Правила составления (оформления) основных видов внутренних документов юридической клиники

Документами, обеспечивающие работу юридической клиники с клиентами, являются журналы.

Журнал регистрации заявок служит для фиксации факта принятия юридической клиникой заявки гражданина об оказании ему правовой помощи по проблеме, отраслевая принадлежность которой входит в рамки специализации клиники, а также для отражения исходной (базовой) информации по соответствующему конкретному делу.

Журнал регистрации заявок юридической клиники СПбГУ содержит в развороте листов таблицу, разделенную на девять граф: «1. № ЛКК», «2. Дата приема заявки», «3. Ф. И. О. диспетчера», «4. Ф. И. О. клиента», «5. Телефон, адрес клиента», «6. Ф. И. О. консультанта», «7. Дата интервью», «8. Правовая проблема клиента», «9. Отраслевая принадлежность». Указанные графы заполняются диспетчерами при приеме заявки от клиента.

В графе с персональными данными фамилия, имя и отчество клиента указываются полностью. Если клиент действует через своего представителя, то внесение персональных данных самого клиента является обязательным, а фамилию, имя и отчество представителя, а также основание представительства (законное или по доверенности) следует указывать в скобках. Например: Куликов Виктор Семенович (по доверенности — Сизова Анна Павловна). Соответствующую информацию необходимо выяснить при приеме заявки, так как не исключена ситуация, когда клиент подает заявку в юридическую клинику лично, а на интервью и, возможно, на консультацию приходит его представитель.

В регистрационном журнале следует указывать полный адрес фактического проживания клиента (т.е. город (область, город в области), улица, дом, корпус, квартира), а также его контактный телефон, по которому с ним можно связаться.

При заполнении графы с данными о консультанте необходимо иметь в виду, что при передаче дела от одного консультанта к другому (в случаях, когда такая передача допускается правилами работы юридической клиники), в этой графе необходимо сделать отметку: «Дело передано.

_" (указать Ф. И. О. консультанта, которому передано данное дело в дательном падеже).

Наибольшие затруднения вызывает заполнение графы с характеристикой правового основания к обращению, а именно — содержания правовой проблемы. Применительно к характеристике ведения записей в регистрационном журнале ограничимся указанием на то, что основное содержание проблемы должно быть описано кратко и корректно. Оно должно содержать необходимые и достаточные факты с датами их возникновения, чтобы консультант смог определить круг нормативных актов и вопросов, требующих прояснения на интервью. Информация, содержащаяся в графе об описании правовой проблемы, дословно переносится в личную карточку клиента, передаваемую консультанту для подготовки к интервью с клиентом.

Пример

При получении от клиента информации о том, что он был уволен, по его мнению, незаконно, диспетчер (лицо, принимающее заявку) должен выяснить: где работал клиент и какую должность он занимал; вид трудового договора, заключенного с клиентом (срочный или па неопределенный срок); когда был уволен клиент; по какому именно основанию клиент был уволен.

Наличие указанных сведений позволит консультанту на этапе подготовки к интервью актуализировать свои знания трудового законодательства в части регулирования порядка расторжения соответствующего вида трудового договора по конкретному основанию и сформулировать лишь те вопросы, ответы на которые дадут возможность правильно определить нормы права, подлежащие применению именно в этом случае. В частности, выяснение должности, занимаемой клиентом до увольнения, позволит консультанту решить вопрос о необходимости обращения к специальным нормам, устанавливающим дополнительные основания для расторжения трудового договора с отдельными категориями работников. Уточнение даты увольнения необходимо для оценки действия срока обращения в суд с иском о восстановлении на работе: в случае пропуска указанного срока консультант будет ориентирован на выяснение причин, которые могли бы послужить основанием для восстановления срока судом, либо использования других мер защиты нарушенных прав.

Журнал регистрации отказов в предоставлении юридической помощи служит для фиксации лицом, принимающим заявки, оснований отказов в предоставлении гражданину юридической помощи, а также информации о фактах отказа клиентов от получения юридической помощи в студенческой юридической консультации. Основания для отказа определяются законодательством о бесплатной юридической помощи и локальными актами образовательной организации. Гражданин в соответствии с законодательством имеет право потребовать оформления отказа в письменной форме. Причины отказов самих граждан могут быть разными, чаще всего это неприемлемость для клиента условий оказания бесплатной юридической помощи (сроков, порядка оказания помощи и др.), нередко после подачи обращения гражданин предпринимает успешную попытку непосредственного урегулирования конфликта. Данный журнал может состоять из пяти граф: «1. Порядковый номер», «2. Дата поступления заявки», «3. Ф. И. О. диспетчера», «4. Ф. И. О. гражданина», «5. Причина отказа».

Внимание!

