Документирование управленческой деятельности

СОДЕРЖАНИЕ ЗАДАНИЕ 1

ЗАДАНИЕ 2

ЗАДАНИЕ 3

ЗАДАНИЕ 4

ЗАДАНИЕ 5

ЗАДАНИЕ 6

ЗАДАНИЕ 1

Что такое «коммерческая тайна»? Опишите меры по обеспечению защиты документов, содержащих коммерческую тайну.

Ответ:

Коммерческая тайна — режим конфиденциальности информации, позволяющий её обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду (из закона РФ «О коммерческой тайне»).

Также коммерческой тайной именуют саму информацию, которая составляет коммерческую тайну, то есть, научно-техническую, технологическую, производственную, финансово-экономическую или иную информацию, в том числе составляющую секреты производства (ноу-хау), которая имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности её третьим лицам, к которой нет свободного доступа на законном основании и в отношении которой обладателем такой информации введён режим коммерческой тайны.

Обладатель информации имеет право отнести её к коммерческой тайне, если эта информация отвечает вышеуказанным критериям и не входит в перечень информации, которая не может составлять коммерческую тайну (ст. 5 закона «О коммерческой тайне»). Чтобы информация получила статус коммерческой тайны, её обладатель должен исполнить установленные процедуры (составление перечня, нанесение грифа и некоторые другие). После получения статуса коммерческой тайны информация начинает охраняться законом.

За разглашение (умышленное или неосторожное), а также за незаконное использование информации, составляющей коммерческую тайну, предусмотрена ответственность — дисциплинарная, гражданско-правовая, административная и уголовная.

Процесс обеспечения сохранности информации в документах содержащих коммерческую тайну осуществляется в соответствии с основными стадиями «жизненного» цикла документа. Этими стадиями являются:

Получение (отправка) документа. Документ, поступающий в фирму и содержащий гриф конфиденциальной информации, должен быть передан только секретарю-референту или инспектору закрытого делопроизводства и зарегистрирован. Далее, он передается руководителю, а последний определяет непосредственного исполнителя по данному документу, имеющему допуск к этой категории документов, и адресует документ ему. Аналогичный порядок при отправлении документа — подготовка документа, подпись руководителя, регистрация в специальном журнале секретарем-референтом и отправка.

Хранение документа. Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны храниться в специально отведенных, закрывающихся помещениях, в запертых шкафах, столах или ящиках. Документы же составляющие коммерческую тайну — только в металлических сейфах, оборудованных сигнализацией. Все помещения должны опечатываться. Следует иметь в виду, что при определении степени конфиденциальности документа производится также определение срока в течение которого она действует По истечении срока возможны различные действия:

1) гриф может быть продлен;

2) гриф может быть снят и документ становится открытым;

3) документ уничтожается.

Использование документа. Система доступа сотрудников, не имеющих соответствующих прав по должности, к конфиденциальным документам должна иметь разрешительный характер. Каждая выдача таких документов регистрируется (расписываются оба сотрудника — и тот кто берет документ и тот кто его выдает) и проверяется порядок работы с ними (например, нарушением считается оставление данных документов на столе во время обеда, передача другим лицам, вынос за пределы служебных помещений).

Уничтожение документа. Конфиденциальные документы, утратившие практическое значение и не имеющие какой-либо правовой, исторической или научной ценности, срок хранения которых истек (либо не истек), подлежат уничтожению. Для этого создается комиссия (не менее 3 человек) в присутствии которой производится уничтожение. Затем члены комиссии подписывают акт об уничтожении. Бумажные документы уничтожаются путем сожжения, дробления, превращения в бесформенную массу, а магнитные и фотографические носители уничтожаются сожжением, дроблением, расплавлением и др.

Контроль за соблюдением правил хранения и использования документов, содержащих конфиденциальную информацию, осуществляется с помощью проверок. Они могут быть как регулярными (еженедельными, ежемесячными, ежегодными), так нерегулярными (выборочными, случайными). В случае обнаружения нарушений составляется акт и принимаются меры, позволяющие в будущем предотвратить нарушения такого рода.

