Построение корпоративной информационной системы

Современная компания является одним из потребителей решений в области информационных технологий. Учитывая характер деятельности и разнородность производственных и технологических процессов, а также разветвленную иерархическую структуру крупных компаний (со множеством схем подчиненности и взаимосвязи), именно информационные технологии можно расценивать как главный инструмент, обеспечивающий управление этими сложнейшими структурами.

В то же время в большинстве случаев ИУС компаний чаще всего достаточно успешно использовались лишь в качестве средства автоматизации определенных процессов, для сбора и обработки разнообразной информации и решения других локальных задач, достаточно слабо пересекающихся с общей линией развития компании.

Принципиально новая комплексная концепция создания корпоративной информационной системы (КИС) на примере ООО «Байсар. В отличие от большинства существующих на сегодняшний день ИУС должна быть ориентирована на решение стратегических задач предприятия, в числе которых снижение затратных частей бюджета предприятия и себестоимости продукции, повышение эффективности управления и обеспечение ее инвестиционной привлекательности, укрепление существующих рынков сбыта и освоение новых видов деятельности, можно сказать, что эта корпоративная система является той платформой, на основе которой строится новая, усовершенствованная модель ведения бизнеса компании — бизнеса прибыльного и высокорентабельного, обеспечивающая ООО «Байсар» выход на новый уровень конкурентоспособности. На рисунке 3.2.1 представлены отличительные особенности ИУС и КИС.

Информационно-управляющие системы чаще всего достаточно успешно используются лишь в качестве средства автоматизации определенных процессов, для сбора и обработки разнообразной информации и решения других локальных задач, достаточно слабо пересекающихся с общей линией развития компании.

В отличие от ИУС, в числе компонентов КИС, обеспечивающих эффективную деятельность компании в целом, — единая система управления компанией, автоматизированные системы управления технологическими процессами, сетевые и телекоммуникационные комплексы системы передачи телеметрической информации, системы жизнеобеспечения, Internet и Intranet-решения.

Корпоративная информационная система строится как единый комплекс программно-технических и организационных решений, охватывающих все производственные, технологические, финансовые и хозяйственные процессы и объединяя все подразделения корпорации в единое информационное пространство.

Для ООО «Байсар», система должна обладать открытой модульной структурой. Это, во-первых, позволяет максимально эффективно решать весь спектр задач, стоящих перед предприятием, обеспечивать гибкую настройку создаваемой системы в зависимости от условий и вида деятельности (переработка, транспортировка и реализация продукции). Во-вторых, оптимизируются затраты на внедрение этого решения за счет поэтапной реализации проекта и максимального использования уже существующих у компании информационных систем и их компонентов.

Круг конкретных задач, решаемых в результате создания современной информационной системы для ООО «Байсар», включает:

• — объединение в единое информационное пространство большого числа территориально удаленных друг от друга объектов и подразделений предприятия ООО «Байсар»;
• — высокоскоростную передачу по каналам связи любых видов информационных потоков;
• — поддержку деятельности всех подразделений и объектов предприятия;
• — автоматизацию всех технологических и бизнес-процессов предприятия ООО «Байсар», оперативный контроль и управление процессами реализации, транспортировки и сбыта, взаиморасчетов с потребителями и поставщиками, управление персоналом и т. д.;
• — мощные средства обработки и анализа получаемой информации, расчет плановой и фактической себестоимости продукции;
• — обеспечение необходимого уровня безопасности и защиты информационных ресурсов предприятия ООО «Байсар».

Главным итогом внедрения корпоративной информационной системы должно явиться создание на предприятии ООО «Байсар» эффективного и действенного механизма управления, охватывающего бизнес-процессы — финансово-реализационные, технологические, маркетинг, продажи и т. д. В результате этого предприятие ООО «Байсар» должно выйти на качественно новый уровень управления и планирования своей деятельности.

