2. Разработка мероприятий по улучшению информационного процесса управления
Наиболее важным и необходимым мероприятием для улучшения информационного процесса в ИП МЕЗЕНЦЕВ является внедрение электронного документооборота.
Прежде чем говорить о системах автоматизации делопроизводства и документооборота, необходимо дать ему определение.
Под делопроизводством понимается документационное обеспечение управления или отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Документооборот — это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
На рисунке 3.2показано, насколько сокращается время отдельных этапов работы с документами при замене бумажного процесса на цифровой.
Рис.
3.2. Преимущества электронного документооборота Для того, чтобы выбрать программу для электронного автоматизации рассмотрим наиболее популярные отечественные разработок в области автоматизации документооборота и делопроизводства.
Для реального внедрения информационной системы управления на базе имеющихся ресурсов и программы Ефрат-документооборот, необходимо внедрить мероприятия:
— приобрести еще как минимум 8 компьютеров
— создать локальную сеть внутри предприятия
— внедрить программу электронного документооброта
— обучить сотрудников работе в системе.
Рассчитаем сколько средств понадобиться на все эти мероприятия. Мероприятия, которые необходимо внедрить из-за достаточно больших денежных вложений могут вводиться несколькими этапами.
Таблица 3.2
Расчет денежных средств на внедрение мероприятий Мероприятие Сметная стоимость Сроки внедрения Приобретение 8 компьютеров 30 000×8 = 240 000 2013;2014 гг Объединение в сеть имеющихся + 8 вновь приобретенных компьютеров Материалы — 30 000 р Стоимость работ — 50 000 р
2013 г Внедрение программы электронного документооборота
70 000 р 2013 г Обучение сотрудников работе в локальной системе. Тренинг на группу 20 000 р 2013 г ВСЕГО 340 000 руб Сложность внедрения мероприятий состоит в том, что в настоящее время предприятие убыточно и для внедрения мероприятий будет довольно сложно выделить средства, но результат в итоге будет экономически выгоден предприятии, так как при автоматизации процесса проверки информации как на этапе ввода ее в систему, так и на этапе проверки непротиворечивости данных в отчетности значительно сокращается количество ошибок, связанных с «человеческим фактором»
Расчет необходимых денежных средств на внедрение всех необходимых мероприятий составит 340 000 р. Для коммерческих предприятий такого уровня, как ИП МЕЗЕНЦЕВ указанная сумма не должна быть очень большой, но ИП МЕЗЕНЦЕВ является убыточным предприятием, поэтому будет довольно сложно найти деньги на внедрение, а денежный эффект не просматривается в силу убыточности предприятия, но внедрение системы способно в значительной степени повысить эффективность управленческого труда, что в конечном итоге скажется на результатах работы предприятия.
Заключение
Информация играет в обществе все более важную роль. Ее ставят в один ряд с фундаментальными понятиями мироздания: веществом и энергией. Упорядоченную, доступную и активно используемую информацию оценивают как ресурс наряду с финансовыми, интеллектуальными, энергетическими и материальными ресурсами. Эффективное управление информационными ресурсами становится специфической проблемой менеджмента.
На основании проделанной работы проведенных исследований управленческого персонала предприятия можно сделать ряд выводов.
1. Прежде всего, следует отметить, что хотя предприятие функционирует с положительными результатами, в его работе наблюдаются ряд существенных недостатков, вызванных, прежде всего отсутствием четкой системы и организации управления.
2. Достаточно проблематичной областью деятельности на предприятии является информационное обеспечение управленческих процессов и использование технического и программного обеспечения системы управления. Данное направление деятельности на предприятии считается второстепенным и практически не развивается. Существующая на предприятии система информационного и технического обеспечения управленческих процессов построена на основе советских подходов и не отвечает современным требованиям.
В этих условиях особое значение приобретает создание развернутой системы деятельности руководства направленные на улучшение информационной и технической базы предприятия, которое должно осуществляться по следующим направлениям.
3. Особое значение в этой системе имеет ее коммуникационного обеспечение и создание банков данных, которые на предприятии должны разрабатываться на уровне предприятия, цеха, участка.
4. Для того, чтобы значительно повысить эффективность деятельности предприятия необходимо особое внимание уделять разработке рекомендаций по техническому оснащению основных информационных и управленческих процессов.
Список литературы
Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ Об информации, информационных технологиях и о защите информации. 29 июля 2006 г.