Следует контролировать не только документы, содержащие конфиденциальную информацию, но и бумаги с печатями, штампами, бланки. Бланк — лист бумаги с оттиском углового или центрального штампа, либо с напечатанным любым способом текстом (или рисунком), используемый для составления документа. Особое внимание следует уделять охране так называемых бланков строгой отчетности, содержащих номер (серию), зарегистрированных одним из установленных способов и имеющих специальный режим использования.

ЗАДАНИЕ 2

Ответить на вопросы теста.

1. С какими документами обязательно должны познакомить граждан при поступлении их на работу в организацию?

1.1 С Уставом организации.

1.2 С Положением о структурном подразделении, куда поступает на работу гражданин.

1.3 С Должностной инструкцией.

1.4 Со всеми перечисленными документами.

2. С кем необходимо согласовать проект приказа, исполнение которого требует финансового обеспечения?

2.1 С юристом.

2.2 С главным бухгалтером.

2.3 С Исполнителями.

2.4 Со всеми перечисленными лицами.

3. Каким документом доводятся до сведения исполнителей решения коллегиального органа в учреждениях, действующих на основе единоначалия?

3.1 Приказом.

3.2 Указанием.

3.3 Решением.

3.4 Любым из перечисленных документов.

4. Какой вид служебного письма имеет реквизит «Отметка о наличии приложения»?

4.1 Письмо-запрос.

4.2 Информационное письмо.

4.3 Сопроводительное письмо.

4.4. Все виды служебных писем.

5. На чье имя адресуется заявление о приеме на работу?

5.1 На имя руководителя организации.

5.2 На имя начальника отдела кадров организации.

5.3 На имя руководителя структурного подразделения, куда поступают на работу.

5.4 На имя председателя профсоюзной организации.

6. Одной из наиболее распространенных «болезней» делового стиля является:

6.1 Использование иностранных слов.

6.2 Тавтология.

6.3 Следование тенденциям моды написания и произношения.

6.4 Соблюдение требований синтаксиса и орфографии.

ЗАДАНИЕ 3

1. В реквизите «Справочные данные об организации» написание почтового адреса предприятия воспроизводится в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденных 26 сентября 2000 г. № 725, которые рекомендуют следующую последовательность: название улицы, номер дома, название города, страна, почтовый индекс.

2. В реквизите «Справочные данные об организации» наряду с почтовым адресом и номером телефона обычно содержит и другие сведения по усмотрению организации, например телекса, адрес электронной почты, адрес веб-страницы в сети Интернет, номер счета в банке и т. д. Кроме того, могут указываться сведенья о государственной регистрации, наличии лицензий, патентов и т. д. При указании номера телефона необходимо приводить код города в скобках без «8» перед самим телефонным номером.

3. Отсутствует реквизит «Код организации», проставляемый в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организаций (ОКПО).

4. Отсутствует реквизит «основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица», представляющий 13-значный цифровой код.

5. Отсутствует реквизит «Идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП)».

6. Отсутствует реквизит «Регистрационный номер документа», обязательно размещаемый на документе.

7. При оформлении реквизита «Адресат» почтовый адрес воспроизводится в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, которые рекомендуют следующую последовательность: название улицы, номер дома, номер офиса, название города, почтовый индекс.

8. При расшифровке подписи должностного лица в реквизите «Подпись» инициалы должны предшествовать фамилии подписывающего документ. Фраза «С уважением» является заключительной фразой текста документа, поэтому между «Подписью» и данной фразой должно быть 1−2 межстрочных интервала отступа.

9. Дата письма оформляется от границы левого поля листа

10. На письме отсутствует реквизит «Отметка об исполнителе документа», включающий инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его служебного телефона. Отметка об исполнителе располагается от границ левого поля в нижнем углу последней страницы документа.

ЗАДАНИЕ 4

Составьте протокол общего собрания учредителей ООО «Нептун» о ликвидации ООО в связи с угрозой банкротства. Выступающие предложили прекратить деятельность общества путем ликвидации, для этого предложили создать ликвидационную комиссию в количестве ___ человек, в составе: ________ и поручить ей в ____ срок в соответствии с Уставом общества, предоставить кредиторам ООО срок для заявления своих претензий к обществу; заключенные на 200_ год договора исполнить до 00.00.00, по остальным — сообщить контрагентам об отказе от договоров и причине отказа и в ____ срок выплатить им компенсацию в связи с условием договора.

