Передача подписанного договора контрагенту

Договор, подписанный от организации, передается ответственному исполнителю под роспись в листе согласования передачи контрагенту. Ответственность за доставку договора контрагенту возлагается на исполнителя по договору или на стороннее нанятое лицо. Договор может быть отправлен заказной почтой с уведомлением о вручении. Его молено передать под роспись уполномоченным должностным лицам организации-контрагента или иным способом, позволяющим достоверно подтвердить факт получения договора. Выдача оригиналов и копий договоров. Выдача оригиналов и копий договоров осуществляется работниками службы делопроизводства (договорного отдела) на основании письменного запроса. На данном предприятии это оформляется служебной запиской. В ней должно быть указано обоснование необходимости получения документа, кому (Ф.И. О., должность) и на какой срок он выдается.

При выдаче оригинала договора работники службы делопроизводства (договорного отдела) по заведенному на данном предприятии порядку обязаны изготовить ксерокопию договора и подложить ее в дело. Бухгалтером в конце месяца готовится отчет о движении договоров.

Учет документов контрагентов

Во внутреннем нормативном документе должен быть определен перечень регистрационных и учредительных документов, которые следует запросить у контрагента перед заключением с ним сделки.

Документы контрагентов формируются в дела по системе картотеки в алфавитном порядке с общим справочником, который ведется, как правило, в электронном виде (в нем и указывается номер дела, в котором хранятся документы контрагента). Каждому контрагенту можно присваивать код.

При заключении нескольких договоров с одним и тем же контрагентом повторное представление документов не требуется. При поступлении каждого нового договора проверяют документы на предмет:

• • права подписи договора, срока полномочий руководителя предприятия;
• • срока действия лицензии, доверенностей;
• • адреса регистрации;
• • соответствия предмета договора направлению деятельности контрагента согласно уставу.

Если возникает необходимость, то у контрагента могут запрашиваться дополнительные документы.

Сроки хранения документов устанавливаются в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения в номенклатуре дел организации.

Необходимо отметить, что одним из инструментов налогового менеджмента, позволяющим избежать возникновения дополнительных налоговых обязательств, является договорная политика. Многие бухгалтеры, аудиторы и юристы уделяют данному элементу финансовой политики недостаточное внимание. Сегодня именно в данной сфере особенно важно постоянное взаимодействие бухгалтерской и юридической служб, так как тип и условия договора, а также правовой статус участников сделки, от которых зависит порядок бухгалтерского учета и схема налогообложения, имеют большое значение.

Суть договорной политики состоит в определении вида договора и его конкретных условий. В свою очередь, сама возможность выбора в данной сфере обеспечивается действием двух принципов гражданского права: принципа свободы договора и принципа диспозитивного регулирования ряда условий договоров, заключаемых организациями.

Принцип свободы договора реализуется в соответствии со ст. 421 ГК РФ, согласно которой предприятие вправе заключать договоры, предусмотренные или не предусмотренные законом или иными правовыми актами. Стороны также могут заключать смешанные договоры, в которых сочетаются элементы договоров разных видов, предусмотренных законом или иными правовыми актами. При этом взаимоотношения сторон по смешанному договору определяются нормами, содержащимися в соответствующих частях смешанного договора, если иное не вытекает из соглашения сторон или существа смешанного договора. Кроме того, согласно п. 4 ст. 421 ГК РФ стороны могут определять в договоре любые условия, не противоречащие обязательным предписаниям закона. В Гражданском Кодексе РФ установлено, что условия договора определяются по усмотрению сторон, кроме случаев, когда содержание соответствующего условия предписано законом или иными правовыми актами.

Принцип диспозитивного регулирования условий договора реализуется в соответствии со ст. 422 ГК РФ, согласно которой договор должен соответствовать обязательным для сторон правилам, установленным законом и иными правовыми актами, действующими в момент его заключения.

Таким образом, договорная политика влияет на юридическое оформление хозяйственных операций и на порядок их отражения в бухгалтерском учете, определяя тем самым картину финансового положения организации, которая отражается в бухгалтерской отчетности.

