Анализ и разработка информационной системы издательства

Например, если пользователю необходимо получить информацию об одном товаре, то на его компьютер должны быть переданы данные обо всех товарах (тысячи строк), из которых локальная система управления базой данных выберет одну строку. Для построения более эффективной системы обработки общей базы данных целесообразно использовать архитектуру «клиент-сервер» .

Программное обеспечение архитектуры «клиент-сервер» состоит из двух частей: программного обеспечения сервера и программного обеспечения пользователя-клиента. Программа-клиент выполняется на компьютере пользователя и посылает запросы программе-серверу, которая работает на компьютере общего доступа. Основная обработка данных производится мощным сервером, а на компьютер пользователя возвращаются только результаты выполнения запроса. В такой архитектуре сервер называется сервером баз данных. Схема взаимодействия клиентских приложений Access с SQL-сервером баз данных приведена на рис. 17.

Рис. 17. Схема взаимодействия приложений клиентов с SQL-сервером.

Сервер баз данных ориентирован на хранение и обработку больших объемов данных, на одновременную работу большого числа пользователей и обеспечивает при этом высокую производительность, надежность и защищенность. Доступ к данным и их изменение производятся по запросам пользователей, обработка которых осуществляется на сервере. Пользователю-клиенту, сделавшему запрос, возвращается только результат выполнения запроса.

Access может работать в качестве клиента SQL-сервера. Для взаимосвязи клиентов с сервером разработано специальное программное обеспечение. Широко используемым интерфейсом таких взаимосвязей является ODBC. Access предоставляет несколько способов взаимодействия приложения с данными сервера на основе интерфейса ODBC. Начиная с версии 2000, Access содержит средства создания клиентских приложений Microsoft SQL Server, которые позволяют не только использовать существующие на сервере базы данных, но и создавать новые.

Данные в базе Microsoft SQL Server организуются в логические компоненты, такие как таблицы, представления, сохраняемые процедуры. Физически база данных сервера хранится в нескольких файлах на диске.

SQL Server может сохранять несколько баз данных. Среди них — четыре системные базы данных и одна или несколько баз данных пользователя. Можно иметь только одну базу данных, содержащую данные для всех пользователей, или разные базы данных для каждой группы пользователей. Например, организация может иметь одну базу данных для продаж, другую для платежей, третью для приложения, управляющего документами, и т. д. Приложение может использовать только одну базу данных или иметь доступ к различным базам данных.

SQL Server способен обслужить тысячи пользователей, одновременно работающих в многочисленных базах данных на сервере. Все пользователи, которые подключаются к серверу, получают доступ к базам данных в соответствии с определенными правами.

Универсальным языком запросов к SQL-серверу различных приложений, в том числе Access, является язык структурированных запросов — SQL (Structured Query Language).

В Access язык SQL является основным средством доступа к данным базы. Он используется для выборки, обновления, удаления, добавления данных. Любой запрос в Access реализуется с помощью языка SQL.

Язык SQL является языком реляционных баз данных и наиболее распространенным языком управления базами данных в системах архитектуры «клиент-сервер». При взаимодействии приложений Access с SQL Server также используется этот язык.

SQL относится к категории множественно-ориентированных языков, поэтому в него не входят ни средства управления выполнением программы, такие как организация ветвлений или циклов, ни средства организации интерфейса, такие как создание форм или распечатка отчетов.

Для взаимосвязи клиентов с сервером разрабатывается специальное программное обеспечение — интерфейсы.

Группой производителей систем управления базами данных (SQL Access Group) разработан стандартный интерфейс языка, учитывающий особенности всех основных вариантов SQL. Этот интерфейс был формализован Microsoft и получил название открытого интерфейса подключения к базам данных (Open Database Connectivity — ODBC). Все программные продукты Microsoft могут получать через этот интерфейс доступ к различным базам данных, использующим SQL. В СУБД других фирм также обеспечивается поддержка стандарта ODBC.

3.

5. Работа Access с SQL Server через ODBC

В Access использование данных из базы Microsoft SQL Server, как и из других внешних источников, для которых имеется интерфейс ODBC, реализуется способами, рассмотренными ниже.

