Методические основы формирования управленческой отчетности

Методические рекомендации по организации и ведению управленческого учета в России были адаптированы к применению российскими коммерческими организациями экспертно-консультативным советом по вопросам управленческого учета при Минэкономразвития России в 2004 году. В них были сформированы основные требования, предъявляемые к управленческой отчетности:

• • целесообразность — информация должна отвечать той цели, для которой она подготовлена;
• • рентабельность — затраты на подготовку информации не должны превышать выгоды от ее использования;
• • объективность — информация должна быть подготовлена и представлена таким образом, чтобы не быть предвзятой;
• • адресность — информация должна быть доведена до ответственного исполнителя с использованием наиболее эффективных (в каждом конкретном случае) средств коммуникации (при этом следует соблюдать конфиденциальность);
• • краткость — информация должна быть четкой, не содержать ничего лишнего;
• • точность — степень погрешности, присущая информации, не должна превышать такого уровня, чтобы изменить решение, принимаемое на ее основе;
• • оперативность — информация должна быть готова к тому времени, когда она необходима;
• • сопоставимость — в большинстве случаев информация должна быть сопоставимой по времени и по подразделениям организации.

Отдельным пунктом в этом протоколе говорится о своевременности управленческой отчетности: в зависимости оттого, насколько часто или редко информация данной отчетности теряет актуальность, необходимо ее обновлять.

Своевременность подготовки управленческой отчетности имеет два аспекта:

• 1) частоту подготовки периодических отчетов;
• 2) интервал между окончанием периода и временем, когда отчет попадает к ответственному руководителю.

Частота подготовки периодических отчетов определяется временем, за которое информация, представленная в них, перестанет быть актуальной и отвечать главному требованию — быть полезной при выработке оперативных управленческих решений. Это означает, что некоторые виды информации необходимо предоставлять ежедневно или даже чаще, а другие — ежемесячно или реже. Кроме того, менеджеры могут получать информацию, которая должна подготавливаться для каждого конкретного случая.

В некоторых ситуациях отчетная информация может поступать пользователю в режиме реального времени при каждом ее изменении.

Данные о продажах, закупках, браке и прочих аналогичных элементах оперативной управленческой информации обычно предоставляются ежедневно или еженедельно и используются для проведения сравнения с соответствующими данными ежедневных и еженедельных планов. Информация о прибыльности обычно предоставляется ежемесячно и сравнивается с показателями месячного плана. При планировании долгосрочных проектов, таких как проекты капитального строительства, желательно разбивать их на небольшие этапы, чтобы обеспечить ежедневное или еженедельное измерение отклонений от плана и включение их в отчет.

Системы формирования отчетности должны быть разработаны таким образом, чтобы обеспечить предоставление отчетов руководству в кратчайший срок после окончания отчетного периода (день, неделя, месяц, квартал и т. д.). Таким образом, ежедневный отчет должен быть предоставлен либо до окончания текущего дня, либо в самом начале следующего дня; еженедельный — в первый день следующей недели; ежемесячный отчет — на третий или четвертый день следующего месяца. Решения о частоте формирования периодических отчетов и о приемлемой задержке в их предоставлении должны приниматься с учетом соотношения затрат и выгод.

Эффективность обмена отчетной информацией в большой степени зависит от формата и структуры отчетов. Основными факторами, которые могут повлиять на выбор формата или структуры того или иного отчета, являются:

• • характер представляемой информации;
• • требования и пожелания пользователей отчетов;
• • соотношение затрат и выгод.

Не существует стандартного набора управленческих отчетов с единым форматом и общей структурой, которые были бы приемлемы во всех ситуациях. Ниже приведены некоторые требования к формату управленческих отчетов, следование которым позволит оптимизировать представление управленческой информации:

1. Доступность для восприятия

Отчет должен быть простым для восприятия, точным и лаконичным. Названия документа и его разделов следует делать адекватными и понятными. Данные, представленные в отчете, не должны допускать неоднозначного толкования или вводить в заблуждение.

2. Степень детализации

Содержание отчета должно соответствовать информационным потребностям его предполагаемого получателя (пользователя). Каждый руководитель предъявляет свои требования к отчетной информации. На нижних ступенях иерархической лестницы управления организацией необходимы более частые и более детальные отчеты. Чем выше уровень, тем реже представление и меньше подробностей. Слишком большая детализация информации может привести к информационной перегруженности пользователя и затруднить ее понимание.

3. Контекст предоставляемых данных

Разрозненные (пусть даже точные) данные малоинформативны. Только данные, помещенные в соответствующий контекст, обработанные соответствующим образом для определенной, четко обозначенной цели, становятся значимой информацией. Для подготовки управленческой отчетности наиболее часто применяются анализ тенденций происходящих изменений и сравнение фактических показателей с плановыми. Например, менеджер отдела реализации может провести сравнительный анализ показателей реализации за несколько периодов, показать их соотношение с плановыми показателями, а также с отраслевыми данными и показателями конкурентов и представить результаты проведенного анализа в табличной форме.

