Анализ документооборота в ООО «Новая городская инфраструктура Прикамья»

[Введите текст]

Тема практики: Анализ документооборота в ООО «Новая городская инфраструктура Прикамья» .

Актуальность темы

Документооборот — это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправления. Правильная организация документооборота предполагает прямоточность движения документов, т. е. прохождение их кратчайшим путем через наименьшее количество инстанций, исключающее или сводящее к минимуму возвратные перемещения. Необходимость руководствоваться при этом принципом однократного пребывания документа в одной инстанции: каждый документ должен обрабатываться в структурном подразделении или находиться у исполнителя только один раз.

В целях ускорения прохождения наиболее рациональной обработки документов создаются схемы движения основных категорий документов внутри учреждения. Это позволяет установить наиболее рациональные маршруты движения документов, определить этапы их обработки, унифицировать пути движения и сам порядок, установить на этой основе единый порядок работы с документами. Схема обработки документов включаются в инструкцию делопроизводства, разработанную в учреждении.

Цель работы: сбор, обработка и анализ информации о деятельности предприятия, необходимой для выполнения выпускной практической квалификационной работы.

Задачи практики: закрепление и систематизация теоретических знаний; приобретение навыков самостоятельной постановки и решения конкретных аналитических задач; изучение и анализ документооборота, рассмотрение документов руководителем, регистрация, исполнение, направление в дело, использование в справочно-информационных целях, подготовка к передаче и передача в архив.

ГЛАВА 1. ХАРАКТЕРИСТИКА ООО «НОВАЯ ГОРОДСКАЯ ИНФРАСТРУКТУРА ПРИКАМЬЯ»

Главный управляющий директор компании «НОВОГОР-Прикамье» Глазков Владимир Викторович. Он был назначен на должность с 02.06.2008 года.

ООО «НОВОГОР-Прикамье» — компания коммунального комплекса, действующая на территории Пермского края и обеспечивающая потребителей ресурсами и услугами: водой, электроэнергией, теплом, канализацией. Управляется ОАО «Российские коммунальные системы».

С 1 декабря 2003 года компания «НОВОГОР-Прикамье» приступила к операционной деятельности на Пермском водоканале. По договору с городской администрацией все имущество водоканала было передано компании в аренду, а персонал переведен из муниципального предприятия Пермводоканал в ООО «НОВОГОР-Прикамье». Срок аренды водоканала первоначально был установлен на один год, а в феврале 2005 года заключен договор аренды на 49 лет.

В 2006 году в структуре компании образовано два филиала Березниковский и Краснокамский. В апреле 2011 года ООО «НОВОГОР-Прикамье» прекратил свою деятельность на территории Краснокамска.

30.01.2008 года — Пермской городской думой утверждена инвестиционная программа развития системы водоснабжения и водоотведения Перми до 2025 года в размере 15,9 млрд. рублей.

24.06.2009 года — прекращен сброс неочищенных стоков из городской системы канализации в речку Данилиху (и далее в Каму), составлявший 60−80 тысяч кубометров в сутки (около 20% всех стоков) и длившийся более 20 лет. Для этого был запущен в работу главный разгрузочный коллектор, модернизированы РНС-3 и БОС.

Организационная структура Пермского отделения сбыта Рис. 1

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ДОКУМЕНТООБОРОТА ООО «НОВАЯ ГОРОДСКАЯ ИНФРАСТРУКТУРА ПРИКАМЬЯ»

Документооборот — это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправления. Различают три основных потока документации:

* документы, поступающие из других организаций (входящие);

* документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

* документы, создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).

2.1 Движение входящих документов

К входящим документам относятся: заявления, запросы, ответы, сведения, телеграммы, факсограммы.

Первичную обработку входящих документов проводит администратор предприятия. При приеме корреспонденции администратор проверяет целостность упаковки и правильность адресования, затем при вскрытии упаковки — наличие всех указанных в документе вложений. На поступившие документы проставляет отметку о поступлении, на которой указаны наименование организации, дата поступления и порядковый учетный номер. Затем администратор передает секретарю документы, адресованные руководству.

Секретарь, который хорошо знает распределение обязанностей между должностными лицами организации и обладает доверием со стороны руководства организации, предварительно рассматривает входящую корреспонденцию для определения, какие документы должны быть переданы руководству, а какие могут быть сразу отданы на исполнение непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Таким образом руководителей освобождают от излишнего потока второстепенной информации, а маршруты движения документов оптимизируют.

