Кадровая политика государственного образовательного учреждения среднего профессионального образования Свердловской области "Артемовский колледж точного при

Федеральное агентство по образованию Государственное образовательное учреждение Высшего профессионального образования Уральский государственный университет им. А. М. Горького Исторический факультет Отделение архивоведения, документоведения и информационно-правового обеспечения управления

Кадровая политика государственного образовательного учреждения среднего профессионального образования Свердловской области " Артемовский колледж точного приборостроения"

документирование колледж отдел кадры Контрольная работа Студента 3 курса Дроздова Александра Сергеевича Преподаватель:

Меньшикова Алла Леонидовна Екатеринбург 2011

1. Анализ системы документирования

1.1 Организация работы с документами

1.2 Автоматизация

1.3 Состав организационных документов

1.4 Функции отдела кадров Заключение

Директором Государственного образовательного учреждения среднего профессионального образования Свердловской области «Артёмовского колледжа точного приборостроения» (ГОУ СПО СО «АКТП») с апреля 2005 года является Уточкина Галина Трудовна. У неё в подчинении находится целый штат работников. Это около 120 человек. Структура предприятия такова: во главе — директор, ей непосредственно подчиняются:

— заместитель директора по учебно-производственной работе (УПР);

— заместитель директора по учебной работе (УР);

— заместитель директора по административнохозяйственной работе

— заместитель директора по учебно-методической работе (УМР);

— заместитель директора по социально — педагогической работе (СПР);

— главный бухгалтер;

— заведующая канцелярией;

— машинистка;

— юрисконсульт;

— водитель;

— инженер по охране труда и технике безопасности;

— заведующая столовой;

Все заместители директора заведуют своими так называемыми подразделениями (например: заместитель директора по учебной работе — преподавателями; заместитель директора по административно — хозяйственной работе — обслуживающим персоналом). Колледж действует на основании Устава. По штатному расписанию сотрудники делятся на три группы:

— административно-управленческий персонал;

— учебно-вспомогательный персонал;

— обслуживающий персонал;

1. Анализ системы документирования

Несмотря на сложную структуру в ГОУ СПО СО «АКТП» есть документационная база, которая обеспечивается системой взаимосвязанных управленческих документов. Издаются следующие распорядительные документы: приказы, распоряжения, решения, протоколы и иные акты.

Очень важную роль в системе документирования играют приказы и распоряжения директора. Эти документы являются основными в деятельности колледжа. Познакомимся с ними поближе.

Приказы директора печатаются на бланках и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения. Регистрация, учет и контроль за исполнением приказов ведется специалистом по кадрам. Распоряжения носят локальный характер и направлены на какие-либо конкретные дела или распоряжения по личному составу. Приказы, вступают в силу со дня подписания, кроме случаев непосредственного указания даты вступления в силу. Подготовка приказа включает в себя изучение существа вопроса, сбор необходимых сведений, подготовку проекта приказа, согласование проекта, подписание, регистрацию.

Приказы регистрируются, им присваиваются порядковые номера по единой нумерации, которая ведется с начала и до конца года. Приказы регистрируются с помощью журналов, в которые вносится номер, дата документа, кем подписан и краткое его содержание. Для удостоверения соответствия копий подлинникам используется круглая печать. Подлинники приказов и распоряжений директора хранятся в отделе кадров в течении 5 лет, после чего передаются на хранение в архив с постоянным составом документов. Исполнители в равной мере несут ответственность за своевременную и качественную подготовку и исполнение документов.

1.1 Организация работы с документами

Вся корреспонденция в первую очередь поступает в приемную директора.

Передача документов на рассмотрение и подписание производится, исходя из содержания и важности документа.

Все документы, которые поступают в приемную, рассматриваются директором в установленные сроки. Установлено определенное время подписания и рассмотрения корреспонденции: ежедневно после 15.00 часов. Все документы на подпись передаются в папке. Приказы директора, его заместителей исполняются в указанные в них сроки. Срок исполнения, если он не определен в поручении, устанавливается — один месяц. Сроки исполнения поступивших документов исчисляются в календарных днях со дня их подписания. В тех случаях, когда срок исполнения документа поступившего в приемную директора не определен — он устанавливается директором. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или резолюции. В случае, если срок исполнения документа не указан, он должен быть исполнен в типовой срок, т. е. установленный нормативно-правовыми документами.

В колледж также поступают документы, которые нужно держать на контроле (например, приказы Министерства общего и профессионального образования Свердловской области). Контроль включает себя постановку на контроль, регулирование хода исполнения, снятие с контроля, своевременное и правильное исполнение поручений, зафиксированных в документах. При постановке документа на контроль проставляется штамп контроль в левом верхнем углу, а в правом пишется резолюция. Документ считается исполненными и снимается с контроля после исполнения документированного подтверждения исполнителя. На документе проставляется дата об исполнении и подпись лица, подтверждающего исполнение.

