Содержание
- Введение
- 1. Номенклатура дел
- 2. Формирование дел
- 3. Хранение документов
- Заключение
- Список литературы
Организация систематизации и хранения документов является важнейшей частью работ по делопроизводству. Обеспечение сохранности нужных документов, организация быстрого поиска и доступа к нужным материалам все это задача правильной систематизации и хранения документов. Актуальность работы заключается в том, что при неправильной систематизации и хранении документов существует опасность потерять нужные документы или не получить к ним оперативный доступ, когда это необходимо.
Целью работы является рассмотрение существующих в делопроизводстве правил систематизации и хранения документов.
Задачами работы является последовательное рассмотрение таких вопросов, как: порядок формирования дел документов, составления номенклатуры, а так же порядок оформления дел для архивного хранения.
1. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
Документы после их исполнения группируются (помещаются) в дела.
Дело — это совокупность документов, относящихся к определенному вопросу деятельности учреждения и помещенных в отдельную обложку с соответствующим заголовком (например, документы, относящиеся к руководству, планированию, учету, снабжению, кадрам, сбыту и т. д.).
Для того чтобы документы потом можно было быстро отыскать в делах и оперативно использовать для управленческих целей, составляется ориентировочный
список заголовков дел, который называется номенклатурой дел. Номенклатура дел составляется в соответствии с правилами, изложенными в единой государственной системе делопроизводства. В результате, документы по мере их исполнения будут попадать только в те дела, которые заранее для них предусмотрены номенклатурой.
Различают два типа номенклатур дел — типовую номенклатуру и конкретную номенклатуру дел.
Типовая номенклатура дел устанавливает
список наименований дел для учреждений с однотипным характером деятельности. Типовые номенклатуры дел составляются в ведомствах, но основе многолетнего анализа документопотоков подведомственных учреждений. Например, Министерство образования составляет и рассылает в ВУЗы типовую номенклатуру дел для учреждений высшего образования. Типовые номенклатуры дел являются источником информации для создания конкретных номенклатур дел.
Конкретная номенклатура дел представляет собой
список наименований дел, которые возникают в результате деловой деятельности одного конкретного учреждения или предприятия.
Составление конкретных номенклатур дел занимаются делопроизводственные службы учреждения или предприятия: на основании изучения комплекса документов, которые образуются в процессе его деятельности;
на основании разделов, рекомендуемых типовой номенклатурой, существующей в ведомстве, к которому принадлежит учреждение.
Сначала составляются номенклатуры дел структурных подразделений причем в номенклатуре определяются не только названия дел, но и устанавливаются сроки их хранения в архиве, затем зав. канцелярией предприятия составляет сводную номенклатуру дел. После утверждения сводной номенклатуры дел в учреждении этот документ направляется во все пдразделения предприятия и становится обязательным для исполнения. Ведение дел вне номенклатуры не допускается.
Внутри разделов, которые дают наиболее общие характеристики относимых к ним документов, в типовой номенклатуре существуют подразделы, в названиях которых указываются конкретные наименования документов, размещаемых в этих подразделах.
В одно дело в соответствии с заголовками дел могут группироваться документы одного вида. Однако, В одно дело могут попасть и документы разных видов, например:
Акты, справки проверки состояния делопроизводства и переписка об организации делопроизводства;
Акты, докладные записки, справки, характеристики, представляемые в судебные органы и милицию по уголовным и гражданским делам
3. ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
Подготовка исполненных документов к хранению является завершающим этапом процесса делопроизводства. Отбор документов на хранение в архиве или на уничтожение проводится ежегодно по окончании делопроизводственного года.
Первый этап подготовки документов к сдаче в архив заключается в определении сроков их хранения, который производится в процессе экспертизы научной и практической ценности документов.
Экспертиза научной и практической ценности документов проводится специальной экспертной комиссией учреждения, назначенной руководителем. Цель комиссии — отобрать документы на хранение и установить сроки их хранения, а также отобрать на уничтожение документы, не представляющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение. В состав комиссии включаются наиболее квалифицированные сотрудники структурных подразделений, делопроизводственных служб и архивов.
Главными руководящими документами для экспертных комиссий, которыми они руководствуются при назначения сроков хранения документам, являются перечни документов с указанием сроков хранения. Перечни документов — это систематизированные списки документов учреждений, организаций и предприятий, содержащие нормативные указания о сроках хранения документов. Перечни документов могут быть
типовыми — их назначение унификация сроков хранения однородной типовой документации, образующейся в деятельности всех учреждений, независимо от их ведомственной подчиненности и отраслевой направленности. Например, сроки хранения приказов руководства, планов и отчетов, документов по личному составу, бухгалтерской документации и т. д. Все эти и другие так называемые типовые документы выполняют одинаковые для всех учреждений функции, а поэтому должны иметь и одинаковые сроки хранения.
ведомственными — по отдельным отраслям деятельности. Он предусматривает максимально полный охват видов документов по направлению деятельности предприятий отрасли.
С 2000 г. действует новый типовой перечень, который называется «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения».
Комиссия может назначить документам следующие сроки хранения:
кратковременные сроки хранения — менее 10 лет;
долговременные сроки хранения — более 10 лет, включая постоянное хранение;
некоторые документы не хранят вообще — они подлежат уничтожению
Срок хранения документов исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, если документ проходил в мае 2001 года, то срок его хранения будет исчисляться с 1 января 2002 года.
На отобранные комиссией и уничтоженные документы составляется акт, в котором перечисляются названия, индексы и заголовки к тексту уничтоженных документов. Использование документов, отобранных к уничтожению, для хозяйственных нужд запрещается. Запрещается также сжигать их. Документы измельчают в специальных машинах и затем сырье сдают в макулатуру.
Оформление дел долговременного хранения (свыше 10 лет и постоянного хранения) включает в себя комплекс работ по:
описанию на обложке — наименование учреждения, номер дела, заголовок дела в соответствии с номенклатурой дел, год, количество листов, срок хранения;
составлению описи дела, в которой перечисляют наименование документов, их даты, указывают количество листов в каждом документе. Опись подписывают члены экспертной комиссии и утверждает руководитель предприятия;
брошюровке — подшивание документов твердую обложку;
нумерации листов;
составлении заверительной надписи.
Для дел кратковременного хранения (до 10 лет) процедура оформления дел упрощается: документы оставляют в делах в скоросшивателях, листы не нумеруются, описи на дела не составляются.
С момента заведения и до передачи в федеральный архив дела хранятся на предприятии. Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел. Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. Для облегчения поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел, а выписка из номенклатуры дел с наименованиями и индексами всех дел, хранящихся в шкафу, помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.
Выемка документов из дел не допускается. В исключительных случаях с устного или письменного разрешения руководителя возможна выемка документа из дела. (например по требованию судебно-следственных органов изъять документ из дела). В этом случае составляют акт о выдаче документа во временное пользование и этот акт вкладывают на место изъятого документа и еще в деле оставляют точную заверенную копию и акт о причинах изъятия подлинника. Акт должен быть скреплен гербовыми печатями предприятия, выдавшего документ во временное пользование. Акт хранится в деле до возвращения подлинника документа.
