Управление проектом (проектами)

Управление проектом — применение знаний, опыта, средств и технологий в процессе проведения проекта с целью удовлетворить (или превысить) требования или ожидания заказчика от данного проекта. Любое управление предполагает планирование, регулирование, координацию и контроль за протекающими процессами. В данном случае объектами управления становятся не продукция или услуги, не сам проект в целом, а различные процессы, внутри которых достигается сбалансированность между:

• • объемом работ, временем, стоимостью и качеством;
• • заказчиками с разными потребностями и ожиданиями;
• • определенными требованиями и запросами.

Управление проектами рассматривает различные процессы, разбитые на девять областей:

• • обеспечивающие координацию между различными элементами проекта;
• • обеспечивающие замысел и выполнение всех требуемых и только требуемых работ;
• • обеспечивающие завершение работ в заданное время;
• • обеспечивающие завершение работ в заданном бюджете;
• • обеспечивающие выполнение требований и ожиданий заказчика;
• • обеспечивающие наиболее эффективное использование ресурсов, участвующих в проекте;
• • обеспечивающие создание, хранение и своевременное распределение информации о проекте;
• • связанные с определением, анализом и реакцией на возможный риск, связанные с проектом;
• • необходимые для заказа товаров и услуг у других организаций.

Проект обычно разбивается на несколько фаз: предынвестиционную, инвестиционную и эксплуатационную. В каждой фазе реализации проекта (жизненном цикле) проводятся однородные работы или процессы, сгруппированные по определенным группам, имеющим одну и ту же функцию управления: планирование, координация, регулирование, принятие решений. Управление проектом внутри организации или управление несколькими проектами дает возможность устранить или свести к минимуму все те причины, которые могут нарушить нормальный ход проекта и поставить под сомнение возможность выполнения отдельных его частей. Наиболее характерными причинами из них являются:

• • недостаток координации ресурсов и действий;
• • слабые связи с заинтересованными сторонами, что приводит к неудовлетворенности клиентов;
• • недостаточная оценка длительности работ и затрат по проекту, приводящая к большим затратам времени и денег;
• • неадекватное планирование ресурсов и действий;
• • некачественный мониторинг проекта, отклонения выявляются слишком поздно;
• • недостаточный контроль качества продукта.

Для этих целей выработана и успешно применяется единая методология управления проектами. Вовлеченные в проект партнеры, кредиторы и другие заинтересованные лица будут иметь ясные задачи, ответственность и полномочия.

Хорошая методология управления позволяет завершить вовремя и в пределах оговоренной ранее стоимости практически все начинаемые проекты. В методологии PRINCE2 заложены принципы грамотного руководства проектом, направленного на избежание проблем и достижение успешных результатов. Эти принципы таковы:

• • проект представляется конечным процессом с определенным временем старта и завершения;
• • проект всегда требует управления для достижения успешных результатов;
• • для полной согласованности действий все участники проекта должны четко представлять, для чего нужен проект, какие цели предполагается им достигнуть, как эти цели должны быть достигнуты и какие обязанности должны выполнять участники для их достижения.

Метод управления проектами PRINCE2 определяет организацию, управление и контроль над исполнением проектов. PRINCE2 был разработан агентством ССТА (Central Computerand Telecommunications Agency) в 1989 г. как правительственный стандарт Великобритании для управления проектами в информационных технологиях. В настоящее время PRINCE2 применяется в качестве стандарта управления проектами в Великобритании, Бельгии, Нидерландах, Люксембурге, Австралии, Новой Зеландии, Гонконге, Сингапуре, Малайзии, ЮАР, Хорватии, Польше и некоторых других странах.

Наибольшее распространение PRINCE2 получил в государственном секторе, в финансовой, телекоммуникационной, и электронной отраслях.

Основными особенностями PRINCE2 являются:

• 1) планирование, основанное на продуктовом подходе;
• 2) деление проекта на управляемые и контролируемые стадии;
• 3) гибкость применительно к масштабам проекта;
• 4) определенная организационная структура для команды управления проектом.

