Требования к оформлению документов по обращению гражданина

Все документы по обращению (правовой проблеме) клиента образуют «дело», содержание которого строго конфиденциально, поэтому дело подлежит хранению в образовательной организации.

Личная карточка клиента¹ (ЛКК) обычно содержит следующий минимум сведений: 1) номер; 2) полное имя гражданина; 3) почтовый адрес, адрес электронной почты гражданина, телефон гражданина; 4) содержание обращения гражданина; 5) полное имя и подпись лица, принявшего / зарегистрировавшего обращение; 6) дату принятия / регистрации обращения;

• 7) полное имя практиканта, назначенного для оказания бесплатной юридической помощи гражданину, обратившемуся в юридическую клинику;
• 8) полное имя специалиста, назначенного для контроля работы студента по делу.

В ЛКК могут содержаться и иные сведения: о принадлежности клиента к кругу субъектов права на бесплатную юридическую помощь (например, безработный, инвалид, представитель несовершеннолетнего, мать малолетнего ребенка, находящаяся в отпуске по уходу за ним); об отраслевой характеристике проблемы клиента; о субъекте, нарушившем или посяга-^[1]

ющем, но мнению клиента, на его права или законные интересы^[2], о дате личного приема гражданина ^{[3]; о проблемах, которые были разрешены[4]; о вариантах разрешения правовой проблемы клиента с указанием предпочтительного; о перечне правовых документов, составленных для клиента.}

В ЛКК удобно поместить отметки о выражении клиентом согласия на использование материалов его дела в учебно-методических и научноисследовательских целях.

Пример

В Юридической клинике СПбГУ разработана приведенная ниже специальная форма ЛКК.

Лицевая сторона

Личная карточка клиента №_.

(заполняется диспетчером, дежурным консультантом и проверяется тьютором в день приема заявки)

Клиент_.

Представитель клиента_.

Относимость к категории клиента_.

Телефон, адрес_.

Источник получения информации о консультации_.

Краткая характеристика проблем_.

Основная отраслевая принадлежность_.

Противостоящая клиенту сторона_.

Заявку принял диспетчер_"_"_20_г.

По делу назначен консультант_.

Специалист по проблеме_.

Первая встреча назначена на «_"_20_г. в_ч._мин.

Заявку проверил тьютор_.

Оборотная сторона

Ход работы по делу.

(заполняется консультантом входе работы по делу)

Первая встреча состоялась «_"_20_г._ч._мин.

Причина изменения даты и (или) времени первой встречи_.

Вторая встреча состоялась «_"_20_г._ч._мин.

Дополнительная встреча состоялась «_"_20_г._ч._мин.

Причина назначения дополнительной встречи_.

Формулировки реально разрешенных проблем_.

Предложенный клиенту порядок разрешения проблем (кратко)_.

Составленные документы правового характера_.

Контрольные отметки (об отзыве клиента; о возможности использования материалов дела в учебно-научной деятельности)_.

Отчет принят «_"_20_г. индивидуальным куратором_/.

План интервью составляется консультантом в ходе подготовки к первой встрече с клиентом на основании исходных данных, содержащихся в ЛКК.

В плане интервью целесообразно указывать, во-первых, общие регистрационные сведения: номер ЛКК; имя клиента (и представителя клиента); признак относимости к категории клиентов клиники; имя консультанта; имя контролирующего работника; во-вторых, содержательные компоненты дела на проводимой стадии работы по нему: суть обращения (исходя из информации, содержащейся в ЛКК); отправные правовые акты; систему запланированных вопросов клиенту (см. гл. 6 настоящего учебника); завершающие реквизиты: дату составления; подпись консультанта; визы контролирующих работников образовательной организации, даты визирования. Визы контролирующих работников свидетельствуют о готовности консультанта к проведению интервью и служат допуском на встречу с клиентом.

Резюме интервью составляется консультантом непосредственно после проведения интервью, исходя из информации, предоставленной клиентом (как в устном рассказе, так и в соответствующих документах). Резюме фиксирует собранные консультантом факты, а также отражает принятую им в процессе анализа технологию их оценки (см. гл. 9 настоящего учебника) и соотнесения их с заявленной клиентом его позицией (см. гл. 10 настоящего учебника) и его ожиданиями в отношении разрешения дела.

