Анализ системы управления предприятием

Ознакомительнаяпрактика студентов является одной из важных частей подготовки специалиста.

Целью ознакомительной практики является закрепление теоретических знаний, полученных студентами при изучении дисциплин, и приобретение навыков работы по избранной специальности.

Задачами практики являются:

— закрепление теоретических знаний в области изученных дисциплин

— ознакомление с производственной и управленческой деятельностью организации

— приобретение практических навыков решения конкретных производственных задач Объектом исследования и прохождения производственной практики стал салон красоты «Ароса». За период производственной практики были получены сведения о деятельности салона красоты «Ароса». Изучены: хозяйственная деятельность организации и связь ее с другими организациями, организационная структура управления организации, организация управленческой деятельности.

1. Общая характеристика салона красоты «Ароса»

Салон красоты «Ароса» был основан в 2008 году. Организационно-правовая форма предприятия — индивидуальное предприятие. Выбор данной организационно-правовой формы обусловлен небольшими масштабами деятельности фирмы, в том числе относительно небольшой численностью персонала.

Для организации салона было приобретено жилое помещение площадью 120 кв. м на первом этаже дома. Помещение как нельзя лучше подходило для салона красоты: витринные окна, отдельный вход с улицы, наличие места для парковки.

Основной задачей салона красоты «Ароса» является предоставление услуг потребителю на профессиональном уровне, используя профессиональные качественные материалы, оборудование и высококвалифицированный персонал.

Максимизировать прибыль предприятия и удовлетворить спрос потребителей — вот цели, которые ставит перед собой салон красоты «Ароса».

Деятельность салона «Ароса» ориентирована на жителей города Находка со средним достатком, работает непосредственно с большим количеством людей, объясняется это тем, что салон предоставляет качественные и не дорогие для салона красоты косметические услуги.

Миссия салона красоты «Ароса» — используя арсенал передовых достижений парикмахерского искусства, ногтевого сервиса, косметологии, уникальные профессиональные возможности и человеческие качества наших специалистов дают возможность нашим гостям обрести гармонию внутреннего и внешнего — души и тела с окружающим миром.

Для более эффективной организации сбыта салон предполагает сделать обширную рекламу своих услуг в средствах массовой информации (газеты, радио и т. п.), для привлечения большего количества клиентов планируется сделать заказ визитных карточек салона красоты.

Еще один способ стимулирования сбыта — это прием заказов по телефону, т. е. по записи, а также оказание услуг по специальным каталогам, по которым клиент может выбрать себе стрижку или прическу.

Салон красоты «Ароса» оказывает следующие виды услуг:

1) парикмахерский кабинет:

— женская стрижка;

— мужская стрижка;

— детская стрижка;

— химическая завивка;

— мелирование;

— долговременная укладка;

— покраска волос;

— лечение волос профессиональными средствами;

— плетение косичек;

— сушка феном;

— укладка феном, профессиональными средствами.

2) кабинет маникюра и педикюра:

— маникюр обрезной;

— горячий маникюр;

— европейский маникюр (смешанный тип);

— горячий маникюр (парафинотерапия);

— сухой маникюр;

— детский маникюр;

— мужской маникюр;

— SPA маникюр;

— массаж кистей рук;

— покрытие лаком;

— наращивание ногтей типсы;

— лечение ногтей профессиональными средствами;

— наращивание ногтей на формах;

— дизайн ногтей;

— наращивание ногтей гелем;

— коррекция ногтей.

На работу мастер приходит со своим личным комплектом инструментов. Необходимый набор включает ножницы прямые (3 штуки с полотнами разной длины, с насечками и без), филировочные ножницы (2 шт. с полотнами разной длины и формы), набор расчесок (4 вида) и щеток (3 вида), кисточку и емкость для окраски волос, профессиональный фен (жаропрочный, с длинным соплом, 2−3 скорости, 2 температурных режима, мощность от 1200 Вт), машинку для стрижки волос, электрощипцы (круглые и плоские).

