Роль и значение делопроизводства в процессе создания корпоративных информационных систем

Под корпоративной информационной системой (КИС) понимается специализированная совокупность административных, экономических, математических, социологических и других методов, программных и технических (аппаратных) средств, а также квалифицированного персонала, осуществляющего сбор, обработку и предоставление оперативной и достоверной информации руководству организации и ее структурных подразделений для принятия компетентных управляющих решений и контроля за их выполнением.

Задачи корпоративной системы:

• 1. Увязать работы отдельных функциональных подразделений на основе расчета рациональных сроков исполнения работ.
• 2. Планировать работу подразделений с расчетом их загрузки на необходимую перспективу, что позволило бы плановому отделу предприятия объективно проводить анализ реальности выполнения плана и принимать соответствующие решения.
• 3. Вести отслеживание исполнения работ с выдачей необходимой регулирующей (прогнозирующей) документации, на основании которой в случае необходимости принимать меры по выведению работ на расчетный режим.
• 4. Механизировать расчеты (распределение фактических затрат рабочего времени производственных рабочих, ИТР и служащих по заказам и видам работ) и производить группировку информации при перенесении ее из одних форм документов в другие (формирование планов подразделений на основе плана по темам составления отчетов).

Главная цель создания и внедрения КИС состоит в том, чтобы повысить эффективность деятельности организации и снизить трудовые, временные и материальные ресурсы на ее осуществление за счет:

• • совершенствования технологических процессов обработки информации;
• • оптимизации информационных ресурсов и организации эффективного оперативного доступа к ним сотрудникам и клиентам;
• • автоматизации рутинных операций обработки информации и перемещения (электронных) документов.

Одна из главных исходных посылок в формировании основных путей достижения поставленной цели заключается в том, что большая часть деятельности организации может быть представлена как совокупность технологических процессов обработки информации. Информация выступает как основным сырьем, так и основным продуктом социальных систем. Следовательно, с точки зрения создания КИС, наиболее существенную роль в достижении поставленных целей играет оптимизация технологических процессов обработки информации, а также самой информации в форме информационных ресурсов.

Задачи создания КИС можно сформулировать следующим образом:

• 1. В организационно-методическом плане:
  • • улучшить управляемость за счет упорядочения управляющих воздействий, информационных потоков и контроля исполнения заданий;
  • • обеспечить прозрачность и контролируемость технологических процессов обработки информации;
  • • повысить эффективность и качество управления путем информационной поддержки принятия решений должностными лицами;
  • • снизить ущерб от ошибочных действий руководителей и сотрудников;
  • • повысить производительность труда и качество работы сотрудников за счет представления им эффективно организованного информационного обслуживания, оптимизации должностных позиций и применения более эффективных технологических схем и методик.
• 2. В техническом плане:
  • • автоматизировать рутинные операции обработки информации по всем направлениям деятельности предприятия;
  • • минимизировать затраты трудовых, временных, финансовых ресурсов на выполнение технологических операций;
  • • в максимально возможной степени реализовать электронные формы документооборота;
  • • интегрировать компоненты ИС, уже эксплуатирующихся на предприятии, в единую информационную среду, ориентированную на потребности должностных лиц всех уровней управления, структурных и функциональных подразделений и сотрудников;
  • • использовать типовые технические и программные решения, их тиражируемость в отделениях и подразделениях предприятия, обеспечить высокую степень их системной интеграции и межсистемного взаимодействия.
• 3. В плане коммуникаций:
  • • обеспечить высокоскоростной обмен информацией между подразделениями организации на основе использования вычислительных сетей, а также обмен информацией с выгодными поставщиками и потребителями информации;

• • ускорить выполнение технологических операций за счет ускорения обмена данными между подразделениями, а также компонентами информационных ресурсов;
• • обеспечить высокую степень безопасности информации;
• • вывести на качественно новый уровень информационное обеспечение выгодных потребителей.

