочее место.

Исходя из психологических особенностей личности, осознание наличия собственной территории стимулирует работника к эффективному труду и к приданию своему рабочему месту эстетически приятного вида. В здании Управления образования администрации города был сделан косметический ремонт, частично заменена мебель и технические средства. К концу 2001 года планируется заменить оставшуюся мебель и устаревшую технику.

Позитивным образом сказывается наличие бытовой техники в кабинетах — холодильника, микроволновой печи, радио и другое. Это создает ощущение уюта и снижает формализованность кабинета.

Практики и теоретики менеджмента утверждают, что для любого человека важна самореализация.

Одной из сторон самореализации является максимально возможное продвижение по служебной лестнице. Это выражается в том, что каждый работник должен быть уверен в возможности получить повышение при условии качественного выполнения своей работы, росте его профессионализма и квалификации.

Следовательно, Управлению образования следует обратить пристальное внимание на решение этого вопроса. При отсутствии четкой политики карьерного роста, в Управлении образования администрации города присутствует четкий контроль за эффективностью и качеством работы служащих. Главными критериями оценки качества работы являются:

• · Степень удовлетворенности сторонних организаций работой сотрудников,
• · Выполнение поставленных задач,
• · Выполнение плановых показателей,
• · Количество отработанных человеко-дней,
• · Коэффициент затратоемкости рабочего времени на выполнение конкретного вида работ и др.

Перед каждым сотрудником Управления образования ставятся задача, в соответствии с его должностными инструкциями, за ходом выполнения которых веется постоянный контроль со стороны как руководителей, так и коллег.

В Управления образования принята система аттестации сотрудников. Как было сказано выше, разработкой плана-графика и параметров аттестации занимается главный специалист по кадровым вопросам.

Целью аттестации является определение соответствия уровня профессиональной компетенции педагогических и руководящих работников требованиям к квалификации при присвоении им квалификационных категорий.

Основными задачами аттестации являются:

• -Стимулирование целенаправленного, непрерывного повышения уровня профессиональной компетенции педагогических и руководящих работников;
• -Обеспечение педагогическим и руководящим работникам образовательных учреждений возможности повышения уровня оплаты труда.

Нормативной основой для проведения аттестации является: Закон РФ «Об образовании», Положение о порядке аттестации педагогических и руководящих работников государственных и муниципальных образовательных учреждений, Положение о порядке проведения аттестации муниципальных служащих Администрации города и др.

Квалификационные категории педагогическим и руководящим работникам присваиваются сроком на пять лет. Педагогические и руководящие работники до истечения срока действия имеющихся у них квалификационной аттестационной категории могут пройти аттестацию на более высокую квалификационную категорию. За работником, признанным по результата аттестации не соответствующим квалификационной категории, сохраняется имеющаяся квалификационная категория до истечения срока ее действия.

По итогам аттестации 2001 года было уволено 4 человека с должностей ведущих специалистов. Следует сказать, что слежение за качеством работы осуществляется постоянно и когда оно не соответствует требованиям, сотрудник получает предупреждение. Это побуждает его улучшить качество работы. Следует отметить, что такой жесткий контроль, с одной стороны, оправдан и содействует реализации целей и задач Управления образования администрации города, но, с другой стороны, слишком жестокие рамки лишают сотрудников возможности проявлять инициативу, внедрять инновационные идеи и творчески подходить к своей работе.

Важным элементов анализа стал анализ заработной платы и социальных выплат Управления образования администрации города. Временной период для анализа стал период 1998;2000 гг. В итоге, общая сумма расходов за 1999 год была ниже, чем в 1998 году на 2%. Снижение произошло за счет снижения доли расходов на оплату труда государственных служащих на 0,03% в 1999 относительно 1998 года. Следует отметить, что в 1999 году происходило повышение заработной платы государственных служащих в течении 12 месяцев на 40%. Однако фонд заработной платы сократился. Возросли расходы на оплату выходного пособия в 1999 году на 110%. Из чего следует, что в 1999 году происходило сокращение численности персонала Управления В 2000 году возрос фонд оплаты труда в связи с повышением заработной платы, и как следствие, выросли расходы по начислению на оплату труда и страховым взносам на социальное страхование граждан. Динамика изменения оплаты труда, расходов на выплату пособий при увольнении и расходов по начислению на оплату труда за период 1998;2000гг расположены в приложении 7.

Особенный интерес в контексте данной работы представляют текущие расходы на оплату за повышение квалификации и переподготовку специалистов. (Приложение 8). Очевидно, что намечается тенденция увеличения затрат на повышение квалификационного уровня сотрудников Управления. Учитывая, что в 1998 году сотрудников В Управлении было 58 человек, в 1999; 55 человек, в 2000 году — 45, возможно рассчитать средние затраты на повышение квалификации каждого сотрудника. Итак, в 1998 году приходилось -259,0 руб./чел (15 000/58), в 1999 — 327,0 руб./чел, в 2000 — 444, 0 руб./чел. (Приложение 9). Рост расходов на оплату повышения квалификации сотрудников при сокращении их общей численности свидетельствует о том, что Управление образования администрации города уделяет должное внимание повышению профессионального уровня своих сотрудников.