Также были приобретены расходные материалы. К расходным материалам относятся все средства, которые мастер использует в своей работе: шампуни и бальзамы, жидкости для окраски, завивки и укладки, а также лечения и реабилитации волос. Все это приобретается у специализированных компаний-поставщиков.

В салоне красоты «Ароса» представлены 2 профессиональные линии для ухода и окрашивания волос — Matrix, Loreal и Estelprofessional, а также материалы для ногтевого сервиса следующих фирм — Iriskprofessional, Planetnail.

Косметику и расходные материалы для салона красоты администратор (менеджер) приобретает по заявке мастеров у прямого поставщика.

В ближайшее время директором было решено автоматизировать салон красоты необходимой техникой и программным обеспечением и составлена смета (таблица 1).

Таблица 1. Смета автоматизации салона красоты «Ароса»

Главная цель автоматизации салона красоты «Ароса» — это поднять на новый качественный уровень процессы управления за счет использования информационных технологий в деловых взаимоотношениях, при работе с документами, а также совершенствование системы коммуникаций с клиентами.

2. Организационная структура управления салона красоты «Ароса»

Организационная структура салона красоты «Ароса» имеет линейный вид (Рисунок 1).

Во главе салона красоты «Кокетка» стоит директор. Она решает самостоятельно все вопросы деятельности салона красоты, организует всю работу предприятия и несет ответственность за его состояние. Она заключает договора, в том числе по найму работников. Она несет в пределах своих полномочий полную ответственность за деятельность предприятия, обеспечение сохранности товарно-материальных ценностей, денежных средств и другого имущества предприятия.

Рисунок 1 — Организационная структура салона красоты «Кокетка»

Директор осуществляет организацию бухгалтерского учета предприятия и контроль за экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, принимает меры по своевременному снабжению предприятий продовольственными товарами и средствами материально-технического снабжения. А также обеспечивает соблюдение работниками правил безопасности и санитарных требований. В обязанности директора входит и рассмотрение жалоб и предложений, принятие мер по устранению отмеченных недостатков; обеспечить повышение квалификации работников салона красоты. В подчинении директора находится администратор.

Администратор является организатором всей работы внутри салона красоты. Основная задача администратора заключается в доброжелательном приеме гостей, причем, организовать это все нужно так, чтобы гости чувствовали себя комфортно, не нуждаясь ни в чем. Утром, приходя на работу, администратор должен проверить техническое состояние помещений: зала, вестибюля, туалетной комнаты, обращая внимание на качество проведенной уборки, на наличие и исправность мебели, оборудования, освещения и т. д. Тут же он принимает необходимые меры по устранению недостатков или неисправностей. После осмотра всех помещений администратор знакомится с записями, предварительно принятыми заказами на услуги, делает соответствующий анализ и отдает распоряжения каждому из сотрудников. Администратор составляет графики выхода персонала на работу, ведет учет рабочего времени сотрудников, обеспечивает своевременную и правильную подготовку зала к открытию салона, необходимое наличие прейскуранта.

Только после вышеуказанных распоряжений администратор приступает к выполнению своей основной задачи — встречи клиентов. Администратор также принимает участие в работе по оценке качества труда, ведет журнал учета.

Администратор имеет право:

1) не допускать или отстранять от работы работников зала нарушивших трудовую дисциплину или правила внутреннего распорядка;

2) докладывать о произошедшем инциденте высшему руководству;

3) давать предложения по найму и увольнению персонала торгового зала;

4) проверять знания персонала и давать заключение об уровне их профессиональной подготовки;

5) вносить предложения по поощрению работников салона.