Сферы применения КИС:

• 1. Бухгалтерский учет — классическая и наиболее часто реализуемая на сегодняшний день область применения информационных технологий. Ошибка бухгалтера может стоить очень дорого, поэтому очевидна выгода автоматизации бухгалтерии. Задача бухгалтерского учета довольно легко формализуется, так что разработка систем автоматизации бухгалтерского учета не представляет технически сложной проблемы.
• 2. Управление финансовыми потоками. Неправильно построив систему расчетов с поставщиками и потребителями, можно спровоцировать кризис наличности даже при налаженной сети закупки, сбыта и хорошем маркетинге.
• 3. Управление складом, ассортиментом, закупками. Можно автоматизировать процесс анализа движения товара, тем самым отследив и зафиксировав те 20% ассортимента, которые приносят 80% прибыли. Это же позволит ответить на главный вопрос: как получать максимальную прибыль при постоянной нехватке средств?
• 4. Управление производственным процессом. Автоматизированное решение подобной задачи дает возможность грамотно планировать, учитывать затраты, проводить техническую подготовку производства, оперативно управлять процессом выпуска продукции в соответствии с производственной программой и технологией.
• 5. Управление маркетингом подразумевает сбор и анализ данных о фирмах-конкурентах, их продукции и ценовой политике, а также моделирование параметров внешнего окружения для определения оптимального уровня цен, прогнозирования прибыли и планирования рекламных кампаний.
• 6. Документооборот является очень важным процессом деятельности любого предприятия. Хорошо отлаженная система учетного документооборота отражает реально происходящую на предприятии текущую производственную деятельность и дает управленцам возможность воздействовать на нее.
• 7. Системы поддержки принятия решений, системы интеллектуального анализа данных. Сегодня успех в управлении предприятием во многом определяется оперативностью принятия решений, данные для которых и предоставляет КИС. В этом случае на помощь приходит оперативная обработка данных (OnLine Analitical Processing, OLAP). OLAP формирует запросы с помощью гибких нерегламентированных подходов; обеспечивает выявление ассоциаций, закономерностей, трендов, проведение классификации, обобщения или детализации, составление прогнозов, т. е. предоставляет инструмент для управления предприятием в реальном времени.
• 8. Предоставление информации о предприятии. Практически каждое уважающее себя предприятие сейчас имеет свой веб-сервер (создание имиджа предприятия; максимальная разгрузка справочной службы компании путем предоставления потенциальным и уже существующим абонентам возможности получения необходимой информации о фирме, предлагаемых товарах, услугах и ценах).

Жизненный цикл информационной системы представляет собой непрерывный процесс, начинающийся с момента принятия решения о создании информационной системы и заканчивающийся в момент полного изъятия ее из эксплуатации. Стандарты жизненного цикла: ГОСТ 34.60 190; ISO/IEC 12 207:1995. Стандарт ГОСТ 34.60 190 предусматривает следующие стадии создания КИС: формирование требований к КИС; разработку концепции КИС; техническое задание; эскизный проект; технический проект; рабочую документацию; ввод в действие; сопровождение КИС. Стандарт ISO/IEC 12 207:1995 определяет структуру жизненного цикла, содержащую процессы, действия и задачи, которые должны быть выполнены во время создания информационной системы. Согласно данному стандарту структура жизненного цикла основывается на трех группах процессов:

• • основные процессы жизненного цикла (приобретение, поставка, разработка, эксплуатация, сопровождение);
• • вспомогательные процессы, обеспечивающие выполнение основных процессов (документирование, управление конфигурацией, обеспечение качества, верификация, аттестация, оценка, аудит, разрешение проблем);

• организационные процессы (управление проектами, создание инфраструктуры проекта, определение, оценка и улучшение самого жизненного цикла, обучение).

Роль делопроизводства в процессе создания корпоративных информационных систем состоит в том, что реальное применение любой технологии проектирования, разработки и сопровождения интегрированной системы в конкретной организации невозможно без выработки ряда стандартов оформления документации, которые должны соблюдаться всеми участниками создания проекта КИС. К таким стандартам относятся:

• • стандарт проектирования;
• • стандарт оформления проектной документации;
• • стандарт пользовательского интерфейса.

Стандарт оформления документации должен устанавливать:

• • комплектность, состав и структуру документации на каждой стадии проектирования;
• • требования к ее оформлению (включая требования к содержанию разделов, подразделов, пунктов, таблиц);
• • правила подготовки, рассмотрения, согласования и утверждения документации с указанием предельных сроков для каждой стадии;
• • требования к настройке издательской системы, используемой в качестве встроенного средства подготовки документации;
• • требования к настройке средств разработки для обеспечения подготовки документации в соответствии с установленными требованиями.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. По данным Международной организации по стандартизации (International Standards Organization — ISO), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Правильно организованное управление делами снижает время, необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

Эффективная организация делопроизводства имеет огромное значение также в процессе создания корпоративных информационных систем, поскольку КИС — это интегрированные системы управления организацией, основанные на углубленном анализе данных, электронном документообороте и делопроизводстве.