ГОСТ Р 6.30−2003
Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Издательство стандартов, 2003 г ГОСТ Р 51 141−98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., Издательство стандартов, 2008.
Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 2009.
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М., 2009.
Волокитин А. В., и др. Средства информатизации государственных организаций и коммерческих фирм. Справочное пособие Издательство: ФИОРД-ИНФО., 2009 г.
Галькович Р.С., Набоков В. И. Основы менеджмента. — М.: ИНФРА-М, 2008. — 345 с.
Гаранин М.В., В. И. Журавлев, С. В. Кунегин Системы и сети передачи информации Издательство: Экзамен, 2008 г. 336 с.
Герчикова И. Н. Менеджмент. — М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 2007. — 501 с.
Годин В. В., И. К. Корнеев Информационное обеспечение управленческой деятельности Издательства: Высшая школа, Мастерство; 2009 г. 240 с.
Грабауров В. А. Информационные технологии для менеджеров. — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: Финансы и статистика, 2010 — 365с.
Гринберг А.С., Король И. А. Информационный менеджмент. М:, 2008 г Жариков И. А. Методика расчета экономической эффективности использования ЭВТ в хозяйственной деятельности предприятия, Тамбов, 2009
Информатика и информационные технологии. Учебник./ Н. Д. Угринович. — М.: Бином. Лаборатория Знаний, 2009
Информационные технологии управления: Учебно-практическое пособие для студентов заочного обучения всех специальностей/Под ред. проф. Ю. М. Черкасова. — М.: ГУУ, 2009
Казуто А. Шесть вопросов на тему автоматизации делопроизводства // Делопроизводство 2008. № 1.
Карабутов Н. Н. Информационные технологии в экономике Издательство: Экономика; 208 стр., 2008 г.
Клоков И. В. Эффективное делопроизводство на ПК, СПб, ПИТЕр, 2010 г Ковалев В. В. Финансовый анализ: методы и процедуры. -М.: Финансы и статистика, 2009.
Когаловский М. Р. Перспективные технологии информационных систем Издательства: ДМК Пресс, Компания АйТи; 288 стр., 2008 г.
Корнеев И.К., Година Т. А. Информационные технологии в управлении. — М.: Финстатинформ, 2009
Меняев М. Ф. Информационные технологии управления. Книга 3. Системы управления организацией, 464 стр., 2008 г.
Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. — М.: Дело, 2009. — 624с.
Романов Д.А., Ильина Т. Н, Логинова А. Ю. Романов — Правда о электронном документообороте; М., ДМК, 2009 г Савельев А. М. Выбор системы автоматизации делопроизводства и документооборота. Журнал «Делопроизводство и документооборот предприятия» № 4 2007 г Санкина Л. В. Быкова Т. А, делопроизводство в коммерческих организациях (на примере АО) М., МЦФЭР, 2010 г Андреев В. Автоматизация документооборота компании — не простой выбор // IT Manager № 6(12)/2008
Беляев И. Г. Система электронного документооборота предприятия как элемент управления предприятием // Делопроизводство, № 4, 2010
Гончаров А. И. Понятие «финансовое оздоровление предприятия» в системе управления финансами// Финансы.-2007.-№ 4.
Дворянцева Л. П. Раскрытие информации о собственном капитале: Изменения в финансовой отчетности// Финаны и кредит.-2007.-№ 12.
Князева Т. А. Сравнительный анализ российских систем электронного документооборота// Офисные системы № 4, 2006
Козлов И. проблемы внедрения автоматизированных систем // Новые системы финансовго учета// 2007, № 3
Короткий С. Современные технологии корпоративного документооборота // Компьютерный еженедельник «Компьютера» 2007. № 3
Музанов О. И. Теоретические концепции внутрифирменного управления на основе информационных систем // Вестник МГУП. — 2010. — № 7
Электронный документооборот// Компьютера, февраль 2010
Приложение А
Рис. 1.
1. Структура управления информационной поддержки принятия управленческих решений
Рис. 1.
2. Структура информационных потоков в организации
Рис. 1.
3. Использование компьютерной техники для решения задач Приложение Б
Рис.
1.4. Периодичность использования компьютерной и другой техники руководителями и специалистами
Рис. 1.
5. Схема автоматизированного рабочего места управленческого персонала Приложение В
Уважаемый сотрудник!
