Документооборот в системе «поставщик — дистрибьютор покупатель»

Сегодня основным условием стабильного функционирования компании на рынке становится совершенствование процедур организационно-экономического управления. В частности, разработка более эффективных систем управления касается и сферы IT.

Программы реализуются в определенной корпоративной (организационной, экономической и др.) среде, которая обеспечивает предоставление необходимых ресурсов, базу знаний по технологиям ее реализации, определение и/или уточнение приоритетов ее развития и т. д. В этом смысле успех в реализации любой программы в такой же степени зависит от обоснованности плана, сбалансированности ресурсов, упорядоченности работ, пакетов работ, проектов в соответствии приоритетами, стратегическими целями, как и от обеспеченности этих программ информационными, финансовыми, трудовыми ресурсами.

Чем больше программа, тем в большей степени успех ее реализации зависит от внешней среды, причем информационная компонента становится приоритетной, определяющей. Отсутствие структуры в информационной среде, детерминированности процессов ее функционирования разрушает программу, создавая или фатально увеличивая неопределенность в достижении ее целей.

С другой стороны, отсутствие необходимого разнообразия в хаосе возможностей внешней среды снижает ценность порядка программы, делая неоптимальными пути ее достижения, например, из-за неэффективности применяемых технологий, низкой квалификации трудовых ресурсов, высоких рисков в поставке комплектующих и т. д. Все это сводит на нет преимущества даже самой идеально разработанной программы, с идеальным механизмом ее реализации.

На базе современных компьютерных технологий создано поколение систем управления, именуемое ERP (Enterprise Resource Planning — планирование ресурсов предприятия, то есть системы управления ресурсами). Такие системы предоставляют возможность работать на интегрированном информационном поле множеству удаленных пользователей, что обеспечивает максимальный эффект при управлении крупными производствами и корпорациями.

Идея таких систем состоит в том, что элементы ПО, предназначенные для поддержки разных функций предприятия, должны непрерывно взаимодействовать между собой. По сути, ERP-система пытается «воспроизвести» бизнес-процессы в программном обеспечении и сопровождать каждое действие того или иного сотрудника.

Интеграция автоматизированных систем управления предприятием до сих пор явлется одним из наиболее рискованных шагов, на которые руководство решается вовсе не из-за преклонения перед могуществом высоких технологий, а в силу жизненной необходимости. Прежде всего, нельзя отстать о конкурентов, а значит, нужны новые способы обеспечения прозрачности финансовых потоков и контроля над технологическими бизнес-процессами. Последние тенденции рынка тоже нельзя оставлять без внимания, а чтобы обратить себе на пользу любые изменения, требуется провести хотя бы минимальную замену маркетинговой стратегии компании, что невозможно без привлечения IT.

Среди российских компаний превалируют решения типа «все-в-одном», которые очень часто не оправдывают себя, так как могут работать с очень ограниченным кругом задач. Зачастую в неудачах винят консультантов, предлагающих более сложные и, следовательно, дорогие решения, чем требует предприятие. Однако вина подобных специалистов не столь велика, как кажется — ведь чаще всего представители предприятия сами просят именно ERP-систему, не задумываясь о том, что проще и разумнее воспользоваться другими средствами.

Таким образом, весьма актуальным является изучение информационных систем современных предприятий.

Целью написания данной курсовой работы является изучение документооборота в системе поставщик — дистрибьютор покупатель.

Общей цели подчиняются следующие задачи:

 изучение организации движения материального потока в распределительной системе;

 исследование системы информационного обмена между субъектами распределительной системы;

 анализ структуры документов при передаче информации в распределительной системе;

 изучение существующих систем документооборота;

 характеристика входной и выходной документации;

 изучение организации документооборота в модулях системы DRP, ERP;

 сравнительная характеристика программного обеспечения распределительной системы на примере Trade, Купец.

