Алгоритрм исследования систем управления

• Сокращения 2

• Введение

  4

• 1. Формы организации исследования систем управления 5
• 1.1. Основные условия проведения и участники исследования СУ 5
• 1.2. Основные формы организации СУ и их характеристика 6
• 2. Консультирование как форма организации процесса исследования систем управления 9
• 2.1 Основные понятия и методологические положения 9
• 2.2. Стадии выполнения управленческого консультирования 12
• 3. Состав стадий и этапов исследования систем управления 14
• 3.1. Общие положения 14
• 3.2. Укрупненный состав стадий и этапов 15
• 4. Состав и особенности работ на основных этапах исследования систем управления 17
• 4.1. Состав работ на основных стадиях и этапах исследования 17
• 4.2. Содержание исследовательских работ на подготовительной стадии 24
• 4.3. Порядок проведения исследований по созданию продукции на подготовительной стадии 29
• 4.4. Содержание работ на исследовательско-проектной стадии 31
• 4.5. Примерный состав и порядок проведения работ по созданию продукции на исследовательско-проектной стадии 38
• 4.6. Состав работ на стадии реализации (внедрения) 40
• 5. Источники получения информации для исследования систем управления 41
• 5.1. Основные операции по сбору информации для проведения исследования 41
• 5.2. Перечень источников информации о системе управления 43

• Заключение

  46

• Библиография: 50

Сокращения

АПС — автоматизированная подсистема

АС УКП — автоматизированная система управления качеством продукции

АСУ — автоматизированная система управления

АСУП — автоматизированная система управления производством

БОТ и 3 — бюро организации труда и заработной платы

ВВП — валовый внутренний продукт

ГОСТ Р — государственный стандарт России

ЗАО — закрытое акционерное общество

ИСУ — исследование систем управления

ИАСУ — информационная автоматизированная система управ-ления

ИСО — Международная организация по стандартизации

КРГ — координационно-рабочая группа

МК — менеджмент качества

СМК — система менеджмента качества

МТС — материально-техническое снабжение

НИОКР — научно-исследовательские и опытно-конструк-торские работы

НИР — научно-исследовательские работы

НМД — нормативно-методическая документация

НТД — нормативно-техническая документация

НТИ — научно-техническая информация

НТО — научно-техническая организация

НТП — научно-технический прогресс '

ОАО — открытое акционерное общество

ООО — общество с ограниченной ответственностью

ООТ и 3 — отдел организации труда и заработной платы

ОСУ — организационная структура управления

ОФУ — общие функции управления

ПС АСУП — подсистема автоматизированной системы управ-ления производством

ПХС — производственно-хозяйственная система

РД — руководящий документ

РП — рабочий проект

СМК — система менеджмента качества

СТП — стандарт предприятия (организации)

СУ — система управления

СК — система качества

ТД — техническая документация

ТЗ — техническое задание

ТП — технический проект

ТСУ — технические средства управления

ТУ — технические условия

ТЭО — технико-экономическое обоснование

УК — управление качеством

УКП — управление качеством продукции

ФПГ — финансово-промышленная группа

ФСА — функционально-стоимостной анализ

ФТСА — функциональный трудоемкостно-стоимостной анализ

ХО — хозяйственное общество

XT — хозяйственное товарищество

ЦПК — целевая научная технико-экономическая программа по-вышения качества

Проведение исследования СУ требует соответствующей организа-ции. Термин «организация» имеет различное толкование в зависимо-сти от того, какой смысл закладывается в это понятие. Например, организацию можно рассматривать как науку, процесс, свойство, функцию, систему, структуру и т. п. Соответственно понятие «органи-зация исследования» также толкуют по-разному. Так, Э. М. Коротков представляет его следующим образом:

1) «порядок проведения исследования, основанный на распреде-лении функций и ответственности, закрепленных в регламентах, нормативах и инструкциях»;

2) «упорядочение исследовательской деятельности по совокупно-сти действий и их распределению по исполнителям, факторам вре-мени и пространства, условиям и ограничениям (функции, обязан-ности, ответственность, нормативы и пр.)»;

3) «система регламентов, нормативов, инструкций, определяю-щих порядок его проведения, т. е. распределения функций, обязан-ностей, ответственности и полномочий по выполнению исследова-тельских работ».

Применительно к каким-либо видам, процессам в утилитарном о смысле организацию следует понимать как целесообразную челове-ческую деятельность по подготовке, устройству и налаживанию че-го-либо. Такой подход является более продуктивным по отношению к любым видам деятельности, связанным с организацией разнооб-разных видов работ (например, по разработке и постановке продук-ции на производство, программному обеспечению управления и т. п.), в том числе к организации исследований СУ.

В соответствии с этим организация исследования СУ может рассматриваться как совокупность форм, методов, руководств, методик, регламентов и работ по упорядочению ведения исследовательской деятельности по изучению данной системы (элемента, подсистемы) и созданию благоприятных условий для достижения определенной цели (для прикладных исследований). Среди работ следует отметить распределение между исполнителями исследовательских функций, полномочий, ответственности и ресурсов (в том числе временных — по срокам выполнения).