Просим Вас ответить на вопросы анкеты, результаты которой будут использованы в обобщенном виде для исследования проблемы «Информационное обеспечение в управлении». Опрос анонимный. Чтобы заполнить анкету, отметьте тот вариант ответа на вопрос, который совпадает с Вашим мнением, либо напишите ответ сами, если он не приводится.
% ответов 1. В каких видах коммуникаций вы обычно принимаете участие? Формальные коммуникации 33 Неформальные коммуникации. 67 2. С кем в рамках коллектива вы обычно осуществляете преимущественные коммуникации? личность; 50 группа; 33 организация.
17 3. Какие формы передачи информации вы обычно используете в своей работе? письменно; 7 устно; 60 жестами, 17 позами 10 другое. 7 4. На каком уровне коммуникаций вы участвуете: Коммуникации между фирмой и внешней средой: потребители, поставщики, конкуренты. 21 Коммуникации между уровнями власти и подразделениями — вертикальные.
13 Коммуникации по нисходящей: сверху вниз (руководитель — подчиненные) вертикальные. 33 Коммуникации по восходящей: снизу вверх (подчиненныеруководитель) вертикальные. 10 Коммуникации между различными отделами (подразделениями) диагональные. 10 Коммуникации между руководителем и рабочей группой под решение проблемы. 10 Неформальные коммуникации — слухи в 80−90% точны в отношении не противоречащей информации.
3 5. Какую типичная информация вы получаете по каналам слухов? Изменения в структуре организации. 7 Предстоящие сокращения рабочих мест. 17 Новые меры по наказаниям. 43 Грядущие перемещения и повышения. 17 Споры руководителей на совещаниях любого рода.
17 6. Какие преграды у вас возникают при коммуникационном обмене? Неправильное восприятие информации 20 Семантические барьеры. 13 Невербальные преграды 17 Плохая обратная связь. 17 Неумение слушать других.
33 7. Какая коммуникационная сеть преимущественно развита в вашей организации? Вертикальная связь — от начальника к подчинённому. 33 Горизонтальная связь — между равными по уровню в иерархии управления начальниками или подчинёнными. 33 Диагональная связь — связь между начальниками и подчинёнными 17 различных трудовых коллективов, подразделений внутри фирмы. 17 8. Какую роль, по-вашему, играет техническое и технологическое обеспечение в системе управления? Очень важную 17 Важную 33 Маловажную 33 Совсем не важную 17 9.
Как Вы относитесь к появлению современных информационных технологий и технических средств? Положительно 17 Нейтрально (все равно) 67 Отрицательно 17 10. Что может являться причиной неэффективного использования технических средств в управлении? Несовершенство техники (нет комплектности), 13 Нет квалифицированных кадров для работы с техникой, 33 Нет особой необходимости в использовании техники, 20 Приверженность традиционному подходу среди управленцев. 20 Другое 13 11. Как Вы оцениваете уровень технического обеспечения Вашей работы? Высокий 57 Средний 17 Низкий 17 12. Как Вы отнесетесь к замене привычной Вам техники на более современную?
Однозначно, положительно 20 Нейтрально (все равно), 47 Скорее, положительно (изменения наверняка принесут пользу), 23 Отрицательно (я привык работать с прежней техникой) 10 13. Как часто Вы пользуетесь техническими средствами на работе? Постоянно, 17 Только при необходимости (если не могу выполнить сам), 33 Очень редко 33 14. Как Вы чаще всего общаетесь с коллегами из других регионов, городов? С помощью телеграмм, 10 С помощью писем, 57 С помощью телефона/ факса 17 Другое 7 С помощью электронной почты 10 15. Какими техническими средствами Вы пользуетесь наиболее часто? Средства копирования и размножения документации 17 Компьютер 20 Телефон/ факс 17 Принтер 7 Селектор 7 Калькулятор 17 Модем 3 Другое 3 16. Какие технические средства, кроме названных, Вам еще необходимы в работе? 17. Обращаетесь ли Вы за помощью к более квалифицированному сотруднику при работе с техническими средствами? Да, часто, 17 Да, иногда, 33 Да, редко 17 Нет 33 18. На каком уровне Вы владеете персональным компьютером? Начинающий (работа с текстовым и табличным редакторами) 33 Пользователь (то же и работа с Microsoft Office, поиск в сети Интернет, основы программирования), 23 Специалист, 10 Не умею работать с ПК.
33 19. Должен ли человек, работающий с ПК, знать программирование? Да, обязательно, 33 Да, желательно, 50 Вовсе нет, сейчас этого не требуется 17 20. Экономит ли Ваше время использование технических средств в работе? Да, очень 50 Да, в отдельных случаях, 33 Нет 17 21. Сколько времени (в %) уходит у Вас на выполнение второстепенных задач и непосредственно на управленческую деятельность? Второстепенные задачи 53 Управленческая деятельность 47 22. Как изменилось бы это соотношение при отсутствии в Вашем распоряжении необходимой техники? Второстепенные задачи 33 Управленческая деятельность 67 23. Знакомо ли Вам понятие Автоматизированная Система Управления (АСУ)? Да, 10 Да, что-то слышал, 23 Нет 33 Затрудняюсь ответить 33 24. Считаете ли Вы необходимым применение АСУ (в общем)? Да, обязательно 17 Да, желательно, 33 Нет 33 Затрудняюсь ответить 17 25. Ваш пол: Мужской 67 Женский 33 26. Возраст: до 30 лет 17 30 — 40 лет 33 40 — 50 лет 33 50 — 60 лет 10 старше 60 лет 7 27. Образование: Высшее 50 Среднее специальное 17 Среднее профессиональное 17 Начальное профессиональное 17 28. К какому звену управления Вы относитесь?
К высшему 17 К среднему 33 К низшему 50 Занимаю не руководящую должность 0
Приложение Г Рис. 3.
1. Принципиальная схема взаимодействия структурных подразделений в процессе обмена информации.
Романов Д.А., Ильина Т. Н, Логинова А. Ю. Романов — Правда о электронном документообороте; М., ДМК, 2009 г — С. 174.
Тоффлер Э. Третья волна. М.: ACT, 2009. -С. 92.
Ракитов А. И. Философия компьютерной революции. М: Политиздат, 2001. С.37
Теория организации: Учебник / Под ред. В. Г. Алиева. — М.: Луч, 2006. — С. 58.
Винер Е. Кибернетика и общество. М: Издательство иностранной литературы, 2008. С.
17.
Меняев М. Ф. Информационные технологии управления. Книга 3. Системы управления организацией, 464 стр., 2008 — С. 174
Андреев В. Автоматизация документооборота компании — не простой выбор // IT Manager № 6(12)/2008 — С. 41.
Радченко Я. В. Теория организации: Конспект лекций. — ч. 1. — М.: Изд-во ГАУ, 2008. — С. 125.
Корнеев И.К., Година Т. А. Информационные технологии в управлении. — М.: Финстатинформ, 2009 — С. 141
Акулов В. Б., Рудаков М Н. Теория организации. Учебное пособие. М.: ИНФРА-М, 2005 — С. 69.
Информационные технологии управления: Учебно-практическое пособие для студентов заочного обучения всех специальностей/Под ред. проф. Ю. М. Черкасова. — М.: ГУУ, 2009, с.31
Когаловский М. Р. Перспективные технологии информационных систем Издательства: ДМК Пресс, Компания АйТи; 288 стр., 2008 — С. 141.
Информационные технологии управления: Учебно-практическое пособие для студентов заочного обучения всех специальностей/Под ред. проф. Ю. М. Черкасова. — М.: ГУУ, 2009, с.35
Грабауров В. А. Информационные технологии для менеджеров. — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: Финансы и статистика, 2005, с.37
Рогожин С.В., Рогожина Т. В. Теория организации. Учебное пособие. М.: МГУК, 2001. — С. 69.
Теория организаций и организационное проектирование / Под ред. Т. П. Фокиной, Ю.
А. Корсакова, Н. Н. Слонова. — Саратов, 2007. — С.
96.
Грабауров В. А. Информационные технологии для менеджеров — С. 177
Орчаков О. А. Теория организации. — М: Московский институт экономики, менеджмента и права, 2009 — С. 154.
ГОСТ Р 1141−98
Савельев А. М. Выбор системы автоматизации делопроизводства и документооборота. Журнал «Делопроизводство и документооборот предприятия» № 4 2004 г, С.31−36
Директор магазина
Заместитель директора
Коммерческий отдел
Отдел кадров
Бухгалтерия
юрист
Торговые отделы материалов
Отдел 1
Отдел 2
Склад
Линейные связи
Функциональные связи
Параллельные полномочия
Отдел маркетинга (в перспективе)
Сектор рекламы
Сектор Изучения рынка
Отдел 3