Она повышает доходность за счет:

• — налаживания платежной дисциплины и четкого контроля за расчетами, дебиторской и кредиторской задолженностью и платежами по ним;
• — эффективного управления всеми видами ресурсов и создания гибкой системы их стратегического и оперативного планирования.

Снижение затрат происходит за счет:

• — оптимизации учетной и налоговой политики, внедрения четкого механизма расчета и выплат налогов;
• — возможности оперативного перераспределения материальных потоков.

При этом повышается инвестиционная привлекательность за счет использования общепринятых мировых стандартов учета и полной «прозрачности» финансово-экономических потоков для инвесторов и кредиторов, а так же качество и оперативность работы каждого подразделения предприятия ООО «Байсар». Последнее происходит за счет:

• — создания единого информационного пространства для технологических и бизнес-систем, создания единой базы знаний предприятия ООО «Байсар»;
• — внедрения внутрикорпоративных стандартов и использования единой технологии обработки информации на всех уровнях управления;
• — внедрения систем электронного документооборота, позволяющего рационально организовать внутренние и внешние информационные потоки;
• — организации четкого персонального контроля за исполнением приказов, поручений.

Укрепляются и расширяются существующие рынки сбыта, развиваются новые сферы деятельности в результате использования новых перспективных механизмов реализации маркетинговой политики.

Одной из проблем является наличие «информационного шума» в системе управлений предприятия ООО «Байсар», связанного с избыточностью информации, ее искажениями и слабым обеспечением (некорректность исходной информации). Одно из решений этой проблемы — уменьшение объема информации, проходящей через различные службы. Эффект выразится в сокращении затрат на обработку информации, при этом создаются условия для более эффективной, «тонкой работы» по отладке системы принятия решений.

Формирование единого информационного поля деятельности предприятия ООО «Байсар» опирается на получение информации из разных источников. Поэтому для обеспечения ее эффективного использования должен учитываться ряд принципов, гарантирующих результативность информационного обеспечения. При организации информационного обеспечения необходимо исходить из ряда основных положений (принципов) [18, с.45].

• — принцип взаимодействия. Под ним понимаются основные руководящие положения, которые опосредуют цель, содержание и формы делового сотрудничества в корпорации.
• — принцип законности. Под ним понимается повсеместное, безусловное и точное исполнение всеми должностными лицами и подразделениями действующего законодательства.
• — принцип паритетности (равноправия) сторон и разделения их компетенции.
• — принцип конфиденциальности. Ценность и конфиденциальность основной массы информации, использующейся при информационном взаимодействии, предполагает необходимость неразглашения государственной, служебной и коммерческой тайн, иных сведений, охраняемых законом, обеспечения полноты и достоверности данных.
• — принцип компенсационности. Вопрос о компенсации оговаривается в отдельных договорах либо в соответствующих нормативных актах.
• — принцип информационной совместимости. Без внедрения информационных технологий и их автоматизации невозможно эффективное взаимодействие между подразделениями. При обработке огромных массивов разнообразной информации технические средства, выполняющие эту задачу, должны «понимать» друг друга, что достигается за счет общих принципов информационной совместимости. Данный принцип должен закладываться в основу разработки всех сложных информационных систем, связанных с необходимостью их взаимодействия.

На наш взгляд, корпоративной информационной системе для управления предприятием ООО «Байсар» должны быть присущи следующие признаки:

• — высокая функциональность;
• — модульная архитектура;
• — высокая производительность;
• — высокая гибкость;
• — гибкая конфигурация рабочего места;
• — централизованное разграничение полномочий пользователей;
• — полное соответствие нормативным и законодательным актам;
• — ориентация на доступные технические и программные средства.

Для руководства корпорации информационной системой предприятия ООО «Байсар» представляется следующая оперативная и сводная отчетность:

• — дебиторская задолженность за любой период времени по внутреннему и внешнему рынку готовой продукции;
• — ведомость предоплат и авансов;
• — дебиторская задолженность по прочей реализации;
• — ведомость состояния взаиморасчетов с клиентами с развернутым сальдо.