1. Формы организации исследования систем управления

1.1. Основные условия проведения и участники исследования СУ

В общем случае все исследовательские работы СУ, для которых исследования носят прикладной характер (такие исследования со-ставляют подавляющее большинство всех исследовательских работ управляющих подсистем организаций), могут проводиться в основ-ном в условиях:

* действующих организаций, где систему требуется системати-чески совершенствовать или преобразовывать;

* формирования новой организации и соответствующей для нее СУ из числа уже действующих, т. е. укрупнения или разукрупнения организации;

* строительства новой организации, когда необходимо создать совершенно новую СУ.

Могут быть и иные условия (например, при реконструкции ор-ганизации, изменении производственного профиля и т. п.), но все они — частный случай предыдущих условий.

Возможными участниками исследований СУ могут быть:

* персонал исследуемой СУ организации, выполняющий про-фессиональные управленческие функции в соответствии со своим Должностным положением и штатным расписанием;

* персонал постоянного или временного специализированного исследовательского подразделения СУ организации;

* консультанты специализированных консультационных органи-заций и подразделений других структур;

* профессиональные исследователи вузов, научно-исследо-вательских, аудиторских организаций и других структур.

Все участники могут проводить исследования в рамках изучае-мой СУ как каждый в отдельности, так и комбинированно, т. е. в определенном сочетании. Например, исследование функционирую-щей СУ может осуществляться при сочетании персонала:

* подразделений организации совместно с исследователями специализированного исследовательского подразделения СУ этой же организации;

* подразделений исследуемой организации совместно с иссле-дователями постоянного или временного специализированного ис-следовательского подразделения СУ этой же организации при уча-стии консультантов специализированной консультационной органи-зации;

* специализированного исследовательского подразделения СУ организации и профессиональных исследователей вуза;

* подразделений исследуемой организации совместно с иссле-дователями специализированного исследовательского подразделения СУ этой же организации при участии профессиональных исследова-телей вуза.

Очевидно, что возможны и другие варианты сочетания участни-ков-исследователей.

По отношению к исследуемой СУ участниками проводимых исследовательских работ могут быть первая, вторая или третья сторо-ны. К первой стороне следует относить весь персонал или его часть и специализированные исследовательские подразделения изучаемой организации, ко второй — исследователей сторонних исследователь-ских или консультационных организаций, проводящих исследова-ния по заказу первой стороны, к третьей — независимые исследо-вательские или аудиторские организации, осуществляющие исследо-вания или аудит СУ по заказу внешних по отношению к исследуе-мой организации структур.

1.2. Основные формы организации СУ и их характеристика

В любом случае состав участников — исследователей СУ опреде-ляется формой организации исследования. При этом выбор наибо-лее рациональной формы в каждом конкретном случае непосредст-венно зависит от целей исследования и решаемых проблем управле-ния, характера изучаемого предмета и объекта СУ.

Ниже представлены основные возможные формы организации процесса исследования.

1. Специализированная форма первой стороны предусматривает проведение исследований специально созданным (в составе органи-зационной структуры СУ) творческим временным или постоянно функционирующим исследовательским подразделением. В состав таких подразделений должны входить наиболее творческие высоко-квалифицированные работники. В случае создания временного под-разделения его сотрудников на период исследований следует осво-бодить от выполнения основных функций. Постоянно действующе-му исследовательскому подразделению надо также придавать кон-сультационные и обучающе-образовательные функции.

2. Всеобщая форма первой стороны предполагает участие в иссле-дованиях СУ всего персонала в рамках своей компетенции. Такое участие должно осуществляться в соответствии с современной кон-цепцией управления систематически, так как такой подход в боль-шей мере обеспечивает непрерывной процесс улучшения деятельно-сти на каждом рабочем месте и повышает конкурентоспособность предприятия в целом. Данная форма организации исследований требует высокой квалификации и творческого потенциала у всех сотрудников, а также обусловливает наличие действенной системы мотивации, координации и контроля в организации.

3. Консультационная форма второй стороны предусматривает на контрактной основе работу консультантов из сторонних организа-ций, т. е. исследуемая организация делает заказ на проведение кон-сультаций по вопросам исследования СУ. Для этого им менеджера-ми высшего звена исследуемой СУ должны быть предоставлены со-ответствующие информационные и организационные ресурсы.

4. Специализированная форма второй стороны обусловливает про-ведение исследований профессиональными исследователями спе-циализированных сторонних организаций (вузов, НИИ и т. п.).

5. Комбинированная форма первой и второй сторон предусматри-вает совместное проведение исследований СУ творческим коллекти-вом профессионалов-исследователей из сторонних специализиро-ванных организаций (или консультационных структур) и сотрудни-ков исследуемой СУ. При этом с первой стороны могут принимать участие как сотрудники специализированных исследовательских подразделений, так и работники только части или всех структур ис-следуемой СУ. Как правило, данная форма организации исследова-ний наиболее результативна и эффективна.

