Делопроизводственное обеспечение. 
Управление инновациями

— Делопроизводственное обеспечение включает документирование внешнеэкономической информации и документационное обеспечение международной инновационной деятельности (МИД). На предприятии функции делопроизводственного обеспечения выполняются не только специально организованными службами по осуществлению МИД, но и многими другими подразделениями (канцелярией, планово-экономическим отделом и др.).

Как для всякого другого подразделения, так и для службы МИД ее конкретные задачи, функции, права и обязанности целесообразно документально закрепить в Положении о подразделении. В него следует включать разделы:

• — общие положения;
• — задачи;
• — функции;
• — права и обязанности;
• — руководство;
• — взаимоотношения и связи;
• — имущество и средства;
• — контроль, проверка и ревизия деятельности;
• — реорганизация и ликвидация.

В положении такая специализированная служба предприятия должна быть четко организационно очерчена, с указанием ее статуса (группа, бюро, отдел, управление или департамент).

Порядок выполнения функций, подфункций и т. п. во многих случаях целесообразно представить в виде процедур. Каждая из них, как правило, должна включать:

• — титульный лист;
• — оглавление (содержание);
• — назначение процедуры;
• — оперограмму процедуры;
• — описание операций процедуры;
• — приложения;
• — список литературы;
• — лист регистрации изменений.

Например, в виде процедур следует оформлять порядок выполнения таких функций, как:

• — документационное обеспечение переговоров предприятия по инновационным вопросам с иностранными партнерами (включая в нее вопросы организационного, нормативного, методического и информационного характера);
• — прогнозирование, разработка и контроль выполнения планов работ предприятия в области МИД;
• — обобщение и анализ информации и результатов деятельности предприятия по реализации МИД.

Для более эффективного выполнения функций по обеспечению МИД следует шире использовать современные компьютерные технологии на базе самых прогрессивных технических средств.

Результаты ВИД предприятия в существенной мере зависят от тех зарубежных партнеров, с которыми оно имеет дело. Для этого необходимо более ответственно подходить к выбору потенциальных иностранных партнеров, тщательно собирать и обобщать информацию о зарубежных фирмах и о тех, с кем предстоит вести переговоры.

Одной из функций обеспечения ВИД специализированной службы на предприятии является организация, ведение переписки и установление контактов с иностранными партнерами. Выполнение этой важнейшей функции при самостоятельном выходе предприятия на международный инновационный рынок во многом определяет результативность ВИД.

Следует напомнить, что способы осуществления и передачи документированной информации адресатам можно подразделить на: почтовые (традиционные); телеграфные; телексные и телефаксные. В последние годы стала использоваться электронная почта, создаваемая на базе ЭВМ и периферийной техники. Возможности таких средств для ведения переписки и передачи данных значительно большие по сравнению с традиционными устройствами. При внутрии межсистемных коммуникациях с помощью электронной почты можно не только быстрее передавать информацию на любые расстояния, а при необходимости и выводить на экран дисплея, но и записывать ее на бумажные и машинные носители. В рамках электронной почты совершенствуются средства как телефонной, телеграфной, факсимильной, радиотелефонной, так и обычной почтовой пересылки документов. При этом важнейшими направлениями повышения уровня качества передачи информации являются:

• — сокращение времени, затрачиваемого на передачу информации;
• — обеспечение высокого качества воспроизводства передаваемой информации (как документированной, так и непосредственной);
• — обеспечение высокой степени автоматизации процессов передачи данных и простоты использования технических средств пользователями.

Однако, в отличие от документирования и передачи документированной информации внутри страны, внешнеэкономическую информацию предварительно необходимо документировать на языке адресата. При наличии трудностей с переводом на редкие языки допустимо документирование внешнеэкономической информации на английском или другом, признанном в качестве международного, языке общения. Может также использоваться вариант составления документа на двух языках — русском (основном) и языке адресата или английском.

