Логическая организация данных в компьютерной среде

Организация ИБ в компьютерных системах характеризуется двумя уровнями данных — логическим и физическим.

Логическая организация данных представляет собой модель структуры всей совокупности данных в компьютерной системе, ориентированную на человека. По сути, это «взгляд» на данные с точки зрения их использования в прикладных программах.

Физическая организация данных определяет способы размещения данных в среде хранения и способы физического доступа к этим данным. Они зависят от программноаппаратной реализации компьютерной системы и далее не рассматриваются.

Логические структуры данных организованы по принципу иерархии — начиная от битов, байтов, полей, записей и заканчивая файлами и базами данных (БД).

Бит выступает как наименьшая хранимая единица данных, которой можно управлять. Группа битов, называемая байтом, представляет отдельный символ. Объединение символов в слова, группы слов или наборы цифр, называется полем. Группа логически связанных полей составляет запись. Запись данных описывает объект в виде некоторого набора его свойств или качественных признаков, называемых атрибутами (значения атрибутов находятся в соответствующих полях записи). Записи, объединенные вместе, образуют файл. Связанные файлы составляют базу данных.

Файл представляет собой именованную совокупность одинаковых по структуре экземпляров записи с заполненными значениями полей.

В качестве примеров на рис. 4.14 приведены схемы записей файлов ЗАКАЗ, ПОСТАВЩИК, ТОВАР, ПОСТАВКА.

При описании логической организации данных каждому файлу присваивается уникальное имя (для поиска нужного файла среди других файлов) и дается описание структуры его записей:

• • количеств полей в записи;
• • последовательность полей в записи;
• • тип записи (постоянная или переменная длина записи);
• • типы полей (символьный, числовой, дата);
• • длинна полей (определяется максимально возможным количеством символов в поле);
• • точность для числовых данных (например, два десятичных знака для отображения дробной части числа);
• • ключ доступа (для поиска нужной записи среди других записей).

Рис. 4.14. Примеры состава полей в записях файлов

Поле, каждое значение которого однозначно определяет соответствующую запись, называется простым ключом. Если записи однозначно определяются значениями нескольких полей, то ключ называется составным.

Различают первичные и вторичные ключи. С помощью первичных ключей в файле отыскивается только одна нужная запись, с помощью вторичных — несколько, так как вторичный ключ не является уникальным и его значение может повторяться в нескольких записях файла. Такие ключи выполняют роль поисковых или группировочных признаков.

Описание структуры файла обычно представляют в табличном виде. В табл. 4.2 приведен пример логического описания файла ПОСТАВКА со структурой записи на рис. 4.14.

Таблица 4.2

Описание логической структуры файла ПОСТАВКА.

В описании структуры файла первичный ключ доступа к записи является составным, так как только совокупность реквизитов-признаков KPS, КТ, DATP определяет конкретную поставку. Количественная характеристика поставки определяется реквизитами-основаниями — KOLT, ST.

Для обращения к файлу он должен иметь имя (обычно не более 8 символов) и расширение, уточняющее его назначение: EXE, СОМ — программные файлы, готовые к использованию, DBF — файлы базы данных, DOC, TXT — текстовые файлы и т. д. По содержанию различают файлы данных и программные файлы.

Отображение содержательных единиц информации (уровень экономических документов) на уровень их логического представления в компьютерной системе иллюстрирует рис. 4.15.

Рис. 4.15. Взаимосвязь между содержательным и логическим уровнями.

рассмотрения данных Внутримашинная часть маркетинговой ИБ может быть создана либо как множество локальных (независимых) файлов, либо как база данных — совокупность взаимосвязанных файлов.

Информационная база, организованная на основе независимых файлов, состоит из файлов, каждый из которых предназначен для решения конкретной маркетинговой задачи (рис. 4.16). Такая организация данных используется при относительно небольших объемах ИБ и имеет ориентацию на отдельные несложные задачи.

Пофайловая реализация ИБ позволяет быстро и удобно манипулировать информацией в массивах, но требует жесткой привязки файлов к программам, что затрудняет корректировку данных и программ. Кроме того, такая ИБ несет в себе значительную долю избыточности из-за повторения одних и тех же реквизитов в разных файлах, ориентированных на решение локальных задач и практически не связанных между собой.

Рис. 4.16. Пример пофайловой организации маркетинговой ИБ.

При организации ИБ в виде базы данных (БД) файлы не являются независимыми, поскольку структура одних файлов (состав полей) зависит от структуры других. Так, файлы ЗАКАЗ, ПОСТАВЩИК, ТОВАР, ПОСТАВКА (см. рис. 4.14) являются взаимосвязанными через два одноименные поля — Код товара, Код поставщика.

Файлы БД разрабатываются с соблюдением определенных принципов и ориентацией на ту или иную модель организации БД. Эти вопросы рассматриваются ниже в параграфе 4.6.

В процессе своей деятельности маркетологи создают и ведут персональные БД, могут пользоваться информацией из других локальных БД маркетинговой службы предприятия, а также из единой интегрированной БД предприятия и БД, внешних по отношению к предприятию (БД сторонних организаций и сети Интернет).

Примечание

Коллективный обмен данными в процессе функционирования интегрированной БД предприятия иллюстрируется схемой на рис. 4.17.

Рис. 4.17. Схема коллективного обмена данными в процессе функционирования интегрированной БД предприятия.

Благодаря наличию интегрированной БД маркетологи имеют возможность постоянно находиться в курсе движения товаров во времени и пространстве по каждому поставщику, заказу, товарному ассортименту, объему продаж.

На каждое изменение в хозяйственной обстановке служба маркетинга может мгновенно реагировать. Например, исходя из имеющейся информации в интегрированной БД, маркетологи могут предложить заменить один вид сырья на другой; аннулировать заявки и контракты на ресурсы, которые не могут быть использованы в ближайшей перспективе; опираясь на данные по обороту товара нарастающим итогом (содержащиеся в БД бухгалтерского учета), выявить даже мелкие колебания потребительского спроса и тем самым заблаговременно предвидеть изменения рыночной конъюнктуры; если в БД сбыта имеются сведения об отказах клиентов оплатить товар и о причинах отказов, на основе этих сведений можно быстро оценить недостатки товара и при необходимости предложить пути улучшения его потребительских свойств в соответствии с потребностями клиентов.