6. Специализированная форма третьей стороны предполагает про-ведение исследований СУ или аудита соответственно независимыми исследовательскими или аудиторскими организациями. Такие ис-следования или аудиторские работы могут проводиться по заказу как исследуемой СУ (например, при сертификации системы управления охраной окружающей среды, системы менеджмента качества, необходимости аудита по требованию собрания акционеров и т. п.), так и внешних по отношению к исследуемой организации структур (например, государственными органами при аттестации персонала и производства на опасных видах производства, аудите финансового состояния организации и т. п.).

Очевидно, что для повышения результативности многих работ по исследованию СУ участие внешних исследователей, консультан-тов и аудиторов управления (второй или третьей сторон) в боль-шинстве случаев целесообразно. Кроме того, сотрудничество про-фессиональных исследователей и консультантов сторонних органи-заций, менеджеров и других работников СУ необходимо для того, чтобы внешние специалисты связывали себя ответственностью за рекомендации, которые они предлагают исследуемой системе. Такое сотрудничество взаимополезно. Все управленческие изменения, как правило, в организации отвергаются, а совместная работа со сто-ронними исследователями или консультантами позволяет любые изменения реализовать с меньшими трудностями, особенно на уровне эмоций и издержек в области человеческих отношений в коллективе.

Поэтому исследователям-консультантам менеджеры должны всячески создавать условия для работы в организации, предостав-лять самую широкую и подробную информации. В противном слу-чае конечный результат может оказаться недостаточно эффектив-ным. Помимо этого, если не будет тесного сотрудничества и взаи-модействия, персонал организации не сможет ничему научиться у профессиональных исследователей и консультантов.

2. Консультирование как форма организации процесса исследования систем управления

2.1 Основные понятия и методологические положения

С усложнением СУ менеджеры организаций все чаще прибегают к помощи профессиональных консультантов управления. Подтвер-ждением тому служит деятельность многочисленных независимых консультационных организаций по управлению в странах с рыночным типом экономики, что является одним из признаков цивилизованных социальных отношений.

Управленческое консультирование в качестве квалифицированной помощи со стороны менеджерам организации в разрешении про-блем, выявлении и устранении недостатков в СУ иногда условно

относят к методам исследования. Однако более обоснованно его следует рассматривать как одну из разновидностей форм организа-ции исследования СУ. Результатом управленческого консультирова-ния СУ выступает своеобразная форма услуги, предоставляемая консультантами или консультантом организации.

Консультант по управлению — профессиональный высококвали-фицированный специалист, обладающий широким кругозором, зна-ниями и опытом в области функционирования СУ, их подсистем и элементов, умеющий анализировать управленческую деятельность и использовать результаты анализа для оказания помощи решении практических проблем повышения эффективности работы конкрет-ной организации. Таким образом, профессиональный консультант-управленец является специалистом по оказанию помощи менедже-рам организации.

Для оказания помощи консультант должен быть во многом ис-следователем управления. При этом результаты его работы могут быть представлены в виде: 1) типовых выводов и стереотипных ре-шений по управлению, пригодных для тиражирования и использо-вания во многих организациях (хотя такое тиражирование требует применительно к определенной организации практической коррек-тировки); 2) выводов и решений применительно к СУ конкретного заказчика.

Получение эффективных результатов консультирования невоз-можно без проведения достаточно серьезных исследований.

По отношению к консультируемой организации консультанты могут быть внутренними или внешними.

Внутренний консультант входит в состав консультируемой орга-низации и оказывает помощь менеджерам в рамках данной органи-зации. Он зависит от этой организации, а потому работает как ее типичный сотрудник со всеми вытекающими отсюда недостатками.

Внешний консультант не входит в состав консультируемой орга-низации, а потому советы-рекомендации исходят от него без какой-либо зависимости от тех менеджеров и сотрудников, которым они предназначаются.

К основным принципам деятельности внешнего консультанта следует отнести:

* независимость суждений и оказываемой помощи консульти-руемой организации, что обеспечивается вхождением консультанта в штаты другой организации;

* объективность вырабатываемых рекомендаций по улучшению управления;

* соответствие уровня квалификации и профессиональной ком-петентности решаемым проблемам и задачам управления консуль-тируемой организации;

* использование в консультационной деятельности новейших достижений науки, техники, экономики и управления;

* соблюдение профессиональных и гражданских этических норм поведения при осуществлении консультационной деятельности;

* содействие повышению уровня квалификации и профессио-нальной компетентности управленческого персонала консультируе-мой организации;

* коммуникативное сотрудничество с консультируемой органи-зацией на основе доверия и партнерства;

* ответственность консультационной организации и организа-ции-заказчика за охрану интеллектуальной собственности и сохра-нение коммерческой и другой информации, не подлежащей разгла-шению;

* реальная ответственности за эффективность результатов кон-сультационной деятельности;

* соблюдение норм права при осуществлении консультацион-ной деятельности.