1. Запросы на языке SQL к базам данных SQL Server. С помощью запросов на SQL можно выполнить выборку данных из таблиц, сохраняемых на сервере, добавление, обновление данных и структур таблиц сервера. Запросы к серверу могут содержать инструкции для создания и удаления таблиц в базе данных и даже баз данных на сервере. Запросы передаются и выполняются непосредственно на сервере. Запросы целесообразно использовать для запуска сохраняемых процедур на сервере.

2. Связь с таблицами баз данных SQL Server. При этом таблицы сервера отображаются в окне базы данных Access для их просмотра и изменения средствами Access. Данные остаются в формате источника, но представлены как объекты Access, и могут быть обработаны с помощью инструментальных средств Access.

3. Импорт объектов SQL Server в текущую базу данных Access. При импорте объектов создаются их копии. Исходные объекты источника при этом не изменяются. В Access внешние данные можно использовать при создании запросов, форм, отчетов, причем можно объединить внешние данные с данными из объектов Access.

При взаимодействии Access с сервером локальные таблицы базы данных могут быть экспортированы в общую базу данных сервера. Таким образом, можно, создав таблицу в Access, разместить ее в базе данных сервера.

Для работы в Access с внешними данными на SQL-сервере необходимо подключиться к их источнику через интерфейс ODBC.

Определение внешних источников данных в ODBC

ODBC предназначен для соединения приложения, выполняющегося на рабочей станции, с сервером и выполнения процедур, связанных с получением и обработкой данных. Основными компонентами ODBC являются администратор и драйвер. Администратор ODBC устанавливает соединение с указанным пользователем внешним источником данных, поддерживает связь между приложением и сервером, обеспечивает приложение информацией и, по мере необходимости, загружает драйвер. Драйвер управляет взаимодействием приложения с сервером, переводит SQL-выражения приложения на диалект источника данных, перехватывает ошибки.

Схема взаимодействия приложения Access с различными базами данных SQL представлена на рис. 18.

Рис. 18. Схема взаимодействия Access с внешними базами данных.

Схема взаимодействия приложения Access при запросах к SQL-серверу, связях с его таблицами, импорте и экспорте в базы данных сервера представлена на рис. 19.

Рис. 19. Схема взаимодействия Access с SQL-сервером

Access позволяет использовать интерфейс ODBC для доступа к данным и различных внешних источников, в том числе баз данных SQL Server.

3.

6. Создание отчетов Отчет — средство отображения данных при выводе на печать.

Для того чтобы представить отчет руководству по количеству авторов, которые сотрудничают с издательством, необходимо использовать отчет «Авторы — Книги» (см. рис. 20). Этот отчет содержит общие сведения по всем авторам.

С помощью таких отчетов руководитель предприятия может определить количество книг, изданных у каждого автора и оценить эффективность взаимодействия с каждым автором.

Рис.

20. Отчет «Авторы — Книги».

3.

7. Разработка форм Как уже упоминалось, форма — средство отображения данных на экране и управления ими [9, 28].

Система управления базами данных МS Ассеss является в настоящее время одной из самых популярных среди настольных систем. Среди причин такой популярности следует отметить:

удобство ввода и редактирования данных таблиц, т.к. программа создает интерфейс по выбору пользователя;

производит поиск данных в таблицах по определенным критериям;

создает любые формы отчетов, в которых можно менять содержание и стиль оформления;

дает возможность пополнять базу данных новыми таблицами и решать новые задачи, т. е. составлять новые отчеты и формы.

Все это позволяет считать Access надежной программой.

Все созданные формы используются в кнопочной форме — главном меню пользователя (менеджера транспортного предприятия)

3.

8. Разработка кнопочной форм При входе в систему появляется диалоговое окно (см. рис. 21):

Рис. 21. Главное окно программы.

Для работы с авторами, а именно:

Просмотр данных автора, поиск автора или поиск книг автора, нужно нажать на кнопку «Авторы». В результате появится окно, см. рис. 22.

Рис.

22. Форма «Авторы».

Далее можно либо найти нужную запись, либо открыть все книги нужного автора. После нажатия кнопки «Открыть книги», выведется след. результат (см. рис. 23).

