Совершенствование методов руководства экономикой, как определил ХХУ1 съезд Коммунистической партии Советского Союза, является одной из актуальных проблем 80-х годов и одиннадцатой пятилетки. В отчетном докладе ЦК КПСС ошечалось: «Решение проблем, которые перед нами стоят, использование возможностей, которыми мы располагаем, во многом зависит от уровня руководства народным хозяйством, уровня планирования и управления» /5, с.49/.
Самым важным, самым насущным вопросом одиннадцатой пятилетки ХХУ1 съезд партии назвал ориентацию всех отраслей экономики, работу министерств, ведомств, предприятий, организаций и вузов на решение проблемы повышения эффективности общественного производства, которое должно охватывать все стороны хозяйственной деятельности. Именно на это должен быть нацелен механизм планирования и управления.
Решение задачи совершенствования методов управления немыслимо без повышения творчества как главной предпосылки решения этой многогранной задачи. Творчество неразрывно связано с умением переосмыслить достигнутое, четко организовать работу, выявить нерешенные проблемы, преодолеть инерцию прошлого, неуклонно утверждать все ценное и передовое, стимулировать новаторство, достигнуть высокой требовательности и критичности. Одним из важнейших факторов высвобождения творческой активности коллектива исполнителей является усиление контроля, надежного инструмента повышения дисциплины и ответственности кадров. Правильная постановка контроля, как считал В. И. Ленин, является одним из коренных вопросов успешного преобразования социалистического общества. В контроле исполнения он видел то важное средство, которое должно эффективно использоваться для воспитания у широких масс трудящихся нового, социалистического отношения к труду, общественной собственности, государственной дисциплине. «В современных условиях многократно возрастает значение дисциплины, значение личной ответственности» /5, с.50/, — отмечалось на ХХУ1 съезде КПСС.
Это положение нашло свое отражение и дальнейшее развитие в речи Генерального секретаря ЦК КПСС товарища Ю. В. Андропова на ноябрьском (1982 года) пленуме ЦК КПСС: «Следует решительно повести борьбу против любых нарушений партийной, государственной и трудовой дисциплины» /6/.
В современных условиях контроль исполнительской дисциплины должен перейти к новому этапу функционирования: не только наблюдать, фиксировать, а исправлять положение дел по выполнению основных управленческих решений, активно воздействовать на всю систему контроля, способствовать охвату функцией контроля всех поручений, изыскания наилучших путей выполнения принятых управленческих решений и анализа исполнительской дисциплины сотрудников.
Внедрение в делопроизводство и систем контроля исполнения управленческих решений современных научных методов, в том числе эконшико-математических, и средств вычислительной техники совершенствует сферу деятельности, в которой они используются. Поэтому ведущим направлением улучшения контроля исполнения, как функции управления, так и составного элемента делопроизводства, является совершенствование системы обработки информации по контролю исполнения управленческих решений.
Контроль исполнения, как функция управления, занимает осо<�йое место во всей системе управления, обеспечивая фактической информацией о выполнении поручений все другие его функции. Поэтому организация информационного обеспечения контроля исполнения в АСУ должна быть осуществлена на основе единого программного обеспечения и содержательного единства информации для того, чтобы создать возможность использования ее для решения разнообразных экономических задач и задач управления аппарата управления, а также автоматизации получения производственных данных.
Особое значение это имеет при решении вопроса широты охвата управленческих решений, подлежащих контролю. При создании информационной базы контроля исполнения в значительной степени ориентируются на данные делопроизводства, по которым на предприятиях, в организациях и вузах вырабатывается от 10 до 30 процентов всех поручений. Значительная часть остальных поручений вырабатывается в подразделениях аппарата управлениятехнология их выработки, доведение до исполнителей и сам круг исполнителей гораздо шире, чем у поручений, вырабатываемых в канцелярии.
Операции контроля исполнения являются типовыми для всех поручений. Таким образш, совершенствование и автоматизация системы контроля исполнения тесно связаны с организацией контроля исполнения поручений во всех звеньях аппарата управления в АСУ предприятий, организаций и вузов, ориентируя построение его информационного обеспечения на основе концепции автоматизированного банка данных (АБД), как средства, позволяющего объединить различные подходы К выработке поручений и последующую работу с ними.
