Учет личного состава, использования рабочего времени и выработки

Как было отмечено в предыдущих главах, согласно Закону о бухгалтерском учете начиная 1 января 2013 г. экономические субъекты не обязаны использовать формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм. Вместе с тем большинство организаций продолжают использовать для учета личного состава, начисления и выплат заработной платы унифицированные формы первичных учетных документов, утвержденные постановлением Госкомстата России.

• Штатное расписание формы № Т-3 применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации.

Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом руководителя организации.

• Приказ о приеме на работу формы № Т-1 заполняется в одном экземпляре работником отдела кадров на каждого принимаемого организацией на работу соискателя.

Обязательными реквизитам приказа о приеме на работу являются: наименование структурного подразделения, должность, длительность испытательного срока, условия приема на работу и характер предстоящей работы: по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего сотрудника.

Принятого на работу соискателя знакомят с подписанным руководителем организации приказом под расписку. На основе подписанного приказа, в трудовую книжку работника вносится запись о приеме на работу, заполняются личная карточка формы № Т-2 и учетная карточка научного, научно-педагогического работника формы № Т-4, а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника.

• • Личная карточка работника формы № Т-2 заполняется на принятое на работу лицо, на основании приказа о приеме на работу и данных трудовой книжки, паспорта, военного билета, документа об образовании, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе и др.
• • Учетная карточка научного, научно-педагогического работника формы № Т-4 применяется для учета научных работников в научных, научно-исследовательских, научно-производственных, образовательных и других учреждениях и организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологий.
• • Приказы о переводе работника на другую работу форм № Т-5 и № Т-5а используются для оформления перевода работника на другую работу внутри организации.
• • Приказы о предоставлении отпуска работнику форм № Т-6 и № Т-ба применяются для оформления и учета отпусков, предоставляемых работнику по законодательству, на условиях, прописанных в коллективных и трудовых договорах и других внутренних документах организации, касающихся организации и оплаты труда. На основе подписанных руководителем приказов работник кадровой службы делает отметку в личной карточке, а бухгалтерия — в лицевом счете, на базе чего производится соответствующий расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, в Записке-расчете о предоставлении отпуска работнику формы № Т-60.
• • График отпусков формы № Т-7 предназначен для отражения сведений о распределении времени ежегодных оплачиваемых отпусков на календарный год по месяцам для работников всех структурных подразделений организации. В случае переноса срока отпуска на другое время, с согласия работника и руководителя структурного подразделения, в график отпусков вносятся соответствующие изменения.
• • Приказы о прекращении действия трудового договора с работником форм № Т-8 и № Т-8а применяются для оформления и учета увольнения работников. Данные приказы заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации и с их содержанием знакомятся увольняемые работники под расписку.
• • Приказы о направлении работника в командировку форм № Т-9 и № Т-9а применяются для оформления и учета работников, направленных в командировку. Приказы заполняются работником кадровой службы и подписываются руководителем организации. В них указываются фамилии и инициалы командированного, структурное подразделение, где он работает, его должность, цель, сроки и место командировки.
• • Приказы о поощрении работника форм № Т-11 и № Т-11а применяются для оформления и учета поощрений работников за особые успехи в работе.
• • Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы форм № Т-12 и № Т-13, применяемый для ведения табельного учета работников и осуществления контроля трудовой дисциплины в организации. Форма № Т-12 предназначена как для учета использования рабочего времени, так и расчета заработной платы, а форма № Т-13 — только для учета использования рабочего времени. При использовании формы № Т-13 расчет заработной платы производят в лицевых счетах формы № Т-54, расчетных ведомостях формы № Т-51 или в расчетно-платежных ведомостях формы № Т-49.

Форма табеля учета использования рабочего времени № Т-13 применяется в условиях автоматизации учета в организации и применении определенного пакета прикладных программ для обработки данных. Бланки табеля с частично заполненными реквизитами, могут формироваться с помощью средств компьютерной техники. В таком случае форма табеля учета использования рабочего времени изменяется в соответствии с принятой в конкретной организации технологией обработки учетных данных.