Информация, содержащаяся в журнале, необходима для обеспечения предусмотренного законодательством внешнего контроля предоставления бесплатной юридической помощи, осуществляемого органами Министерства юстиции РФ. Она представляет практический интерес для образовательной организации в целях развития и совершенствования процесса предоставления юридической помощи, для выявления не охваченных действующими правилами случаев, перспективных для оказания бесплатной юридической помощи в будущем.

Журнал обмена информацией служит передаче информации по организационным и текущим вопросам, если клиника включает большой состав работников и обучающихся, не всегда имеющих возможность встретиться лично (люди работают в различных режимах — по графикам). Вносить записи в журнал обмена информацией вправе любой сотрудник клиники. Не допускается внесение в журнал записей, нарушающих режим конфиденциальности.

В журнале обмена информации отражаются следующие сведения: дата внесения записи; адресат и содержание соответствующей информации. В качестве адресата могут выступать отдельные сотрудники клиники (как студенты, так и преподаватели). Информация может быть обращена и ко всем сотрудникам клиники. Содержание информации должно быть максимально кратким и четким.

Пример

Все страницы журнала обмена информацией пронумеровываются, каждая запись отделяется от другой разделительной чертой. При внесении информации, адресованной всем сотрудникам клиники или большой группе адресатов, рекомендуется оставлять достаточное место для подписей ознакомившихся лиц. Журнал заполняется аккуратно, разборчиво, черными, синими или фиолетовыми чернилами (пастой).

Журнал занятости консультантов служит равномерному распределению нагрузки в клинике, отражению хода работы каждого консультанта по порученным ему делам, а также дежурств консультанта в клинике. На каждого консультанта в журнале отводится отдельный лист, который делится на разделы «Работа по делам клиента» и «Дежурства».

Внимание!

Таблица раздела «Работа по делам клиента» может состоять из шести граф: 1) «Номер дела», 2) «Дата и время интервью», 3) «Дата и время консультации», 4) «Дата принятия итогового отчета», 5) «Примечание», 6) «Итого дел». Графы 1 и 2 заполняются при приеме заявки в соответствии с информацией журнала регистрации заявок. В случае переноса встречи новые ее дата и время указываются строкой ниже, при этом никаких зачеркиваний или особых отметок не делается. Если клиент не явился на встречу, в графе 2 делается отметка «Клиент не явился», в графе 3 ставится прочерк. Графа 3 заполняется консультантом после согласования с клиентом даты и времени консультации. В случае переноса этой встречи по договоренности с клиентом либо назначения дополнительной встречи ее дата и время указываются строкой ниже, при этом никаких особых отметок не требуется. Если клиент не явился на консультацию, в графе 3 делается отметка «Клиент не явился». В графе 4 консультант указывает дату принятия итогового отчета после завершения работы по данному делу. Графа 5 служит для внесения особых отметок, например, о передаче дела другому консультанту. Графа «Итого дел» заполняется консультантом при завершении практики. При этом отдельно указывается количество полных дел, т. е. дел, по которым были проведены и интервью, и консультация, а также неполных дел, но которым клиент не явился на интервью либо на консультацию. В случаях, когда необходимо приостановить назначение консультанту новых дел (например, не сданы итоговые отчеты более чем по трем делам, консультант временно нс работает в клинике и др.), контролирующий работник клиники вносит запись «Дел не назначать» с указанием или без указания срока и заверяет ее своей подписью с расшифровкой. При отпадении обстоятельств, послуживших основанием для временной приостановки назначения дел, контролирующий работник вносит запись «Назначение дел разрешаю», которая также заверяется его подписью. В случае если запись об ограничении назначения дел была произведена с указанием срока, то по его истечении назначение дел возобновляется без внесения разрешительной записи.

Журнал нагрузки диспетчеров вводится в тех клиниках, где создана такая специализированная группа. Он служит контролю распределения нагрузки и учету дежурств диспетчеров в клинике. По аналогии с журналом занятости консультантов на каждого диспетчера в данном журнале отводится отдельный лист.

Каждый лист журнала представляет собой таблицу, которая может состоять из четырех граф: «1. Номер дела», «2. Вид нагрузки диспетчера», «3. Время», «4. Примечание». В графе 1 указываются номера дел, заявки по которым принял диспетчер в конкретный день дежурства. В графе 2 указывается основной вид нагрузки диспетчера — дежурство. При заполнении графы 3 время дежурства указывается в соответствии с режимом работы Студенческой юридической консультации. В графу 4 контролирующим преподавателем (либо тьютором) могут быть внесены замечания по организации работы диспетчера и др. Каждый диспетчер самостоятельно фиксирует свою нагрузку в данном журнале.