Работа внешних консультантов оказывается относительно полез-ной в связи с тем, что консультант-специалист рассматривает орга-низацию сторонним непредвзятым взглядом. Это позволяет увидеть проблемы и недостатки в управлении под таким углом зрения, под которым их невозможно увидеть с внутренних позиций.

Внешние консультанты могут входить в основном в состав специализированных консультационных организаций, вузов и научно-исследовательских организаций. При этом одни группы могут спе-циализироваться на узких проблемах управления, а другие — на комплексных. Одно из условий проведения консультационных работ внешними консультантами — установление отношений с консуль-тируемыми организациями на договорной основе.

Возможные виды управленческого консультирования в целом можно классифицировать по различным классификационным при-знакам альтернативного характера (рис. 1).

При выполнении управленческих консультационных работ ис-пользуется широкий спектр методов, присущих исследованиям СУ (теоретические, эмпирические, логико-интуитивные и др.). Наибо-лее востребованными бывают различные методы изучения докумен-тов, структуризации, экспертные методы, различного рода наблюде-ния и опросы работников организации.

Рис. 1. Классификация видов управленческого консультирования по альтернативному признаку

2.2. Стадии выполнения управленческого консультирования

Весь процесс управленческого консультирования по достаточно сложным проблемам целесообразно подразделить на ряд стадии:

* подготовительную (проведение переговоров с заказчиком и определение принципов работы, заключение договора, комплекта-ция группы консультантов, планирование и организация консульта-ционной работы);

* исследовательско-диагностическую (проведение предварительной и текущей диагностики, определение направлений оказания помощи);

* заключительную (разработка рекомендаций по оказанию по-мощи, планирование и реализация рекомендаций).

Каждая стадия традиционно должна содержать определенные этапы, а этапы — работы. Конкретный состав этапов и работ зависит от широ-ты охвата объекта и продолжительности консультирования, специфики управления в организации и положений договора с заказчиком.

Необходимо отметить, что предварительная диагностика по обо-юдному согласию может проводиться перед заключением договора. Разработка планов по реализации рекомендаций по улучшению управления в организации и их выполнение также оговариваются при заключении договора. В ряде случаев это в работу консультан-тов не включается.

Следовательно, отношения заказчика и консультирующей орга-низации в зависимости от целей, особенностей заказчика и консуль-тантов, способов и широты охвата работ по консультированию мо-гут быть оформлены различными договорами (в зависимости от объ-емов и направлений консультационных работ):

* периодически-продолжающимся договором (консультант 2— 3 раза в месяц проводит индивидуальные или групповые консульта-ции, обучение и т. п.);

* договором на обучение и (или) повышение квалификации ме-неджеров (например, по интегрированным СУ на основе государст-венных и международных стандартов);

* договором на диагностику (проводится разовая или повто-ряющаяся диагностика);

* договором на разработку проекта (например, системы ме-неджмента качества в соответствии с государственными и междуна-родными стандартами);

* договором на развитие организации (диагностика, разработка стратегии развития, индивидуальные и (или) групповые консульта-ции, обучение);

* договором на экспертизу (экспертиза проекта, предложений и т. п.);

* договором на реализацию программы работ (при наличии программы работ до заключения договора).

Независимо от избранной формы организации процесса исследования проведение исследовательских работ в СУ можно осуществлять последовательно, параллельно и последовательно-параллельно. Каждый из этих видов проводимых работ имеет право на применение. Однако, наиболее широко востребована и жизнеспособна последовательно-параллельная организация исследовательских работу которая при проведении сложных исследований достаточно эффективно может быть реализована сетевым методом.

3. Состав стадий и этапов исследования систем управления

3.1. Общие положения

Весь процесс исследования СУ можно сгруппировать в стадии, а стадии — в этапы. При этом все они во многом остаются типовыми и идентичными. Их конкретный перечень зависит от цели и вида исследования, характера, содержания и специфики объекта.

При подходе к прикладным исследованиям как к работам, за-вершающимся не формулировкой результатов, а внедрением (реали-зацией), все стадии и этапы исследования СУ можно рассматривать в рамках организационного проектирования (оргпроектирования) социально-экономических систем.

Свое развитие оргпроектирование получило от технического проектирования. Как у того, так и у другого вида проектирования наряду с многими общими чертами (особенно в процедурном отно-шении) имеются свои особенности, а в содержательной части они существенно отличаются друг от друга. Важнейшее различие состоит в том, что оргпроектированием охвачены не детали, узлы и ком-плексы технических устройств, а такие элементы, как управленче-ские и производственные функции, производственные и оргструктуры, технология управления, трудовые процессы, методы, информа-ция и т. п., т. е. главное их различие в объектах проектирования.

Проектирование позволяет охватить все стороны работы и от-ношений, что обеспечивает системный подход при организации и совершенствовании любого элемента, подсистемы или системы в целом. Результатом проектирования является разработка проекта системы и комплекса мероприятий по его внедрению.

