Интегрирование требований международных стандартов в систему менеджмента организации

Интегрирование требований международных стандартов в систему менеджмента организации

Ганъкевич Т. В.,

ведущий консультант

Центра систем качества

" Прирост-Система"

При рождении человек попадает в рамки законов — законов природы, законов общества. Здоровье и благополучие человека находится в прямой зависимости от выполнения организациями и обществом в целом законодательных требований (к продуктам питания, к зданиям и сооружениям и т. п.). Все организации так же при «рождении» попадают под управляющее воздействие нормативных и законодательных требований, в т. ч. по управлению качеством, управлению профессиональной безопасностью и здоровьем, управлением окружающей средой. Нормативные и законодательные требования учитываются при построении системы управления организацией. Потому с каждым годом возрастает заинтересованность организаций в создании интегрированной системы, которая отвечала бы одновременно требованиям различных международных стандартов (например, таких, как ISO 9001: 2000 системы менеджмента качества, ISO 14 001 системы управления окружающей средой, управления профессиональной безопасностью и здоровьем по OHSAS 18 001 и др.).

Система менеджмента существует в любой организации, причем, если она документирована, то она изначально является интегрированной системой, отвечающей требованиям указанных стандартов, а также нормативных и законодательных документов. Организация зачастую теряет часть прибыли, если выпускается продукт низкого качества, если наносится ущерб здоровью персонала и имуществу, если загрязняется окружающая среда. В большинстве случаев потери вызваны недостатками в системе управления организации, а не небрежностью или злым умыслом исполнителей.

Для устранения недостатков в системе управления организацией самым коротким и надежным путем является анализ существующей системы общего менеджмента, изучение и применение мирового опыта по совершенствованию, разработке и внедрению интегрированной системы менеджмента, отвечающей требованиям как можно большего количества международных стандартов.

Практика отечественных предприятий показала, что они разрабатывают и внедряют системы управления, отвечающие требованиям различных международных стандартов, как последовательно, так и параллельно. Причем в обоих случаях данные системы можно и нужно интегрировать в единое целое.

В случае разработки и внедрения каждой из систем отдельно — разрабатывается и внедряется документация по каждой системе в соответствии с требованиями выбранного международного стандарта.

Недостатки такого подхода:

наличие нескольких Политик организации по различным направлениям;

накопление повторяющихся по содержанию документов в организации;

увеличение числа внутренних и внешних связей, вероятность появления несогласованных связей;

сложность восприятия документов системы персоналом;

часто повторяющиеся внутренние и внешние аудиты;

анализ функционирования систем со стороны руководства не дают цельную картину управления организацией;

трудоемкость создания нескольких систем;

сложности в привязке уже действующих в организации внутренних документов по системе управления и т. п.

Преимущества такого подхода:

сокращение сроков построения одной из систем;

сокращение срока выхода на сертификационный аудит с момента принятия руководством решения о разработке и внедрении одной из систем;

В случае интегрирования систем (дополнения одной системы к другой последовательно или разработка всех трех систем одновременно) разрабатывается и внедряется общая документация, которая отвечает требованиям всех трех международных стандартов

Преимущества такого подхода:

общая Политика организации;

наличие общего пакета документов по системе менеджмента;

вовлеченность персонала в процесс совершенствования деятельности организации;

способность учитывать всесторонние требования потребителя и внешних сторон;

проведение общих внутренних и внешних аудитов;

сокращение затрат организации на разработку и сертификацию;

целостность анализа функционирования системы менеджмента со стороны руководства;

унификация форм, созданных организацией;

применение действующих в организации внутренних документов по системе управления и т. п.

Недостатки такого подхода:

увеличение сроков построения интегрированной системы;

увеличение срока выхода на сертификационный аудит с момента принятия руководством решения о разработке и внедрении интегрированной системы;

обучение специалистов организации (ответственного со стороны руководства, начальника службы управления системой менеджмента, внутренних аудиторов) требованиям всех трех международных стандартов одновременно.

Приступая к разработке в организации интегрированной системы менеджмента, изначально важно правильно определить организационную структуру управления системой менеджмента.

Структурируя процессы системы менеджмента организации, определяются общие процессы, процессы системы менеджмента качества по ISO 9001, процессы системы управления окружающей средой по ISO 14 001, процессы системы управления профессиональной безопасностью и здоровьем по OHSAS 18 001 и т. д.

К процессам, которые определены, как общие, относятся: (примеры процессов)

управление организацией (анализ со стороны руководства);

управление документацией, в т. ч. законодательной;

управление записями;

внутреннее информирование;

управление персоналом;

управление КИП и А;

мониторинг и измерение;

внутренний аудит;

анализ данных;

постоянное улучшение (сеть процессов жизненного цикла продукции);

корректирующие действия;

предупреждающие действия.