Рис. 23. Форма «Книги выбранного автора».

Через открывшуюся форму можно также добавить новую запись о книге автора. Для этого нужно нажать на кнопку «Добавить книгу». Откроется форма, представленная на рис. 24.

Рис. 24. Форма добавления новой записи о книге.

При нажатии на кнопку «Все книги», отображается полный перечень книг издательства (см. рис. 25).

Рис. 25. Форма «Все книги».

При нажатии на кнопку «Магазины» открывается перечень всех магазинов, с которыми сотрудничает издательство (см. рис. 26)

Рис. 26. Форма «Магазины».

При нажатии на кнопку «Прайс-лист», сотрудник сможет просмотреть или отредактировать информацию о стоимости книги и ее ценах реализации (см. рис. 27)

Рис. 27. Форма «Прайс-лист».

Выводы по разделу 3.

В результате внедрения информационной системы в издательстве «Научные основы и технологии» повысилась эффективность работы сотрудников и организация всего рабочего процесса.

В данном разделе был показан процесс разработки системы с помощью системы управления базами данных Microsoft Access. Она содержит таблицы, запросы, отчеты и формы, необходимые для работы менеджера. Создано меню в виде кнопочной формы, с помощью которого сотрудник легко и быстро может просматривать интересующую его информацию, создавать отчеты и многое другое.

Как видно, данная разработка является мощным и удобным в использовании инструментом для достижения конкретных целей.

Дружественный интерфейс обеспечивает простую работу с системой как продвинутых пользователей, так и пользователей, имеющих небольшой опыт работы с персональным компьютером.

Гибкость в настройках и возможность раздавать права доступа различным категориям пользователей также способствует организации эффективного рабочего процесса.

Раздел 4. Экономическое обоснование разработанных решений

4.

1. Выбор и обоснование методики расчета экономической эффективности После реализации разработки информационной системы, нужно переходить к оценке экономической эффективности. Это можно сделать, сопоставив результаты от использования интегрированной информационной системы с затратами на ее внедрение и эксплуатацию в денежной форме.

Оценка эффективности работы информационной системы является совокупностью трех ключевых показателей:

Разность затрат на эксплуатацию информационной системы до и после завершения рассматриваемого проекта;

Разность явных затрат на осуществление бизнес-процессов и производственных процессов, затрагиваемых проектов, до и после его завершения;

Разность дохода фирмы на рынке, связанного с ключевыми показателями результативности, до и после внедрения информационной системы [20].

Современный стандарт оценки затрат на эксплуатацию и развитие информационной системы предприятия — концепция совокупной стоимости владения. Она состоит в максимально полном учете явных и скрытых затрат на эксплуатацию информационной инфраструктуры предприятия. К явным затратам на осуществление бизнес-процесса относятся затраты, связанные с осуществлением отдельных операций бизнес-процесса или бизнес-процесса в целом. Стандартом определения затрат на осуществление бизнес-процесса является метод функционально — стоимостного анализа. Но более значимую отдачу от проекта могут получить показатели, характеризующие эффективность деятельности предприятия на рынке, — так называемая сбалансированная система показателей. Такие показатели, равно как и их воздействие на свободный денежный поток, описываются моделью КПР — ключевых показателей результативности (Key Performance Indicators) [20]. Поскольку наша система еще не эксплуатировалась достаточное количество времени, то данный метод оценки эффективности применять будет нецелесообразно.

В данной работе экономическую эффективность проекта рассчитаем исходя из оценки затрат на эксплуатацию ИС.

4.

2. Расчет показателей экономической эффективности проекта.

a. Определение сметы затрат на разработку программного продукта Капитальные затраты на этапе разработки программного продукта (ПП) состоят из:

Заработной платы разработчиков;

Затрат на использование ЭВМ, орг. техники, ;

Затраты на приобретение расходных материалов (дискет, писчей бумаги, картриджа для принтера и т. д.), ;

Накладных расходов, .

