Контроль исполнения документов

Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения (содержащие поручения).

Контроль исполнения документов включает:

• • постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
• • информирование начальника (заместителя начальника) таможенного органа, начальников (заместителей начальников) структурных подразделений в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах;
• • снятие с контроля, направление исполненного документа в дело;
• • учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов.

При постановке документа на контроль в верхнем правом углу документа в подразделении документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства) проставляется отметка о контроле (подпункт 4.3.21 Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах Российской Федерации).

Контроль исполнения документов обеспечивают:

• • начальник (заместители начальника) таможенного органа;
• • подразделение документационного обеспечения (ответственные за ведение делопроизводства), осуществляющее учет контролируемых документов, а также ход и состояние их исполнения;
• • начальники структурных подразделений;
• • ответственные за ведение делопроизводства структурных подразделений;
• • ответственные исполнители.

Контроль исполнения документов по существу вопроса осуществляют начальники структурных подразделений.

Контроль соблюдения сроков исполнения и другие контрольные операции осуществляют:

• • документов с поручениями (указаниями по исполнению документов) начальника (заместителя начальника) таможенного органа, приказов и распоряжений таможенного органа по основной деятельности — подразделение документационного обеспечения (ответственные за ведение делопроизводства), если иное не оговорено в указании по исполнению документа или тексте распорядительного документа;
• • поручений, содержащихся в протоколах заседаний коллегии, а также данных на совещаниях у начальника таможенного органа — организационно-инспекторская служба;
• • планов (работы, мероприятий и др.) — структурные подразделения в соответствии с их функциями;
• • документов с поручениями начальника структурного подразделения — ответственный за ведение делопроизводства данного структурного подразделения.

Контроль за исполнением документов в подразделении документационного обеспечения (у ответственного за ведение делопроизводства) и в структурных подразделениях должен осуществляться с применением системы электронного документооборота по информации, внесенной в РКФ, в которой отражаются контролируемые действия, задания, вопросы, даты исполнения, структурные подразделения-исполнители, ход исполнения поручений (указаний по исполнению документов) и т. д.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших из вышестоящих таможенных органов, органов государственной власти субъектов Российской Федерации и местного самоуправления, внутренних документов — с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций, таможенных органов — с даты поступления в таможенный орган.

Сроки исполнения документов определяются начальником (заместителем начальника) таможенного органа исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством Российской Федерации.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

• • с конкретной датой исполнения — в указанный срок;
• • без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «срочно» — в трехдневный срок; имеющие пометку «оперативно» — в десятидневный срок, остальные — в срок не более месяца;
• • обращения и запросы депутатов — нс позднее 30 дней со дня получения запроса либо в иной согласованный с инициатором запроса срок; в случае проведения дополнительной проверки или дополнительного изучения изложенных в запросе сведений следует сообщить об этом инициатору запроса в трехдневный срок со дня получения запроса;
• • но обращениям, поступившим в таможенный орган, — до 30 дней со дня их регистрации, если в указании по исполнению документа начальника (заместителя начальника) таможенного органа или в обращении не указан иной срок;
• • телеграммы, телетайпограммы, телефонограммы: срочные — в день поступления, остальные — до 5 дней;
• • по запросам средств массовой информации (СМИ) — не более 7 дней с момента поступления запроса;
• • внутренние документы таможенного органа (приказы, распоряжения, решения коллегии, протоколы совещаний и др.) — согласно указанному в них сроку; в случае, если срок исполнения не указан, — в месячный срок со дня регистрации (вступления в силу);
• • по запросам, поступившим в соответствии с законодательством Российской Федерации из правоохранительных органов, — в указанный в запросе срок; если срок не установлен — в течение 30 дней с момента их поступления.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

Дата исполнения указывается в указании по исполнению документа и фиксируется в РКФ документа.

Поручения (указания по исполнению документа) начальника (заместителя начальника) таможенного органа по рассмотренным контрольным документам оформляются и рассылаются подразделением документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства) исполнителям, как правило, в течение суток, а срочные и оперативные — незамедлительно.

Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает головной исполнитель. Изготовляет и направляет соисполнителям копии документа (электронный образ документа) подразделение документационного обеспечения (ответственный за ведение делопроизводства).

Структурное подразделение, указанное в поручении первым или обозначенное словом «созыв» («ответственный»), является головным исполнителем поручения; начальник этого структурного подразделения организует работу по исполнению поручения и несет ответственность за его исполнение.

Изменение головного исполнителя и состава соисполнителей осуществляется на основании указания по исполнению документа начальника (заместителя начальника), давшего поручение.

Изменение головного исполнителя и соисполнителей учитывается подразделением документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства) в РКФ.

