Информационные технологии в деловых коммуникациях

Ураганно-быстротечное формирование и распространение новых информационно-коммуникационных технологий несет с собой фундаментальные изменения в информационной среде. Их кардинальное воздействие касается всех без исключения основополагающих элементов социума (политические, общественные и административно-управленческие государственные структуры и институты гражданского общества; составляющие экономической и социальной сферы, научной и образовательной среды; социальных форм культуры и образа жизни людей и т. д.). Информационные технологии являются важнейшим аспектом деловых коммуникаций.

Современная эпоха по праву называется веком информационного взрыва и информационной революции. Основу этого процесса составляют Интернет и развитие новых технологий, обеспечивающих беспрецедентную по скорости и объему передачу информации. Этот информационно-технологический прорыв имеет объективные предпосылки. Эволюционное развитие средств коммуникации и массовой информации на протяжении многовековой истории технического прогресса содержит немало поистине эпохальных событий. Среди них: изобретение телеграфа и ротационной типографической машины (1847 г.); телефона (1870 г.); радио (1895 г.); беспроволочного телеграфа (1922 г.); телевидения (1930 г.). Учитывая возрастающие потребности коммуникативного взаимодействия в активно развивающихся сферах экономики, политики и военно-промышленного комплекса в 1946 г. в Сент-Луисе (США) создана радиотелефонная система, которую принято считать родоначальницей мобильной связи. Именно эти фундаментальные по своей значимости научно-технические достижения подготовили почву для следующего сенсационного мирового события: появление в 1986 г. Интернета.

Сотовая и спутниковая связь.

Разработка и появление в арсенале человечества новых средств связи, таких как сотовая и спутниковая система информационного обеспечения, обусловлена, прежде всего, причинами экономического порядка. Перечислим наиболее значимые из них:

• o развитие и разрастание городов-мегаполисов ввысь и вширь;
• o увеличение плотности населения на единицу площади населенного пункта;
• o увеличение количества единиц коммуникации и связи в соответствии с возросшей потребностью;
• o технические и технологические сложности установки, прокладки и обслуживания кабельного хозяйства и средств коммуникации в условиях плотной городской застройки;
• o дороговизна сервисных работ;
• o возросшая потребность в «мобильности» связи и т. д. Система сотовой связи во многом помогла решить вышеперечисленные проблемы. Ее внедрение предоставило человеку возможность передавать и получать информацию независимо от места его пребывания в любое время в пределах зоны действия сотовых сетей. Такие сети разворачивают по всему миру в городах и ближайших при городах, а также вдоль автотрасс. В областях с малой плотностью населения и труднодоступных районах мобильная связь, как правило, недоступна. Объясняется это тем, что разворачивать здесь сотовые сети экономически нецелесообразно и нерентабельно из-за недостаточной востребованности услуги. В настоящее время для удовлетворения требований рынка, в подобных районах проблема обеспечения способа информационной коммуникации решается средствами спутниковой связи. Запуск на орбиту нескольких спутников позволяет обеспечить обслуживание связью глобальную зону покрытия. Однако, как и у остальных видов связи, спутниковая система также имеет свои недостатки. В условиях плотной городской застройки спутниковая связь менее эффективна и удобна, так как высокие строения ослабляют сигнал спутника, экранируя и «зеркаля» его, создавая эффект помех, раздвоения или наложения сигнала и пр. В помещении спутниковый телефон будет качественно работать только вблизи окна или при наличии дополнительной наружной антенны. Кроме того, услуги спутниковой связи довольно дороги, и поэтому вряд ли целесообразно пользоваться ею там, где доступна более дешевая сотовая связь.

Спутниковый телефон рекомендуется использовать тем, чья профессия связана с перемещениями на значительные расстояния, с переездами, перелетами, с морским транспортом, — бизнесменам, политикам, журналистам, морякам и т. п. Спутниковая связь эффективна и выгодна там, где нет сотовых сетей.

Сегодня специалисты решают задачи интеграции сотовых сетей и спутниковых систем связи.

Применение электронных и сетевых коммуникаций.

В настоящее время деловая и личная переписка в абсолютном своем большинстве осуществляется благодаря разнообразным средствам электронной связи. Это удобно, комфортно, быстро, безопасно и т. д. Современные электронные коммуникации поддерживаются посредством компьютера, подключенного к сети. Также в ней происходит обмен файлами и сообщениями, непосредственная виртуальная связь с коллегами при помощи сетевой системы электронной почты (для чего используется одна или несколько информационных служб, обеспечивающих контакты с партнерами) и для факсимильных сообщений для связи с людьми и фирмами, которые не имеют подключения к электронной почте.