Голосование проводилось открытым (закрытым) путем. Результаты подсчета голосов: «За» — _____ человек; «Против» — ______ человек; «Воздержались» — _______ человек.

Общее собрание постановило принять все предложения для прекращения деятельности ООО путем ликвидации.

Ответ:

ЗАДАНИЕ 5

Составьте письмо-отказ Кемеровского УЕЗТУ обществу с ограниченной ответственностью «Вектор» по вопросу обеспечения запасными частями автобусного парка. Укажите причину отказа.

Ответ:

ЗАДАНИЕ 6

Разработать пакет документов, включающий личное резюме, заявление о приеме на работу, приказ о приеме на работу; а также оформить соответствующую запись в трудовой книжке.

документ тайна протокол резюме Ответ:

1. Резюме Ф.И.О.

Зорина Альбина Владиславовна Дата рождения:

03.07.1987.

Полных лет:

Фактический адрес:

г. Кемерово, пр-т. Ленина 60А-87

Контактные сведения:

т.с.8−913−525−5445

т.д.54−04−86

E-mail: ivк@inbox.ru

Семейное положение:

Не жената Образование:

Высшее ВУЗ и Факультет:

РГТЭУ Специальность:

Маркетинг Опыт работы (начиная с последнего):

04.05.2009; …- специалист отдела сбыта ООО «Трансхимресурс»

Основные функциональные обязанности:

а) Оптово-розничные продажи шин/дисков, масел, АКБ б) Работа с корпоративными клиентами в) Организация работы отдела выписки счетов г) Ведение необходимой отчётности д) Подписание договоров, ведение переговоров Профессиональные навыки и знания:

Ведение переговоров с ключевыми клиентами; подписание договоров; исследование и анализ рынка, создание базы данных, прогнозирование изменения цены; принимал неоднократное участие в семинарах (по технологии и психологии продаж, а также по управлению жилой и коммерческой недвижимостью), конференциях, выставках по недвижимости.

Дополнительные сведения:

Знание 1C, английский язык (читаю, перевожу), PC: Пользователь (ОС Windows, M Office, справочные системы Гарант и Консультант, Интернет и др.).

Личные качества:

Исполнительность, быстрота и легкость в обучении, коммуникабельность, энергичность, настойчивость в достижении необходимых результатов, дисциплинированность. Проводимым досугом является: занятие спортом, посещение плавательного бассейна, тренажерного зала, посещение театров и кино, чтение экономических и бизнес журналов.

Основные требования к новой работе:

Стабильность, карьерный рост, высокая заработная плата, профессиональное и интеллектуальное развитие.

2. Заявление о приеме на работу Директору ООО АН «Панацея»

Н.П.Корчугановой

от Зориной Альбины Владиславовны ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу принять меня на работу в ООО АН «Панацея» на должность начальника отдела коммерческой недвижимости.

с 25 декабря 2010 года постоянно.

24 декабря 2010 года подпись

3. Приказ по личному составу о приеме на работу

4. Запись в трудовую книжку о приеме на работу

1. ГОСТ Р 6.30−2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации»

2. Андреев, В. И. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ). 3-изд., перераб. и доп. [Текст] / В. И. Андреев. — М.: Гардарика, 2008. — 245 с.

3. Делопроизводство (Организация и технологии документационного управления) [Текст]: Учебник для вузов / Т. В. Кузнецова, Л. В. Санкина, Т. А. Быкова и др.; Под ред проф. Т. А. Кузнецовой. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008. — 359 с.

4. Кирсанова, М. В. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления [Текст]: Учебное пособие / М. В. Кирсанова, Ю. М. Аксенов. — 2-е изд. — М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 2008. — 272 с.

5. Организация работы с документами [Текст]: Учебник / Под ред. проф. В. А. Кудряева. — 2-е изд. перераб. и доп. — М.: ИНФРА-М, 2008. — 400 с.

6. Стенюков, М. В. Документы. Делопроизводство [Текст] / М. В. Стенюков. — М.: ПРИОР, 2009. — 345 с.

7. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере [Текст] / Павлюк А. В., Киселева Т. И., Воробьев Н. И. — 5-е изд., перераб. и доп. — СПб.: Герда, 2008. — 421 с.