Письменные предложения с обоснованием необходимости изменения головного исполнителя представляются начальнику (заместителю начальника) таможенного органа, давшему поручение, начальником заинтересованного структурного подразделения в течение 3 дней с даты оформления поручения, а по срочным и оперативным поручениям — незамедлительно.

В случае если поручение выходит за пределы компетенции соисполнителей (структурных подразделений), определенных в поручении, начальники этих структурных подразделений обеспечивают его исполнение в пределах установленной компетенции. При этом головной исполнитель представляет давшему поручение начальнику (заместителю начальника) таможенного органа дополнительные предложения об изменении состава соисполнителей или о привлечении новых соисполнителей в течение 3 дней со дня поступления на исполнение поручения в структурное подразделение, а по срочным и оперативным поручениям — незамедлительно.

Соисполнители (структурные подразделения) в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения, представляют головному исполнителю предложения, подписанные начальниками (заместителями начальников) структурных подразделений.

Соисполнители отвечают за качество проработки и своевременность представления своих предложений. В случае несвоевременного представления предложений соисполнителем головной исполнитель информирует об этом начальника (заместителя начальника) таможенного органа.

Головной исполнитель имеет право самостоятельно запросить информацию в структурных подразделениях, в компетенцию которых входят рассматриваемые вопросы.

При необходимости головной исполнитель организует проведение согласительного совещания.

В случае если поручение начальника (заместителя начальника) таможенного органа нс исполнено в установленный срок, головной исполнитель в течение 3 дней после истечения срока, установленного для исполнения поручения, представляет начальнику (заместителю начальника) таможенного органа объяснение о ходе исполнения поручения с указанием должностных лиц, на которых возложено исполнение поручения, причин его неисполнения в установленный срок и мер ответственности, предлагаемых или принятых в отношении виновных в неисполнении поручения должностных лиц.

Объяснения, представляемые начальнику таможенного органа, визируются заместителем начальника таможенного органа (в соответствии с распределением обязанностей).

При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя начальника (заместителя начальника) таможенного органа, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении.

Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются и не корректируются.

Обо всех случаях изменения срока исполнения поручений по документам ответственный исполнитель своевременно информирует подразделение документационного обеспечения (ответственного за ведение делопроизводства) для внесения изменений в РКФ, в которой указываются новый срок, дата изменения, основание изменения срока, фамилия начальника (заместителя начальника) таможенного органа, изменившего срок исполнения поручения. Новый срок исполнения переносится на документ.

Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только вышестоящие органы или организации — авторы документов.

Передача контрольного документа из одного структурного подразделения в другое осуществляется только через подразделение документационного обеспечения (ответственного за ведение делопроизводства), где в РКФ документа вносятся отметки о его передаче в соответствующее структурное подразделение.

При уходе в отпуск, убытии в командировку, в случае болезни, увольнения или перемещения ответственный исполнитель по указанию начальника (заместителя начальника) структурного подразделения обязан передать другому должностному лицу все имеющиеся у него па исполнении контрольные документы и поставить об этом в известность ответственного за ведение делопроизводства структурного подразделения, который доводит сведения о новом ответственном исполнителе до подразделения документационного обеспечения (ответственного за ведение делопроизводства).

Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам, мосле подписания ответа.

Направление запроса по документу не может служить основанием для признания документа исполненным. В этом случае начальником (заместителем начальника) таможенного органа, давшим поручение, может устанавливаться новый срок исполнения документа, а автору обращения направляется промежуточный ответ.

Снятие документа с контроля осуществляет начальник (заместитель начальника) таможенного органа или по его поручению подразделение документационного обеспечения (ответственный за ведение делопроизводства) и оформляется отметкой об исполнении документа в соответствии с подпунктом 4.3.22 Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах Российской Федерации. Информация об исполнении документа отражается также в РКФ.

О ходе выполнения приказов (распоряжений) таможенного органа структурное подразделение, которому в них дано поручение, в установленный срок вносит докладную записку на имя начальника (заместителя начальника) таможенного органа, на которого возложен контроль испол;

нения приказа (распоряжения). Записка должна содержать информацию о полноте и своевременности выполнения документа, фактические данные, характеризующие результаты работы, предложение о снятии приказа (распоряжения) с контроля или о продлении срока исполнения.

Данные о ходе выполнения приказов (распоряжений), информация о снятии их с контроля обязательно отражаются в РКФ.

Контроль за исполнением документов в таможенном органе (в т. ч. в структурных подразделениях) осуществляется с применением системы электронного документооборота.

Подразделение документационного обеспечения (ответственный за ведение делопроизводства) формирует справки о состоянии исполнительской дисциплины в таможенном органе для информирования начальника таможенного органа в установленные им сроки.