В рамках подсистемы «оперативный учет» реализуются следующие функции:

• — сбыт: ведение договоров на поставку продукции; формирование приказов на отгрузку продукции; передача данных в контур финансового учета; печать приказов и страховых квитанций; формирование отчетности по отгрузке продукции; ведение «кредитной линии» клиента;
• — склады сырья и материалов: оформление приходных и расходных документов; оформление накладных на внутреннее перемещение; оформление товарно-транспортных накладных; учет малоценных и быстроизнашивающихся предметов; формирование данных для секторов расчетов с поставщиками и подрядчиками, формирование отчетности по движению ТМЦ;
• — система учета передвижения транспорта: учет лицевых счетов; учет расходов на транспортные услуги; контроль ожидаемых зачетов и денежных средств в пути; формирование отчетной документации и др.

В подсистеме «управление финансами» реализуются следующие виды работ:

• — дебиторы/кредиторы: расчеты с дебиторами за отгруженную продукцию; проведение операций взаимозачета; проведение вексельных операций; учет экспортных контрактов; анализ дебиторской и кредиторской задолженности;
• — банковские операции: оформление банковских документов; учет остатков средств на счетах; операции по продаже/покупке валюты;
• — планирование и финансовый анализ: составление сводного бюджета компании и контроль его исполнения; детализированный анализ финансового состояния компании; контроль учета денежных средств в выручке компании;
• — бухгалтерский учет: автоматическое формирование проводок в главной книге на основе первичных документов, гибкая настройка плана счетов бухгалтерского учета, формирование всех бухгалтерских проводок в системе, формирование бухгалтерского баланса.

В подсистеме «реализация» осуществляются следующие функции:

• — калькуляция плановой себестоимости продукции гибкая настройка производственной программы, формирование сводной и развернутой калькуляции, расчет коммерческой себестоимости, анализ рентабельности, сравнительный анализ себестоимости,
• — расчет и анализ себестоимости реализации, формирование и анализ себестоимости продукции по статьям затрат, анализ затрат на 1 рубль товарной продукции, сравнительный анализ плановой и фактической себестоимости;
• — склад торговой продукции, учет поступления продукции на склад, учет расхода торговой продукции, формирование сводок по движению торговой продукции.

В подсистеме «основные средства» реализуются функции:

• — учет основных средств, подготовка документации по поступлению, выбытию и перемещению основных средств, расчет амортизационных отчислений; учет движения основных средств, формирование возрастной структуры оборудования и др.;
• — реализация и прочее выбытие основных средств, подготовка счетов-фактур, учет выручки от реализации основных средств, формирование отчетности.

В подсистеме «администратор системы» реализуется.

• — управление доступом гибкая настройка полномочий пользователей в подсистеме, организация пользовательских групп, ограничение доступа к данным отдельных подразделений,
• — целостность данных; система специализированных программных средств, направленных на поддержание логической и физической целостности данных системы; операционный мониторинг действий пользователей; статический контроль активности пользователей;
• — мониторинг ошибок регистрация системных ошибок; контроль возникновения, анализ причины; сохранение контекста ошибок разработчика;
• — управление печатной отчетностью;

конфигурация параметров системы: настройка на «владельца системы»; настройка на специфику учета и организации хозяйственной деятельности, настройка системных параметров системы; настройка размещения данных.

Анализ практики деятельности других предприятий показывает, что во многих случаях в значительной мере при решении управленческих задач они испытывают недостаток оперативно-аналитических данных, характеризующих реальные финансовые и производственно-экономические процессы, что снижает эффективность принятия решений на различных уровнях управления компанией.

Таким образом, корпоративно-информационная система затрагивает не только процесс снабжения информацией руководящих работников, но и объединяет процессы: планирования и управления торговлей и складскими запасами, финансового планирования, процессы материально-технического обеспечения и сбыта, учета обязательств и расчетов, ведения бухгалтерского и управленческого учета, эффективного контроля.