Оформленные первичные документы, содержащие информацию о выработке и выполненных работах, вместе со всеми дополнительными документами, например листками на оплату простоя, на доплаты, актами о браке, передаются в бухгалтерию, где рассчитываются суммы начислений, удержаний и выплат работникам. Так, для расчета суммы оплаты труда, подлежащей выдаче/перечислению работникам, из суммы начисленной им заработной платы за месяц, вычитаются обязательные, прежде всего НДФЛ и добровольные удержания (погашение долга работника перед организацией по займам, по невозвращенным в срок подотчетным суммам, по возмещению материального ущерба, по исполнительным листам в пользу физических и (или) юридических лиц и др.).

Данные расчеты производятся, как правило, в расчетно-платежной ведомости формы № 49, служащей одновременно документом для выплаты заработной платы.

В крупных организациях вместо расчетно-платежных ведомостей применяют раздельно расчетные ведомости формы № Т-51, содержащей все расчеты по определению суммы оплаты труда, подлежащей выдаче/перечислению работникам, и платежные ведомости формы № Т-53, по которым выдается заработная плата работникам. На общую сумму выданной работникам заработной платы составляется расходный кассовый ордер формы № КО-2, номер и дата которого проставляются на последней странице платежной ведомости.

• • Журнал регистрации платежных ведомостей формы № Т-53а применяется для учета и регистрации платежных ведомостей по произведенным выплатам работникам.
• • Договор гражданско-правового характера заключается между организацией и работниками, привлекаемыми со стороны для выполнения конкретных работ, которые невозможно выполнить собственными силами, составляется в двух экземплярах, один из которых выдается работнику-исполнителю, а второй, после регистрации в договорном отделе, хранится в организации.
• • Акт о приеме работ, выполненных по трудовому договору, применяется для оформления и учета приема-сдачи работ, выполненных работником по трудовому договору, заключенному на время выполнения конкретной работы. Данный документ является основанием для окончательного или поэтапного расчета сумм оплаты выполненных работ. Он составляется работником, ответственным за приемку выполненных работ, утверждается руководителем организации и передается в бухгалтерию для расчета и выплаты исполнителю работ причитающейся ему суммы. В акте указывают наименования выполненных работ, суммы оплаты за выполненные работы, суммы аванса и предоплаты и всего к выплате, с учетом аванса или предоплаты.

Выбор организацией технологии, методики и техники учета выработки и, соответственно, той или иной формы первичных документов для ее оформления обусловлен разными факторами, в том числе применяемыми в организации технологией и характером производства, системой организации и оплаты труда, способами контроля качества продукции, обеспеченностью производства мерной тарой, весами, счетчиками и другими измерительными приборами и т. д. Выработка, в частности, может учитываться:

• • по количеству выполненных операций в рамках технологического процесса;
• • конечной операции технологического процесса;
• • количеству выпущенной и сданной на склад готовой продукции.

Составленная документация по учету выработки должна обеспечивать работников бухгалтерии следующими необходимыми для расчета заработной платы данными:

• • о количестве и качестве выработанной продукции и выполненных работ;
• • соответствии объема выполненных работ количеству и стоимости израсходованных материалов, сырья, полуфабрикатов и других ресурсов;
• • уровне выполнения норм выработки и размере заработной платы.

Для оформления учета выработки не предусмотрены унифицированные формы первичных учетных документов, поэтому организация самостоятельно устанавливает перечень документов, служащих основанием для осуществления расчетов с работниками.

Разработанные организацией формы первичных учетных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной деятельности, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности, утверждаются в учетной политике организации.

Большая часть документации разрабатывается для компьютерной обработки. Указанные документы заполняются на основе технологических карт, действующих норм и расценок, в соответствии с производственной программой цеха/участка, графика их работы и выдаются рабочему или бригаде до начала осуществления соответствующих работ. По окончании работ в составленные документы по учету выработки отделом технического контроля проставляются данные о фактическом количестве и качестве выработанной и принятой на склад годной готовой продукции и брака (при его наличии).