Электронная почта (e-mail) базируется на сетевом использовании компьютеров, она предоставляет различные возможности в зависимости от используемого программного обеспечения, позволяет пользователю получать, хранить и отправлять сообщения своим партнерам. Сеть может быть использована как однонаправленная связь, так и двухсторонняя (многократный процесс отправки и принятия сообщений по электронной почте). Посылаемое сообщение, например, чтобы стало доступно всем пользователям электронной почты, может быть размещено на компьютерной доске объявлений. Также можно отправить сообщение с уведомлением о его получении адресатом. Потенциал современной электронной почты многообразен и не ограничивается указанными спецификами.

Компьютерные сетевые конференции основаны на применении компьютерных систем для обмена информацией между сотрудниками, решающими определенную проблему. Преимущество данной технологии заключается в том, что количество участников компьютерной конференции может быть во много раз больше, чем во время проведения аудиоили видеоконференций. Кроме того, у пользователей сети есть возможность одновременного доступа к практически неограниченным объемам накопленной информации. Проведение подобных мероприятий целесообразно тогда, когда нет необходимости в конкретном количестве и составе людей, принимающих в нем участие. Это может быть, например, некая разновидность референдума или опроса мнений и пр.

Видеотекст как вид технологически обработанной информационной коммуникации, основан на использовании компьютера для получения отображения сменяемых друг друга текстовых и графических данных на экране монитора. Это своего рода электронный аналог телеграфной информационной ленты, применяемой в различных телеграфных и информационных агентствах прошлого.

Для компаний, принимающих решение об использовании видеотекста, имеются три возможности получения информации в форме видеотекста:

• o создание файлов видеотекста на собственных компьютерах;
• o заключение договора со специализированной компанией на получение доступа к разработанным ею файлам видеотекста (файлы, специально предназначенные для продажи, могут храниться па серверах компании, осуществляющей подобные услуги, или поставляться клиенту на магнитных или оптических дисках);
• o заключение договора с другими компаниями на получение доступа к их файлам видеотекста.

Когда различные представители бизнеса рассматривают друг друга не столько как конкурентов-соперников, а как партнеров, в деловом мире популярным становится обмен каталогами и ценниками (прайс-листами) продукции. В условиях хорошо налаженной системы информационного обеспечения между участниками-партнерами какого либо производственного процесса обмен значительного объема специализированной оперативной информации целесообразно проводить в форме видеотекста.

Услуги компаний, работающих в сфере разработки и продажи технологических систем трансляции видеотекста, начинают конкурировать с печатной продукцией (газетами, журналами и пр.). Так, актуальным становится заказ текущих сводок биржевой информации, газеты или журнала в форме видеотекста.

Хранение изображений. В любой фирме со временем накапливается большое количество документов. Их бывает так много, что хранение даже в форме файлов вызывает серьезные проблемы. Поэтому эффективным представляется архивирование не самого документа, а его образа (изображения) в цифровой форме.

Хранение изображений (imaging) — перспективная офисная технология, основанная на использовании специального устройства — оптического распознавателя образов, позволяющего преобразовывать изображение документа или фильма в цифровой вид для дальнейшего хранения во внешней памяти компьютера. Сохраненное в цифровом формате изображение в любой момент может быть выведено в его реальном виде на экран или принтер. Для хранения изображений используются оптические диски, обладающие огромными емкостями.

Идея хранения изображений не нова, так, раньше для этого использовались микрофильмы и микрофиши. Данная технология появилась благодаря созданию оптического диска в комбинации с цифровой записью изображения.

Аудиопочта представляет собой систему компьютерной связи для передачи сообщений голосом. Она напоминает электронную почту, где вместо набора сообщения на клавиатуре компьютера происходит его передача посредством телефона, таким же образом осуществляется и получение информации. Данная система включает в себя специальное устройство для преобразования аудиосигналов в цифровой код и обратно, а также компьютер для хранения аудиосообщений в цифровой форме. Реализация аудиопочты происходит также в сети.

Почта для передачи аудиосообщений эффективно используется в различных областях человеческой деятельности, где необходима оперативность и однозначность передаваемого блока информации. Она часто используется журналистами или административно-управленческим аппаратом для проведения совещаний и коллегиального решения проблем в организации. Главное преимущество аудиопочты по сравнению с электронной в ее простоте — нет необходимости ввода данных с клавиатуры при се использовании.