В общем затраты на разработку программного продукта будут определяться по формуле (1):

(1)

где -машинное время, ч;

— стоимость одного часа машинного времени;

m- количество разработчиков;

— дневная заработная плата j-ого разработчика;

— количество дней работы j-ого разработчика;

— процент дополнительной заработной платы (10−20%);

— процент отчислений на социальные нужды (в настоящее время налог ЕСН составляет 26%);

— накладные расходы (100 -200%).

Все данные для расчета затрат на разработку программного продукта сведены в таблицу 8:

Таблица 8.

Данные для расчета затрат на разработку программного продукта

№ Параметр Обозначение Значение Машинное время, ч. 1268

Стоимость 1 часа машинного времени, руб./ч. 7.2 Количество разработчиков m 4 Заработная плата разработчика (постановщика задач и программиста), руб. 35 000

Заработная плата начальника отдела, руб. 55 000

Количество дней работы инженера-разработчика, дней 152,2 Количество дней работы начальника отдела по разработке ПО, дней 72 Затраты на приобретение расходных материалов (дискет, бумаги и т. д.) для разработки ПП., руб. 10 000

Процент дополнительной заработной платы, % 10 Процент отчислений на социальные нужды, % 26 Накладные расходы, % 30

Параметр «стоимость 1 часа машинного времени» рассчитывался следующим образом:

Средняя стоимость компьютера равна 20 000 руб. За год стоимость снижается приблизительно до 15 000 руб. В году 52 недели, неделя содержит в себе 40 часов. Таким образом, стоимость машинного времени определяется как:

15 000: (52 * 40) = 7.2 руб./ч.

Для расчета затрат на разработку ПП необходимо определить продолжительность каждой рабочей операции (начиная с составления технического задания и заканчивая оформлением документации). Продолжительность работ в данном случае определяется с помощью экспертных оценок по формуле (2):

(2)

где -ожидаемая длительность j-ой работы;

и — наибольшая и наименьшая, по мнению эксперта, длительность работы.

Все расчеты сведем в таблицу 9.

Таблица 9.

Длительность этапа разработки

№ Наименование работы Исполнитель Длительность работ, дней Машинное время, ч. Выполнение предпроектного анализа Постановщик задач 8 20 12,8 40 64 48 Формирование требований к проектируемой ИС Постановщик задач 10 16 12,4 30 100 85 Согласование требований Постановщик задач 2 5 3 2,5 8 5 Проектирование ИС (разработка модулей) Постановщик задач, Программисты, Начальник отдела 60 90 72 480 720 690 Внедрение ИС Постановщик задач, Программисты 10 20 14 50 160 100 Тестирование ИС Постановщик задач 10 20 14 50 160 120 Доработка внедренной ИС Постановщик задач, Программисты 20 30 24 160 240 220 ИТОГО: 120 201 152,2 812,5 1452 1268

Отсюда =152,2 дней (ожидаемая длительность работ).

Зная все данные, рассчитаем затраты на разработку программного продукта по формуле (1):

руб.

b. Расчет и сопоставление эксплуатационных расходов Разработка информационной системы подразумевала, что в организации уже имеются персональные компьютеры с установленной операционной системой и необходимым программным обеспечением, а для их обслуживания в штате есть информационный работник.

В эксплуатационные расходы включаются:

Затраты на заработную плату информационных работников;

Затраты на заработную плату персонала;

Расходы на функционирование программ (пакета программ).

Эксплуатационные расходы определяются по формуле (1).

Для начала проведем сравнение с обработкой аналогичных данных при частичной автоматизации, т. е. большая часть информации вводится и формируется вручную. В отделе управления персоналом находится в среднем 10 человек. Месячная заработная плата — 25 000 руб. Также, имеется информационный работник, который занимается поддержкой и сопровождением компьютеров, заработная плата которого, согласно таблице 8 составляет 35 000 руб., в среднем на обслуживание компьютеров тратится 10% его рабочего времени.

Ввод оперативной информации и ее обработка занимает примерно все рабочее время (сюда входит обработка бумажного документа и заполнение электронных форм), т. е. в день примерно 6 часов. При использовании информационной системы время необходимое для работы с информацией сокращается примерно в два раза, таким образом, время занесения данных в систему составляет около 3 часов. Данные поступают в среднем два раза в неделю, т. е. 8 раз в месяц. Следовательно, в год это время составит:

часов (без использования разработки);

часа (с использованием разработки).