Для быстрого поиска документов составляется номенклатура дел. Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основной для составления описей дел постоянного и временного хранения. Для текущего и длительного хранения документы комплектуются в дела. Ведение дел вне номенклатуры не допускается. В ГОУ СПО СО «АКТП» номенклатура составляется каждым структурным подразделением. Номенклатура составляется в нескольких экземплярах. При составлении номенклатуры дел руководствуются Уставом, штатным расписанием, планам работы, примерными номенклатурами. Номенклатура дел уточняется в конце каждого года и вводится в действие следующего года.

При формировании дел соблюдаются следующие общие правила:

— в дело помещаются только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

— в дело комплектуются документы одного календарного или учебного года;

— раздельно группируются в дела документы постоянного и временного сроков хранения;

— в дело не помещаются документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

— по объему дело обычно не превышает 250 листов;

— при наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляется на каждом томе с добавлением «т.1», «т.2» и т. д.

В соответствии с номенклатурой дел проводится экспертиза ценности документов. Экспертиза ценности документов осуществляется постоянно действующей экспертной комиссией:

ПРЕДСЕДАТЕЛЬ КОМИССИИ ЧЛЕНЫ КОМИССИИ ГЛАВНЫЙ БУХГАЛТЕР ЗАМ. ДИРЕКТОРА ПО АХР ОТДЕЛ КАДРОВ Экспертиза ценности документов определяется приказом директора, для установления научной, исторической и практической значимости документов с целью их отбора.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор для постоянного и временного хранения для передачи в архив; отбор документов с временными сроками хранения и «до минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению; выделение к уничтожению документов и дел за прошлые годы, сроки которых истекли.

Дела постоянного хранения подшиваются в твердую обложку суровыми нитками в три прокола. Листы нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу. Количество листов каждом деле не должно превышать 250 листов. В конце дела на отдельном листе составляется заверительная надпись.

Отбор документов для постоянного хранения проводится путем полистного просмотра. Из дел постоянного срока хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры дел, черновики, варианты, неоформленные копии документов, документы подлежащие возврату и документы с временными сроками хранения.

Черновики, копии, варианты документов включаются в дело только в случае подлинника документа, имеющего практическое, информационное и научное значение.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного хранения, а также акты о выделении документов к уничтожению.

Подшивка дел производится после проведения экспертизы ценности. При написании заголовка дела за основу берется формулировка, данная в номенклатуре. Даты на титульном листе соответствуют году заведения и окончания дела. Надпись на обложке дела производится черными светостойкими чернилами, указывается год и номер дела. По окончании года на дела постоянного срока хранения работниками, ответственными за делопроизводство, составляются описи дел.

Дела временного хранения оформляются упрощенно: они не подшиваются, листы в них не нумеруются, уточнения на обложках не производится, описи на дела не составляются, учет ведется по номенклатуре дел.

1.2 Автоматизация

ГОУ СПО СО «АКТП» полностью оснащен необходимой технической базой. В работе всех структурных подразделений используются персональные компьютеры. За состоянием технической базы следит программист. Он занимается установкой антивирусной программы и её обновлений, следит за электронной почтой и состояние компьютеров. В бухгалтерии установлены следующие программы: 1 С, консультант плюс, Интернет. Также Интернет есть в приемной директора. ГОУ СПО СО «АКТП» оснащен следующими техническими средствами: сканеры, принтеры (струйные, лазерный, цветные, черно — белые), копировальные аппараты, факс.

1.3 Состав организационных документов

Организационно-правовое обеспечение деятельности ГОУ СПО СО «АКТП» включает комплекс взаимосвязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции, организацию его работы, права и обязанности руководителя и работника.

В состав организационных документов колледжа входят:

— Устав;

— свидетельство о государственной регистрации;

— лицензия на образовательную деятельность;

— свидетельство о государственной аккредитации;

— коллективный договор;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— штатное расписании;

— должностная инструкция;

— структура и штатная численность;

1.4 Функции отдела кадров

Отдел кадров является структурным подразделением АКТП и в своей деятельности подчиняется директору.

Отдел кадров в своей деятельности руководствуется Конституцией РФ, законами Российской Федерации, Свердловской области, Указами Президента РФ, постановлениями и иными актами Правительства РФ и Свердловской области, Трудовым кодексом Российской Федерации, Единой государственной системой делопроизводства, должностной инструкцией, Уставом, приказами и распоряжениями директора, приказами и распоряжениями Министерства общего и профессионального образования Свердловской области.

Целями ДОУ кадровой службы ГОУ СПО СО «АКТП» являются:

— организация работы;

— руководство документационным потоком;

— координация видов работ с документами;

— контроль за последовательностью работ с документами;

— организация работ по документационному обеспечению управления кадровой службы.

Отдел кадров ставит перед собой задачи:

— совершенствование форм и методов работы с документами по личному составу;

— обеспечение единого порядка документирования;

— обеспечение единого порядка работы с документами;

— контроль за исполнением документов;

— хранение документов по личному составу;

— унификация форм документов кадровой службы;

— сокращение документооборота.

— методическая работа по совершенствованию документационного обеспечения кадровой службы;

— внедрение прогрессивных технологий.

