Оформление распорядительных документов

Оформление распорядительных документов

Актуальность: распорядительной документации в системе управления принадлежит особая роль ввиду того, что она имеется во всех учреждениях независимо от специфики их деятельности. Поэтому изучение их оформления актуально.

Цель: рассмотреть оформление распорядительных документов.

Задачи:

— рассмотреть теоретические основы оформления некоторых реквизитов распорядительных документов на примере приказа;

— проанализировать оформление приказа № ___ По Краевому Отделу Народного Образования от «__» декабря 1937 г.

Объект: распорядительные документы организации.

Предмет: приказ № ___ По Краевому Отделу Народного Образования от «__» декабря 37 г.

Степень изученности.

Тема достаточно хорошо изучена. Есть обширный круг литературы, освящающий вопросы по этой теме оформления распорядительной документации. Тема рассматривалась следующими авторами: Галахов В. В., Квеско С. Б., Кушнаренко Н. Н., Янковая В. Ф., Кузнецов И. Н^., Черепанова Н. В., Кирсанова, М.В. и др.

Источниковая база.

Главную роль в рассмотрении обозначенной темы среди источников играет ГОСТ Р 6.30−2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», а так же методические рекомендации к нему. Так же источником служит «Постановление Госкомстата России „Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты“ от 05.01.04. — № 1».

1. Теоретические основы оформления некоторых реквизитов распорядительных документов

приказ распорядительный документ реквизит

Распорядительные документы - это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач

Приказ — правой акт, издаваемый руководителем организации (его структурного подразделения), действующим на основании единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от подчиненности

Приказ оформляется на общем бланке. Реквизиты приказа: наименование министерства или ведомства, название организации, наименование вида документа — ПРИКАЗ, дата, номер, место составления, заголовок, текст, виза согласования.

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Наименование вида документа — ПРИКАЗ проставляется после наименования организации — автора документа.

Дата приказа — это дата его подписания, она как правило оформляется цифровым способом, элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строчку в последовательности день месяца, месяц, год. например: 05.03.2007. Допускается и словесно-цифровой способ оформления даты: 05 марта 2007 г.

Регистрационный номер — помещается справа от даты и представляет собой порядковый номер, который присваивается ему после подписания.

Текст приказа должен иметь заголовок, который выравнивается по центру листа. Он отвечает на вопрос «о чем?» и пишется без кавычек — Об утверждении положения…, О назначении ответственного … и т. д.

Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагают основания (факты, события, документы и др.) Распорядительную часть текста приказа, как правило, делят на пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Не допускается сокращений в названии должности, если документ на писан не на бланке организации.

Приказ должен визироваться всеми заинтересованными лицам и лицами, которых он касается. Согласие осуществляется путем визирования или проставления грифа согласования.

Таким образом, распорядительные документы имеют свой набор необходимых реквизитов, которые нужно уметь правильно оформлять.

2. Оформление приказа № ___ По Краевому Отделу Народного Образования от «__» декабря 1937 г.

Проанализировав приказ № ___ По Краевому Отделу Народного Образования от «__» декабря 1937 г. можно отметить, что в нем некоторые реквизиты оформлены не в соответствии с действующими правилами оформления приказов.

В рассмотренный документ оформлен не на общем бланке организации. В нем отсутствуют реквизиты «Наименование министерства или ведомства» и «Название организации».

Реквизит «Дата» оформлен не правильно. Написан с правого края на одной строчке с реквизитом «Место издания», форма написания не соответствует ГОСТ 6.30−2003, написано «от „__“ декабря 37 г.». Должно быть написано с левого края на одной строчке с регистрационном номером, и иметь форму написания «00» декабря 1937 г. или 00.12.1937.

Регистрационный номер указан в неверном месте, должен быть указан на одной строчке с датой с правого края.

Реквизит «Место издания» написан на одно строке с датой, а должен быть написан ниже по центру, и иметь вид г. Барнаул.

Не указан заголовок к приказу, который должен выравнивается по центру листа, и отвечать на вопрос «о чем?». Например: О не выполнении постановления ВЦИК и СНК РСФСР от 10/УШ-1930 г. и писаться без кавычек с по центру перед текстом.

Реквизит «Подпись» выровнен по правому краю и не указаны инициалы, должно быть выровнено либо по левому краю, либо по центру, обязательно указанные инициалы перед фамилий. Допущено сокращение в наименование должности (Зав. КрайОНО), тогда как в методических рекомендациях по внедрению ГОСТ Р 6.30−2003 не допускается сокращений в названии должности, если документ на писан не на бланке организации.

Приказ подписан только руководителем организации, а должен быть завизирован или согласован со всеми заинтересованными лицами и всеми лицами которых он касается.

Таким образом, можно сказать, что в рассматриваемом документе, почти все реквизиты, за исключением реквизита «Текст документа», оформлены в не соответствии с современными требованиями оформления распорядительных документов. В нем допущено множество ошибок в оформлении реквизитов и нарушены правила оформления приказа.

Заключение

Таким образом, распорядительные документы - это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации.

В современном делопроизводстве выработаны определенные требования к оформлению документов, которые прописаны в ГОСТ 6.30−2003. Рассмотрев приказ № ___ По Краевому Отделу Народного Образования от «__» декабря 1937 г. было выявлено, что в основном все реквизиты оформлены не верно за исключением реквизита «Текст документа». В приказе нет реквизитов «Наименование министерства или ведомства» и «Название организации», а так же заголовка к тексту приказа. Реквизиты «Дата», «Регистрационный номер», «Место издания», «Подпись» написаны не на тех местах и не верно.

Список источников и литературы

1. Галахов, В. В. Делопроизводство: Образцы, документы. / В. В. Галахов, И. К. Корнеев и др. — М.: ТК Велби, 2004. — 456 с.

2. Квеско, С. Б. Документоведение и делопроизводство: Учебное пособие / С. Б. Квеско, В. Е. Киреенко. — Томск: изд-во ТПУ, 2005. — 112 с.

3. Кушнаренко, Н. Н. Документоведение. Учебник / Н. Н. Кушнаренко. — М.: Знание, 2004. — 460 с.

4. Янковая, В. Ф. Как организовать делопроизводство / В. Ф. Янковая. — М.: МЦФЭР, 2004. — 416 с.

5. Кузнецов, И. Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство: учебник / И. Н. Кузнецов. — М.: Издательство Юрайт; ИД Юрайт, 2011. — 576 с.

6. Черепанова, Н. В. Делопроизводство. Система организационные, распорядительные, информационно-справочные документы / Н. В. Черепанова, — М.: МЦФЭР, 2004. — с. 74

7. Кирсанова, М. В. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. / М. В. Кирсанова, — М.:ИНФРА-М, 2005 — 368 с.