Рассчитаем затраты на заработную плату в год (при 22 рабочих днях в месяце) до введения разработки. Затраты определяются по следующей формуле (3):

(3)

руб./год

После внедрения разработанных процедур, на обслуживание ИС необходим по-прежнему один информационный работник с заработной платой 30 000 руб./мес и только два — три работника для поддержания функционирования отдела, поскольку формирование всей отчетности происходит автоматически, ввод данных по сотрудникам также непостоянная процедура. Т. е. при внедрении информационной системы, количество сотрудников в отделе может быть уменьшено. Отсюда расходы на содержание персонала по формуле (1) составят:

руб./год

c. Расчет годового экономического эффекта от освоения нового программного продукта Годовой экономический эффект от использования нового ПП определяется по формуле (4):

(4)

где B — годовая экономия (выигрыш) средств, затрачиваемых на разработку в результате ее внедрения;

— единовременные капитальные затраты на разработку ПП;

— нормативный коэффициент [=0,15 (15%)].

Годовая экономия В считается по формуле (5):

(5)

Используя посчитанные выше данные, получим

руб./год

Отсюда, годовой экономический эффект составит:

следовательно, руб.

d. Сопоставление технико-экономических характеристик разработки с аналогом Стоимостная оценка аналога принимается равной единице, т. е. =1. Под аналогом подразумевается ввод данных и их обработка до внедрения информационной системы. Исходя из этого приближенно оценивается новая разработка, как отношение цен потребления разработки () и аналога ().

(6)

(7)

где — количество задач в год (= 96, т.к., как говорилось выше, ввод данных осуществляется 8 раз в месяц в среднем);

— затраты на решение задачи с помощью разработки;

— срок эксплуатации программы (=5).

Отсюда руб./год.

Пусть — это затраты на решение задачи без разработки, т. е.

руб./год руб.

Зная эти параметры, можем найти по формуле (6).

Получим. Это означает, что гораздо эффективней использовать информационную систему для ввода и обработки предоставленных данных. Кроме того, снижается влияние человеческого фактора и автоматизируется вывод всех необходимых отчетов.

Вывод по разделу 4.

Вследствие внедрения информационной системы, издательство «Научные основы и технологии» получило как прямые, так и косвенные эффекты.

К прямым эффектам относится снижение трудозатрат и повышение эффективности работы сотрудников компании. К косвенным эффектам от внедрения можно отнести следующие моменты:

Ввод данных в автоматизированную рабочую систему позволяет уменьшить количество повторных вводов данных, и, следовательно, уменьшить количество ошибок.

Быстрый автоматический анализ данных предыдущих периодов позволяет сотруднику оперативно принимать решения, требующие обработки большого количества информации.

Заключение

При написании дипломной работы были выполнены поставленные цели. Спроектирована и разработана информационная система для издательского дома «Научные основы и технологии». Выполнена основная задача, которая заключалась в информатизации предприятия для повышения эффективности его функционирования. Кроме того, в результате сформировалась база данных всех изданных книг и база данных авторов, с которыми сотрудничает издательство.

Подробно рассмотрена и проанализирована действующая на предприятии система работа с информацией. В результате анализа бизнес-процессов, протекающих в компании, было принято решение о необходимости разработки информационной системы. Информационная система для издательства была создана с использованием одной из наиболее распространенных и доступных в России систем управления базами данных Microsoft Access.

В рамках выполнения дипломного проекта было составлено техническое задание, разработаны функциональная, логическая и физическая модели, на основании которых была разработана конфигурация системы. Для удобства ввода, просмотра и корректировки информации были разработаны формы, выполненные в едином стиле.

Разработанная информационная система позволяет полностью автоматизировать выполнение всех текущих задач, стоящих перед сотрудниками издательского дома «Научные основы и технологии». Положительной стороной разработанной системы является простота и понятность интерфейса программы, что не требует дополнительного обучения или прохождения специальных курсов легкость ввода информации и получение необходимых данных.