PRINCE2 включает в себя восемь основных компонент:

• 1) организация;
• 2) планирование;
• 3) контроль;
• 4) стадийность;
• 5) управление рисками;
• 6) качество;
• 7) управление конфигурациями;
• 8) управление изменениями.

Каждый процесс определяется вместе с ключевыми входными и выходными данными, а также со специфическими целями и предпринимаемыми действиями. PRINCE2 обеспечивает менеджеров и директоров проекта выгодами, которые проявляются в способности управлять использованием ресурсов, а также деловыми и проектными рисками более эффективно. PRINCE2 воплощает в себе установившуюся и доказавшую свою эффективность наилучшую практику в руководстве проектами. Это широко признанный и понятный, общий язык для всех участников проекта. PRINCE2 поощряет формальное наделение обязанностями в пределах проекта. PRINCE2 обеспечивает проекты:

• • управляемыми и организованными началом, серединой и завершением;
• • корректной и своевременной информацией о ходе работ по проекту во временных контрольных точках, автоматическим управлением любыми отклонениями от плана, вовлечением управленцев и исполнителей в проект в нужное время и в нужном месте;
• • хорошими каналами связи между проектом, руководством проекта и остальными подразделениями организации.

Предприятие не всегда может позволить себе прекратить работу на время преобразований, поэтому обеспечение непрерывности перехода к новой структуре является основным требованием методологии. Изменения проводятся в виде последовательности шагов, каждому шагу должно предшествовать детальное планирование. Рассмотренную методологию необходимо применять именно тогда, когда у предприятия значительно изменились или расширились цели, существенно изменились нужды, требования или желания клиентов.

Стратегическое планирование обеспечивает разработку и реализацию проекта (проектов) в логической последовательности, необходимой для достижения цели (целей). В то же время, несмотря на четкую организацию процесса управления проектом (проектами), существующая технология, предназначенная для поддержки текущего состояния процессов, может препятствовать осуществлению проекта. Текущие технологические возможности должны оцениваться исходя из плана совершенствования процессов, требований, предъявляемых к поддержке процессов, времени и стоимости предполагаемых технологических изменений.

Совершенствование бизнес-процессов затрагивает предприятие в целом, в том числе его организационную структуру и культуру взаимоотношений между сотрудниками. Оценивается способность предприятия принять предлагаемую концепцию бизнес-процессов и планируются необходимые меры для поддержки новой структуры.

Если проект новой организации бизнес-процессов затрагивает поддерживающие процессы информационную и коммуникационную инфраструктуры, соответствующие системы должны быть перепроектированы. Поскольку такие изменения и совершенствования всегда оказывают влияние на людей, на их взаимоотношения, вместе с процес ия и перепроектирования бизнес-процессов является существенное улучшение показателей эффективности. Проведение описанных выше шагов должно приводить к достижению этих целей. Но для того чтобы эти показатели вновь не ухудшились, необходимо принятие и воплощение идеологии непрерывного совершенствования бизнес-процессов. Бизнес не является статическим, так что всегда возникают возможности для его улучшения. Кроме того, идеология непрерывного совершенствования процессов ориентирует персонал на клиента, на повышение качества его обслуживания.

Идеология непрерывного совершенствования подразумевает установление системы руководства и управления, культуры функционирования бизнес-процессов, обращенных в первую очередь на удовлетворение требований клиентов. Обычно методологию непрерывного совершенствования процессов связывают с технологией Общего Управления Качеством (Total Quality Management— TQM), еще одним, наряду с перепроектированием бизнес-процессов, подходом к преобразованию предприятий в рамках данной методологии. Технология управления качеством призывает не дожидаться пока проблема возникнет, но предотвращать ее. TQM и перепроектирование бизнес-процессов тесно связаны между собой, различие состоит скорее в способах и сроках, а не в целях.