Среди применяемых форм обучения, следует выделить такие как, тренинги, семинары, курсы повышения квалификации и другие. Ряд семинаров проводились с привлечением педагогов из ДВАГСа и Педагогического университета. Некоторые сотрудники проходила стажировки в Управлении образования администраций г. Москва и г. Санкт-Петербурга. Относительно системы оплаты труда, можно сказать, что каждый сотрудник имеет жестко регламентируемый оклад в соответствии с занимаемой должностью, квалификационной категорией, который индексируется через определенный период времени Постановлением Мэра города.

Разница в заработной плате начальника Управления и его заместителей составляет 20%. Градация окладов и заработной платы проходит в соответствии с занимаемой должностью и квалификационной категорией В Управлении применяется следующий перечень доплат:

• — За педагогический стаж,
• — За выслугу лет в муниципальной службе,
• — 25% оклада премия ежемесячная,
• — за сложность,
• — за секретность и др.

Целесообразным в данной работе является анализ движения кадров .

Таблица 2.2.

Динамика движения кадров в Центре за 2000;2001гг.

Рассчитаем коэффициенты движения персонала Управления образования администрации города на основе данных, изложенных в таблице 2.2.

коэффициент интенсивности оборота по приему — отношение числа принятых за период работников к среднему списочному их числу.

Кп = Чп / Чс, (2.2),.

где Кп — отношение числа принятых за период работников к среднему.

списочному их числу Чп — числа принятых за период работников Чс — среднему списочному их числу.

Кп (2000) =1/45= 0,02.

Кп (2001) = 5/35=0,14.

2. коэффициент оборота по выбытию (Кв) — отношение числа выбывших за период работников (Чв) к среднему списочному их числу.

Кв = Чв/ Чс, (2.3).

Кв (2000) = 10/45=0,22.

Кв (2001) = 15/35=0,43.

3. коэффициент текучести (Кт) — отношение числа выбывших за период работников по причинам, относимым к текучести кадров (увольнение по собственному желанию, за прогулы и т. п.) (Чвт.), к среднему их числу. (13).

Кт = Чвт/ Чс, (2.4).

Кт (2000) = 2/45=0,04.

Кт (2001) = 5/35=0,14.

На основе проведенных расчетов можно сделать следующее заключение: число выбывших добровольно превышает или равно числу поступивших сотрудников, что негативным образом характеризует кадровую политику управления образования.

Анализировать коэффициенты по приему или выбытию кадров достаточно сложно, поскольку происходило сокращение численности персонала. Однако позитивным фактором, является рост коэффициента по принятию персонала, не только применительно к сокращению штатов, но также и по причинам, относимым к текучести кадров.

В 2001 гг. было принято ровно столько сотрудников, сколько было уволено по собственному желанию, следовательно, в 2001 году вакантных должностей не было.

Управление образования отличает высокий Кт, который имеет тенденцию к росту. Это говорит о том, что коллектив организации еще не сформировался определенным образом, что можно также плановым объяснить сокращением персонала.

Как показывают вышеизложенные данные в Управлении происходило в 1999, 2000 годах сокращение численности персонала.

Сокращение 20 человек за данный период было обусловлено передачей ряда функций в районные отделы образования администраций города.

В ряде отделов Управления отмечен нездоровый социально-психологический климат. Это проявляется в том, что не все сотрудники воспринимают доброжелательно критику, ряд руководителей среднего звена оказывают давление на подчиненных. Управление образования не принимает никаких мер по его оздоровлению климата в коллективе, учитывая что морально-психологический климат является одним из факторов эффективной работы всего коллектива. Следовательно, эта проблема требует немедленного разрешения.

В Управлении существует отработанная система привлечения работников. Управление образования администрации города имеет в наличии главного специалиста по кадровым вопросам. Каждый работник Управления образования города имеет свое строго фиксированное рабочее место, оснащенное необходимыми техническими средствами.

Управление образования администрации города устанавливает очень жесткие рамки отбора кандидатов на вакантные должности. Найм работников осуществляется через объявление на замещение должности образовавшегося вакантного места. Высокий конкурс отбора для Управления образования Администрации города — это норма, но вместе с тем, данный подход справедлив, принимаются на работу лучшие и более подготовленные сотрудники. Однако стоит отметить, что Управление образования проводит также политику взращивания молодых специалистов.

При отсутствии четкой политики карьерного роста, в Управлении образования администрации города присутствует четкий контроль за эффективностью и качеством работы служащих.

Намечается тенденция увеличения затрат на повышение квалификационного уровня сотрудников Управления Рост расходов на оплату повышения квалификации сотрудников при сокращении их общей численности свидетельствует о том, что Управление образования администрации города уделяет должное внимание повышению профессионального уровня своих сотрудников.

В ходе анализа стало очевидным, что одними из главных недостатков по формированию кадров Управления образования стали отсутствие программы карьерного роста, текучесть персонала, неудовлетворенность работников условиями работы и т. д.