Несмотря на то, что проблемы организации управления, в частности, контроля исполнения, рассматривались многими авторами, -Афанасьевым В.Г., Козловой О. В., Поповым Г. Х., Петровым Г. И., Аксеновым В .В., Шульманом В. Б. и другими, — до сих пор остается нерешенным ряд вопросов, имеющих важное теоретическое и прикладное значениесреди них методологические и практические аспекты применения современных научных подходов и ЭШ в организации контроля исполнения поручений.
Сейчас еще нет вузов, где бы контроль исполнения поручений был полностью автоматизирован, взаимосвязан со всеми сопряженными подсистемами и функциями управления. Во многих вузах, внедряющих автоматизированные системы управления, подсистема контроля исполнения отсутствует совсем или строится с ориентацией на обработку информации только канцелярии вуза, что приводит к сужению рамок использования подсистемы, дублированию процессов обработки информации, а, следовательно, к низкой эффективности системы.
Процесс контроля исполнения управленческих решений представляет собой три последовательных вида контроля: предварительный, текущий и последующий, каждый из которых выполняет определенные функции и задачи. Одними из важнейших видов контроля исполнения поручений являются предварительный и последующий виды контроля, так как они синтезируют и систематизируют, соответственно, всю информацию контроля и взаимосвязаны с текущим контролем. Однако из трех видов контроля, подлежащих автоматизированной обработке, меньше всего разработаны и освещены в литературе именно вопросы, связанные с автоматизацией предварительного и последующего контроля.
Причиной сложившегося положения является отсутствие в настоящее время общепринятой формы контроля, ориентированной на применение в управлении и делопроизводстве современных вычислительных средств и методов обработки информации. Создание такой формы, которую можно назвать «автоматизированная система контроля исполнения» (АСКИ), представляет собой сложную проблему. функциональные возможности последних моделей ЭВМ знаменуют переход на качественно новую технологическую базу АСУ, позволяющую совершенствовать информационное обеспечение контроля исполнения на принципах системного подхода и концепциях автоматизированного банка данных. При этом организацию предварительного контроля исполяения следует осуществлять в виде одной из составляющих баз данных (БД) АБД АСКИ.
При построении БД предварительного контроля исполнения необходимо решить две основные задачи: совершенствование процедур формирования спорадических и хранения стереотипных шперативов с целью сокращения трудоемкости ввода информации и времени представления императивов соответствующим исполнителям и контролирующим работникам, а также расширение возможностей использования данных контроля в управлении вузом и исполнительской деятельности.
В условиях построения АСКИ на принципах интеграции, контроль исполнения должен стать еще более эффективным средством управления вузсм, если его БД будет строиться в соответствии с требованиями и других подсистем управления, в частности, подсистем учебного процесса, научно-исследовательских работ и т. д.
В настоящее время испытывается явный недостаток теоретических исследований, разработок и практических рекомендаций по организации БД АСКИ, ориентированных на решение различных задач управления. Что же касается актуальности подобных разработок, то она очевидна из того факта, что при наличии необходимых технических средств такая БД в полной мере не функционирует в настоящее время ни на одном предприятии, ни в организации и вузе. Это является одной из причин того, что процесс автоматизации контроля исполнения управленческих решений в АСУ ВУЗ не систематизирован, индивидуален и практически находится на начальной стадии развития.
Важность указанных вопросов, их актуальность в условиях создания автоматизированных систем управления вузом определили выбор темы диссертационной работы и направление исследования.
Целью данной работы является выявление причин, снижающих эффективность и уровень организации контроля исполнения управленческих решений в вузах, изучение и обобщение имеющегося опыта разработки и эксплуатации автоматизированных систем контроля исполнения на .ЭВМ, разработка основных теоретических положений, методики организации и совершенствования процесса контроля исполнения управленческих решений, обеспечивающих успешную реализацию основных функций вуза. Для этого необходимо установить существенные признаки управленческих решений, осуществить выбор подмножества последней, подлежащей автоматизированному контролю, сгруппировать информацию по направлениям вида деятельности вуза и обеспечить сглаживание временных пиков при выполнении конкретных управленческих решений. В свою очередь это требует построить концептуальную модель АСКИ, разработать логическую структуру БД АСКИ, обосновать параметры и организацию БД и на ее основе исследовать и решить проблему автоматизированного контроля исполнения управленческих решений.