Существенным достоинством использования Microsoft Access при разработке информационной системы является легкая и быстрая доработка необходимых форм, модулей, отчетов. Кроме того, в случае расширения предприятия базу данных легко будет перенести на Microsoft SQL Server. В будущем, на основании предъявленных к ней требований, информационная система будет дорабатываться и развиваться.

Главным прямым эффектом от внедрения информационной системы стала более строгая организация всех бизнес-процессов.

Библиографический список

ГОСТ 34.601−90.

РД 50−34.698−90.

ГОСТ 234.

003−90.

Большая советская энциклопедия.

Microsoft SQL Server 2005 Analysis Services. OLAP и многомерный анализ данных. Под ред. А. Бергера, И. Горбач, «БХВ-Петербург», 2007

Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебник/Под ред. проф. Г. А. Титоренко. — М.: Компьютер, ЮИНИТИ, 2006

Информатика: Учебник/Под ред. проф. Н. В. Макаровой, М., Финансы и статистика, 2003

Проектирование экономических информационных систем: учеб. / под ред. Ю. Ф. Тельнова. М., 2005

Самоучитель Microsoft Access 2003

Бекаревич Ю.Б., Пушкина Н. В., 2004

Экономическая информатика: Введение в экономический анализ информационных систем: Учебник. — М.: ИНФРА-М, 2005.

Вендров А. М. Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем: учеб. М., 2005

Дейт К.Дж.

Введение

в системы баз данных: Пер. с англ. — 6-е изд. — Киев: Диалектика, 2005

Дубейковский В. Практика функционального моделирования с AllFusion Process Modeler 4.

1. М., 2004

Киммел П. Освой самостоятельно программирование для Microsoft Access 2002 за 24 часа. — М.: Издательский дом «Вильямс», 2004

Марка Д. А., Мак

Гоуэн К. Методология структурного анализа и проектирования SADT.

Маклаков С.В. BPwin и Erwin. CASE-средства разработки информационных систем. — М.: ДИАЛОГ-МИФИ, 2000

Маклаков С. В. Моделирование бизнес-процессов с AllFusion Process Modeler (BPwin 4.1). М., 2003

Романов А.Н., Одинцов Б. Е. Информационные системы в экономике (лекции, упражнения и задачи): М.: Вузовский учебник, 2006

Сербиновский Б.Ю., Фролов Н. Н., Напхоненко Н. В., Колоскова Л. И., Напхоненко А. А. Экономика предприятий автомобильного транспорта Учебное пособие. — М.: ИКЦ «Мар

Т", Ростов н/Д: Издательский центр «Мар

Т", 2006

Скрипкин К.Г. «Экономическая эффективность информационных систем. — М.: ДМК Пресс, 2002

Тельнов Ю. Ф. Реинжиниринг бизнес-процессов. М., 2004

Черемных С. В. и др. Моделирование и анализ систем. IDEF-технологии. М., 2003

Фаулер М. UML в кратком изложении: применение стандартного языка объектного моделирования: пер. с англ. / М. Фаулер, К. Скотт. М., 2001

Хаммер М. Бизнес в XXI веке: повестка дня: пер. с англ. М., 2005

Хаммер М. Реинжиниринг корпорации. Манифест революции в бизнесе: пер. с англ. / М. Хаммер, Дж. Чампи. СПб., 2000

Черемных О. С. Моделирование бизнес-процессов. Вводный курс: учеб. пособие / О. С.

Черемных, С. В. Черемных. М., 2002

Шафер Д.Ф., Фартрел Т., Шафер Л. И. Управление программными проектами: достижение оптимального качества при минимуме затрат.: Пер. с англ. — М.: Вильямс, 2004.

Клеандрова И.А., Прокди Р. Г., Рубин А. А. Самоучитель Access 2007: 100% результат уверенной работы, «Наука и Техника» — 2008

http://ft-publishing.ru/content/about/ - сайт издательства «Научные основы и технологии»

http://www.microsoft.com/rus/dynamics/industry/industries/overview.mspx?industry=65&tab=solutions&objectid=72 — сайт, посвященный ПО Microsoft Dynamics

http://www.winpeak.ru/products_crm/publishers.html — сайт об информационной системе издательства WinPeak

http://www.1c.ru — сайт компании 1С.