1.Организация системы поставщик дистрибьютор покупатель

1.1 Операции, организация движения материального потока в распределительной системе

Функционирование логистической системы (ЛС) направлено на удовлетворение потребностей клиента, иными словами, на достижение конечного результата, выражающегося в обеспечении высокого уровня обслуживания клиента, что, в конечном счете, обеспечивается эффективной доставкой в соответствии с требованиями потребителя, но при условии минимального использования затрат и ресурсов. При этом на уровне логистической цепи категория конечного результата в торговле трансформируется обычно в величину чистой прибыли. Понятие конечного результата при этом меняется в зависимости от уровня иерархии или функциональной области ЛС.

Если рассматривать материальный поток в логистике от источника сырья до конечного потребителя, то он проходит несколько функциональных областей, деятельность которых характеризуется определенными задачами.

Во-первых, это область снабжения (обеспечения) производства готовой продукции, основной задачей которой является бесперебойное снабжение производства материально-техническими ресурсами.

Во-вторых, область производства готовой продукции, функцией которой является обеспечение функционирования производственного процесса.

В-третьих, область распределения готовой продукции, основной функцией которой является бесперебойное обеспечение потребителей готовой продукцией при полном удовлетворении их спроса. [3]

Таким образом, ЛС, начинающаяся от первичного поставщика сырья и материалов и заканчивающаяся конечным потребителем, охватывает три базисные функциональные области:

 логистика снабжения область снабжения производства материальными ресурсами;

 логистика производства (или логистика обеспечения производственных процессов) область обеспечения производственного процесса готовой продукции;

 логистика распределения область распределения готовой продукции.

Однако такое деление не означает изолированного подхода к управлению потоками в каждой функциональной области логистики. Напротив, концепция интегрированной логистики основана на комплексном подходе, требует рассмотрения всех базовых областей в отношении оптимизации сквозных потоков, проходящих через них и работающих, в конечном счете, на потребителя. При этом каждая функциональная область логистики имеет свои локальные цели и задачи, которые вытекают из общей цели всей ЛС.

Функционирование области распределения ЛС имеет свои особенности в сравнении с другими областями. Ее характеризуют:

 широкий ассортиментный перечень реализуемых товаров;

 минимизация запасов у конечных потребителей (страховые запасы), что требует осуществления частых поставок мелкими партиями;

 независимый спрос на товары, усложняющий управление запасами;

 повышение требований к гибкости обслуживания, связанное с возможностью незапланированных заказов;

 разветвленная складская сеть, максимально приближенная к потребителю;

 приоритет складской формы поставки перед транзитной для большинства видов товаров;

 сложность организации доставки конечным потребителям из-за наличия централизованной и децентрализованной поставки;

 значительное число посреднических структур.

Сложность системы распределения товаров определяется разнообразием логистических сетей, включающих в себя каналы разных уровней. По сути, ЛС это новые организационные формы в товарораспределении. Они предполагают активную посредническую деятельность, поглощающую иногда до 80% финансовых ресурсов фирм, и предъявляют высокие требования к координации и контролю над выполнением логистических операций. Реализация таких организационных форм требует формализации всех объектов, составляющих ЛС. Однако, например, оптовые предприятия торговли, через которые осуществляется до 30% и более реализации товара, одновременно являются участниками различных логистических сетей, действующих по своим «законам», что значительно затрудняет достижение корпоративных целей фирмы. Это распространяется на большинство участников формируемой ЛС. [5]

Деление как на микро-, так и на макроуровне позволяет более точно определять и решать локальные задачи организации и контроля внутри звеньев и элементов ЛС, поскольку объектами практической логистики могут быть не только потоки, но и единичные трансакции. К тому же логистическая концепция реализуется, как правило, в конкретной системе, функционирующей в реальной формализованной среде. При этом сам процесс формирования ЛС с позиции привлечения ее участников основан на обеспечении и поддержании жизненного цикла товара: от замысла до ликвидации, а центром создания ЛС является производство товара.

Интегрированный подход в логистике требует объединения различных функциональных областей и их участников в рамках единой ЛС в целях ее оптимизации. Такой подход распространяется как на макро-, так и на микроуровень. Важно только, решая проблемы оптимизации управления на микроуровне, в пределах организации участника ЛС исходить из условий оптимизации всей системы.