В рамках одной работы не представляется возможным всесторонне рассмотреть эту болыцую и сложную проблему, охватывающую вопросы организации делопроизводства и управления. Затронутые в настоящей работе вопросы позволяют охарактеризовать сущность и основные особенности БД АСКИ в условиях автоматизированной системы управления и использование в управлении вузом принципов интеграции информации различных подразделений, показать отличие современных АСКИ от существующих способов организации информационных массивов и обработки данных контроля исполнения, предложить методику их совершенствования, которая может быть применена в практических разработках для различных объектов автоматизации.
В основу исследования полажены произведения классиков марксизма-ленинизма, материалы съездов партии по вопросам совершенствования управления народным хозяйством, постановления ЦК КПСС и Совета Министров СССР: о развитии высшей школы, об укреплении трудовой дисциплины, о состоянии контроля и проверке исполнения,-принятые в завершающий период десятой пятилетки, материалы ноябрьского (1982 года) Пленума ЦК КПСС, материалы Всесоюзного совещания работников высших учебных заведений (1980 г.) и др. Изучение информации, подлежащей контролю, и решение вопросов организации делопроизводства в условиях АСУ базировались на положениях, нормативных и инструктивных материалах Государственного комитета стандартов СССР, Главного архивного управления СССР и других министерств и ведомств.
При работе над диссертацией автор руководствовался трудами ведущих советских специалистов, использовал опыт теоретических и практических разработок и материалы ряда отечественных организаций (НИИ ПВШ, ВЦ СО АН СССР, МИФИ, ЛКИ и др.), а также литературу по построению автоматизированных систем управления.
Основные положения диссертации нашли отражение в опубликованных работах автора.
Согласно общей цели исследования в первой главе диссертации дана общая характеристика сферы, в которой функционируют вузы, значение высшей школы для развития страны, общие черты деятельности всех вузов.
Определена общая структура управления высшей школой и вузами, выявлены основные звенья управления объектов. На основании структуры управления вузом определены направления движения информации, рассмотрена ее характеристика.
В этой же главе изложена сущность и значение контроля исполнения, для чего уточнено определение понятия управления, место контроля исполнения в системе управления. В основе управления лежит управленческое решение. Это понятие было уточнено, принят к употреблению термин императив. Из содержания императива вытекает весь.
— II последующий процесс контроля его исполнения.
В главе рассмотрены существующие виды немашинных систем кинт-роля исполнения и варианты автоматизации контроля испилнения. В результате анализа этих систем определены достоинства и недостатки их построения. Сформулированы принципы построения автоматизированных систем контроля исполнения императивов, исходя из тенденции развития современных АСУ, особенностей системы контроля исполнения в вузе, в частности, достоинств существующих систем контроля исполнения.
Во второй главе рассматривается концептуальная модель АСКИ и место в ней предварительного, текущего и последующего контроля, /Последний из которых является завершающей стадией контроля исполнения и источником фактических данных для решения очередных задач управления. Полученные результаты свидетельствуют о том, что предварительный контроль исполнения является важнейшим информационным блоком, с которого целесообразно осуществлять решение проблемы автоматизации контроля исполнения, ориентируясь на концепции построения баз данных для решения различных задач управления.
Исследованы вопросы информационного обеспечения АСКИ, в частности, особенности документов, на основе которых вырабатываются императивыпредложены промежуточные документы и файлы, которые должны быть использованы в АСКИ, а также рассмотрена трансформация информации от ввода ее в систем до записи в архив. Здесь рассмотрены принципы построения модели определения состава показателей БД АСКИ, разработанной с учетом особенностей анализа императивов и направлений совершенствования состава показателей БД с целью повышения оперативности, широкого использования данных контроля исполнения для повышения исполнительской дисциплины. Подробно рассмотрены сущность и значение каждого элемента модели определения состава показателей базы данных. Ввиду того, что эффективность применения БД зависит как от состава показателей, так и от логической структуры данных, в этой же главе рассмотрены основные вопросы проектирования логической структуры, исследованы взаимосвязи между показателями и их влияние на формирование логической структуры БД АСКИ. На основе взаимосвязи показателей разработаны алгоритмы построения логической структуры БД АСКИ.
