Принципы и правила планирования рабочего времени

Планирование рабочего времени является одной из главных задач руководителей и специалистов, так же, как и осуществление планирования деятельности организации в целом. В нашей стране менеджеры еще не научились этим заниматься и уделяют данному процессу в 4 раза меньше времени, чем американские коллеги, поэтому тема данного реферата является актуальной.

Как отмечают западные экономисты, начинать планирование необходимо с четкой постановки задач. Для этого составляется перечень дел и возможных препятствий, которые потребуют отдельного времени на их преодоление. Анализ этого перечня в дальнейшем позволит скорректировать план и исключить несущественные моменты. Кроме того, планирование времени позволяет руководству критически осмысливать собственные идеи и находить эффективные способы их решения вовремя, создавая определенный резерв времени. Планирование позволяет руководителю сконцентрироваться на главном с учетом сроков и времени решения основных задач. В результате планирования улучшается структура рабочего дня и возникает возможность составления расписания .

Управление рабочим временем — одна из важнейших составляющих жизни каждого члена современного общества — зачастую от неё зависит выполнение тех или иных задач. Сегодня общество и бизнес широко используют новые возможности коммуникации с применением компьютерных технологий: электронную почту, обмен мгновенными сообщениями, форумы, доски объявлений, аудиои видеоконференции.

1 Правила планирования рабочего времени

1.1 Понятие рабочего времени

Рабочее время часть календарного времени, затрачиваемого на производство или выполнение определенного объема работ и услуг. Оно является косвенной оценкой затрат труда.

Неотработанное время подразделяется на не использованное по уважительным причинам (болезнь, например) и не использованное без уважительных причин потери рабочего времени (прогулы, простои и др.).

В целом расписание работы характеризуется устойчивостью.

Однако в настоящее время значительный интерес представляют новые типы рабочего графика: гибкий график, сжатая неделя (суммированный рабочий день), частичная занятость. Под гибким рабочим графиком понимается расписание работы, при котором работник может выбрать время прихода-ухода в пределах, устанавливаемых руководством. Сжатая рабочая неделя представляет собой график работы, в котором происходит обмен между количеством часов, отрабатываемых ежедневно, и количеством рабочих дней в течение недели. Так, обычное число часов может отрабатываться не за пять дней, а за четыре (по десять часов ежедневно) или за три для (по двенадцать часов ежедневно). Частичная занятость (частичный найм) это работа с выполнением тех же обязанностей, но в течение меньшего времени.

1.2 Основные правила планирования рабочего времени

Известный немецкий специалист в области менеджмента Л. Зайверт разработал определенные правила планирования рабочего времени:

Планировать рабочий день на 60%, оставляя 20% на решение непредвиденных задач и 20% на творческую деятельность (например, повышение квалификации).

Тщательно документировать и контролировать расход времени, что позволяет иметь о нем четкое представление, определяя будущие потребности в нем и правильное его распределение.

Диффренцировать задачи предстоящего периода на долго-, среднеи краткосрочные, устанавливая приоритет действий по их решению.

Всегда последовательно до конца доводить начатое дело.

Составлять гибкие планы.

Планировать реальный объем задач, рассчитанных в соответствии с возможностями коллектива.

Использовать для планирования времени специальные бланки и карточки.

Переносить невыполненные задачи автоматически в планы следующего периода.

Отражать в планах не только сами действия, но и ожидаемые результаты.

Задавать точные временные нормы и предусматривать на то или иное дело ровно столько времени, сколько на него действительно требуется.

Реализовать принцип самодисциплины, устанавливающий точные сроки выполнения всех видов работ.

Определять приоритеты в делах.

Как показывает практика, главными причинами потерь рабочего времени являются:

1) отсутствие четкости в постановке целей и определении приоритетов;

2) отсутствие планирования рабочего времени или его слабая организация;

3) низкий уровень дисциплины подчиненных;

4) слабое руководство, неумение работать с подчиненными, партнерами, посетителями.

1.3 Долгосрочное и краткосрочное планирование

План предусматривает решение стоящих проблем в рациональной очередности. В первую очередь планируются работы с фиксированным сроком исполнения или наиболее трудоемкие, требующие больших затрат времени. Нежелательно откладывать и неприятные дела, лучше их сделать раньше других. Далее планируется рутинная работа и выполнение повседневных обязанностей. Последними в плане значатся второстепенные и эпизодические дела, не требующие много времени (чтение текущей корреспонденции, обход рабочих мест). Главное — в процессе планирования устанавливается точный срок окончания дел.

