Существуют особые правила для грамотного создания делового документа. Существует множество разновидностей деловой документации. Каждый тип документа имеет собственно оформление, но есть черты, общие для всего стиля. Во-первых, композиция является стандартной и ее нельзя менять: включать какие-либо пункты или исключать, менять местами. Стандартная композиция: заголовок (шапка), название документа, содержание, концовка.
Для каждой ситуации (жалоба, просьба, выражение благодарности и т. п.) существуют свои типы документов и при выборе нужно исходить из целей и сложившихся обстоятельств. Во-вторых, текст обязательно должен члениться на абзацы. Каждая отдельная мысль/просьба должна быть оформлена обособленно, в виде абзаца. Это обеспечивает удобочитаемость текста и понимание. В-третьих, текст должен быть связанным. Целостность документа в деловом стиле обеспечивается с помощью многочисленных повторов. Это не является тавтологией в данном контексте.
3. Принципы редактирования делового текста
Под редактированием текста понимается изменение параметров текста в целях повышения его уровня, изменение аспектности текста, подготовка его к публикации. Редактировать тексты делового стиля может лишь настоящий профессионал, т.к. для успешного грамотного редактирования необходимо использовать не только знания в области прикладной лингвистики: нужно разбираться в структуре деловой документации, знать нюансы юридического, дипломатического толка. Каждый документ редактируется по-своему, исходя из его главных функций и параметров: где-то лингвистическая вариативность редактора не ограничивается (некоторые деловые письма), а в некоторых случаях он обязан придерживаться строгой установки. Задачи редактора художественного текста и делового существенно отличаются друг от друга: в деловых текстах нужно редактировать содержательный план и установить его соответствие с требуемой формой. Часто процесс редактирования совпадает с процессом создания делового документа, что невозможно в художественном стиле. Редактирование делового текста осуществляется в несколько этапов, применимых именно к этому стилю. Подбор и оценка фактических данных: правильное использование топонимических и ономастических данных, подбор фрагментов для аргументации и цитирования, справочно-библиографической базы;
Типологизация документа: выбор наиболее соответствующего ситуации и порядку ее рассмотрения заголовка документа, т. е. шапки и названия текста;
Выбор оптимальных средств документа: основная задача — грамотное формулирование фрагментов документа как с точки зрения лингвистики, так и с позиций документоведения и области, для которой предназначен сам текст (юриспруденция, судопроизводство, политика, бизнес, экономика и т. п.), другими словами — выбор осуществляется на уровне лексики, синтаксиса и морфологии;
Окончательные речевые решения: редактирование терминологической части документа, форм обращений, клише, а также выбор варианта завершения текста; организация структуры и порядка следования элементов как внутри предложений, так и внутри текста; на этом этапе устраняется двусмысленность изложения и речевые ошибки;
Пунктуационно-орфографический контроль: в деловых текстах преобладает узко специализированная, редко употребляемая лексика, орфография которой не закрепилась в сознании людей — это увеличивает число орфографических ошибок; нагромождение конструкций ведет к синтаксическим ошибкам; необходимо устранить все опечатки, т.к. они могут повлечь за собой неточность в понимании текста, вплоть до полного искажения смысла. Тем не менее, главной задачей любого редактора является сохранение исходного смысла любого текста. Это относится и к деловой документации, где достаточно сложно соблюсти данное условие, работая на исключительно формальной содержательной базе. Это требует глубокого погружения в области политики, экономики, управления. Заключение
Редактирование текста, написанного официально-деловым стилем, требует высокого уровня подготовки редактора. Он должен быть не только хорошим корректором, но и глубоким лингвистом, имеющим познания в разных областях деятельности, начиная от документоведения до экономики, политики и юриспруденции. Приступая к редактированию делового документа, необходимо знать лингвистическую сторону вопроса. Язык делового стиля сильно отличается от других. Он строго нормирован, в нем много клише, архаизмов. Даже на уровне синтаксиса и грамматики деловой стиль диктует свои условия составителям документов — это необходимо учитывать. На мой взгляд, поставленная цель достигнута: особенности стилистики делового текста рассмотрены на уровне лексики, морфологии, синтаксиса, изучена форма документа и обозначены главные принципы редактирования подобных текстов.
Список литературы
Кушнерук С.П. «Документальная лингвистика» — Волгоград, 1999;Мильчин А. Э. «Методика редактирования текста» — Москва, 1972;Мильчин А. Э. «Справочник издателя и автора» — Москва, 1972;Рябинина Н. З. «Технология редакционно-издательского процесса» — Москва, 2008 г; Интернет-портал «ProМетод: методические материалы по русскому языку и культуре речи» раздел «Особенности официально-делового стиля» — www.prometod.ru// дата обращения — 28 ноября 2014 г.