В обязанности администратора входит:

1) записывать предварительные заказы в книге учетов;

2) приветствовать постоянных посетителей, называя их по имени;

3) усаживать клиентов;

4) отслеживать процедуру обслуживания в торговом зале;

5) справляться у посетителей о качестве обслуживания;

6) организовывать учет поступающих денежных средств;

7) принимать жалобы со стороны посетителей;

8) объясняться с недовольными посетителями по телефону, выясняя причину их жалоб;

9) сохранять и возвращать посетителям забытые вещи;

10) сопровождать санитарную инспекцию во время ее посещения предприятия;

11) в случае необходимости оказывать первую помощь сотрудникам и посетителям;

12) составлять письменные объяснения по поводу всех происшествий и несчастных случаев;

13) сообщать о происшествии в полицию;

14) следить за поведением служащих и создавать на предприятии условия, отвечающие всем требованиям безопасности.

Администратор также ответственен за организацию процесса обслуживания, руководит работой парикмахеров, мастера маникюра и педикюра.

В обязанности парикмахера входит:

1) выполнение стрижки;

2) осуществление завивки и укладки волос химическим и электрическим способом;

3) выполнение вечерних и свадебных причесок;

4) окрашивание волос в различные цвета и оттенки, учитывая особенности кожи и структуру волос (через шапочку или фольгу);

5) необходимость содержать в чистоте свое рабочее место, используемые инструменты.

В обязанности мастера маникюра и педикюра входит:

1) маникюр (классический, французский, худ. маникюр);

2) наращивание ногтей акрилом или гелем, реставрация ногтей;

3) лечение и дизайн ногтей;

4) педикюр аппаратный;

5) необходимость содержать в чистоте свое рабочее место, используемые инструменты.

Так как организационная структура салона красоты «Кокетка» линейная, (Рисунок 1), я считаю, что она имеет ряд достоинств:

1) четкие системы взаимосвязи между руководителем и подчиненными;

2) быстрота реакции в ответ на прямые указания;

3) личная ответственность руководителя за конечные результаты предприятия и другие.

Конечно же, есть и недостатки, такие как высокие требования к руководителю и перегрузка администратора.

Такая структура управления представляет организацию как совокупность взаимосвязанным элементов. Каждый элемент имеет свои цели и задачи. Директор управляет администратором, имея при этом представление о действиях нижестоящих подчиненных.

3. Управление производством

Салон красоты «Ароса» работает с 10−00 до 20−00 (без обеда), ежедневно. В салоне красоты работают 4 мастера парикмахера-универсала, 2 мастера ногтевого сервиса, 1 администратор, директор и уборщица.

Рабочий день уборщицы не нормирован, поэтому по соглашению она имеет право проводить влажную уборку салона во время смены, т. е. в 10−00 и к концу рабочего дня, т. е. в 20−00. Раз в неделю в ее обязанности входит генеральная уборка. Рабочий день директора также не нормирован.

При расчете мотивационной части месячного премирования устанавливается мотивационный фонд в размере:

40% от суммы повременной оплаты труда;

55% от суммы повременной оплаты труда;

75% от суммы повременной оплаты труда.

При расчете мотивационной части квартального премирования устанавливается премиальный фонд в размере:

85% от средней величины суммы повременной оплаты труда;

70% от средней величины суммы повременной оплаты труда;

30% от средней величины суммы повременной оплаты труда.

За достижение высоких результатов директор салона вправе дополнительно премировать работников салона. Премия начисляется с условием, если не было нарушений. Премия выплачивается за счет собственных средств Салона.

Следует отметить, что на ИП «Ароса» практически отсутствует планирование как средство достижения поставленных целей, то есть деятельность предприятия планируется преимущественно в краткосрочном аспекте, без углубленного анализа тенденций внешней среды.

Из-за отсутствия конкретных стратегических и тактических целей организации практически отсутствуют организация, регулирование, контроль как средства достижения поставленных целей. Мотивация персонала осуществляется только в материальном аспекте.

Анализ управления производством выявил как преимущества, так и недостатки. Преимуществом управления производством в салоне красоты «Кокетка» является то, что специалисты работают без обеда, и любой желающий может прийти и быть обслуженным в салоне в обеденный перерыв.

