Подготовка и оформление документов. 
Бланки решений Суда и бланки Суда

Документы Суда оформляются на бланках установленных видов либо без использования бланков.

В Суде в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» используются бланки решений Суда и бланки Суда с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации в многоцветном варианте.

Организационно-распорядительные документы Суда оформляются на бланках Суда в соответствии с ГОСТ Р 6.30−2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», [1].

Процессуальные документы судебного производства Суда оформляются на бланках решений Суда в соответствии с процессуальным законодательством.

Для обеспечения подготовки и оформления документов в АИС Управлением правовой информатизации Суда устанавливаются электронные образы бланков решений Суда и бланков Суда.

При подготовке с использованием АИС проектов официальных документов, направляемых из Суда, на каждой странице документа в правом нижнем углу автоматически проставляется штрих-код исходящего документа.

В зависимости от расположения реквизита «Государственный герб Российской Федерации» устанавливаются два варианта бланков решений Суда и бланков Суда — продольный и угловой.

Документы Суда, подготовленные на бланках решений Суда и бланках Суда установленной формы, подписываются Руководством Суда, судьями Суда, руководителями (заместителями руководителей) подразделений Суда и другими работниками аппарата Суда в соответствии с их полномочиями. В состав подписи входят наименование должности, личная подпись, инициалы и фамилия лица, подписавшего документ.

Документ, оформленный на бланке определенного должностного лица, не может быть подписан другим должностным лицом.

В случае подписания документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в соответствии с занимаемой должностью, а при равных должностях — на одном уровне.

При подписании документа несколькими должностными лицами документ оформляется либо на бланке установленной формы, если все должностные лица имеют право подписи оформленного на данном бланке документа, либо без использования бланка.

При оформлении документов на двух или более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без бланка, должен иметь следующие размеры полей: 20 — 25 мм — левое, 10 — 15 мм — правое, 20 мм — верхнее, 20 мм — нижнее.

В Суде установлены следующие виды бланков:

• — бланки решений Суда с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации в многоцветном варианте (ПРИЛОЖЕНИЕ Д);
• — бланк с продольным расположением реквизитов и указанием наименования Суда, который используется для оформления проектов решений Суда (определений, постановлений, приговоров, решений и др.);
• — бланки Суда с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации в многоцветном варианте;
• — бланк с продольным расположением реквизитов и указанием наименования Суда (ПРИЛОЖЕИЕ Ж), который используется для оформления проектов организационно-распорядительных документов Суда;
• — бланк с угловым расположением реквизитов и указанием наименования Суда, который используется для оформления проектов официальных документов Суда;
• — бланки с угловым расположением реквизитов и указанием наименований должностей Председателя Суда, первого заместителя и заместителей Председателя Суда (ПРИЛОЖЕНИЕ К), которые используются для оформления проектов официальных документов Суда за подписями указанных должностных лиц.

Решение и иной документ Суда оформляются на бланке установленного образца в одном экземпляре (подлинник). После подписания в установленном порядке оформляется необходимое количество их копий.

Изготовление заверенных копий решений и иных документов Суда осуществляется уполномоченными работниками аппарата Суда путем ксерокопирования подлинника документа. В правом верхнем углу первого листа документа проставляется штамп «КОПИЯ» .

Выдаваемые копии решений и иных документов Суда должны быть прошиты, пронумерованы, заверены подписью уполномоченных работников аппарата Суда и скреплены печатью Суда (прошиваются прочной ниткой или скрепляются скобой с использованием степлера; на оборотной стороне последнего листа в местах скрепления накладывается наклейка с заверительной надписью «Верховный Суд Российской Федерации, пронумеровано и скреплено печатью ___ листов, подпись ____»; подпись скрепляется печатью Суда с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. При заверении соответствия копии решения и иного документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляются заверительная надпись. «ВЕРНО», наименование должности лица, заверившего копию, дата заверения, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Повторная выдача копий решений Суда или официальных писем судей и Руководства Суда осуществляется по заявлению участников процесса в установленном выше порядке.

Оформление организационно-распорядительных документов Суда осуществляется на бланке Суда в соответствии с государственными стандартами в области делопроизводства и архивного дела.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, датой протокола — дата заседания (принятия решения), датой акта — дата события.

Документы, изданные Судом совместно с другими органами, должны иметь одну (единую) дату.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами, например: 20.06.2012.

При оформлении решений Суда, организационно-распорядительных и финансовых документов Суда применяется словесно-цифровой способ оформления даты, например: 15 июня 2012 г.

При оформлении ответных писем приводится ссылка на исходящий номер и дату документа, на который дается ответ. Наименования адресатов в письмах, направляемых из Суда, указываются в правом верхнем углу первого листа документа.

Направляемые письма адресуются органам государственной власти или органам местного самоуправления, организациям (юридическим лицам) и общественным объединениям (далее — организациям), структурным подразделениям организаций, должностным или физическим лицам.

В случае адресования письма организации, структурному подразделению организации без указания должностного лица наименование адресата пишется в именительном падеже.

В случае адресования письма конкретному должностному лицу наименования организации, структурного подразделения организации указываются в именительном падеже, а фамилия и должность лица — в дательном. Инициалы должностного лица указываются перед фамилией.

При адресовании письма руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата. Должность лица, которому адресован документ, указывается в дательном падеже.

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем числе адресатов составляется список рассылки документа.

При подготовке документов Суда (писем), направляемых в федеральные органы государственной власти, почтовые адреса могут не указываться. При этом в реквизите адресата в АИС вводится пометка «не размещать почтовый адрес в документе». В остальных случаях указывается полный почтовый адрес.

Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывается ее наименование, затем почтовый адрес.

Если письмо адресовано физическому лицу, то указываются фамилия и инициалы этого лица, а затем полный почтовый адрес.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым актом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Элементы реквизита «Гриф утверждения документа» центрируются относительно самой длинной строки.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Текст документа составляется на государственном языке Российской Федерации.

Отметка о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляется следующим образом: Приложение: на 5 л.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается. Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом: Приложение: на 3 л. только в первый адрес.

Подготовленные для представления на подпись документы визируются исполнителями и другими лицами, ответственными за их подготовку, а также заинтересованными должностными лицами, с которыми проводилось согласование.

При подписании совместного документа первый лист оформляется не на бланке. В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена в проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: «и.о.», «зам.»). Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Согласование проекта документа оформляется на отдельном листе согласования.

Согласование проекта документа может оформляться визой согласования документа, включающей в себя наименование должности визирующего документ, его подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. При наличии замечаний к документу их излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в Суде, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляют из Суда, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

На документах, направляемых в органы государственной власти, проставляется отметка об исполнителе. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например: В. А. Жуков тел. 000 00 00.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (наряд, производство) включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или (при отсутствии такого документа) краткие сведения об исполнении; слова «В дело (наряд, производство)»; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (наряд, производство) подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем подразделения, в котором исполнен документ. При подготовке документов используется шрифт «Times New Roman» размером № 14.