Личное дело работника формируется после издания приказа о его приеме на работу. Первоначально в личное дело группируются документы, содержащие персональные данные работника, в порядке, отражающем процесс приема на работу: кадровая справка; заявление работника о приеме на работу; анкета; автобиография; характеристика-рекомендация; результат медицинского обследования на предмет годности к осуществлению трудовых обязанностей; копия приказа о приеме на работу; расписка работника об ознакомлении с документами организации, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об его правах и обязанностях в этой области; расписка работника об ознакомлении его с локальными нормативными актами организации; дополнение к личному делу; карточка поощрений и взысканий; внутренняя опись.
В каждом разделе личного дела ведется внутренняя опись, куда заносятся наименования всех подшитых документов, дата их включения в дело, количество листов, а также дата изъятия документа из дела с указанием лица, изъявшего документ, и причину изъятия. В случае временного изъятия документа вместо него вкладывается лист-заменитель. Изъятие документов из личного дела производится исключительно с разрешения руководителя кадрового отдела. Внутренняя опись подписывается лицом, ее составляющим, с указанием даты составления. Все документы, поступающие в личное дело, располагаются в хронологическом порядке.
Личные дела, в которых хранятся персональные данные работников, являются документами «Для внутреннего пользования». Личное дело регистрируется, о чем вносится запись в «Журнал учета личных дел». Журнал содержит следующие графы:
— порядковый номер личного дела;
— фамилия, имя, отчество сотрудника;
— дата постановки дела на учет;
— дата снятия дела с учета.
В бухгалтерии хранятся личные дела работников, работающих в настоящее время. Для этого используются специально оборудованные шкафы или сейфы, которые запираются и опечатываются. Личные дела располагаются в порядке согласно их номерам либо в алфавитном порядке. После увольнения работника в личное дело вносятся соответствующие документы (заявление о расторжении трудового договора, копия приказа о расторжении трудового договора), составляется окончательная опись, само личное дело оформляется и передается для хранения. Личные дела работников, уволенных из организации, хранятся, а архиве организации в алфавитном порядке.
Не допускается:
— сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных законодательством РФ;
— сообщать персональные данные работника в коммерческих целях без его письменного согласия;
— запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции.
Доступ к персональным данным работников разрешается только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных задач.
К персональным данным относятся:
— все биографические сведения сотрудника;
— образование;
— специальность;
— занимаемая должность;
— адрес местожительства;
— домашний телефон;
— состав семьи;
— место работы или учебы членов семьи и родственников;
— характер взаимоотношений в семье;
— размер заработной платы;
— содержание трудового договора;
— состав декларируемых сведений о наличии материальных ценностей;
— содержание декларации, подаваемой в налоговую инспекцию;
— подлинники и копии приказов по личному составу;
— личные дела, личные карточки (форма Т2) и трудовые книжки сотрудников;
— основания к приказам по личному составу;
— дела, содержащие материалы по повышению квалификации и переподготовке сотрудников, их аттестации, служебным расследованиям;
— копии отчетов, направляемые в органы статистики;
— анкета;
— копии документов об образовании;
— результаты медицинского обследования на предмет годности к осуществлению трудовых обязанностей;
— фотографии и иные сведения, относящиеся к персональным данным сотрудника.
Указанные документы являются конфиденциальными. Режим конфи-денциальности персональных данных снимается в случаях обезличивания или по истечении 75 лет срока хранения, если иное не определено законом.
Персональная ответственность одно из главных требований к организации функционирования системы защиты персональной информации и является обязательным условием обеспечения эффективности этой системы.
Руководитель, разрешающий доступ сотрудника к конфиденциальному документу, несет персональную ответственность за данное разрешение. Каждый сотрудник предприятия, получающий для работы конфиденциальный документ, несет единоличную ответственность за сохранность носителя и конфиденциальность информации.
Нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных) влечет дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность граждан и юридических лиц.
Должностная инструкция.
В системе государственного управления считается, что должностная инструкция должна составляться по каждой штатной должности, иметь типовую форму и объявляться сотруднику под роспись при заключении трудового договора, а также при перемещении на другую должность и при временном исполнении обязанностей по должности.
Наглядная схема соотношения структуры организации и распределения функций приведена ниже:
Ключевым аспектом управления трудовым процессом, например, в организации является создание её структуры, распределение функций между её элементами. Должностная инструкция — простой и удобный инструмент, с помощью которого можно выстроить и закрепить документально корпоративную структуру, соответствующую динамике и целям развития организации, регламентировать деятельность каждой её единицы.