Таким образом, оргпроектирование представляет собой специаль-ный вид деятельности, заключающийся в исследовании, разработке и внедрении оргпроектов создания и совершенствования элементов, подсистем и СУ в целом на основе новых результатов с целью по-вышения эффективности их функционирования.

Для того чтобы исследовать, разработать и внедрить новую или усовершенствованную СУ в конкретной организации, необходимо осуществить довольно сложные работы по их оргпроектированию. В этом состоит одна из важнейших задач менеджмента организаций.

Организации с относительно эффективно действующей СУ имеют более основательную базу для их исследования и дальнейше-го совершенствования. Однако организация исследований этих сис-тем требует от менеджеров творческого и вдумчивого подхода, глубоких знаний и опыта оргпроектирования. СУ, внедренные по ра-ционально разработанным проектам исследовательского характера, являются эффективно действующим инструментом системного ме-неджмента.

Оргпроектирование как инструмент исследования СУ в послед-ние десятилетия зарекомендовало себя достаточно положительно. При этом подтверждена возможность использования системного подхода в оргпроектировании как объективной необходимости, оп-ределяемой рыночными отношениями, усилением конкуренции, возрастанием объемов производства, сложности продукции, техно-логии производства и других элементов систем.

3.2. Укрупненный состав стадий и этапов

В процессе исследования СУ (с учетом работ по проектирова-нию и реализации) можно выделить укрупненные последовательные стадии работ: подготовительную, исследовательско-проектную, реа-лизации (внедрения) и совершенствования, включающие ряд соот-ветствующих этапов (рис. 2).

Рис. 2. Укрупненный состав стадий и этапов прикладного исследования систем управления

Следует отметить, что при использовании системного вида при-кладного исследования систем управления содержание и последова-тельность проведения работ заслуживают пристального внимания. Так, на рис. 3 приведена принципиальная схема проведения системного прикладного исследования подсистемы (системы) управления соци-альной организационно-экономической системы предприятия.

Рис. 3. Принципиальная схема проведения системного прикладного ис-следования подсистемы (системы) управления социальной организационно-экономической системы предприятия

4. Состав и особенности работ на основных этапах исследования систем управления

4.1. Состав работ на основных стадиях и этапах исследования

Конкретный состав этапов работ каждой из стадий исследования систем управления определяется условиями, в которых они осуще-ствляются. Вместе с тем для общего случая исследования СУ целесооб-разно предусмотреть выполнение работ, представленных в табл. 1.

Таблица 1. Стадии, этапы и примерный состав работ прикладного исследовании систем управления

4.2. Содержание исследовательских работ на подготовительной стадии

Подготовительную стадию исследования СУ в случаях, преду-сматривающих внедрение его результатов, т. е. включающих выпол-нение работ по проектированию систем и реализации всех проект-ных решений, не без оснований можно называть предпроектной. Это наиболее значимая стадия создания подобных систем.

Применительно к СУ, использующим принципы системного управления, необходимо учитывать многие особенности этой стадии что требует выработки соответствующих методических положений по ее проведению. Как показывает имеющийся опыт, в большинстве случаев основными здесь являются этапы, связанные с проведением диагностики, детального анализа действующих на предприятии сис-тем и разработкой ТЗ на создание проекта такого вида систем. Это наиболее трудоемкая часть всей работы.

От глубины проведения анализа, обоснованности выводов и правильности заложенных в ТЗ решений во многом изначально за-висит эффективность всего исследовательского проекта прикладного характера.

Перед подготовкой и изданием приказа о проведении исследо-вания СУ целесообразно провести предварительные работы, обосно-вывающие необходимость выполнения таких исследовательских ра-бот. Достаточной объективностью на первом этапе работ, исключи-тельно малой трудоемкостью и простотой отмечается обоснование, базирующееся на экспресс-опросе (ответах) менеджерского состава предприятия.

Анкетирование наиболее часто используется в практике исследо-ваний, так как оно позволяет с меньшими трудозатратами собрать мнения и точки зрения опрашиваемых. Очень важно при анкетиро-вании правильно, просто и однозначно, кратко и в то же время с необходимой полнотой сформулировать вопросы в анкетах.

Обычно процесс разработки анкеты включает:

* определение формы и содержания обращения к опрашиваемому;

* выбор типа вопросов;

* формулирование вопросов;

* изложение необходимой для опрашиваемого информации;

* разработку формы анкеты.

Далее следует разработать шкалу диапазонов, позволяющих на основе числа положительных ответов на вопросы анкеты однознач-но давать рекомендации о необходимости проведения прикладного исследования СУ. Объективность таких рекомендаций обеспечива-ется максимально искренними и правильными ответами.

Методически анкетный опрос предпочтительнее проводить в письменной форме.

По результатам опроса и полученным рекомендациям можно выявить основные проблемы и выяснить следует ли на данном предприятии проводить прикладное исследование СУ. По ответам на вопросы можно также определить положительные (сильные) и отрицательные («узкие») места в СУ, а также установить некоторые причины негативных сторон системы, обусловивших низкий уро-вень управления.

