Организация делопроизводства в НИУ «БелГУ»

Организация делопроизводства в НИУ «БелГУ» регламентируется следующими локальными актами:

Инструкция по документационному обеспечению управления Инструкция по документационному обеспечению управления НИУ «БелГУ» (утв. Приказом ректора № 636-ОД от 26. 12.2011). — URL: //http: //www.bsu.edu.ru/bsu/resourse/.

officialdocs/sections. php? ID=165 (дата доступа 02. 04.2013). ;

Номенклатура дел университета Номенклатура дел на 2013 г. — URL: //http: //www.bsu.edu.ru/bsu/resourse/officialdocs/.

sections. php? ID=165 (дата обращения 03. 04.2013). ;

технологическая инструкция руководителя пользователя системы «Дело» WEB-интерфейс (выполнение основных процедур при работе с документами). Технологическая инструкция руководителя пользователя системы «Дело» WEB-интерфейс (выполнение основных процедур при работе с документами) — URL: //http: //https: //auth. bsu.edu.ru/.

cas/login? service=http%3A%2F%2Fwww.bsu.edu.ru%2Fbsu%2Fauth. php%3Fbackurl%3D%2Fbsu%2Fresource%2Fofficialdocs%2Fsections. php%3FID%3D165 (дата обращения 02. 04.2013). .

Инструкция по документационному обеспечению управления была утверждена приказом ректора от 26.12.2011 № 636-ОД. При ее составлении были учтены положения Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. — Режим доступа: URL: http: //archives.ru/methodics/instr-office-work. shtml (дата обращения 02. 03.2013).. Содержание инструкции по документационному обеспечению управления в основном соответствует методическим рекомендациям. Однако, в инструкции по документационному обеспечению управления нет раздела «Порядок обработки и учета иностранной корреспонденции». Также, в инструкции по ДОУ нет разделов, характеризующих документальный фонд университета, порядок уничтожения документов с истекшим сроком хранения, не прописан порядок передачи дел на архивное хранение. Учитывая то, что университет является источником комплектования государственного архива, данные пункты могли бы быть важны.

Однако, в инструкции по документационному обеспечению управления есть те разделы, которые не упоминаются в методических рекомендациях. А именно: «Работа с обращениями граждан», «Тиражирование, порядок снятия и выдачи копий с документов», «Оформление служебных командировок работников университета». Некоторые разделы расписаны подробнее, чем в методических рекомендациях. «Исполнение и организация контроля исполнения документов», «Номенклатура дел университета», «Изготовление, учет, использование, хранение, передача и уничтожение печатей, штампов и бланков документов» .

В целом, инструкция по документационному обеспечению управления содержит 11 разделов:

• 1. Общие положения.
• 2. Основные понятия.
• 3. Правила подготовки и оформления управленческих документов.
• 4. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов.
• 5. Организация документооборота.
• 6. Исполнение и организация контроля исполнения документов.
• 7. Номенклатура дел университета.
• 8. Хранение и использование документов.
• 9. Особенности работы с электронными документами (электронными образами документов).
• 10. Оформление служебных командировок работников университета.
• 11. Изготовление, учет, использование, хранение, передача и уничтожение печатей, штампов и бланков документов.

Номенклатура дел — это специализированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве университета, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Не следует путать номенклатуру дел, которая оформляется в начале делопроизводственного года и содержит предполагаемые наименования дел, с реальными делами, которые оформляются по завершении делопроизводственного года Методические рекомендации по использованию номенклатуры дел. — Режим доступа: URL: http: //www.bsu.edu.ru/upload/iblock/5fd/Metod_Nom_2011. pdf (дата обращения 03. 04.2013). .

Номенклатура дел является основным документом, обеспечивающим систематизацию документов и дел, учет дел, поиск документов и дел. Номенклатура дел составляется на один календарный год и вступает в действие с 01 января очередного календарного года. Номенклатура дел выполняет следующие задачи:

• 1) Закрепление индексов дел;
• 2) Группировка исполненных документов в дела;
• 3) Систематизация дел;
• 4) Обеспечение правильного и быстрого поиска дел и документов, хранящихся в составе соответствующих дел;
• 5) Установление сроков хранения дел и определение документов, хра-
• 6) нящихся в составе соответствующих дел;
• 7) Учет дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

При составлении номенклатуры дел университета были учтены положения примерной номенклатуры дел высшего учебного заведения Примерная номенклатура дел высшего учебного заведения. — Режим доступа: URL: http: //www.allmedia.ru/laws/DocumShow. asp? DocumID=71 228 (дата обращения 03. 04.2013).. Примерная номенклатура дел высшего учебного заведения представляет собой систематизированный список названий дел, характерных для вузов, с указанием сроков их хранения. На ее основе высшее учебное заведение составляет индивидуальную номенклатуру дел, дополняя ее названиями дел со специфической документацией. Для определения сроков хранения документов НИУ «БелГУ» были использованы следующие перечни документов со сроками хранения:

• 1. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558) Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25. 08.2010 № 558). — Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс». .
• 2. Перечень документов со сроками хранения Министерства просвещения СССР, органов, учреждений, организаций и предприятий системы просвещения (введен в действие приказом Министерства просвещения СССР от 30.12.1980 № 176) Перечень документов со сроками хранения Министерства просвещения СССР, органов, учреждений, организаций и предприятий системы просвещения (введен в действие приказом Министерства просвещения СССР от 30. 12.1980 № 176). — Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс». .
• 3. Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31.07.2007 № 1182) Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31. 07.2007 № 1182). — Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс». .
• 4. Перечень документов с указанием сроков их хранения (Приложение № 15 к Административному регламенту предоставления Федеральной миграционной службой государственной услуги по регистрационному учету граждан Российской Федерации по месту пребывания и по месту жительства в пределах Российской Федерации (утв. приказом ФМС России от 20.09.2007 № 208)) Перечень документов с указанием сроков их хранения (Приложение № 15 к Административному регламенту предоставления Федеральной миграционной службой государственной услуги по регистрационному учету граждан Российской Федерации по месту пребывания и по месту жительства в пределах Российской Федерации (утв. приказом ФМС России от 20. 09.2007 № 208)). — Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс». .

В НИУ «БелГУ» внедрена система автоматизированного делопроизводства и электронного документооборота «Дело», которая предназначена:

• — для получения сведений о документообороте организации;
• — для регистрации документов;
• — для работы с документами, требующими исполнения;
• — для работы с проектами документов (включая согласование и утверждение);
• — для поиска документов, поручений документов, проектов документов зарегистрированных в системе «ДЕЛО» .

В связи с внедрением САДЭД «Дело», особенно важна технологическая инструкция руководителя пользователя системы «Дело» WEB-интерфейс (выполнение основных процедур при работе с документами). Она содержит следующие разделы:

" Основные термины и понятия" ;

" Регистрация документов" ;

" Прием зарегистрированных документов, поступающих для исполнения" ;

" Отправка документов, рассмотренных руководителем" ;

" Работа с отчетами (исполнение резолюций)" ;

" Визирование и подписание документов" ;

" Поиск документов" .

Особенную ценность технологической инструкции придают скриншоты окон САДЭД «Дело» и пошаговые инструкции.

Таким образом, структура и численность управления делами НИУ «БелГУ» обусловлена объемом создаваемых документов и спецификой деятельности университета. Для точной и подробной регламентации деятельности управления были конкретизированы положения федеральных актов. Это отразилось в разработке локальных актов, организационно-правого, инструктивного и методического характера.