Должностная инструкция является основным организационно-правовым документом, в котором четко определяются место и значение конкретной должности в структуре организации, а именно: задачи, основные права, обязанности и ответственность работника при осуществлении им трудовой деятельности согласно занимаемой должности. Качественно подготовленная должностная инструкция содержит информацию, которая необходима в процессе управления персоналом и может использоваться в следующих целях:
1. Должностная инструкция содержит информацию, необходимую для проведения обоснованного отбора кандидатов на вакантные должности.
2. Должностная инструкция облегчает адаптацию нового сотрудника. Если в инструкции четко прописано, что должен сотрудник делать, в каких пределах и за что отвечать, кто его начальник и на что он имеет право, а на что нет — процесс адаптации пойдет значительно легче.
3. Должностная инструкция — основа для оценки результатов трудовой деятельности работника и аттестации, для решения вопроса о его продвижении по должностной лестнице и переподготовке (о присвоении квалификационных разрядов, о повышении, перемещении, увольнении, зачислении в резерв руководящих кадров, направлении на дополнительное обучение и тому подобное).
Помимо всего прочего наличие инструкций облегчает адаптацию новых сотрудников, позволяет оценить внутренние кадровые резервы компании, оптимизировать штатное расписание, определить адекватную должности заработную плату и даже избежать конфликтов при увольнении, каждый человек понимает, каков круг его обязанностей, чего от него ожидает руководитель, по каким параметрам будет оцениваться его работа.
Должностная инструкция, как правило, составляется в двух экземплярах, один из которых по просьбе работника может быть ему вручен. При подготовке должностной инструкции и внесении в нее изменений следует учитывать требования Государственного стандарта ГОСТ Р 6.30−2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», введенного в действие Постановлением Госстандарта России от 03.
03.2003 N 65-ст.
Заключение
.
За последнее десятилетие интенсивно происходил процесс становления субъектов социального партнерства, временами очень сложно, осуществляется процесс становления гражданского общества. Постепенно изменяется характер взаимоотношений между государством и обществом, они становятся менее зарегулированными, более свободными. Одновременно происходит процесс формирования новых независимых профсоюзов России.
Построение системы социального партнерства в России успешнее всего идет в институциональном и нормативно-правовом плане, хотя и здесь много недостатков. В целом же важнейшие принципы и ценности социального партнерства еще не укоренились в общественном сознании и деловой практике, не вошли в быт и привычку, как это имеет место в развитых странах мира.
Социально-трудовые отношения — это основа основ экономических отношений любого общества. Общество не может существовать без потребления материальных благ, но для этого оно должно сначала их произвести. Для производства необходимых товаров и услуг люди вступают друг с другом в определенные отношения. Поэтому со времени возникновения института государства трудовые отношения становятся сферой его повышенного внимания.
В развитых странах существует целая система законодательства, регулирующего социально-трудовые отношения.
В Российской Федерации государственная система управления трудовыми ресурсами в ее нынешнем виде охватывает достаточно широкий круг проблем, включая научные исследования и их практическую реализацию в сферах социально-трудовых отношений, таких как мотивация и оплата труда, организация и нормирование труда, изучение регулирования и занятости населения и его миграции, трудовое законодательство, охрана и условия труда, уровень жизни, социальное партнерство, профессиональное обучение, повышение квалификации и т. п.
Социальные отношения в России постепенно приобретают черты демократизма — исторически наиболее целесообразного пути общественного прогресса. Стержнем же демократизации выступает рационально и социально оправданный консенсус. Его обеспечивает, прежде всего, профсоюзное движение как носитель демократических традиций. Одним из важнейших направлений деятельности профсоюзов является формирование и развитие экономической демократии.
Список использованной литературы Конституция Российской Федерации: принята всенародным голосованием 12 декабря1993 г. (с учетом поправок, внесенных Законами Российской Федерации о поправках к Конституции Российской Федерации от 30.
12.2008 N 6-ФКЗ и от 30.
12.2008 N 7-ФКЗ) Консультант Плюс, 2009.
Гражданский кодекс РФ // Сборник нормативно-правовых документов — М., 2009.
Трудовой кодекс Российской Федерации. -М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 2007.-208 с.
Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» N 14-ФЗ 8 февраля 1998 года. Принят Государственной Думой 14 января 1998 года. с изм., внесенными Федеральными законами от 27.
10.2008 N 175-ФЗ, от 22.
12.2008 N 272-ФЗ).
Квалифицированный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих от 21 августа 1998 г. N 37 (в ред. Постановлений Минтруда РФ от 21.
01.2000 N 7, от 04.
08.2000 N 57, от 20.
04.2001 N 35, от 31.
05.2002 N 38, от 20.
06.2002 N 44, от 28.
07.2003 N 59, от 12.
11.2003 N 75, Приказов Минздравсоцразвития РФ от 25.
07.2005 N 461, от 07.
11.2006 N 749, от 17.
09.2007 N 605, от 29.
04.2008 N 200).
Аширов Д. А. Управление персоналом. Учебное пособие. -М.: издательство Проспект, 2009.-432 с.
Базаров Т. Ю. Технология центров оценки для государственных служащих. Проблемы конкурсного отбора. М.: ИПК ГС, 2003.
Басаков М.И. «Справочник кадровика: документирование кадровой работы» Ростов н/Д: Феникс, 2010 с. 17.
Брагин З. В. Управление персоналом. Учебное пособие/ под ред. З. В. Брагина, В. П. Дудяшова, З. Т. Каверина. — М.: Кнорус, 2008.-128 с.
Бякова Е. О. Организация, нормирование и оплата труда на предприятии. Учебное пособие./ Под ред. Е. О. Бякова, Н. А. Погодина.
М.: Изд-во «Экзамен», 2008. 149с.
ГЕНКИН Б. М. Экономика и социология труда: Учебник для вузов. — 5-е изд., доп. — М.: Издательство НОРМА, 2007.
Дафт Л.Ричард. Менеджмент МВА, 6-е издание. М.: Питер, 2008, С.
862.
Демин Ю. М. Аттестация персонала.
СПб.: Питер, 2008.-176с.
Кафидов В. В. Управление персоналом. Учебное пособие. — СПб.: Питер, 2009.-240 с.
Кибанов А.Я. «Управление персоналом: регламентация труда» Учебное пособие-М. Из-во Экзамен, 2003.
Ковалев В. В. Волкова О.Н. Анализ хозяйственной деятельности предприятия. Учебник. — М.: издательство Проспект, 2010. 424 с.
Комаров Е. И. Общий менеджмент. Учебное пособие. — РИОР, 2010. — 269с.
Корнеева И. К. Кудряева В.А. «Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология рабо-ты» -м.; Проспект 2009. с. 356.
Лихацкий В. И. Основы управления персоналом. Учебное пособие. — Спб, Институт управления и экономики, 2005. — 239с.
Маленков Ю. А. Современный менеджмент. Учебник для СПбГУ.- 2010. — 439 с.
Менеджмент. Учебник. А. Н. Цветков. Изд-во: Питер, 2010.
Непогода А. В. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации: А. В. Непогода, П. А. Семченко.- 3-е изд.- М.: Издательство Омега-Л, 2009.-480 с.
Нечитайло А. И. Карлик А.Е. Экономика предприятий (организаций). Учебник. М.: издательство Проспект Кнорус, 2010. 304с.
Орлова О. С. Управление персоналом современной организации. Учебное пособие. — М.: издательство «Экзамен», 2009.-286с.
Б. Прошкин, Е. Моргунов, Г. Базарова. О некоторых методогических принципах мотивации трудовой деятельности. Журнал управление персоналом. № 9. 2009 г.
Раздорожный А. А. Документирование управленческой деятельности. М. ИНФРА-М.
2008.
Рогожин М.Ю. «Документационное обеспечение управления"-М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2008.
стр. 191.
Соловьёв А. В. Социальное партнерство. Комментарий к Трудовому кодексу РФ. — М.: Дело и Сервис, 2003. — 240 с.
Управление персоналом организации: Учебник. Под ред. А. Я. Кибанова. М.: Инфра-М, 2008 г.
Шлендер П.Э. «Управление персоналом организации»; Учебное пособие.
М. ИНФРА-М, 2010; с. 40.
Щекин Г. В. Как работают с людьми за рубежом. Киев: АМП, 2002.
