Копирование формулы в другую ячейку

После того, как вы создали формулу, вы можете скопировать ее в буфер и вставить в другую ячейку. После этого Excel попытается изменить формулу так, чтобы она работала в новых ячейках.

• • Щелкните снова ячейку ЕЗ. Обратите внимание, что число в ячейке ЕЗ сохранится, а в поле показа формул высветится формула, которая была введена в эту ячейку (рис. 20.10).
• • Щелкните кнопку «Копировать».

Рис. 20.10. Копирование формулы из ячейки ЕЗ

• Теперь щелкните ячейку Е4, чтобы сделать ее активной, а затем щелкните кнопку «Вставить».

В результате этих действий в ячейке Е4 появится число — вычисленный в процентах прирост количества особо тяжких преступлений, совершенных в (N + 1)-м г. по сравнению с N-м г., а в поле показа формул появится соответствующая (модифицированная) формула (рис. 20.11).

Рис. 20.11. Новая формула «привязана» к ячейке Е4.

Дело в том, что Excel использует в формулах относительную ссылку, которая устанавливает связи между ячейками по их взаимному расположению и, соответственно, изменяется при копировании формулы в другую ячейку.

Замечание. Если выяснилось, что вы сделали ошибку в формуле, ее можно отредактировать в поле показа формул, — нет необходимости вводить все заново.

Копирование формулы в диапазон ячеек

Нет необходимости использовать процедуру «Копировать — Вставить», чтобы ввести формулу в другие ячейки столбца Е. Вместо этого можно использовать технику, аналогичную той, что мы использовали при заполнении номерами столбца А.

• • Щелкните любую из ячеек с уже введенными формулами, Е2 или ЕЗ — безразлично.
• • Сместите указатель мыши в нижний правый угол этой ячейки, на значок заполнения. Когда указатель превратится в черный крестик, нажмите левую кнопку мыши и, удерживая ее нажатой, перетащите указатель мыши вниз по столбцу до ячейки Е7 — на всю необходимую нам область.
• • Отпустите левую кнопку. В ячейках появятся результаты вычислений — прирост (в процентах) количества преступлений, совершенных в (JV + 1)-м г. по сравнению с N-м г. по отдельным категориям преступлений и в целом (рис. 20.12).

Обратите внимание, что знаком, отделяющим целую часть числа от его дробной части, в Excel является запятая, а не точка, как во многих других программах, предназначенных для вычислений.

Рис. 20.12. Копирование формулы в диапазон ячеек

Использование абсолютной ссылки при копировании формул в ячейки

Нам осталось найти удельный вес (в процентах), который каждая категория преступлений составляла в их суммарном количестве в N-м и в (N + 1)-м гг. соответственно.

Введем соответствующую формулу в ячейку F3. Для этого мы должны из количества особо тяжких преступлений, совершенных в N-м г.

• (ячейка СЗ), разделить на суммарное количество преступлений, совершенных в N-м г. (ячейка С7), и умножить получившееся число на 100.
• • Щелкните по ячейке F3, сделав ее активной.
• • Введите в F3 знак равенства «=».
• • Щелкните по ячейке СЗ.
• • Введите с клавиатуры знак деления «/».
• • Щелкните по ячейке С7.
• • Теперь нажмите клавишу Enter. В ячейке F3 появится число — результат вычисления по заданной формуле.

На рис. 20.13 введенная нами формула видна в поле показа формул.

Рис. 20.13. Расчет по формуле, вычисляющей удельный вес в процентах

Теперь нужно скопировать формулу в другие ячейки, чтобы не вводить ее вручную. Но, как уже говорилось, Excel использует относительные ссылки в формулах.

Если просто скопировать формулу в ячейку F4, то Excel возьмет, соответственно, ячейку С4 и попытается разделить ее содержимое на содержимое ячейки С8 (все сдвигается на одну строку вниз). Ячейка С8 пуста, и в результате выведется бессмысленный текст, означающий ошибку.