Факсимильная связь основана на использовании факс-аппарата, способного читать документ на одном конце коммуникационного канала и воспроизводить его изображение на другом. В настоящее время очень часто можно слышать утверждение о том, что этот вид коммуникации уже отжил свое. На смену факсу пришло более совершенное оборудование, а документооборот на бумажных носителях стал архаизмом. Однако давайте не будем забывать о юридических и правовых аспектах любого бизнеса. Легитимность любой деятельности легче подтверждается тогда, когда она сопровождается документооборотом с высокой степенью защищенности от возможных несанкционированных изменений или двояких толкований. А это условие на сегодняшний день гарантируется именно использованием только традиционных носителей в делопроизводстве. Поэтому факс-аппаратура еще долго будет стоять на вооружении деловых кругов. Факсимильная связь полезна: в архивном деле; в аналитике; в научной деятельности, связанной с различными историческими исследованиями; в избирательном процессе всевозможных выборов и т. д. То есть тогда, когда есть необходимость с высокой скоростью и на значительное расстояние переместить документальную информацию, имеющую высокую степень надежности. Факсимильная связь, например, вносит свой вклад в принятие решений за счет быстрой и легкой рассылки документов участникам группы, решающей определенную проблему, независимо от их физического местонахождения.

Аудиоконференция представляет собой голосовое общение нескольких лиц, которые находятся в различных географических точках, посредством использования системы коммуникаций, компьютерных технологий или селекторно-телефонной связи. Оперативное коллегиальное обсуждение экстренно возникших ситуаций и вопросов, требующих участия не только лиц, уполномоченных принимать решения, без этого вида коммуникации.

Техническим средством реализации аудиоконференции является телефонная связь, оснащенная дополнительными устройствами, что позволяет взаимодействовать более чем двум участникам, при этом не требуется обязательного наличия компьютера. Использование аудиоконференции облегчает принятие тех или иных решений, оно довольно дешево и удобно.

Аудиоконференции позволяют избежать или значительно сократить ненужные затраты на командировки. Людям приходится ездить в командировки по множеству причин: чтобы встретиться с клиентом, заключить крупную сделку (и отпраздновать ее потом), решить сложную проблему при личном участии, пообщаться с коллегами на выставке или съезде. Однако очень часто без этих поездок можно и обойтись, например, когда необходимо привлечь внимание клиента (иногда кажется, что другого способа просто нет), переговорить с одним или двумя людьми по поводу проекта, провести стандартную презентацию для коллег, пообщаться напрямую, в деловой среде, тем более что программы работы на дому и локальные небольшие офисы получают вес большее распространение ввиду их преимуществ с точки зрения затрат, продуктивности и стиля жизни.

Видеоконференция — система с двухсторонней передачей видеоизображений. Данная система связи используется коммуникантами, удаленными друг от друга на значительное расстояние, но при обязательном условии участия всех членов коммуникации в визуальном контакте. Известен целый ряд специфичных видов деловых связей, когда важное значение имеет не только что говорят (о чем, в соответствии с чем, на основании чего и т. д.), но и как выглядит говорящий. Невербальное поведение участников коммуникации часто содержит в себе значительную долю информации, необходимой для оценки истинности намерений собеседников. Кроме этого, с применением видеоконференции (телемост, теледебаты, открытые селекторные видиосовещания административно-управленческих подразделений государства и т. д.) можно добиться у потенциального зрителя эффекта присутствия или сопричастности, что очень часто бывает необходимым в рамках различных политтехнологических мероприятий. Проведение видеоконференций осуществляется без применения компьютера. Посредством видеоаппаратуры одновременно с телевизионным изображением передается звуковое сопровождение.

Видеоконференции позволяют сократить транспортные и командировочные расходы, вместе с тем данный тип связи позволяет привлечь к решению проблем максимальное количество менеджеров и других сотрудников, территориально удаленных от главного офиса.

Наиболее популярны три конфигурации построения видеоконференций:

• o односторонняя видеои аудиосвязь (сигналы идут только в одном направлении, например, от руководителя проекта к исполнителям);
• o односторонняя видеои двухсторонняя аудиосвязь (дает возможность участникам конференции, принимающим видеоизображение, обмениваться аудиоинформацией с передающим видеосигнал участником);
• o двухсторонняя видеои аудиосвязь (видеои аудио-связь между всеми участниками конференции).