После предварительного просмотра входящей корреспонденции, секретарь передает документы руководителю. Руководитель, проставив резолюцию, отдает входящую корреспонденцию обратно секретарю. Он проверяет наличие резолюции и сроков исполнения на документах и затем передает их обратно администратору. Администратор регистрирует входящую корреспонденцию в электронной программе Excel (приложение 1).

В ней ставят отметку об исполнении документа, содержащую краткую информацию о произведенных действиях, и документ передают на хранение в архив.

2.2 Движение исходящих документов

К исходящим документам относятся: ответы на запросы, договоры, исковые заявления, уведомления, претензии, предарбитражные уведомления.

Работа с исходящими документами, как инициативными, так и ответными, включает этапы:

подготовка проекта документа;

оформление и согласование (визирование) проекта;

подписание проекта;

регистрации документа;

отправка из организации.

Для подготовки проекта документа исполнители собирают информацию по теме документа, изучают нормы и положения соответствующих правовых актов и нормативных документов, анализируют ранее изданные документы организации.

Проект документа (вместе с приложениями к нему) согласуется с руководителем структурного подразделения и специалистами.

После подписания исходящий документ передается секретарем администратору для регистрации, затем — на отправку. Если документ ответный, то его копию вместе с поступившим документом секретарь подшивает в папку, а на документе и в регистрационной форме в электронной программе Excel (приложение 2) администратор проставляет отметку об исполнении.

Исходящий документ отправляется секретарем. Перед отправкой секретарь проверяет правильность оформления документа (наличие подписи, даты, регистрационного индекса), наличие указанных в документе приложений, соответствие количества экземпляров числу адресатов, правильность адресования. Затем на отправляемую корреспонденцию составляет почтовые реестры. Обрабатывает документы и отправляет в тот же день или не позднее первой половины следующею рабочего дня после подписания.

2.3 Движение внутренних документов

К внутренним документам относятся: служебные записки, распоряжения, приказы, постановления, протоколы, акты, объяснительные записки, положения, устав, штатная численность, штатное расписание, инструкции, должностные инструкции и договора.

Организация движения документов между подразделениями происходит следующим путем. Секретарь руководителя в течение рабочего дня передает документы из одного подразделения в другое. Чтобы документы не терялись, как в бумажную регистрационную форму, так и в компьютерную информационно-поисковую систему (базу данных) секретарь вносит сведения о любом изменении местонахождения документов с указанием даты передачи, в том числе от одного получателя другому в пределах одного подразделения.

Для передачи документов в структурные подразделения для обычной корреспонденции применяются сортировальные ячейки, каждому подразделению отводится своя промаркированная ячейка. Документы из ячеек в определенное время забирают сотрудники подразделений самостоятельно.

2.4 Регистрация документов

К технологическим процессам обработки документной информации относят регистрацию документов.

Регистрация документа — это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Регистрация внутренних и исходящих документов, подтверждает факт их создания в данной управленческой системе и отправки адресатам, — необходимое условие придания этим документам официального характера и юридической силы.

Регистрация входящих документов не только подтверждает факт их получения, но и накладывает на получившую организацию ответственность за использование содержащейся в документах информации.

В обязательном порядке регистрируют документы, которые требуют исполнения, могут служить доказательством выполнения юридических обязательств и управленческих действий или могут быть использованы в справочных целях в дальнейшей деятельности организации.

Регистрацию исходящих, входящих и внутренних документов исполняет администратор.

Регистрации подлежат документы:

поступающие от органов власти и управления или вышестоящих организаций, а также направляемые в их адрес;

входящие документы, которые требуют решения или ответа (факсограммы, телеграммы, сведения, уведомления, претензии);

исходящие документы, которые требуют решения или ответа (ответы на запросы, исковые заявления, уведомления, претензии, предарбитражные уведомления);

важнейшие внутренние (организационные и распорядительные) документы (приказы, распоряжения, протокол, заявления);

документы, содержащие информацию о деятельности организации (планы, отчеты, справки, акты, доклады, договор);

ценная и заказная корреспонденция.

К нерегистрируемым документам относятся:

пригласительные билеты, поздравительные письма и телеграммы;

извещение о проведении конференций, заседаний, совещаний, программы их проведения и материалы к ним;

планы мероприятий, проводимых органами законодательной и исполнительной власти края, города;

аналитические обзоры и иные материалы, представляемые для сведения;

печатные издания (газеты, журналы, брошюры, бюллетени);

месячные, квартальные, полугодовые отчеты;

статистические отчеты, сборники и обзоры;

бухгалтерские документы;

планово-финансовые документы;

документы без подписей, без адресата;

рекламные извещения, прейскуранты, каталоги, проспекты;

тематические и специальные сборники без сопроводительных писем.