Если нужно, чтобы ссылка на ячейку оставалась неизменной при копировании в другую ячейку, нужно сделать абсолютную ссылку на эту ячейку. Чтобы сделать ссылку на ячейку абсолютной, введите значки $ перед буквой столбца и перед номером строки этой ячейки.

• • Щелкните по ячейке F3.
• • В поле показа формул отредактируйте формулу, введя знак $ перед буквой С и перед цифрой 7 (рис. 20.14).
• • Нажмите клавишу Enter.

Рис. 20.14. Создание абсолютной ссылки на ячейку

Откорректированную формулу нужно скопировать в диапазон ячеек F4—F7 «методом перетаскивания». Результат этой работы представлен на рис. 20.15.

Рис. 20.15. Вычисление удельного веса в процентах для N-го г.

Повторите процедуру вычисления удельного веса каждой категории преступлений в их суммарном количестве для (N + 1)-го г. Итоговая таблица с расчетами представлена на рис. 20.16.

Рис. 20.16. Итоговая таблица.

Замечание. С помощью ссылок в формуле можно использовать значения, находящиеся не только в различных местах рабочего листа, но и на различных листах открытой книги, в различных книгах или даже в других приложениях MS Office. Такие ссылки называются внешними. При ссылке на другой лист рабочей книги имя листа отделяется от адреса ячейки восклицательным знаком, например:

=ЛистЗ!С12.

В ссылке на другую открытую книгу имя книги заключается в прямоугольные скобки, например:

=[Книга1]ЛистЗ!С12.

Наш практический урок — знакомство с табличным процессором Excel — на этом почти закончен.

В заключение следует сказать, что Excel имеет множество разнообразных встроенных функций, приспособленных для табличных вычислений, и особенно удобных, например, при статистических расчетах. Есть возможность строить разнообразные графики и диаграммы, иллюстрирующие расчеты.

Для создания диаграммы в поздних версиях Excel следует воспользоваться элементами группы «Диаграммы» на вкладке «Вставка».

(рис. 20.17). Например, для иллюстрации удельного веса отдельных категорий преступлений в их общем количестве лучше всего воспользоваться круговой диаграммой.

Рис. 20.17. Диаграммы

Выполните следующую последовательность действий.

• 1. Укажите диапазон данных, нужных для построения диаграммы. В нашем примере этим диапазоном будет последний столбец таблицы.
• 2. Щелкните по кнопке «Диаграммы» на вкладке «Вставка». Появится панель, с помощью которой можно выбрать определенный тип диаграммы из предложенных вариантов (чтобы просмотреть все доступные типы диаграмм, нажмите кнопку).
• 3. На панели выбора диаграммы щелкните «Круговая» и выберите какой-либо из предложенных макетов, например верхний левый.
• 4. На дисплее появится круговая диаграмма, а в окне Excel откроется панель «Работа с диаграммами» с тремя дополнительными вкладками «Конструктор», «Макет» и «Формат».
• 5. На вкладке «Конструктор» в группе «Макеты диаграмм» щелкните макет диаграммы, который следует использовать, а в группе «Стили диаграмм» определитесь с цветами и конкретным видом диаграммы (рис. 20.18).

Рис. 20.18. Выбор макета и стиля диаграммы

Один из возможных вариантов диаграммы, иллюстрирующей удельный вес отдельных категорий преступлений в их общем количестве в (N + 1)-м г., представлен на рис. 20.19.

Рис. 20.19. Готовая диаграмма

Вопросы и задания для самоконтроля

• 1. Что такое ссылка на ячейку?
• 2. Как редактируется ячейка с ошибочными данными?
• 3. Как очистить ячейку от данных?
• 4. Как ввести данные, используя заполнение области?
• 5. Как скопировать формулу?
• 6. Как скопировать формулу в диапазон ячеек?
• 7. Как сделать ссылку на ячейку в формуле абсолютной?