Несмотря на то, что лаконичные отчеты более эффективны, излишняя краткость может привести к потере контекста и, следовательно, уменьшить полезность документа. При формировании отчета следует выбрать разумный компромисс между эффективностью и результативностью.

4. Стандартизация

Для основных периодически формируемых управленческих отчетов целесообразно утвердить формат, содержание, сроки и частоту (периодичность) представления, а также правила распространения. Стандартизация повысит эффективность подготовки и предоставления отчетов, позволит сэкономить время, которое требуется менеджерам на ознакомление и осмысление предоставленной информации. Стандартизация не означает, что все руководители будут получать одинаковые отчеты. Она означает, что руководители будут знать о том, комплект из каких отчетов, в какой форме и с какой периодичностью (ежедневно, еженедельно или ежемесячно) они будут получать.

Комплект периодических отчетов должен включать в себя необходимые комментарии и поясняющую информацию. Дополнительная аналитическая информация может повысить ценность представляемых данных.

5. Ориентация на центры ответственности

В большинстве организаций существует разделение ответственности менеджеров за выполнение тех или иных задач в общей структуре управления, достижение тех или иных намеченных результатов. Такое разделение ответственности часто имеет иерархическую структуру.

Обычно в такой структуре условно выделяют три уровня, и менеджеры каждого из уровней имеют свои информационные потребности.

• 1. Операционный (нижний) уровень. Планирование на операционном уровне связано с получением очень подробной информации, которая имеет отношение к текущему времени (плюс-минус неделя/месяц), т. е. принимаемые решения являются краткосрочными по своей сути. Решения принимаются в отношении:
  • • дебиторской и кредиторской задолженностей;
  • • заработной платы;
  • • жалоб и претензий со стороны покупателей (клиентов);
  • • выполнения графика (плана) работ;
  • • выявления и анализа отклонений фактических результатов от плановых.
• 2. Тактический (средний) уровень. Рассматриваются вопросы эффективности использования ресурсов для достижения более высоких результатов. Решения принимаются в отношении:
  • • закупок;
  • • месторасположения (хранения) запасов ТМЦ;
  • • продаж (по результатам проведенного анализа);
  • • прогноза потоков денежных средств.
• 3. Стратегический (высший) уровень. По своей сути, стратегическое планирование предполагает принятие решений в отношении всей организации в целом, направлено на долгосрочную перспективу и определяет направления развития организации в будущем. Решения принимаются в отношении:
  • • инвестиций в те или иные проекты;
  • • выхода на новые рынки (освоения потенциально возможных рынков);
  • • прогнозирования и бюджетирования.

Рекомендуется избегать такого структурного построения, когда операционная информация, предназначенная для центров ответственности нижнего уровня, дублируется для центров ответственности среднего и высшего уровня в неизменном виде. Менеджер центра ответственности нижнего уровня должен быть ответственным за принимаемые оперативные решения в связи с разработкой, согласованием и выполнением производственного (рабочего) плана его подразделения. В связи с этим рекомендуется формировать отчеты для обеспечения менеджеров оперативной управленческой информацией начиная с нижнего уровня ответственности, где можно непосредственно влиять па результаты работы. Далее информация консолидируется согласно организационной и иерархической структуре ответственности, реализованной в организации.

Среди возможных форматов представления информации в управленческой отчетности можно выделить следующие:

• 1. Табличный формат. Значительная часть управленческой информации является количественной, поэтому табличный формат отчетов представляется наиболее естественным. Большинство руководителей привыкли получать отчеты в виде набора цифр и считают их достаточно полезными. Значительную часть управленческой информации можно представить всего лишь на одной странице такого отчета. Правильно структурированные отчеты в цифровом виде являются основой управленческой отчетности при условии наличия соответствующих комментариев и раскрытия ключевых показателей.
• 2. Графический формат. Графики и диаграммы — наглядный способ представления данных. Основной проблемой применения графического формата является то, что при одновременном отображении большого количества показателей затрудняется восприятие информации. Графики и диаграммы можно достаточно быстро подготовить на персональном компьютере, используя стандартное программное обеспечение и принтер.
• 3. Текстовый формат. Информация, которая, как правило, не имеет количественных показателей (например, отчеты службы внутреннего аудита о состоянии системы внутреннего контроля организации), предоставляется в письменной форме, в обычном текстовом формате. Составитель такого отчета имеет возможность сделать акцент на каких-либо моментах, разъяснить взаимосвязь и значение представляемых данных.