В единичных производствах, изготавливающих индивидуальную продукцию, основным документом на выполнение работ является наряд. Различают разовые и накопительные, индивидуальные и бригадные наряды. Разовые наряды применяются на один вид работ в течение смены или месяца и относятся к одному и тому же заказу и (или) коду производственных затрат. Более совершенными считаются накопительные наряды, составляемые на весь отчетный период или его половину, в которых последовательно записываются нормированные задания и их выполнение. По окончанию месяца наряд закрывается и сдается в бухгалтерию, где производится его дальнейшая обработка, заключающаяся в проверке правильности заполнения учетных реквизитов, расчете сумм заработной платы и количества нормированного времени, определении итоговой сумма заработной платы и выполненного количества нормо-часов и др.

Если до конца месяца работы не закончены, то расценивается выполненная часть, а на окончание работы дается задание в наряде на следующий месяц. Наряд может быть индивидуальным, если работа выполняется одним рабочим, или бригадным, если работа выполняется, соответственно, бригадой. Бригадный наряд формы № Т-41 имеет существенные отличия от индивидуального формы № Т-40. На оборотной стороне бригадного наряда содержатся сведения о составе бригады, квалификации членов бригады, количестве отработанных часов каждым членов бригады по числам месяца, на который выписан наряд, и о начисленной заработной плате каждому члену бригады.

Наряды имеют определенные недостатки, заключающиеся в том, что по их данным невозможно контролировать объем и движение выполненных работ по технологической цепочке, так как они выписываются на одного рабочего или бригаду, на одну или несколько операций, последовательно не связанных между собой. В связи с этим в серийных производствах, где по одному технологическому процессу изготовляется одновременно серия однородных изделий, для учета выработки и заработной платы применяются маршрутные листы формы № 23.

Маршрутный лист выписывается заранее на все операции технологического процесса и на определенную партию / количество деталей и изделий, передаваемых в обработку. В нем последовательно отмечаются передача работы с одной операции на другую и результат приемки после обработки деталей, что позволяет в оперативном порядке контролировать потери и брак в производстве. В связи с тем что работу по маршрутному листу выполняют несколько человек, накапливание заработной платы каждого из них производится в специальном документе — рапорте о выработке, составляемом за половину месяца или за месяц. Маршрутный лист может дополняться сменным рапортом, в котором указывается выработка рабочих за смену.

В организациях с массовым характером производства рабочие обычно выполняют однородные технологические операции, закрепленные за ними. В таких случаях учет выработки ведется в накопительных ведомостях за смену или за месяц. Если оплата производится бригаде по конечной операции за все операции, закрепленные за бригадой, то для их текущего учета применяется ведомость выработки.

Вышеперечисленные документы применяются для учета использования рабочего времени и выработки в нормальных условиях работы организации, с целью расчета заработной платы. Кроме указанных документов, в связи с отклонениями от нормальных условий работы, составляются специальные документы на доплаты. В частности, для учета внутрисменных простоев применяется листок учета простоев формы № Т-16, в котором указываются причины и виновники простоя, его продолжительность, тарифные ставки и суммы оплаты труда работников. При этом в табеле учета использования рабочего времени указывается в том числе количество часов простоя. Для учета сверхурочной работы и расчета сумм оплаты за нее применяется ведомость формы № Т-15, а на обнаруженный в производстве окончательный брак составляется акт о браке формы № Т-46, в котором содержатся сведения о стоимости брака и его составляющих.

Одновременно с выдачей из кассы / перечислением на банковские счета работников заработной платы работодатель в обязательном порядке предоставляет работникам полную информацию о составляющих их заработной платы за соответствующий период, включая суммы начисленной основной и дополнительной заработной платы, о премиях, пособиях и компенсациях, размерах и основаниях произведенных удержаний, соответственно, об общей денежной сумме, подлежащей выдаче/перечислению в виде расчетного листка, форма которого утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников.