Структура унифицированной системы экономической документации

Введение

Делопроизводство сегодня определяется как отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами — весь процесс с момента создания документа до его уничтожения или передачи на хранение в архив.

Появляется термин первоначально в устной речи (предположительно, в XVII в.) и означает сам процесс решения (производства) дела — «дело производить». Термин «дело» обозначал не папку с документами (его современное понимание), а вопрос (судебный или административный), который необходимо было решить органу управления.

В настоящее время наряду с термином «делопроизводство» употребляется и синонимичный ему термин «документационное обеспечение управления». Появление термина связано с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию, ставшее возможным благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и современных информационных технологий создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и использования информации в управлении.

Более широкий термин, применяемый сегодня — «информационно-документационное обеспечение управления», включает помимо традиционной работы с документами и информационное обслуживание: создание, ведение и работу с базами данных.

Общероссийский классификатор управленческой документации Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве.

Общероссийский классификатор управленческой документации разработан взамен Общесоюзного классификатора управленческой документации (1 89 012) на территории Российской Федерации.

ОКУД предназначен для решения следующих задач:

• регистрации форм документов;

• упорядочения информационных потоков в народном хозяйстве;

• •сокращения количества применяемых форм;

• •исключения из обращения неунифицированных форм документов;

• •обеспечения учета и систематизации унифицированных форм документов на основе их регистрации;

• • контроля за составом форм документов и исключения дублирования информации, применяемой в сфере управления;

• •рациональной организации контроля за применением унифицированных форм документов.

Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами (ведомствами) Российской Федерации — разработчиками унифицированных систем документации (УСД).

В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в унифицированные системы документации.

Код унифицированной формы документов (код) состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ).

В ОКУД принята иерархическая классификация с тремя ступенями.

Каждая позиция классификатора состоит из двух блоков:

• •блока идентификации;

• блока наименований объекта классификации.

Идентификация унифицированной формы проводится через классификацию.