Но случается, что предстоящий запланированный объем работ не может быть выполнен в заданное время и тогда требуется перенесение их на более поздний срок.

Тщательное документирование времени и контроль за его использованием служат предпосылкой планирования. Различают несколько типов планов использования времени: долгосрочные, среднесрочные и краткосрочные.

С помощью долгосрочных планов опрделяется структура времени, необходимого для реализации крупных жизненных целей, рассчитанных на многие годы, порой на десятилетия. Это может быть работа, связанная с получением образования, продвижением по службе и т. п. Среднесрочные планы — годовые, в которых осуществляется распределение времени для решения крупных конкретных задач производственного характера.

Краткосрочные — включают разбивку времени для решения задач, конкретизирующих среднеи долгосрочные планы. К ним относятся: квартальные, месячные, декадные, недельные и дневные. Начиная с месячных планов расчет времени идет уже в часах. Среди краткосрочных планов важнейшим является дневной. В него включается не более десятка проблем, среди которых треть — главных, осуществляемых в первую очередь. Эти дела, а также самые неприятные, принято планировать на первую половину дня (с утра). Это позволяет к вечеру их завершить. В дневном плане однородные дела группируются в блок, что значительно экономит время и позволяет не перескакивать с одной задачи на другую.

Знание всех приемов и методов планирования позволяет правильно распределять задания в зависимости от их сложности, трудности, ответственности, напряженности в рамках рабочего дня и оптимально их чередовать.

Лучшим вариантом фиксации дневного плана служит письменное его изложение. Это не позволяет игнорировать заложенные в него дела, разгружает память, дисциплинирует, делает работу более целенаправленной. Анализ выполнения плана также легче провести по записи .

2 Основные принципы планирования рабочего времени

2.1 Принцип Парето

В общем виде Принцип Парето утверждает, что в пределах данной группы или ряда некоторая малая часть является более важной, чем ее относительный вес в этой группе. Этот принцип сформулирован итальянским экономистом Вильфредо Парето (1848−1923) получил свое подтверждение в различных сферах деятельности.

20% клиентов (товаров) приносят 80% оборота или прибыли

80% клиентов (товаров) приносят 20% оборота или прибыли

20% ошибок вызывают 80% потерь

80% ошибок вызывают 20% потeрь

Проекция этого правила на работу менеджера выглядит следующим образом: в процессе работы 80% результата достигается за 20% рабочего времени.

Остальные 80% потраченного времени дают только 20% от всего результата.

Следующая таблица описывает этот «железный принцип» в управлении временем.

Таблица — Принцип времени Парето (соотношение80:20)

Вклад Отдача

80% потраченного времени (многочисленные второстепенные проблемы) = 20% конечного результата

20% потраченного времени (несколько жизненно важных проблем) = 80% конечного результата

В отношении ежедневной работы это значит, что не следует начинать с выполнения приятных, легких, небольших дел, требующий минимального вложения сил. Необходимо рассматривать задачу относительно ее важности

Сначала те немногие жизненно важные проблемы, и потом остальные многочисленные второстепенные задачи.

Последовательное применение принципа Парето становится реальным, если анализировать все задачи согласно их доли вклада в конечный результат и располагать их по АВС категориям.

2.2 АВС планирование

ABC анализ исходит из опыта, который показывает, что процентное соотношение более важных и менее важных дел всегда примерно одно и то же. Используя буквы A, B, C все задачи распределяются по трем классам согласно их важности по отношению к достижению профессиональных и персональных целей. Многие менеджеры уже используют этот принцип и занимаются сначала наиболее важными задачами.

Используйте анализ ABC дополнить ваш опыт систематическим планированием и развитием ваших рабочих техник.

Планируйте время согласно важности задач, а не их относительного веса в плане требуемой активности.

ABC анализ основывается на следующих трех правилах, исходящих из опыта:

Наиболее важные задачи (категория А) составляют около 15% от всех задач, которыми занимается менеджер. Однако, это важные задачи (по вкладу в достижение цели около 65%).

Важные задачи (категория B) в среднем составляют 20% от общего числа задач и 20% важность работы менеджера.