Третья глава посвящена решению вопросов автоматизации контроля исполнения императивов в условиях БД АСКИ. Показано воздействие АСКИ на состав и структуру программного обеспечения АБД АСКИ, описаны требования к автоматизированным банкам данных и информационно-поисковым системам, то есть к тем объектам, которые должны служить основой автоматизации контроля исполнения императивов и получения выходных документов системы. Разработана и описана модель формирования оптимальных планов исполнительской деятельности и оптимальной нагрузки исполнителей, описаны принципы корректировки индивидуальных планов и нагрузок исполнителей. Наконец, приведена структурно-функциональная модель АСКИ, отражающая методологию и организацию машинной обработки информации по контролю исполнения в вузе.
В заключении кратко сформулированы наиболее важные результаты проведенного исследования.
Выводы по главе Ш.
Постоянное повышение требований к актуальности информации, оперативности ее передачи пользователю, а также развитие вычислительной техники, ее программного обеспечения и периферийного оборудования, способствовали зарождению новой технологии обработки информации — системы интегрированного хранения и обработки данных. Такая технология реализуется с помощью автоматизированных банков данных, которую следует положить в основу АСКИ вузов.
Теория и практика применения АБД показывает, что нет необходимости в глобальном объединении всей информации подсистем АСУ. Наиболее эффективным является организация узкоориентированных БД и СУБД для решения определенного класса задач. Однако, отдельные базы данных должны быть взаимосвязаны и доступны для совместного решения других задач управления. Поэтому систему управления базой данных АСКИ следует рассматривать как самостоятельную систему обработки данных, открытую для решения других задач управления.
Исходя из функций, выполняемых СУБД АСКИ, были сформулированы требования к ней, среди которых выделяются общие требования, присущие всем СУБД, и специфические, которые характерны только СУБД АСКИ.
Автоматизация процесса сбора, обработки, выдачи и актуализации базы данных подсистемы должна быть основана на широком использовании периферийной техники. База данных АСКИ строится на основе однотипных файлов. В файле императивов данные группируются в сегменты по датам исполнения, приоритету исполнения и исполнителям. Кроме того, каждый файл может выполнять функции главного и связующего файла. Для обеспечения независимости логической и физической структуры БД АСКИ от программ пользователей в АСКИ предлагается использовать таблицу описания данных. Эта таблица позволяет организовать запросный режим, защиту и ввод данных размещения их в файлах и т. д.
СУБД АСКИ, включая в себя языки программирования высокого уровня, позволяет расширять возможности системы после ее внедрения по усмотрению пользователя. Это возможно потому, что СУБД представляет собой библиотеку программных модулей резидента АСКИ, предназначенной для решения как стандартных задач, предусмотренных процессом контроля исполнения императивов, так и реализации нестандартных процедур обработки данных, которые необходимы для обслуживания запросного и диалогового режимов поиска информации и получения результатов на МЛ, МД, АЦПУ, терминалах.
Специфика использования АСКИ и ЭВМ в вузе предъявляет жесткие требования к системе: минимум использования оперативной памяти ЭВМ и внешних накопителей информации. В результате этого использование существующих СУБД и ИПС в АСКИ вузов нецелесообразно вследствие того, что они не удовлетворяют большинству требований, предъявляемых к системам такого вида со стороны АСКИ вуза.
На основе предлагаемой системы управления базой данных решается комплекс задач оптимизационного характера, которые повышают уровень управления вузом, в том числе планирование занятости исполнителей.
Применение метода матричного моделирования позволяет определить последовательность выполнения императивов, взаимосвязь между ними, выяснить дату начала выполнения императива, рассчитать количество дней отклонений в случае задержки выполнения императива. Анализ элементов матриц дает возможность корректировать файл сте.
— 162 реотипных шперативов. Модель распределения императивов между исполнителями дает возможность равномерно распределить шперативы между сотрудниками и преподавателями вуза, что дает право утверждать о построении оптимальных планов выполнения шперативов.
Эффективное функционирование системы обработки данных по контролю исполнения шперативов требует разбиения процесса на пятьстадий: предварительная обработка, ввод шперативов, загрузка их в базу данных, обработка информации с помощью ПШ и оформление результатов. Только такой подход к организации системы обработки данных и контролю исполнения может быть эффективным и рекомендован для реализации в системах контроля исполнения вузов, организаций и учреждений.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
.
В настоящей диссертационной работе сделана попытка решить некоторые теоретические, методологические и прикладные вопросы совершенствования автоматизированных систем контроля исполнения императивов в высших учебных заведениях, а также на предприятиях и в организациях различных уровней управления, и дать соответству ющие рекомендации по построению базы данных для решения задач контроля и анализа исполнительской дисциплины профессорско-преподавательского состава и сотрудников вуза.