Например, предположим, что руководство предприятия принимает решение о применении договора комиссии. На сегодняшний день договор комиссии используется в большинстве отраслей экономики. Данный вид договора позволяет:

• • организовать разделение труда;
• • сосредоточиться на производстве товаров, работ и услуг;
• • снизить издержки, связанные с реализацией собственной продукции, товаров и услуг;
• • избежать необходимости содержать собственный сбытовой аппарат и осуществлять дорогостоящие маркетинговые исследования;
• • быстрее продвигать товар на рынок;
• • расширять рынки сбыта;
• • оптимизировать налогообложение.

Договор комиссии регулируется гл. 51 ГК РФ «Комиссия». К элементам договора комиссии относят предмет и стороны договора, его форму, цену и сроки.

Предметом договора комиссии является совершение определенных юридических действий — сделок, стороной которых в договоре с третьими лицами становится комиссионер. Все сделки комиссионер совершает только от своего имени. Это свойство является главной отличительной особенностью договора комиссии. На комиссионера оформляются все документы — договор, накладные, счета-фактуры и т. д. Ссылка на комитента в документах, оформленных от имени комиссионера, не делается. Таким образом, комиссионер становится обязанным по сделкам, заключенным с третьими лицами. Однако он не несет ответственности за неисполнение сделок, вызванных действием или бездействием третьих лиц, кроме случаев, когда комиссионер не проявил необходимой осмотрительности при выборе стороннего партнера либо принял на себя ручательство за исполнение сделки — делькредере.

Необходимо также отметить, что комиссионер всегда действует в соответствии с указаниями комитента. Однако на практике может возникнуть ситуация, когда комиссионер предварительно не мог согласовать свои действия с комитентом или получить запрос в разумные сроки. В этом случае комиссионер вправе отступить от указаний комитента, если того требуют обстоятельства дела и интересы комитента.

Кроме того, комитент может предоставить комиссионеру право отступать от своих указаний без предварительного запроса. В этом случае согласно п. 1 ст. 995 ГК РФ комиссионер обязан в разумные сроки сообщить комитенту о допущенных отступлениях.

Принятое на себя поручение комиссионер обязан исполнить на наиболее выгодных для комитента условиях в соответствии с указаниями комитента, а при отсутствии в договоре комиссии таких условий — в соответствии с обычаями делового оборота или иными обычно предъявляемыми требованиями. В соответствии со ст. 992 ГК РФ в случае, когда комиссионер совершил сделку на условиях более выгодных, чем те, которые указаны комитентом, дополнительная выгода делится между сторонами поровну, если иное не предусмотрено соглашением сторон.

Как правило, договор комиссии применяется для совершения сделок купли-продажи. По поручению комитента комиссионер может осуществлять как приобретение для него товаров у третьих лиц, так и заключение договоров с покупателями на реализацию товаров комитента. На практике нередки случаи, когда предмет договора комиссии включает в себя обе функции.

Важно отметить, что договор, который заключают между собой комиссионер и комитент, направлен на предоставление только одного вида услуг.

Денежные средства и товары, поступившие к комиссионеру от комитента, являются собственностью комитента. Однако комиссионер вправе в соответствии со ст. 359 ГК РФ удерживать находящиеся у него вещи, которые подлежат передаче комитенту либо лицу, указанному комитентом, в обеспечение своих требований по договору комиссии.

Комиссионер совершает сделки за счет комитента. Согласно ст. 1001 ГК РФ комитент обязан помимо уплаты комиссионного вознаграждения, а также дополнительного вознаграждения за делькредере в соответствующих случаях возместить комиссионеру суммы, израсходованные им на исполнение комиссионного поручения. Необходимо отметить, что комиссионер не имеет права на возмещение расходов на хранение находящегося у него имущества комитента, если в законе или договоре комиссии не установлено иное.

Важным свойством договора комиссии является то, что в соответствии с п. 1 ст. 251 НК РФ денежные средства, поступившие комиссионеру от комитента в счет возмещения израсходованных им на исполнение комиссионного договора сумм, не учитываются у комиссионера в составе доходов при определении базы по налогу на прибыль. Кроме того, согласно п. 1 ст. 156 НК РФ данные суммы не являются объектом обложения НДС.