В резюме интервью должны быть указаны общие регистрационные сведения (см. описание структуры плана интервью), пополнившиеся сведения по существу дела: краткое описание каждой из выявленных проблем и представленных клиентом (представителем) документов; согласованная с клиентом формулировка его интересов и ожиданий; упорядоченное (по каждой отдельной проблеме) описание выявленных фактов (возможно в табличной форме); деление этих фактов на доказанные и недоказанные, а также на те, что свидетельствуют в пользу клиента (в пользу реализации его позиции) или против него; перечень нарушенных прав клиента (угроза нарушений). На этом основании юрист в резюме представляет свой предварительный прогноз — юридические перспективы защиты или оказания содействия в реализации прав и ожидаемые социальные последствия юридической помощи. Организационную часть резюме составляют план работы по делу; примечания рабочего характера; дата составления резюме. Как всякий служебный документ, подготовленный студентом юридической клиники, этот документ должен содержать подпись консультанта и визу контролирующего работника, дату визирования.

Пример

вью в этот же день. В исключительных случаях (например, окончание встречи к моменту завершения работы клиники) допускается составление резюме интервью на следующий рабочий день.

План консультации составляется консультантом в ходе подготовки ко второй (если не было дополнительного интервью) встрече с клиентом — консультированию^[5] как результат исследования его правовой проблемы и нахождения путей ее разрешения.

В план консультации, как и в другие документы дела, включаются общие регистрационные сведения. В содержательной его части целесообразно указывать построенную в резюме интервью фабулу дела; перечень изученных при подготовке к консультации нормативных правовых актов и имеющейся, но данной проблеме практики правоприменения; описание стратегии и тактики решения проблем (юридическая позиция по делу); варианты решения проблем (вместе с механизмами их реализации и пометками о наличии приложений (разработанных консультантом документов правового характера и Меморандумом^[6])).

Дата составления, подпись консультанта, визы контролирующих работников и даты визирования — непременные атрибуты и этого документа.

Меморандум составляется консультантом в ходе подготовки к консультированию и представляет собой приложение к плану консультации (см. гл. 7, 10 настоящего учебника). Меморандум создается в двух экземплярах. Первый экземпляр выдается клиенту. Второй остается в делах клиники. На оборотной стороне второго экземпляра меморандума указывается также фамилия, имя, отчество, виза и дата визирования меморандума контролирующим работником. План консультации (вместе с меморандумом, являющимся его неотъемлемой частью) подлежит согласованию с контролирующими работниками юридической клиники не позднее, чем за один день до даты проведения консультации. Виза таких работников на плане консультации и втором экземпляре меморандума свидетельствует о готовности консультанта к проведению главной встречи с клиентом.

Итоговый отчет по делу составляется консультантом, но завершении работы по делу. Его структура сходна со структурой плана интервью, резюме и плана консультации. В содержательной части отчет может включать разделы, в сокращенном изложении отражающие основные этапы проведенной работы, выводы, но делу и возможные варианты решения правовых проблем клиента; характеристику особенностей разрешения дела (в том числе трудности, с которыми консультант столкнулся при работе по делу); самооценку консультантом проделанной работы. Завершают итоговый отчет такие реквизиты, как подпись консультанта, виза контролирующего работника, даты подписания и визирования.

Документы клиента. Клиент представляет консультанту документы, имеющие существенное значение для дела и требующие тщательного изучения консультантом (например, трудовой договор, решение суда, договор приватизации квартиры и др.). Консультант вправе запросить у клиента их копии либо оригиналы (если клиент не может предоставить копии). При этом консультант гарантирует клиенту сохранность полученных документов и режим конфиденциальности при их исследовании и обсуждении с куратором. При получении от клиента документов консультант в присутствии клиента составляет опись документов, предоставленных клиентом, а также расписку в получении документов.

• [1] Название может варьироваться в различных образовательных организациях: «Карточка личного приема гражданина», «Карточка обращения гражданина», «Информационнаякарточка» и др.
• [2] 2 Эта информация важна для выявления и предотвращения возможного конфликта интересов юридической клиники.
• [3] Поскольку встреч может быть несколько (интервью и консультация, а по сложным делам — и дополнительная консультация), то указание на их даты производится консультантом в карточке последовательно.
• [4] Такие проблемы могут разниться с первоначальным запросом, зафиксированным приприеме заявки, так как не всегда клиент может четко обозначить свой реальный правовойинтерес. Кроме того, часто содержание запроса клиента распадается на ряд взаимосвязанныхправовых проблем, которые консультант разрешает в процессе работы, но делу.
• [5] Подробно о содержании подготовительной работы см. гл. 7 настоящего учебника.
• [6] Там, где обязательным при консультировании является выдача письменной памяткио предложенном клиенту способе решения проблемы.