4. Управление персоналом

управление менеджер стимулирование сотрудник Рассмотрим сведения, характеризующие состав и структуру персонала салона красоты «Ароса» за три года: 2010, 2011, 2012 гг. Списочная численность персонала на 01.01.2012 года составила 9 человек. Динамика списочной численности персонала салона красоты «Ароса» 2010 — 2012 гг. представлена в (таблице 3).

Таблица 3. Динамика списочной численности персонала салона красоты «Ароса» за 2010;2012 гг.

Списочная численность персонала предприятия не менялась на протяжении рассматриваемого периода. Качественный состав персонала по категориям салона красоты «Ароса» за период 2010 — 2012 гг. представлен в (таблице 4). Качественный состав персонала по категориям за рассматриваемый период не менялся.

Таблица 4. Анализ персонала по категориям салона красоты «Ароса"за 2010;2012 г.

Анализ персонала салона красоты «Ароса» по стажу работы на предприятии представлен в (таблице 5).

Таблица 5. Анализ персонала салона красоты «Ароса» по стажу работы на предприятии за 2010;2012 гг.

За рассматриваемый период остаётся стабильным стаж работников — свыше 5 лет, так как весь персонал работает на предприятии со дня его основания. Качественный состав персонала салона красоты «Ароса» по возрасту за период 2010 — 2012 гг. представлен в (таблице 6).

Таблица 6. Анализ персонала салона красоты «Ароса» по возрасту за 2010;2012 гг.

В период 2010;2012 гг. качественный состав персонала по возрасту оставался неизменным. В 2012 г. доля работников в возрасте от 20 до 30 лет снизилась на 1 человека, а доля работников в возрасте от 31 до 40 лет увеличилась на 1 человека. За рассматриваемый период возрастные группы работников от 41 до 50 лет и свыше 50 лет остались неизменными.

Анализ персонала салона красоты «Ароса» по уровню образования за 2009;2011 гг. представлен в (таблице 7).

Таблица 7. Анализ персонала салона красоты «Ароса» по уровню образования за 2010;2012 гг.

Динамика роста количества работников с образованием выше среднего профессионального связана с тем, что политика организации направлена на непрерывное образование персонала, его квалификационный рост.

Анализ персонала салона красоты «Ароса» по полу за 2010;2012 гг. представлен в (таблице 8).

Таблица 8. Анализ персонала салона красоты «Ароса» по полу за 2010;2012 гг.

Анализ персонала салона красоты «Ароса» по полу за рассматриваемый период свидетельствует о том, что на предприятии чисто женский коллектив.

Отбор будущих сотрудников салона красоты во многом зависит от характера должности, на которую подбирается кандидат, однако в общем виде может быть представлен следующей схемой: первичный отбор -> собеседование с руководителем -> испытание -> решение о найме.

Первичный отбор начинается с анализа списка кандидатов с точки зрения их соответствия требованиям салона красоты к будущему сотруднику. Основная цель первичного отбора состоит в отсеивании кандидатов, не обладающих минимальным набором характеристик, необходимых для занятия вакантной должности.

В качестве метода первичного отбора планируется использовать анализ анкетных данных. При использовании этого метода руководитель проводит анализ информации, содержащейся в заполненных кандидатами анкетах, сравнивая фактические данные с собственной моделью. Наличие такой модели является необходимым условием проведения справедливого для кандидатов и эффективного для салона красоты первичного отбора.

Для формулирования квалификационных и иных требований к вакантной должности может быть составлена следующая анкета, представленная в (таблице 9).

Таблица 9. Квалификационные и иные требования к вакантной должности

После формулирования четких требований к кандидату необходимо опубликовать сведения о наличии вакансии. Для этого формируется реклама, которая должна быть направлена на соответствующую целевую группу кандидатов, содержать четкую информацию об оплате труда.

Основными источниками поступления кандидатов в процессе найма на работу выбраны:

— государственные центры занятости;

— рекламные объявления в средствах массовой информации.

Для усиления материальной заинтересованности работников в повышении эффективности производства и качества работы могут вводиться системы премирования, вознаграждения по итогам работы за год, другие формы материального поощрения.

В салоне применяются три системы оплаты труда:

1. Сдельно-премиальная оплата труда, которая предусматривает право Работника на премию за перевыполнение показателей производственной деятельности.

2. Окладно-премиальная система оплаты труда, которая предусматривает ежемесячную выплату установленного должностного оклада с применением премирования по итогам работы за отчетный период (месяц).

3. Повременная оплата труда, определяемая установленными Тарифами повременной оплаты труда отдельным категориям работников Салона.

Заработная плата работникам начисляется и выплачивается за фактически отработанное ими время с периодичностью полмесяца, не позднее 5-го и 20-го числа каждого месяца. При совпадении дня выплаты с выходными или нерабочим праздничным днем, выплата заработной платы производиться накануне этого дня.

Сроки выплаты нерегулярных денежных вознаграждений, компенсаций и иных выплат работникам устанавливаются администрацией салона в соответствии с действующим законодательством.

Выплата заработной платы в соответствии со ст. 131 Трудового кодекса Российской Федерации производится в валюте Российской Федерации.

Оплата труда работников включает в себя следующие основные виды, предусмотренные настоящим Положением выплат:

1) заработная плата за фактически выполненную работу, исчисленная исходя из должностных окладов в соответствии с утвержденным штатным расписанием салона или за фактически отработанное время при повременной оплате труда;

2) выплаты стимулирующего характера;

3) выплаты компенсирующего характера, связанные с режимом работы и условиями труда, осуществляемые в соответствии с законодательством Российской Федерации;

4) доплаты к заработной плате, обусловленные применением районных коэффициентов и процентных надбавок к заработной плате за работу в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностям;

5) выплаты, предусмотренные законодательством Российской Федерации о труде, за проработанное на производстве (не явочное) время;

6) оплата очередных и дополнительных отпусков, компенсация за неиспользованный отпуск;

7) выплаты работникам, высвобождаемым в связи с реорганизацией салона, сокращением численности работников.

Перечень предоставляемых гарантий и компенсаций, а также оснований их предоставления установлен действующим законодательством РФ.

При предоставлении гарантий и компенсаций соответствующие выплаты производятся в размере и в порядке, оговоренном действующим законодательством РФ.

Премия начисляется на должностной оклад за фактически отработанное время и на доплаты за совмещение профессий (должностей), выполнение обязанностей временно отсутствующего работника, расширение зоны обслуживания и увеличение объема выполняемых работ, приемку смены оперативным персоналом, работу в вечернее, ночное время.

Показатели, периодичность выплат и размер премирования зависят от категории работника, наименования подразделения и должности.

Перечень должностей и профессий, относящихся к данным категориям утверждается директором Салона.

Премирование руководителей производится:

— по итогам месяца за выполнение Салоном месячных базовых КПЭ в размере 20% и за выполнение подразделением КПЭ подразделения в размере 40%;

— по итогам квартала за выполнение Салоном квартальных базовых КПЭ в размере 35% и за выполнение подразделением КПЭ подразделения в размере 85%.

Премирование специалистов производится:

— по итогам месяца за выполнение Салоном базовых КПЭ в размере 15%, за выполнение подразделением КПЭ подразделения в размере 20% и за выполнение индивидуальных КПЭ в размере 35%;

— по итогам квартала за выполнение Салоном квартальных базовых КПЭ в размере 20% и за выполнение подразделением КПЭ подразделения в размере 70%.

Премирование рабочих производится:

— по итогам месяца за выполнение Салоном базовых КПЭ в размере 10%, за выполнение подразделением КПЭ подразделения в размере 20% и за выполнение индивидуальных КПЭ в размере 55%;

— по итогам квартала за выполнение Салоном квартальных базовых КПЭ в размере 15% и за выполнение подразделением КПЭ подразделения в размере 30%.

При расчете мотивационной части месячного премирования устанавливается мотивационный фонд в размере:

40% от суммы повременной оплаты труда;

55% от суммы повременной оплаты труда;

75% от суммы повременной оплаты труда.