На всех регистрируемых документах в правом нижнем углу первой страницы администратор проставляет штамп, изображенный на рисунке.

Существуют основные правила регистрации документов, которым соответствует администратор:

однократность регистрации (документ в организации регистрируют один раз, и при передаче документа из одного подразделения в другое его регистрационный номер не изменяют);

входящие документы регистрируют в день поступления, исходящие — в день подписания, телеграммы — немедленно после их получения, их сразу передают адресату.

Регистрационный индекс (номер) документа — цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Порядковые номера присваиваются автоматически в реестре карточек входящей корреспонденции электронной версии журнала учета документов DIRECTUM.

ГЛАВА 3. АНАЛИЗ ПРАКТИКИ

документ регистрация предприятие Производственная практика была пройдена на предприятии в ООО «Новая городская инфраструктура Прикамья» с 01 апреля по 09 июня 2013 года. В первый день меня представили сотрудникам фирмы, ознакомили с рабочим местом и организационной техникой. Коллектив хороший, принял меня дружелюбно и поэтому я быстро адаптировалась.

В первые две недели возникли трудности запомнить всех в лицо и по именам для распределения и раздачи документов по исполнителям. Но со временем стала запоминать кого как зовут и в каком кабинете они находятся.

Практику проходила под руководством секретаря. Она научила меня:

регистрировать документы;

отправлять исходящую корреспонденцию;

франкировать письма;

распределять документы по исполнителям;

принимать и отправлять факс;

работать в программе Биллинг и СЭД (приложение 3);

организовывать деловые встречи;

отвечать на телефонные звонки.

В последующий период прохождения практики я работала с большим объемом документации и распределением документов по подразделениям. Так же в течение практики я осуществляла сбор материалов для написания выпускной практической квалификационной работы.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В выпускной практической работе был проведен анализ организации документооборота с момента образования самого понятия «документооборот», создания документа и до его исполнения.

В период своего действия каждый документ проходит длинный путь. Было определено, что для всех видов входящих, исходящих и внутренних документов свойственны следующие операции: рассмотрение руководителем, регистрация, исполнение, направление в дело, использование в справочно-информационных целях, подготовка к передаче и передача в архив.

Целью каждого документа является его исполнение, а для своевременной подготовки и правильного оформления необходимо иметь устойчивую систему управления, чем и является организация документооборота.

Вывод таков, что от четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходимой для принятия решения. Поэтому во всех организациях документообороту всегда уделяется большое внимание.

Благодаря действующей системе делопроизводства и документооборота можно говорить о благополучии всех организаций и их руководителей. Необходимо только точно действовать по установленным правилам. Считается, что оперативность и надежность управления документооборота связана с быстротой прохождения и обработки документов. Ускорение документооборота достигается за счет сокращения и убыстрения операций, производимых с документами, уменьшения объема документооборота при помощи бездокументной связи (телефон, личные переговоры), использования средств факсимильной связи. Сокращению документооборота способствует также более четкое распределение функций между структурными подразделениями и исполнителями.

Такая организация способствует быстрой подготовке необходимых документов в установленные сроки, что помогает избежать конфликтов с другими организациями. И это является главным плюсом в деятельности любого предприятия.

Подводя итоги, можно сказать, что движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки называется документооборотом. Цель выпускной практической квалификационной работы была достигнута.

1. Бертяков А., Сумин А. Автоматизация документооборота // Финансовый директор. — 2004 г. — № 7−8.

2. Бондырева Т. Н. Секретарское дело: Практическое пособие. — М.: Высшая школа, 1989 г. — 383 с.

3. ГОСТ Р 51 141−98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утверждено постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 г. № 28).

4. Ленкевич Л. А. Делопроизводство — М.: Издательский центр «Академия», 2009 г.

5. Татарников М. А. Делопроизводство в учреждениях, организациях и на предприятиях. — М.: ИНФРА-М, 2006 г. — 208 с.

6. Храмцовская Н. А. Что такое «документ»? Делопроизводство и документооборот на предприятии. № 7, июль 2004 г.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

Регистрация входящих документов в электронной программе Excel

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

Регистрация исходящих документов в электронной программе Excel

ПРИЛОЖЕНИЕ 3

Регистрация исходящих служебных записок в программе СЭД