Графики — вторая группа документов, обеспечивающих работу юридической клиники с гражданами. В отличие от журналов, используемых в работе, как правило, в течение длительного периода времени, срок действия графиков ограничен довольно кратким периодом времени (календарный месяц или учебный семестр).

График дежурств диспетчеров (используется в клиниках, где такая группа создана) устанавливает очередность работы диспетчеров юридической клиники по приему заявок от клиентов (с целью обеспечения равномерного выполнения диспетчерами нормативов практики). График составляется на период не более месяца и доводится до сведения всех диспетчеров не позднее, чем за три дня до его начала. Этот срок оптимален для планирования диспетчерами-практикантами своей загруженности с учетом аудиторной работы в рамках общего учебного процесса, внеаудиторных занятий и внеучебных мероприятий. График дежурств диспетчеров заполняется путем внесения отметок о дежурстве конкретного диспетчера на пересечении графы с указанием его фамилии, имени и отчества и определенной даты дежурства. Отметка о дежурстве может быть сделана в виде перечеркивания соответствующей клетки («X») или ее закрашивания.

График дежурств консультантов устанавливает очередность работы консультантов юридической клиники в составе вахты, принимающей заявки от клиентов. Включение консультанта в состав вахты обусловлено двумя причинами: необходимостью оказания помощи диспетчерам при возникновении у них затруднений в определении отраслевой принадлежности дела, обеспечением оперативных замен консультантам, не прибывших на встречу с клиентом по уважительным причинам (болезнь). Заменяя коллегу, дежурный консультант должен изучить материалы дела клиента, получить допуск контролирующего преподавателя и провести интервьюирование либо консультирование клиента в строгом соответствии с завизированными документами. График дежурств консультантов составляется по сходной форме и в порядке, описанном выше для графика дежурств диспетчеров.

График работы консультантов устанавливает дни их работы с клиентами в соответствии с режимом работы клиники. Данный график составляется на текущий период практики с учетом пожеланий консультантов, а также их загруженности аудиторной работой в рамках общего учебного процесса, внеаудиторными занятиями и внеучебными мероприятиями. Таким образом, лицо, назначающее встречу клиента с консультантом, руководствуется: 1) расписанием работы клиники; 2) периодом подготовки консультанта к интервью (не менее недели, по общему правилу); 3) графиком работы консультантов.

График занятости помещений клиники служит обеспечению условий работы с клиентами в обстановке конфиденциальности. Указанный график, как правило, составляется на очередной календарный месяц и содержит информацию о номерах занятых аудиторий, датах и времени (интервью/консультация) запланированных встреч с клиентами.

Текущими документами информационного характера являются следующие.

Информационный лист для контролирующего работника образовательной организации отражает сведения, необходимые для контроля работы клиники в конкретный день (состав дежурной вахты, информация о назначенных встречах с клиентами, сведения о консультантах, проводящих встречи). На каждый рабочий день оформляется отдельный информационный лист.

Информационный лист для службы охраны составляется в целях соблюдения требований контрольно-пропускного режима в здании, где расположена студенческая юридическая консультация, и включает сведения о клиентах, приглашенных в ближайший день на конкретное время. Информационный лист передается в службу охраны накануне визитов клиентов в клинику.

Докладные записки — документы, адресованные руководителю клиники, куратору и содержащие изложение каких-либо фактов, событий с целью поставить о них в известность, а также (по возможности) выводы и предложения по соответствующим вопросам. При оформлении докладной записки соблюдаются общие правила оформления документов. Адресат указывается в правом верхнем углу докладной записки. Далее указывается наименование документа, излагаются факты, послужившие основанием для написания докладной записки, выводы и предложения автора о конкретных действиях, предпринять которые, но его мнению, в данной ситуации возможно и целесообразно. Докладная записка должна быть подписана ее автором с указанием даты составления.

Объяснительные записки — документы, адресованные руководителю клиники, иным контролирующим работникам образовательной организации, составляемые по факту нарушений правил работы клиники или неисполнения либо ненадлежащего исполнения своих обязанностей практикантом клиники с указанием причин, которые привели к соответствующему нарушению. Образуются в системе текущих документов клиник крайне редко, поскольку студенты в подавляющем большинстве случаев имеют высокую мотивацию к надлежащей работе. Как и докладные записки, объяснительные записки должны иметь такие реквизиты, как адресат, наименование документа, текст, дату составления и подпись составителя.

Протоколы практических занятий клиники служат фиксации принятых решений, сформулированных рекомендаций к работе и т. п. Протоколы ведут назначенные лица из числа практикантов. Протоколы составляются с соблюдением изложенных ранее требований к оформлению этого вида документов. Практиканты, отсутствовавшие на занятии, обязаны ознакомиться с его протоколом под роспись.