Необходимо подчеркнуть, что договор комиссии всегда заключается в письменной форме. Кроме того, первичные документы должны содержать обязательные реквизиты в соответствии с п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» .

Сумма комиссионного вознаграждения определяется:

• • в процентном выражении от суммы каждой совершенной комиссионной сделки;
• • в процентном выражении от оборота комитента по заключенным комиссионером сделкам;
• • в процентном выражении от прибыли по этим сделкам;
• • как некая зафиксированная в договоре сумма.

В договоре комиссии может быть указано несколько видов сроков.

• 1. Срок действия договора комиссии. Под ним понимается период времени, в течение которого договор комиссии является обязательным для исполнения. В п. 2 ст. 990 ГК РФ предусмотрено, что договор комиссии может быть заключен на определенный срок или без указания срока его действия. От этого зависят условия прекращения действия договора в одностороннем порядке. Согласно п. 1, 2 ст. 1003 ГК РФ в случае, если срок действия договора комиссии не указан, комитент, желающий отказаться от его исполнения, обязан предварительно уведомить об отказе комиссионера не позднее чем за 30 дней при условии, что более продолжительный срок не установлен законом. Комиссионер в соответствии с п. 1 ст. 1004 ГК РФ имеет право отказаться от исполнения договора комиссии, заключенного без указания срока действия.
• 2. Срок выполнения комиссионером поручения комитента. Он может либо присутствовать, либо отсутствовать в договоре. Данный срок служит для организации деятельности комиссионера, так как в течение данного срока последний обязан полностью выполнить поручение комитента. Как правило, срок действия договора превышает срок выполнения комиссионером поручения. Однако в отдельных случаях они могут совпадать. Согласно п. 2 ст. 405 ГК РФ при нарушении комиссионером срока выполнения поручения комитент не приобретает права расторгнуть договор, если только он вследствие просрочки не утратил к нему интерес. В последнем случае комитент вправе расторгнуть договор и требовать возмещения убытков.
• 3. Срок передачи комиссионером комитенту исполненного задания, под которым понимаются суммы, полученные по сделкам с третьими лицами. Этот вид срока, как правило, не указывается, так как включается в срок выполнения комиссионером поручения комитента. При продолжающихся комиссионных взаимоотношениях комитент стремится установить сроки или график передачи исполненного задания по договору комиссии. В случае нарушения вышеуказанных сроков комиссионер несет ответственность, предусмотренную ст. 395 ГК РФ, за пользование денежными средствами комитента.
• 4. Срок выплаты комиссионного вознаграждения. Согласно абз. 2 п. 1 ст. 991 ГК РФ вознаграждение уплачивается после исполнения договора комиссии. Если комиссионное вознаграждение не будет уплачено в разумный срок, то комитент обязан его выплатить в семидневный срок со дня предъявления требования комиссионером. Если комиссионер может удержать вознаграждение из сумм, поступивших к нему как представителю комитента, то, как правило, момент уплаты вознаграждения совпадает с моментом поступления денежной выручки комиссионеру.
• 5. Срок направления комиссионером отчета комитенту и срок утверждения отчета комитентом.

Таким образом, особенность договоров комиссии заключается в том, что при их заключении не устанавливаются прямые юридические и хозяйственные связи между продавцом и конечным покупателем-потребителем, т. е. между комитентом и третьим лицом. Кроме того, договор комиссии носит двусторонний характер, так как права и обязанности есть у обеих сторон. Договор комиссии относится к числу консенсуальных договоров, так как для возникновения комиссионного обязательства достаточно соглашения сторон. Их права и обязанности появляются до передачи имущества.

Договор комиссии является возмездным, так как все действия и сделки комиссионер совершает за вознаграждение. При заключении договора комиссии комиссионеру и комитенту необходимо максимально грамотно составить договор.

В комиссионном договоре можно выделить три части.