Опыт разработки и внедрения показал, что основой для разработки или совершенствования в организации системы менеджмента является система управления качеством. При принятии руководством решений по разработке интегрированной документации целесообразно определить все процессы, происходящие в организации, их последовательность и взаимодействие, проанализировать требования ISO 9001: 2000, при необходимости, принять решение по совершенствованию существующего в организации порядка функционирования системы менеджмента. Далее приступить к последовательному анализу требований других интересующих международных стандартов и принятию решений по развитию системы менеджмента качества Примеры направления развития системы менеджмента качества по общим процессам представлены в таблице 1.

Таблица 1

К процессам системы менеджмента качества по ISO 9001 относятся: (примеры процессов)

маркетинговые исследования;

планирование;

анализ контрактов (договоров);

техническое обслуживание;

связь с потребителем;

управление несоответствующей продукцией.

К процессам системы управления окружающей средой по ISO 14 001 относятся:

(примеры процессов)

идентификация и ранжирование экологических аспектов;

управление несоответствующей продукцией;

аварийные ситуации и реагирование на них.

К процессам системы управления профессиональной безопасностью и здоровьем по OHSAS 18 001 относятся:

(примеры процессов)

идентификация опасности и оценка риска;

расследование несчастных случаев;

аварийные ситуации и реагирование на них.

Как видно из выше изложенного, могут быть разработаны документы:

" Аварийные ситуации и реагирования на них" - учитывает требования стандартов

ISO 14 001 и OHSAS 18 001;

" Управление несоответствующей продукцией" - учитывает требования стандартов

ISO 9001 и ISO 14 001.

При разработке интегрированной документации системы менеджмента в соответствии с требованиями трех международных стандартов ISO 9001: 2000;

ISO 14 001: 1996; OHSAS 18 001: 1999 г:

Разрабатывается общая Политика организации, в которой может быть определена основная цель, направленная на повышение качества выпускаемой продукции, удовлетворение потребностей потребителей при постоянном снижении негативных воздействий на окружающую среду и рисков для здоровья сотрудников подрядчиков, посетителей и общества в целом. Организация в Политике может указать, что гарантирует потребителям, персоналу, обществу строгое соблюдение законодательных и нормативных требований в области качества, экологии, охраны здоровья и профессиональной безопасности, что основным принципом улучшения она определяет превентивный подход, стремится предупредить любые возможности выпуска некачественной продукции, ухудшения здоровья персонала, негативных влияний на окружающую среду.

Разрабатывается общая модель процессов.

Составляется таблица, в которой указывается общий перечень процессов с привязкой к пунктам международных стандартов ISO 9001: 2000; ISO 14 001: 1996; OHSAS 18 001: 1999 и документам системы менеджмента организации, которые содержат или будут содержать информацию по процессу.

Разрабатываются общие цели предприятия.

Разрабатывается общее Руководство по системе менеджмента организации в котором указывается взаимосвязь процессов, матрица ответственности персонала организации в соответствии с моделью процессов системы менеджмента и организационной структурой организации, кратким описанием процессов системы с ссылками на процедуры по процессам, в которых описывается полное функционирование процесса с входящими и исходящими данными.

Разрабатываются процедуры для всех процессов, происходящих в организации.

Определяются показатели результативности процессов.

При документировании каждого общего процесса должны быть учтены требования международных стандартов ISO 9001: 2000; ISO 14 001: 1996; OHSAS 18 001: 1999 г.

В соответствии с требованиями стандарта ISO 14 001: 1996 в организации определяются экологические аспекты, которые имеют или могут иметь значительное воздействие на окружающую среду. Сведения заносятся в реестр экологических аспектов. По результатам ранжирования и оценки значимости определенных экологических аспектов разрабатываются экологические программы.

Внедрение требований стандарта OHSAS 18 001: 1999 в общие процессы сегодня представляет некоторые сложности, связанные с отсутствием единого подхода к системе управления охраной труда (СУОТ). Документы по СУОТ, как правило, разработаны и функционируют в организациях, документы, соответствуют законодательным требованиям и требованиям внешних организаций проверяющих функционирование СУОТ, но недостаточно соответствуют требованиям OHSAS 18 001: 1999 г.

Согласно требованиям OHSAS 18 001 разрабатывается реестр рисков, который формируется согласно установленным и идентифицированным в организации существующим опасностям, которые возникают в ходе производственной деятельности. В соответствии с установленными в реестре наиболее значимыми неблагоприятными факторами разрабатывается программа управления профессиональной безопасностью и здоровьем.

Программа совершенствования СМК, программа управления проф. безопасностью и здоровьем, экологические программы, план ликвидации аварийных ситуаций — это часть общего планирования управления организацией.

В настоящее время на Украине имеется успешный опыт разработки, внедрения и сертификации интегрированных систем менеджмента для строительных компаний.

Применение в организации современных систем менеджмента:

обеспечивает управление качеством процессов, происходящих в организации;

обеспечивает управление профессиональной безопасностью и здоровьем персонала организации, а так же потребителя, поставщика, посетителя и других; заинтересованных сторон;

обеспечивает управление воздействием на окружающую природную среду; является основой внедрения новых технологий;

позволяет выйти на новый уровень регулирования проблем для поддержания конкурентоспособности.