Рой О. М. Теория управления. Учебное пособие. — СПб.: Питер, 2008.-256 с.
http://kadrovik.ru/. Журнал электронный Кадровый менеджмент.
http://www.kdelo.ru/. Кадровое дело.
Соловьёв А. В. Социальное партнерство. Комментарий к Трудовому кодексу РФ. — М.: Дело и Сервис, 2003. — 240 с.
ГЕНКИН Б. М. Экономика и социология труда: Учебник для вузов. — 5-е изд., доп. — М.: Издательство НОРМА, 2007.
ГЕНКИН Б. М. Экономика и социология труда: Учебник для вузов. — 5-е изд., доп. — М.: Издательство НОРМА, 2007.
Орлова О. С. Управление персоналом современной организации. Учебное пособие. — М.: издательство «Экзамен», 2009.-286с.
ГЕНКИН Б. М. Экономика и социология труда: Учебник для вузов. — 5-е изд., доп. — М.: Издательство НОРМА, 2007. с.
411.
РОФЕ А.И., ЖУКОВ А. Л. Теоретические основы экономики и социологии труда: Учебник для вузов. М.: МИК, 1999.
Управление персоналом организации: Учебник. Под ред. А. Я. Кибанова. М.: Инфра-М, 2008 г.
Лихацкий В. И. Основы управления персоналом. Учебное пособие. — Спб, Институт управления и экономики, 2005. — 239с.
ГЕНКИН Б. М. Экономика и социология труда: Учебник для вузов. — 5-е изд., доп. — М.: Издательство НОРМА, 2007.
.
Кибанов А.Я. «Управление персоналом: регламентация труда» Учебное пособие-М. Из-во Экзамен, 2003. с. 15.
Кибанов А.Я. «Управление персоналом: регламентация труда» Учебное пособие-М. Из-во Экзамен, 2003. с. 14.
Басаков М.И. «Справочник кадровика: документирование кадровой работы» Ростов н/Д: Феникс, 2010 с. 9.
Басаков М.И. «Справочник кадровика: документирование кадровой работы» Ростов н/Д: Феникс, 2010 с. 17.
Шлендер П.Э. «Управление персоналом организации»; Учебное пособие.
М. ИНФРА-М, 2010; с. 40.
Кибанов А.Я. «Управление персоналом: регламентация труда» Учебное пособие-М. Из-во Экзамен, 2003. -с.37.
Рогожин М.Ю. «Документационное обеспечение управление» Учебное пособие-М.: ТК ВЕЛБИ, изд-во Проспект, 2008. -с.7.
Корнеева И.К., Кудряева В. А. «Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы» -м.; Проспект 2009. с. 24.
Корнеева И. К. Кудряева В.А. «Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология рабо-ты» -м.; Проспект 2009. с. 356.
Устав Государственного предприятия пассажирского транспорта Петербургского Метрополитена. Утвержден решением Совета предприятия метрополитена от 02.
03.92г. № 5. Утвердил Председатель Комитета по Управлению городским имуществом мэрии Санкт-Петербурга С. Г. Беляев, распоряжением № 27-р от 03.
02.93. Устав зарегистрирован решением регистрационной палаты мэрии СПб от 17.
02.93. № 2725. с.
36.
Рогожин М.Ю. «Документационное обеспечение управления"-М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2008.
стр. 191.
Рогожин М.Ю. «Документационное обеспечение управления"-М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2008.
стр. 192.
Губенко М.И. «Дисциплина труда и трудовой распорядок организации"-Ростов н /Д:Феникс, 2006.-5 с.
Губенко М.И. «Дисциплина труда и трудовой распорядок организации"-Ростов н /Д:Феникс, 2006.-7с.
«Персональные данные работников». — М.: ИНФА-М, 2007.-с. 4.
Как правильно и быстро разработать должностные инструкции.
М.: Изд. Альфа Пресс, 2008. — 8с.
Брагин З. В. Управление персоналом. Учебное пособие/ под ред. З. В. Брагина, В. П. Дудяшова, З. Т. Каверина. — М.: Кнорус, 2008.-128 с.
Методические материалы.
Технологические инструкции.
Регламенты.
Положение об области деятельности.
Нормативные.
Должностные инструкции.
Положение об обработке и защите персональных данных.
Структура и штатное распи-сание Внутренний трудовой распорядок.
Коллективный договор
Организационные.
Решения.
Указание.
Распоряжение.
Приказы.
Распорядительные.
Регламентирующие.