Разработка и содержание программы исследования СУ во мно-гом определяется моделью системы. Однако независимо от модели при составлении программы следует предпочесть системный подход. Это обусловливает необходимость формирования перед составлени-ем программы прежде всего целей исследования. Ключевым направ-лением всей программы при этом должны стать вопросы сравни

тельного анализа исследуемой СУ с современными требованиями управления. В программе в первую очередь должны быть предусмотрены вопросы анализа сравнительного соответствия элементов СУ предъявляемым к ним требованиям. В основном целью исследования должны стать определение не только негативных расхожде-ний, но и поиск конкретных путей по их ликвидации и приведение СУ в соответствие с требованиями современных систем, целями и задачами, стоящими перед организацией.

При анализе, например, планируемых (нормируемых) показате-лей в программе можно предусмотреть использование таблиц опре-деленного вида (табл. 2).

Таблица 2

Матрица анализа выполнения плановых (нормируемых) показателей системы управления (вариант)

При системном подходе в программу следует также включать та-кие вопросы: сравнение качественных сторон элементов производ-ственной системы (продукции, экономических результатов в облас-ти качества, производственных функций, производственной струк-туры и др.); сравнение элементов управляющей системы (элементов входа, общих и специальных функций управления качеством, оргструктуры, методов управления и др.). Наряду с указанным в про-грамме необходимо также учитывать передовой опыт исследователь-ских работ аналогичных систем.

На подготовительной стадии по результатам детального анализа составляется отчет или аналитическая справка, где указываются:

* результаты сопоставления различных элементов;

* оценка эффективности действующей системы по достижению ее целей и возможности использования для создания более совершенной СУ;

* предложения по совершенствованию действующей системы и преобразованию ее в современную СУ, удовлетворяющую современ-ным требованиям управления и потребителей.

Разработку ТЗ на исследование СУ осуществляют на основе ре-зультатов анализа. В нем устанавливаются требования к СУ и порядку ее создания. Здесь также желательно предусмотреть такие разделы:

* основание для разработки проекта систем — на основании ка-кого распорядительного документа или другого решения проводится исследование;

* цели проведения исследовательских и проектных работ системы;

* результаты исследования на подготовительной стадии — дают-ся краткая характеристика предприятия и основные результаты про-веденного анализа; отчет или аналитическая справка об анализе вы-носится в приложение к ТЗ;

* общие требования к построению СУ — формулируются прин-ципы, правила построения и требования к системе в целом и ее от-дельным подсистемам, элементам с учетом дополнений со стороны потребителя;

* сроки разработки проекта систем — с указанием сроков разра-ботки проекта систем для каждого элемента и подсистемы и их оче-редности с указанием ответственных исполнителей-подразделений;

* требования (задания) к объектам исследования систем — ука-зываются все необходимые конкретные разработки, изменения и дополнения к действующей СУ, в том числе целевые программы, обеспечивающие достижение целей проекта, а также проектные формы их представления, причем по каждой форме представления — проектируемому документу — дается дата начала и окончания работ, указывается исполнитель (требования-задания, например при сис-темном подходе, целесообразно группировать обобщенно: сначала для построения СУ в целом и совершенствования элементов произ-водственной системы, а затем для построения проектов каждой из подсистем, а к каждому заданию целесообразно, исходя из материа-лов анализа и имеющегося опыта у разработчиков ТЗ, давать пред-ложения и рекомендации по их выполнению);

* объемы и источники финансирования всех работ;

* состав, содержание и организация работ по внедрению разра-ботанных предложений — содержит перечень этапов и состав работ и мероприятий по подготовке и внедрению проектных документов, сроков выполнения, исполнителей, форм их завершения;

* технико-экономическое обоснование предложений — опреде-ляется величина экономического эффекта по условиям использова-ния за установленный расчетный период времени на основе стоимо-стных оценок результатов и затрат на разработку и внедрение проекта;

* порядок приемки СУ — включает информацию о порядке приемо-сдаточных работ, предъявления потребителям, при необхо-димости аттестации и сертификации систем и т. п.;

* нормативно-технические и методические источники проекти-рования — определяются и перечисляются НТД и НМД и другая документация, справочные и авторитетные литературные источники, которые могут быть использованы для разработки проекта (в переч-не могут указываться также проекты-аналоги подобных систем, ти-повые проекты, монографии и т. п.;

* перспектива продолжения работ — излагаются направления развития и совершенствования систем;

* приложения — перечень подразделений и должностных лиц, согласовывающих основные документы систем, отчет или аналити-ческая справка об анализе, обоснования проведения тех или иных работ и др.