1. Вводная часть. В ней содержится, во-первых, информация о сторонах договора и их представителях. Во-вторых, в данной части отражается согласованная воля сторон на заключение договора.

Вводная часть обязательно должна содержать следующую информацию: место подписания договора; дата подписания; стороны договора и их наименования; организационно-правовая форма и название организации, которые должны совпадать со сведениями, указанными в учредительных документах; фамилии, имена, отчества и должности представителей сторон.

При этом полномочия представителей на подписание договора должны быть подтверждены различными документами, в частности доверенностью, уставом, протоколом, приказом и т. д.

• 2. Основная часть договора. В ней регламентируются основные условия договора. Здесь оговариваются предмет договора, цель, основные права и обязанности сторон, а также нормы, устанавливающие ответственность сторон за неисполнение условий договора. При составлении договора необходимо обратить особое внимание на определение места судебного разрешения споров по договору. Особенно это важно при составлении договоров между сторонами, которые находятся в разных субъектах Российской Федерации.
• 3. Заключительная часть. Она должна содержать реквизиты, подписи и печати сторон. В качестве реквизитов указывают полное наименование сторон, ИНН, юридические и почтовые адреса, банковские реквизиты и другие сведения, позволяющие идентифицировать стороны.

От имени сторон договор подписывают законные представители с указанием должностей и обязательной расшифровкой подписей.

В связи с этим особую важность в налоговом планировании приобретает вопрос о том, как организация может влиять на трактовку осуществляемых хозяйственных операций с точки зрения гражданского права с тем, чтобы изменить их налоговые последствия и таким образом создать для себя более выгодный налоговый режим. Такую возможность гражданское законодательство предоставляет в сфере заключения организациями хозяйственных договоров со своими контрагентами. И здесь каждому бухгалтеру и финансовому менеджеру, занимающемуся налоговым планированием, следует всегда помнить два важнейших принципа действующего гражданского законодательства:

• 1) принцип свободы договора;
• 2) принцип диспозитивного регулирования большинства условий заключаемых организациями договоров.

Первый принцип выражается в том, что организации согласно ст. 421 ГК РФ могут заключить договор как предусмотренный, так не предусмотренный законом или иными правовыми актами. Кроме того, Кодексом устанавливается, что «условия договора определяются по усмотрению сторон, кроме случаев, когда содержание соответствующего условия предписано законом или иными правовыми актами»^[1].

Второй принцип объясняется диспозитивными нормами относительно условий договора. Сторонам предлагают некий стандартный шаблон условий договора, который они по своему усмотрению могут изменить, выбрав более подходящие для них условия сделки.

Иными словами, выполнив обязательные предписания закона относительно формы и содержания договора (императивные нормы), организации самостоятельно могут изменять предлагаемые законодательством шаблоны договоров, не являющиеся обязательными, и строить договорные схемы так, как того требует конкретная хозяйственная ситуация.

Таким образом, договорная политика может быть использована в качестве инструмента налогового планирования, обеспечивая такое юридическое оформление хозяйственных операций, которое позволяет избежать возникновения дополнительных налоговых обязательств и налоговых рисков.

К инструментам договорной политики можно отнести выбор контрагента, вида и отдельных условий договора и др.

На основании вышеизложенного материала можно прийти к выводу, что договорная политика предоставляет более широкие возможности изменения финансового результата и имущественного положения организации, чем такой традиционный инструмент налогового планирования, как учетная политика организации. Договорная политика характеризуется большей гибкостью, так как не существует каких-либо ограничений по срокам изменения условий хозяйственных договоров, в то время как учетная политика применяется последовательно от одного отчетного года к другому.

Подводя итог, отметим, что экономические отношения постоянно развиваются и усложняются. Финансовая политика играет важную роль в системе налогового менеджмента организации. Более того, совершенно очевидно, что договорная политика во многом определяет учетную и налоговую политики.

• [1] ГК РФ. Часть первая от 30 ноября 1994 г. № 51-ФЗ с изменениями и дополнениями на 1 января 2013 г. — п. 4 ст. 421.