Текст — главный реквизит документа, ради которого он и составляется. Чтобы правильно составить текст официального документа необходимо хорошо знать вопрос, о котором пойдет речь в документе, и иметь достаточную информацию, чтобы ее кратко, но точно сформировать в один связный текст.
В практике документирования на сегодняшние день уже сложились устойчивые общие требования, предъявляемые к текстам документов. Прежде всего, не стоит забывать, что служебный документ призван побудить к какому-либо действию, то есть убедить. Данного результата можно достичь с помощью конкретной аргументации и логичностью приводимых фактов и доводов.
При составлении кратно текста стоит помнить, что не стоит сжимать текст до таких размеров, чтобы его суть была двоякой. Информация в документе в первую очередь должна быть информативной и исключать из себя лишние утверждения и высказывания.
Полнота информации предполагает, что в документе изложена вся необходимая информация, для решения поставленного вопроса. Именно нехватка информации заставляет запрашивать недостающие сведения, тем самым происходит задержка в решении вопроса.
Краткость достигается отбором необходимой и достаточной информации, с помощью исключения повторения и отсутствия излишних подробностей. Те факты, которые не влияют на решение вопросы, лучше не упоминать. Так же следует помнить, что каждое слово в документе должно нести смысловую нагрузку, поэтому от лишних слов лучше избавиться.
Достичь точного понимания текста поможет тщательный отбор слов, правильная композиционная структура текста, прямой порядок слов в предложение, то есть подлежащее должно стоять на первом месте, а сказуемое на втором, определение должно стоять перед определяемым словом. Когда же смысловая нагрузка падает на действие, то возможно использования обратного порядка слов: «Повысить дисциплину помог переход на хозяйственный расчет».
Если поводом для создания документа послужил другой документ, то в тексте производятся полные его данные, то есть указываются вид документа, наименовании организации, на чей документ мы отвечаем, дата документа, его регистрационный номер и заголовок к тексту: «В соответствии с главой 14 Трудового кодекса Российской Федерации, Федеральным законом от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ „О персональных данных“ и в целях организации защиты персональных данных работников…».
Таким образом, можем сделать вывод о том, что текст документа должен представлять собой краткое, но точное изложение информации по тому или иному вопросу. Предложения в тексте должны быть взаимосвязаны между собой и каждое слово в нем, должно нести определенную смысловую нагрузку.