4.3. Порядок проведения исследований по созданию продукции на подготовительной стадии

При системном исследовании СУ промышленной организации заслуживает внимания порядок проведения научно-исследовательских работ на подготовительной стадии создания продукции, которая яв-ляется результирующим элементом производственной подсистемы промышленной организации. Номенклатура продукции, которую из-готавливают на предприятиях, очень широка и включает, как извест-но, изделия и продукты. Те и другие являются вещественным резуль-татом научной и производственно-хозяйственной деятельности и предназначены для удовлетворения определенных потребностей. Есте-ственно, что каждый вид продукции имеет свой жизненный цикл, кото-рый представляет собой совокупность взаимосвязанных последователь-ных процессов изменения состояния продукции, начиная от идеи ис-следования возможности создания продукции до прекращения экс-плуатации или потребления.

В общем случае типовой жизненный цикл продукции подразде-ляется на ряд стадий, каждая из которых характеризуется специфи-кой работ и конечными результатами и может включать:

1) исследование, проектирование и разработку продукции;

2) изготовление продукции;

3) обращение и реализацию продукции на рынке;

4) использование продукции (эксплуатация или потребление, включая утилизацию или уничтожение).

Основная сущность подготовительной стадии исследований по созданию новой продукции — проведение такой НИР, которая бы была начальным этапом комплекса мероприятий по разработке, ос-воению (изготовлению) и реализации ее на рынке. Это делается в том случае, когда разработку продукции невозможно или нецелесообразно осуществлять без соответствующих исследований.

В этом случае подготовительные работы выполняют с целью по-лучения соответствующими методами научного исследования объек-тивных данных для составления ТЗ на новую или модернизирован-ную продукцию и выявления наиболее эффективных путей проведе-ния опытно-конструкторских (ОКР) и опытно-технологических ра-бот (ОТР). Кроме того, эти работы должны служить основой созда-ния новых веществ, материалов, оснастки и т. п., а также их провер-ки перед проведением ОТР.

Таким образом, применительно к подготовительной стадии в рамках НИР по созданию новой или модернизированной продукции следует выполнять примерно следующие работы:

* определение целей исследования (НИР);

* перспективные маркетинговые исследования;

* фундаментальные (при необходимости) и прогнозные иссле-дования;

* анализ передовых достижений отечественных и зарубежных достижений науки и техники, результатов поисковых исследований.

* изучение патентной документации;

* анализ требований рынка и заказчика;

* выбор предварительных направлений исследования;

* прикладные маркетинговые исследования и нормирование требований к качеству продукции;

* проведение прикладных НИР;

* разработка ТЗ на проведение НИР по созданию продукции и оценка ее проектно-технического уровня;

* составление бизнес-плана разработки и производства новой продукции;

* привлечение инвестиций.

Одним из важнейших результатов этой стадии работ является разработка технического задания — документа, определяющего цель, содержание, порядок проведения работ, а также намечаемый способ реализации результатов исследований. В общем случае ТЗ на НИР по созданию новой или модернизированной продукции может включать следующие разделы (если нет особых требований заказчика):

1) основание для проведения работ;

2) цель и исходные данные;

3) этапы работы;

4) основные требования к выполнению работы;

5) способ реализации результатов;

6) перечень технической документации, предъявляемой * по окончании работ;

7) порядок рассмотрения и приемки работы;

8) технико-экономическое обоснование;

9) приложения.

4.4. Содержание работ на исследовательско-проектной стадии

Естественным продолжением подготовительной стадии являются работы исследовательско-проектного характера и работы по реали-зации проектных решений непосредственно на предприятии. При этом исследовательско-проектная стадия включает этапы работ, на-правленных непосредственно на создание рабочих проектов СУ и ее подсистем. Рабочий проект каждой системы разрабатывается в соот-ветствии с ТЗ и представляет собой комплект НТД, НМД и др. до-кументации, необходимой для:

1) создания, проведения приемо-сдаточных работ и реализации системы;

2) достижения целей исследования системы;

3) обеспечения дальнейшего нормального функционирования системы.

Предварительно перед проведением непосредственно проектных работ по составлению документации рабочих проектов систем, в соответствии с рекомендуемым в ТЗ перечнем, необходимо подоб-рать комплект НТД, НМД и другой литературы и документации по вопросам исследования и проектирования систем. Особенно полез-ными могут оказаться типовые проекты и образцы-аналоги подоб-ных систем.

Среди всех этапов исследовательско-проектной стадии создания СУ основными, как правило, являются те, которые связаны с про-ведением исследований и разработкой проектной документации сначала технического, а затем и рабочего проектов.

Разработка ТП СУ для малых и средних предприятий может быть ограничена определением и выбором основных направлений исследований и проектирования системы.

Разработка РП (рабочей проектной документации) СУ может осуществляться в принципе в два подэтапа: на первом разрабатыва-ются документы по СУ в целом, а на втором — документы непосредственно для подсистем системы в отдельности в соответствии с выбранной для каждой из них определенной моделью системы.

Одним из исходных документов проектирования рабочей доку-ментации и ее взаимоувязки могут служить матрицы распределения функций.

Результатом исследования и проектирования могут стать входя-щие в состав документации СУ целевые программы, которым должно быть уделено исключительное внимание. Такие программы пред-ставляют собой взаимоувязанные по срокам, ресурсам и соисполни-телям соответствующие задания, а также комплекс реализующих их выполнение мероприятий, направленных на достижение одной из целей СУ.

