Отчет о закупках

При формировании отчетов о закупках в коммерческой организации первоначально необходимо определить, с какой целью они составляются.

Отчеты о закупках напрямую связаны с отчетами о запасах. Однако закупки производятся не только тогда, когда запасы на исходе. Необходимость и целесообразность закупок могут быть вызваны предстоящими изменениями конъюнктуры рынка (например, сезонными колебаниями цен, появлением или расширением новых организаций, реализующие такие же товары и т. и.). Поэтому составлять отчеты о закупках по схеме «сколько надо купить и сколько это будет стоить» нецелесообразно. Эти отчеты должны заключать в себе гораздо больший объем информации. Для каждой организации набор сведений, которые будут содержаться в применяемых ею отчетах о закупках, как и технология составления таких отчетов, определяются индивидуально в зависимости от конкретных потребностей, которые обусловлены спецификой технологии сбыта товаров, структурой управления и т. и.

В любом случае главная цель составления отчетов о закупках (как и любой другой управленческой отчетности) — это отслеживание процесса закупок с той степенью детализации информации, которая позволит организации не только быстро среагировать на любые изменения в текущей ситуации, но и своевременно увидеть симптомы изменений, которые возможны в будущем.

Отчеты о закупках используются, чтобы:

• • иметь информацию о потребности в товарах, а также сведения о количестве и качестве материальных ценностей, заказанных у поставщиков, и сроках их поставки;
• • для нормального функционирования коммерческой организации необходима не только информация о текущих потребностях (знание в каждый момент времени количества и качества материальных ресурсов, которые требуется закупить); не менее важной является и информация о том, как эти потребности могут с течением времени измениться. В большинстве случаев менеджер отдела снабжения не владеет подобной информацией, поскольку прогнозирование изменений объема продаж или ассортимента наиболее реализуемых групп товаров находится не в его компетенции. Однако знание таких прогнозов необходимо для правильного планирования предстоящих закупок (стоит ли работать с этим поставщиком или можно поискать другого, продающего более крупные партии, но дешевле, или же, напротив, потребность в данном сырье уменьшается и закупка больших партий становится нецелесообразной). Регулярное получение менеджером отдела снабжения сведений о перспективах изменения потребностей в тех или иных материальных ресурсах поможет, во-первых, сэкономить некоторую (иногда весьма значительную) сумму денег, а во-вторых — избежать сбоев в торговли из-за отсутствия необходимого товара.

Информация о количестве заказанных материальных ценностей и сроках их поставки позволяет:

• • не только правильно спланировать работу складов и магазинов, но и сориентироваться, на что можно рассчитывать в случае каких-либо изменений в производственном процессе;
• • иметь систематизированную информацию по предыдущим и предстоящим закупкам, которая может быть использована при изучении рынка предложения материальных ценностей, необходимых организации, и располагать данными об имеющихся и потенциальных поставщиках.

По нашему мнению, в планировании «от достигнутого», критикуемом с давних пор, все же есть рациональное зерно. Накопленный опыт общения с постоянными поставщиками, несомненно, пригодится организации для оценки того, насколько выгодны новые предложения — ведь, как известно, все познается в сравнении.

Кроме того, из отчета о закупках можно своевременно узнавать об увеличении или уменьшении потребности в том или ином виде ТМЦ. Эти сведения позволят вовремя скорректировать работу по заключению договоров с поставщиками. Возможно, придется искать новых поставщиков или просто отказаться от услуг какой-либо фирмы в связи с предстоящим сокращением объемов продаж. Отчет о закупках, составленный с учетом планов развития организации, для менеджера отдела снабжения может являться основанием для поиска потенциальных поставщиков новых видов товара, потребность в которых появилась у организации, и новых видов товаров, планируемых к продаже, а также обоснованно спланировать размер денежных средств, необходимых для приобретения материальных ресурсов.

Постоянный контроль над процессом закупок и знание ситуации позволят не только планировать затраты на приобретение товаров в каждый период времени, но и в случае необходимости быстро найти резервы экономии денежных средств, если в какой-то момент появятся проблемы с наличностью. Например, на основании сведений, содержащихся в отчете о закупках, можно принять решение, на какой период времени можно отсрочить приобретение тех или иных товаров, у какого поставщика можно получить отсрочку платежа и т. п.

Определение приоритета закупок важно всегда, но особенно в том случае, если организация испытывает дефицит денежных средств или имеет недостаточное количество складских помещений. Кроме того, спланировав оптимальный объем закупок, можно получить от поставщиков определенные скидки, устанавливаемые в зависимости от размера партии.

Форма ведения отчета о закупках состоит из трех форм:

• 1) уровень планируемых закупок;
• 2) уровень запасов;
• 3) отчет о произведенных закупках.

Первая форма состоит из трех разделов:

• • план закупок на месяц и на отчетный период;
• • минимальный уровень закупок;
• • цена приобретения.

Вторую форму «Уровень запасов» готовит персонал склада или отдела логистики. Эти отчеты представляют собой обобщенные сведения об остатках запасов на дату составления отчета или о движении запасов за отчетный период (день, неделя, месяц, квартал, год). Отчеты группируют запасы по самым разным информационным разрезам — по складам, видам продукции, по производственным подразделениям и т. д. и содержат следующую информацию:

• • наименование сырья, товаров, продукции;
• • дату изготовления;
• • срок годности;
• • себестоимость единицы запасов;
• • идентификационный номер партии;
• • единицу измерения запасов;
• • местонахождение запасов;
• • общее количество на складе;
• • заказанное (зарезервированное) количество;
• • ожидаемые поступления;
• • количество некондиционных товаров (продукции);
• • количество устаревших товаров (продукции), не пользующихся спросом;
• • количество товаров с истекающими сроками годности;
• • товары, отгруженные клиентам в течение периода;
• • местонахождение и движение запасов товаров готовой продукции;
• • минимально допустимые объемы запасов сырья, товаров и готовой продукции;
• • уровень омертвления запасов (объем запасов, по которым не было движения за отчетный период) и т. д.

Третья форма содержит информацию о произведенных закупках и формируется по факту поступления товаров на склады, по мере оплаты делается дополнительная пометка. Эта форма используется для оперативного контроля над запасами и приведена в приложении.