К наиболее важным задачам кадровой службы можно отнести:

— оформление организации труда работников;

— заключение трудовых договоров и оформление приема на работу;

— оформление перевода на другую работу;

— оформление предоставление отпусков работникам;

— оформление поощрения работников;

— оформление дисциплинарных взысканий работников;

— оформление аттестации работников;

— оформление учета использования рабочего времени;

— оформление привлечения работников к работе в выходные дни;

— оформление служебных командировок;

— прекращение трудового договора и оформление увольнения с работы;

— оформление трудовых книжек;

— ведение личных дел, составление статистической отчетности;

— учет личного состава.

В соответствии с целями и задачами ДОУ в кадровой службе Артемовского колледжа точного приборостроения предполагает выполнение следующих функций:

— разработка, внедрение альбома унифицированных форм документов по личному составу, внесение в них изменений;

— обработка, регистрация документов, учетно-справочная работа;

— контроль за сроками исполнения документов (включая своевременное оформление документов при выводе работников на пенсию);

— организация работы с архивом отдела кадров;

— повышение квалификации работников отдела кадров по вопросам ведения делопроизводства и архива.

На специалиста по кадрам согласно должностной инструкции возлагаются следующие обязанности:

— оформление приема, перевода, увольнения работников в соответствии с законодательством, положением о внутреннем и трудовом распорядке, приказами директора ;

— учет личного состава ГОУ СПО СО «АКТП» в соответствии с унифицированными формами первичной документации;

— оформление и ведение личных дел сотрудников и материально ответственных лиц;

— подготовка необходимых материалов для квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий и представлений на работников к поощрениям и награждениям;

— заполнение, учет, хранение трудовых книжек и вкладышей к ним;

— учет представления отпусков работникам, контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков;

— оформление карточек пенсионного страхования, других документов, необходимых для назначения пенсий работникам, установление льгот и компенсаций;

— организация работ по контролю за состоянием трудовой дисциплины в АКТП и соблюдением работниками правил внутреннего и трудового распорядка;

— учет нарушений трудовой дисциплины, подготовка документов для привлечения работников к ответственности и т. д.

Заключение

Цель образовательного процесса — реализация образовательных услуг в соответствии с государственным стандартом. ГОУ СПО СО «АКТП» реализует профессиональные образовательные программы среднего профессионального образования: основные и дополнительные, а также платные.

Однако, для каждого отдела существуют свои задачи, цели и определенные функции. Например, главной целью отдела кадров является документационное обеспечение управления кадровой службы.

Важнейшей функцией кадровой службы является документирование процесса движения кадров в АКТП. Кадровая служба готовит проекты приказов только по личному составу. Для внесения необходимых данных в учетные документы и личные дела работников выписки из приказов по основной деятельности представляются в кадровую службу ведущим учет этих приказов. Приказы устанавливают отношения работника и работодателя, выполняют правовую и учетную функцию.

Приказ по личному составу — это распорядительный документ, издаваемый директором.

Приказами по личному составу документируют такие процедуры движения кадров, как:

— прием на работу (формы Т-1 и Т-1а);

— перевод на другую работу (формы Т-5 и Т-5а);

— увольнение (формы Т-8 и Т-8а);

— предоставление отпусков (формы Т-6 и Т-6а);

— командирование (формы Т-9 и Т-9а);

— поощрение (формы Т-11 и Т-11а);

— изменение анкетно-биографических данных (фамилии, имени, отчества и др.);

— взыскание.

Работником представляется личное заявление о приеме на работу.

Несмотря на то, что общепринятым форматом бумаги для заявлений является формат А4 (заявление о приеме на работу помещается в личное дело работника), применяется формат бумаги А5.

Визы руководителя присутствуют на всех заявлениях.

Работник, поступивший на работу, пишет автобиографию.

Со всеми работниками АКТП заключаются трудовые договоры. В трудовом договоре указываются: работник и работодатель (юридическое или физическое лицо), заключившие трудовой договор; место работы; наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием; срок договора — дата вступления в силу трудового договора, а при заключении срочного договора — также дата истечения его срока; испытательный срок — если работнику устанавливается испытание при приеме на работу.

Трудовой договор подписывается работником и директором или уполномоченным им лицом, составляется в двух экземплярах (один остается у работодателя, другой — передается работнику).

После заключения трудового договора, его подписания, издается приказ о приеме работника на ту или иную должность. Приказ о приеме на работу (форма Т-1) является одной из унифицированных форм первичной учетной документации. Форма Т-1 заполняется работником кадровой службы.

Приказы по личному составу являются основанием для внесения соответствующих записей в другие документы (трудовые книжки, личные карточки, финансовые документы).

После выхода приказа о приеме на работу соответственно вносятся записи в трудовую книжку и карточку, карточку формы Т-2 и личное дело.

Личная карточка (форма Т-2) — основной учетный документ. Заводится на всех сотрудников, принятых на работу. В отделе кадров используется унифицированная форма Т-2.

Личное дело — это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Цель формирования личных дел — сосредоточение и хранение всей информации о В отделе кадров имеются такие виды документов: графики отпусков, командировочные удостоверения, номенклатура дел, акты о выделении документов к уничтожению, описи дел по личному составу и т. д. Все они оформляются согласно конкретной Инструкции по делопроизводству.

В отделе кадров успешно внедрены все основные Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.