Требования к документированию внешнеэкономической информации практически те же, что и к составлению деловых документов внутреннего характера:

• — своевременность;
• — достаточность;
• — достоверность;
• — доступность и понятность для восприятия;
• — краткость и лаконичность;
• — однозначность толкования;
• — экономичность.

То же относится и к составу реквизитов внешнеэкономических документов по ВИД.

Обязательное требование — написание адреса на конверте на языке страны-адресата или английском языке. Следует иметь в виду, что на конверте, отправляемом зарубежному адресату, пишут сначала должность и фамилию, затем наименование фирмы, ее адрес (улицу, дом, город) и только в конце — название страны.

Наиболее распространенными видами деловых документов при осуществлении МИД являются:

• — письмо-приглашение на переговоры. Такое письмо следует посылать приглашаемому заблаговременно. В нем указываются цель и предмет переговоров, желательно альтернативные сроки прибытия, продолжительность пребывания, условия и место проживания, отражаются вопросы получения виз, билетов на транспорт, место и время встречи. Письмо подготавливается на бланке предприятия с полным наименованием предприятия, его регистрационного номера, всех адресных реквизитов, подписями руководителей и расшифровкой их подписей, скрепленных печатью. При передаче приглашения телефаксом или иным способом должны быть указаны все реквизиты предприятия и руководитель предприятия;
• — письмо-презентация (представление) предприятия. К такому письму целесообразно приложить проспект предприятия, содержащий сведения о нем, включая номенклатуру выпускаемой продукции, ретроспективные данные и т. п.;
• — письмо-запрос информации о фирме. В таком документе высказывается просьба выслать определенные сведения о той или иной фирме, должно быть сообщено, в связи с чем возник этот запрос, а также необходимо дать некоторую информацию о своей организации;
• — письмо-предложение в ответ на полученный от потенциального покупателя запрос. В нем указываются конкретные условия будущего контракта;
• — бизнес-план инновации;
• — оферта. В этом документе обязательно должно быть указано «Предлагаем твердо» или «Предлагаем без обязательств», т. е. это или твердая оферта или свободная. Кроме того, в оферте должны содержаться сведения о предлагаемом инновационном товаре, условиях его предложения и продажи (практически это те же сведения, что и в контракте);
• — письмо-запрос. В нем целесообразно отразить причину обращения к данной фирме и указать по возможности условия заключения контракта;
• — письмо-рекламация. К нему прилагаются все необходимые для признания брака документы. Непосредственно в самом письме обязательно должны быть указаны сведения о контракте, поставке товара, транспортных документах. Посылать письмо-рекламацию целесообразно как заказное;
• — запись беседы с иностранным партнером во время переговоров;
• — контракт. Состав информации и порядок заключения даны в предыдущем разделе.

Естественно, что состав внешнеэкономической документации в области ВИД вышеперечисленными документами не исчерпывается, он гораздо разнообразнее.

Для большей оперативности при документировании внешнеэкономической информации в области инновационной деятельности целесообразно использовать различные типовые фразы и тексты, особенно при составлении деловых документов на иностранных языках. Наряду с деловой перепиской очень важно уметь организовать прием иностранных партнеров и вести с ними переговоры. Умело проведенные протокольные мероприятия и непосредственно сами переговоры — залог успеха в достижении целей переговоров.

Важно составить четкую программу пребывания делегации иностранных партнеров на предприятии и программу переговоров. Обычно такие программы составляются руководителем делегации предприятия, принимающего иностранных партнеров, и утверждаются его первым руководителем.

Программа пребывания делегации иностранных партнеров на предприятии включает вопросы встречи и проводов, размещения в гостинице, материального, культурного обеспечения и др.

В программу ведения переговоров целесообразно включить развернутый перечень вопросов, подлежащих решению. Кроме того, перед началом переговоров желательно иметь информацию о фирме, с делегацией которой предстоит встреча. Программы предварительно обсуждаются на собрании делегации предприятия.

Для материального обеспечения иностранной делегации должна быть составлена и утверждена руководством предприятия соответствующая смета расходов.