Изложенный в работе подход является одним из возможных вариантов определения перспективных методов совершенствования и построения автоматизированной системы контроля исполнения императивов на базе системного исследования, изучения сущности управления, его составляющих функций, особенно функции контроля исполнения, ее роли и места в управлении, анализа информации, циркулирующей между подразделениями и подлежащей контролю исполнения в системе управления. Такое направление исследования обосновывается важностью и актуальностью дальнейшего совершенствования управления высшими учебными заведениями, которое должно базироваться на взаимосвязи всех его составляющих функций.
В процессе решения вопросов выбранного направления исследования была проведена следующая теоретическая и практическая работа.
1. Определены направления движения информации в процессе управления вузом, дана общая характеристика данных, подлежащих контролю исполнения. Объяснена необходимость выявления и уточнения регламентов типовых процедур управления, которые могут иметь практическую значимость в контроле исполнения.
2. На основе дискуссии было уточнено определение понятия уп.
— 164 равления с точки зрения его жизненного цикла и обработки информации, выяснено место, роль и значение контроля исполнения в общем цикле управления.
Было определено, что в основе контроля, исполнения лежит императив — четко сформулированное управленческое решение, предназначенное конкретному исполнителю или группе исполнителей.
3. Проведено исследование различных подходов к проектированию АСКИ, определено место и роль данной системы и современной организации АСУ. Объяснены основные достоинства и недостатки рассмотренных систем и определены составные этапы любой методологии автоматизированного контроля исполнения шперативов.
4. Исследованы основные принципы построения АСКИ в условиях АСУ, которые должны найти практическое применение при реализации системы контроля исполнения шперативов в вузе, а так^е в других учреждениях и организациях.
5. Обоснованы ключевые вопросы проблемы обследования разработки АСКИ на основе концептуальной модели, отражающей информационно-технологические особенности обработки данных по контролю исполнения, в основу которой полажены принципы построения автоматизированной системы контроля исполнения шперативов.
6. Исследованы пути рациональной организации информационного обеспечения АСКИ. Определены характерные особенности ОРД в современной системе делопроизводства. Обоснованы состав и взаимосвязь файлов информации, определен перечень задач контроля исполнения шперативов, решаемых на их основе.
7. На базе предлагаемой модели выявлен состав хранимых показателей, их взаимосвязь, определяющая соответствие процесса контроля исполнения различным периодам обработки данных.
8. Обоснована и определена методика построения канонической.
— 165 логической структуры базы данных АСКИ. Объяснена необходимость построения матрицы отношений всех элементов данных АСКИ, предложены алгоритм формирования исходной логической структуры данных и модель оптимального построения канонической структуры БД АСКИ.
9. Исследованы основные критерии, которым домны отвечать СУБД и ИПС, чтобы они могли быть включены в состав ведущего звена АСКИ. Определены и обоснованы структура и функции СУБД и ИПС по обработке данных контроля исполнения шперативов.
10. Исследована необходимость использования ЭММ и М в АСКИ, которые повышают ее эффективность. Внедрение ЭММ и М в АСКИ позволяет автоматически формировать и корректировать индивидуальные планы исполнительской деятельности всех исполнителей, осуществлять равномерную загруженность последних и определять приоритет последовательности выполнения шперативов.
11. Исследованы стадии машинной обработки информации по контролю исполнения императивов: место, значение и функциональные особенности каждой стадии.
Изложенные в диссертации принципы построения АСКИ, формирования базы данных и ее логической структуры, критериев выбора ППП АБД и ИПС, применение ЭММ иМ, ориентированных на решение широкого круга задач контроля исполнения документов и шперативов, в силу организационно-методологического единства системы делопроизводства, достигнутого благодаря наличию единого состава показателей базы данных и унификации структуры шператива, могут найти применение не только в высших учебных заведениях, но и на предприятиях различных отраслей народного хозяйства, в организациях, министерствах и ведомствах, использующих ЭВМ и АСУ, что позволит сделать определенный вклад в ликвидацию имеющегося отставания и достигнуть современного уровня автоматизации контроля исполнения документов и шперативов.
Результаты проведенных исследований позволяют сделать вывод о желательности продолжения теоретических и практических исследований в направлении создания высокоянтегрированных АСКИ, способных к адаптации к условиям любых вузов, организаций и учреждений.