При расчете мотивационной части квартального премирования устанавливается премиальный фонд в размере:

85% от средней величины суммы повременной оплаты труда;

70% от средней величины суммы повременной оплаты труда;

30% от средней величины суммы повременной оплаты труда.

За достижение высоких производственных результатов директор салона вправе дополнительно премировать работников салона. Премия начисляется с условием, если не было производственных нарушений. Премия выплачивается за счет собственных средств Салона.

Минимальный стаж непрерывной работы для начисления вознаграждения — 1 год. Первая выплата производится за фактически отработанное время в расчетном периоде, после возникновения права на его получение. Стаж работы, который учитывается для начисления вознаграждения, определяется на дату возникновения права на его получение.

Выплата вознаграждения за выслугу лет производится ежемесячно. Вознаграждение за выслугу лет определяется в зависимости от продолжительности стажа работы сотрудника. Размеры коэффициентов указаны в (таблице 10).

Таблица 10. Размеры коэффициентов

Директор салона красоты «Ароса» целенаправленно проводит мероприятия по повышению удовлетворенности персонала работой на предприятии, используя разнообразные методы мотивации работников труда — материальное стимулирование, обеспечение социальными благами, поощрения за успехи и достижения. Размер вознаграждения за использование рационализаторского предложения с экономическим эффектом определяется по шкале (таблица 11).

Таблица 11. Расчет вознаграждений

Планируется предоставлять возможность специалистам салона красоты повышать квалификацию, посещать различные семинары, курсы и тренинги каждый год.

Директор салона выступает главным субъектом управления персоналом в салоне красоты. Основными целями деятельности директора являются:

— обеспечение организационных структур салона персоналом, профессионально подготовленным к выполнению задач, стоящих перед управлением;

— рациональное управление профессиональным опытом персонала — важнейшим и ценнейшим капиталом любой организации;

— создание должностных структур, обеспечивающих возможности для реализации достигнутого опыта персонала и формулирующих благоприятные условия для реализации творческого потенциала человека и его карьерного роста.

Таким образом, на директоре лежит ответственность за формирование высокого профессионализма и культуры управленческой деятельности, достижение укомплектованности квалифицированными, инициативными, высоконравственными работниками, эффективное использование интеллектуально-кадрового потенциала салона красоты, его сохранение и приумножение, а также за создание благоприятных условий и гарантий для проявления каждым работником своих способностей, реализации позитивных интересов и личных планов, повышения эффективности трудовой деятельности.

На рисунке 2 схематично представлены основные направления деятельности по управлению персоналом в салоне красоты. При этом управление включает следующие функции.

Рисунок 2 — Основные направления деятельности при управлении персоналом в салоне красоты «Ароса»

Ежегодно в салоне осуществляется аттестация, целью которой является: принятие решения о повышении или понижении квалификации, увольнении тех или иных работников; о конкретных направлениях работы с имеющимся резервом.

Аттестацию проводит аттестационная комиссия (директор и администратор). Комиссия осуществляет оценку на основе:

— анализа личных документов аттестуемого;

— заслушивает доклад работника о результатах работы за прошедший год.

Результаты оценки даются в следующих формулировках:

— работник соответствует занимаемой должности;

— соответствует занимаемой должности при условии улучшения работы и выполнения рекомендаций аттестационной комиссии (в плане обучения и самодисциплины), работник в целях контроля проходит повторную аттестацию через год;

На рисунке 3 схематично представлена система управления персоналом, действующая в управлении салона красоты.

Рисунок 3 — Схема управления персоналом в салоне красоты «Кокетка»

В результате анализа управления персоналом в организации было выявлено ряд проблем, которые можно систематизировать в следующую таблицу.

Таблица 12. Недостатки системы управления персоналом в салоне красоты

Таким образом, в системе управления персоналом существует недостаточная четкость распределения функциональных обязанностей, большая трудоемкость подбора персонала. Система обучения и развития персонала, а также система стимулирования его трудовой деятельности требует совершенствования.