Необходимо отметить, что целевые программы следует разраба-тывать для различного уровня (от уровня предприятия до федераль-ного включительно). Ранее в отечественной практике был накоплен некоторый опыт разработки программ «Качество» для регионов, от-раслей и предприятий. Однако при этом не только не учитывались рыночные условия в отношении маркетинга, но и представлялся неполный состав мероприятий по достижению целей и решению задач. В частности, программы разрабатывались в целом для всей системы организации, а не для какой-либо одной из приоритетных целей системы; практически отсутствовали цели и задачи социаль-ного характера; не обеспечивалась взаимоувязка ресурсов и их дос-таточность; не раскрывался механизм реализации программы. Наря-ду с перечисленным, как показал анализ опыта разработки разделов «Обучение, подготовка и повышение квалификации» целевых про-грамм «Качество», имелись также следующие типичные недостатки:

* не все плановые задания обеспечивались необходимыми ре-сурсами для подготовки, обучения и повышения квалификации как рабочих, так экономико-управленческих работников;

* во многих случаях не предусматривались мероприятия по по-вышению квалификации руководящих работников;

* не планировались подготовка специалистов-организаторов управления качеством продукции;

* мероприятия данного раздела слабо увязывались с аналогич-ными мероприятиями одноименных разделов других программ «Ка-чество»;

* при разработке программ недостаточно обоснованно прогно-зировались потребности и квалификационный уровень руководящих и инженерно-технических работников;

* при оценке качества подготовки и повышения квалификации мало использовались количественные показатели;

* учебные планы и программы курсов, применявшиеся при под-готовке и повышении квалификации, нередко во многом были ото-рваны от целей программ «Качество» и носили общий характер;

* методическое и профессиональное обеспечение учебного про-цесса при повышении квалификации часто имело низкий уровень качества;

* при разработке мероприятий недостаточно использовался пе-редовой опыт разработки программ «Качество»;

* среди всех разделов программ «Качество» разделу по обуче-нию, подготовке и повышению квалификации по управлению каче-ством уделялось меньше всего внимания.

Для улучшения качества целевых программ их разработку следу-ет осуществлять поэтапно, предусматривая: подготовку к разработке; определение целей, задач и заданий; разработку мероприятий про-граммы.

Программа должна охватывать:

* цели и конкретные задания по их достижению и решению, взаи-моувязанные по срокам, ресурсам и исполнителям на всех стадиях и этапах управления;

* разработку всех необходимых мероприятий и процедур их выпол-нения, обеспечивающих достижение целей и выполнение заданий программы.

При подготовке целевой программы следует использовать метод «де-рево целей», важнейшими положениями построения которого являются:

1) целевая программа — одна из первых и необходимых состав-ляющих документации СУ, обеспечивающая развитие предприятия;

2) каждая подцель программы должна быть описана не только словесно, но и обязательно количественно;

3) подцели должны быть «связаны» временем, т. е. необходимо указы-вать как срок их достижения так и промежуточные контрольные точки;

4) для всех подцелей должны быть установлены коэффициенты их важности;

5) процесс составления дерева целей — итерационный процесс;

6) цели с низким коэффициентом важности следует исключать.

С учетом накопленного опыта и современных воззрений сис-темного управления рекомендуется следующий состав разделов целе-вой программы.

1. Цели и задачи программы.

2. Задания и показатели программы (на всех стадиях жизненного цикла и уровнях управления).

3. Мероприятия по реализации заданий программы (включая комплекс социальных, организационных и др. мероприятий на всех стадиях жизненного цикла и уровнях управления, по всем элемен-там управляемой и управляющей подсистем).

4. Механизм реализации программы.

5. Материальное и финансовое обеспечение программы.

6. Оценка эффективности программы.

7. Организация управления реализацией программы и контроль за ходом ее выполнения.

По каждой программе целесообразно издавать соответствующий правовой документ: например, по федеральным программам — Указ Пре-зидента РФ или Постановление Правительства РФ; по целевым про-граммам предприятия — приказ директора или другой подобный акт.

На каждую программу (при необходимости) следует составлять паспорт программы, включающий примерно следующие разделы:

1) наименование программы;

2) основание для разработки программы;

3) заказчик;

4) исполнители;

5) соисполнители;

6) сроки реализации;

7) основные программные задания;

8) цель программы;

9) ожидаемые конечные результаты реализации программы.

10) объемы и источники финансирования и материального обес-печения;

11) контроль за исполнением программы.

Повышение уровня качества продукции в стране в целом может быть достигнуто принятием государственных программ целевого характера. Аналогичные программы были реализованы в Японии. Другим примером может служить программа качества (EQP) ЕС.

Разработка и необходимость осуществления целевых программ по повышению уровня качества на федеральном уровне, по сущест-ву, определена принципами их подготовки и реализации. При этом необходимо предусматривать: