Порядок учета подотчетных сумм, документальное оформление операций по расчету с подотчетными лицами, выдача и учет подотчетных сумм

Денежный аванс — это сумма в национальной или иностранной валюте, выданная подотчётному лицу в счёт предстоящих платежей за выполненные работы, оказанные услуги, на покупку ценностей, покрытие затрат по командировке. Как правило, денежный аванс составляет 100% от величины предстоящих платежей. Однако возможен и другой вариант — выполнение задания подотчётным лицом, а затем расчёт с ним на основании авансового отчёта. Денежный аванс под отчёт выдаётся из кассы организации за счёт:

• — остатка в кассе или поступившей выручки;
• — полученных кассиром по чеку денежных средств с текущего счёта предприятия в банке на командировочные расходы в национальной или иностранной валюте, хозяйственные нужды, закупку сельскохозяйственной продукции, закупку товаров, оплату услуг и выполненных работ.

Организация должна иметь гарантии целевого использования средств и возврата неиспользованных средств в отношении всех лиц, направленных в служебную командировку.

При временном отсутствии у организации кассы разрешается выдавать по согласованию с банком кассиром организаций или лицам, их заменяющим, чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы банка. Кассир выдаёт подотчётному лицу денежные средства на основании надлежащим образом оформленного приказа руководителя или заявления работника с разрешительной надписью руководителя.

В приказе и заявлении должен быть обозначен срок, на который выдаются подотчётные средства по различным видам операций. Указание срока необходимо для обоснования нахождения средств в подотчёте определённое время, так как в Порядке ведения кассовых операций сказано, что лица, получившие наличные деньги под отчёт, обязаны не позднее трёх рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчёт об израсходованных суммах и произвести окончательный расчёт по ним.

Кроме того, выдача наличных денег под отчёт производится при условии полного отчёта конкретного подотчётного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчёт наличных денег одним работником другому запрещается.

На основании приказа руководителя, например, о направлении в командировку или о нормах на отдельные виды представительских расходов бухгалтером составляется смета, итог которой после утверждения её в виде аванса выдаётся подотчётному лицу, что оформляется расходным кассовым ордером с проставлением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера.

При составлении сметы учитываются действующие нормы командировочных расходов и нормативы для исчисления предельных размеров представительских расходов.

Аналогично оформляется выдача средств работникам на хозяйственные нужды — например, на закупку материалов, запасных частей, оплату услуг. Размер данных сумм обычно ограничен (их выдача предусмотрена сметой предприятия).

После осуществления хозяйственнооперационных, представительских расходов по возвращении из командировки подотчётное лицо представляет отчёт о фактически израсходованных суммах с приложением оправдательных первичных документов, оформляет авансовый отчёт, который в течении 5 дней обрабатывается бухгалтером, а также командировочное удостоверение.

Неиспользованные остатки наличных денег сдают в кассу организации, приобретённые ценности приходуют на склады, а производственные расходы списывают непосредственно на текущие расходы. Остаток неиспользованных сумм сдаётся в кассу подотчётным лицом по приходному кассовому ордеру, перерасход выдаётся по расходному кассовому ордеру.

В случае непредставления отчёта об израсходованных подотчётных средствах и невозвращения в кассу организации остатка неиспользованных сумм авансов в установленные сроки бухгалтер имеет право удержать из начисленной заработной платы данную задолженность [27].

Подотчётные суммы, не возвращённые работниками, отражаются следующей записью: дебет 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда». 73 «Расчёты с персоналом по прочим операциям» (когда удержания не могут быть произведены), 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» (суммы, незаконно израсходованные) Кредит 71 «Расчёты с подопечными лицами» .

Согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учёта финансово — хозяйственной деятельности организаций, утверждённой Приказом Минфина России от 31.10.2000 г. № 94н, для обобщения информации о расчётах с работниками организации по суммам, выданным им под отчёт, в бухгалтерском учёте используется активно — пассивный счёт 71, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчётных лиц перед организацией (дебетовое) или сумму не возмещённого работнику перерасхода (кредитовое). Аналитический учёт по счёту 71 должен быть организован по каждой авансовой выдаче конкретного подотчётного лица.

В учёте выдача наличных денежных средств под отчёт, а также возмещение перерасхода по авансовому отчёту отражаются записью: дебет 71 Кредит 50 «Касса» (51 «Расчётные счета) — на выданную сумму соответственно при получении работником наличных денег из кассы предприятия или из кассы банка.

Возвращение в кассу организации остатка неиспользованных сумм авансов оформляются следующим образом: дебет 50 (51) кредит 71.

При направлении сотрудников в служебную заграничную командировку ему должен быть выдан аванс в иностранной валюте на текущие расходы, исходя из реальных потребностей в стране пребывания, с учётом непредвиденных расходов.

Для этого с текущего счёта организации снимается наличная иностранная валюта либо покупается дорожный или банковский чек в валюте. Если на счёте организации необходимая сумма в валюте отсутствует, банк по поручению организации может приобрести валюту на валютной бирже. При этом снятие, покупка валюты или приобретение чека производится только на основании представляемых организациями в уполномоченный банк заявок.

Заявка оформления организацией на основании следующих документов:

• -приказа (распоряжения) о норме суточных командируемому лицу, устанавливаемой организацией;
• -приказа о командировании лица в служебную командировку за пределы Российской Федерации, в котором указывается фамилия, имя, отчество командируемого, предполагаемая дата выезда, дата возвращения или планируемый срок командирования, страна командирования.

В соответствии с Порядком ведения кассовых операций валюта не может быть выдана в банке самому командируемому. Она должна обязательно приходоваться через кассу организации и выдаваться работнику по расходному кассовому ордеру в течении трёх банковских дней с момента снятия данных средств.

Приобретение дорожных чеков организациями возможно только путём безналичной оплаты с текущего валютного счёта в уполномоченном банке. Полученные в банке средства или чек выдаются работнику под отчёт, а в противном случае они должны быть в течении трёх банковских дней с момента их снятия возвращены в полном объёме на тот же счёт, с которого они были получены; при этом необходимо предъявление документа, подтверждающего списание нужной суммы именно с того валютного счёта, на который она будет зачислена. Дорожные чеки по несостоявшейся командировке обязан купить банк и зачислить вырученные за них средства на счёт, с которого производилась оплата за банковские, дорожные чеки.

Обычно аванс на командировочные расходы выдаётся в валюте, в которой установлены нормы возмещения таких расходов. Если нормы установлены в редкой неконвертируемой валюте, организация может произвести расчёты и в свободно конвертируемой валюте, в которой и будет составляться смета. Пересчёт редко используемой неконвертируемой иностранной валюты на свободно конвертируемую производится через рубли по курсу Банка России.

Выезжающему в служебную командировку выдаётся денежный аттестат (справка — расчёт), в котором фиксируется место назначения, маршрут, срок командировки, нормы выплат и все полученные подотчётным лицом денежные средства.

Когда по результатам расчёта организация является должником, причитающаяся к доплате сумма может быть выплачена направившей в командировку организацией в соответствующей иностранной валюте и в рублях по курсу Банка России на дату выплаты, а также зачислением на текущие валютные счета работников ил выплаты им валюты через кассы банков, уполномоченных на осуществление данных операций.

Кроме того, по результатам расчёта может возникнуть ситуация, при которой сотрудник обязан вернуть остаток выданного на командировку неиспользованного аванса. При получении от подотчётного лица валютных средств организация обязана внести их на текущий счёт в течение трёх дней, что в учёте отражается записями: дебет 50, субсчёт «Касса в долларах США» кредит 71 и Дебет 52 «Валютные счета» Кредит 50, субсчёт «Касса в долларах США». Пересчёт валюты в рубли производится по курсу Банка России на дату совершения операции, а курсовая разница отражается также по счёту 91 «Прочие доходы и расходы». Сотрудники организации, уполномоченные производить закупку материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчёт, должны быть заранее ознакомлены с нормативными ограничениями налично — денежного обращения, а также с требованиями предъявляемыми к документальному оформлению таких операций.

В соответствии с п. 2 Порядка ведения кассовых операций расчёты между юридическими лицами осуществляются, как правило, в безналичном порядке.

Меры финансовой ответственности за осуществление расчётов наличными деньгами сверх предельных сумм применяются только к юридическому лицу, производящему платёж в адрес другого юридического лица.

Организационно-распорядительная документация. Для контроля за движением и использованием подотчетных сумм приказом руководителя организации (или иным организационно-распорядительным документом) должен быть утвержден перечень лиц, имеющих право на получение средств под отчет, с указанием сроков, на которые могут выдаваться подотчетные суммы, требований, предъявляемых к оформлению первичных документов, порядка представления, обработки и утверждения авансовых отчетов. В указанном документе могут быть установлены и суммы выдачи денег под отчет [41].

К первичным учетным документам, подтверждающим использование целевого аванса, относятся: авансовые отчеты, а для расчетов, связанных с осуществлением командировочных и представительских расходов, — еще и отчет о результатах состоявшихся мероприятий.

Форма авансового отчета утверждена Постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации №АО-1 «Авансовый отчет. (Приложение 1) Эта форма применяется юридическими лицами всех форм собственности, кроме бюджетных учреждений. Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии. Форма может составляться на бумажном и машинном носителях информации.

На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККТ, товарные чеки, накладные, счета-фактуры, квитанции к приходным кассовым ордерам и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1−6 отчета). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

Правила выдачи наличных денежных средств работникам организации под отчет, а также правила приема наличных денежных средств от подотчетных лиц при возврате неиспользованных сумм определяется Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров ЦБ РФ от 12 октября 2111 г. № 373-П (далее — Порядок ведения кассовых операций). В соответствии с данным Порядком руководитель определяет размер и сроки выдачи денежных средств, а также определяет круг лиц, которые имеют право получать эти средства на различные нужды предприятия.

Отчет об израсходованных суммах и окончательный расчет по ним производится не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выдавались, либо не позднее трех рабочих дней со дня возвращения из командировки. В этой связи необходимо обратить внимание на то, что срок отчета по командировочным расходам установлен законодательно, в отличие от сроков отчета по авансам, выдаваемым на хозяйственные нужды.

Обычно эти сроки закрепляются в приказе об учетной политике по предприятию, а список лиц, которые могут их получать, определяется приказом администрации. В этот список могут включаться только постоянно работающие сотрудники, в том числе на условиях совместительства, либо выполняющие работы по договорам подряда. При этом передача полученных наличных денег одним лицом другому запрещена.

Соответственно не допускается передача первичных документов, подлежащих включению в авансовый отчет, одного лица другому.

Еще одним важным аспектом при работе с подотчетными лицами является тот факт, что выдача подотчетных средств, согласно Порядку ведения кассовых операций, производится при условии полного отчета конкретного лица по ранее выданному ему авансу. Поэтому прежде чем оформлять соответствующие документы на выдачу денежных сумм под отчет работнику, бухгалтерия должна представить данные об отсутствии задолженности этого лица по предыдущему авансу.

Если таковой задолженности не имеется, то в соответствии с приказом на командировку, поручением на покупку товарно-материальных ценностей или оплату представительских и других расходов работник пишет заявление на получение денежных средств, при этом бухгалтерией составляется смета расходов на основании соответствующих норм, установленных законодательством РФ либо администрацией предприятия, в которой определяется сумма аванса, необходимого работнику для выполнения данного ему поручения.

Если же выявилась задолженность по предыдущему авансу, то, по всей видимости, сотруднику необходимо принять меры к ее погашению (вернуть в кассу неизрасходованные денежные средства либо предоставить авансовый отчет), хотя за выдачу в подотчет наличных денежных сумм при непогашенном предыдущем авансе никаких наказаний законодательством не предусмотрено, и поэтому можно говорить о том, что эта норма введена Центральным Банком РФ в основном для упорядочивания кассовых операций в организациях и носит скорее рекомендательный, нежели запретительный характер, потому что на практике могут возникать ситуации, при которых люди, часто выполняющие различные производственные задания (например, экспедиторы), убывающие на очередное такое задание, просто не успевают составить авансовый отчет либо возвратить неиспользованные денежные средства, оставшиеся с предыдущего аванса. Но при этом во избежание срыва производственной программы им все же выдаются денежные средства в соответствии с заявкой, независимо от наличия задолженности по предыдущему поручению.

После корректировки заявки работника (если она необходима) и утверждения сметы ра…

Д 66, субсчет «Кредитная линия по кредитной карте» — К 51 — отражены суммы погашения задолженности банку по кредитной линии, открытой в соответствии с договором о выпуске и обслуживании кредитной банковской карты, и процентов по этой кредитной линии;

Д 91, субсчет 2 «Прочие расходы» — К 51, 55, субсчет «СКС» — отражены расходы по оплате услуг банка, связанных с обслуживанием специального карточного счета.

Комиссии банка за обслуживание карточных счетов для целей бухгалтерского учета признаются в составе операционных расходов организации (п. 11 ПБУ 10/99), а для целей налогового учета — в составе внереализационных расходов (подп. 15 п. 1 ст. 265 НК РФ).

Снятие денежных средств с банковской карты отражается в бухгалтерском учете следующими записями (порядок учета данных операций одинаков для расчетных и кредитных карт):

Д 71 — К 55, субсчет «СКС» — отражена сумма денежных средств, снятая держателем карты для оплаты товаров (работ, услуг);

Д 71 — К 55, субсчет «СКС» — отражено снятие наличных денежных средств держателем карты.

Если первичные учетные документы (слипы, квитанции и т. д.) по операциям, совершенным с использованием карт, поступают в бухгалтерию и обрабатываются до получения выписки по СКС, подтверждающей фактическое списание денежных средств со счета организации, необходимо использовать счет 57 «Переводы в пути». Таким образом, при получении от держателей банковских карт первичных документов в бухгалтерском учете организации — владельца карты делаются следующие записи:

Д 10, 20, 25, 26, 44, 60 и др. — К 57 — признаны расходы по оплате товарно-материальных ценностей (работ, услуг), произведенной с использованием банковской карты до момента получения выписки СКС;

Д 57 — К 55, субсчет «СКС» — списаны денежные средства после получения банковской выписки, подтверждающей фактическое списание;

Д 10, 20, 25, 26, 44, 60 и др. — К 55, субсчет «СКС» — признаны расходы по оплате товарно-материальных ценностей (работ, услуг), произведенной с использованием банковской карты при условии наличия выписки СКС.

Подотчетное лицо — держатель банковской карты может использовать карту для получения наличных денежных средств. В этом случае на основании сданных в бухгалтерию первичных учетных документов, подтверждающих снятие наличных средств с карточного счета, в бухгалтерском учете делается запись: Д 71 — К 57 — на сумму полученных наличных денежных средств.

Использование полученных по карте наличных денег отражается в общем порядке на основании первичных документов, приложенных к авансовому отчету.

На практике возможна ситуация, когда в банковской выписке по СКС, полученной в установленный договором с банком — эмитентом карты срок, отражено списание денежных средств, а подотчетное лицо — держатель карты в бухгалтерию организации первичные документы по операциям с банковскими картами не предоставил. В этом случае необходимо сделать следующую бухгалтерскую запись:

Д 71 — К 55, субсчет «СКС» — отражено списание денег с карточного счета, не подтвержденное первичными документами.

В установленный срок с держателя карты следует получить соответствующее объяснение и первичные документы вместе с авансовым отчетом.

Выдача самой банковской карты сотруднику отражается по дебету счета 71 и кредиту счета 50, субсчет 3 «Денежные документы», на котором кредитная карта учитывается по стоимости ее изготовления. Возврат сотрудником корпоративной кредитной карты отражается по дебету счета 50−3 и кредиту счета 71.

Расходы по найму жилого помещения работник документально не подтвердил, поэтому, согласно п. 1 ст. 252 НК РФ, эти расходы не принимаются к вычету при исчислении налога на прибыль организаций.

Кроме того, в соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределами в совокупный годовой доход не включаются расходы по найму жилого помещения при предоставлении оправдательных документов в размере фактически понесенных затрат. Однако при непредставлении таковых суммы оплаты проживания освобождаются от уплаты налога на доходы физических лиц в пределах норм, установленных коллективным договором или локальным нормативным актом организации.

По-другому обстоят дела с налогом на доходы физических лиц по вышеперечисленным выплатам. Согласно п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, оплате услуг связи, получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз, а также расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

При непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством.

Для обобщения информации о расчетах с персоналом организации, кроме расчетов по оплате труда, расчетов с подотчетными лицами и депонентами, предназначен счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» .

К счету могут быть открыты следующие субсчета: «Расчеты по предоставленным займам», «Расчеты по возмещению материального ущерба», «Расчеты за товары, проданные в кредит» и др.

На субсчете «Расчеты по предоставленным займам» отражаются расчеты по предоставленным работникам займам (например, на индивидуальное и кооперативное жилищное строительство, приобретение или строительство садовых домиков и благоустройство садовых участков, обзаведение домашним хозяйством и др.). Договор займа должен быть заключен в письменной форме.

Заемщик выдает организации обязательство о возврате полученных средств. В обязательстве указывается, что в случае увольнения заемщика по собственному желанию без уважительных причин, за нарушение трудовой дисциплины или при нецелевом использовании полученных средств заем подлежит возврату организации досрочно.

По дебету счета 73 субсчет «Расчеты по предоставленным займам», отражается сумма предоставленного работнику займа в корреспонденции со счетом 50, 51.

По кредиту счета 73 отражается сумма платежей, поступившая от работника-заемщика в погашение займа, в корреспонденции со счетом 70, 50, 51.

Если заем, выданный работнику, им не возвращен (или возвращен не полностью), эта задолженность подлежит списанию: Д 91 К 73.

На субсчете «Расчеты по возмещению материального ущерба» учитываются расчеты по возмещению материального ущерба, причиненного работником организации в результате недостач и хищений денежных и ТМЦ, брака, а также по возмещению других видов ущерба.

Работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб. Неполученные доходы (упущенная выгода) взысканию с работника не подлежат [15].

За причиненный ущерб работник несет материальную ответственность в пределах своего среднего месячного заработка, если иное не предусмотрено Трудовым Кодексом РФ.

Полная материальная ответственность работника состоит в его обязанности возмещать причиненный ущерб в полном размере. Она может возлагаться на работника лишь в случаях, предусмотренных ТК или иными законами.

Полная материальная ответственность возлагается на работника в следующих случаях:

• — когда в соответствии с ТК на работника возложена материальная ответственность в полном размере за ущерб, причиненный работодателю при исполнении работником трудовых обязанностей;
• — недостачи ценностей, вверенных ему на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу;
• — умышленного причинения ущерба;
• — причинения ущерба в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения;
• — причинения ущерба в результате преступных действий работника, установленных приговором суда;
• — причинения ущерба в результате административного проступка, если таковой установлен соответствующим государственным органом;
• — разглашения сведений, составляющих охраняемую законом тайну, в случаях, предусмотренных ФЗ;
• — причинения ущерба не при исполнении работником трудовых обязанностей.

Материальная ответственность в полном размере причиненного работодателю ущерба может быть установлена трудовым договором, заключаемым с руководителем организации, заместителями руководителя, главным бухгалтером.

Письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной материальной ответственности, то есть о возмещении работодателю причиненного ущерба в полном размере за недостачу вверенного работникам имущества, заключаются с работниками, достигшими возраста 18 лет и непосредственно обслуживающими или использующими денежные, товарные ценности или иное имущество.

Взыскание с виновного работника суммы причиненного ущерба, не превышающей среднего месячного заработка, производится по распоряжению работодателя. Распоряжение может быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба. Если месячный срок истек, или работник не согласен добровольно возместить причиненный работодателю ущерб, а сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию с работника, превышает его средний месячный заработок, то взыскание осуществляется в судебном порядке.

Работник, виновный в причинении ущерба, может добровольно возместить его полностью или частично. По соглашению сторон трудового договора допускается возмещение ущерба с рассрочкой платежа. В этом случае работник представляет письменное обязательство о возмещении ущерба с указанием конкретных сроков платежей. С согласия работодателя работник может передать ему для возмещения причиненного ущерба равноценное имущество или исправить поврежденное имущество.

В учете операции по учету удержаний за причиненный материальный ущерб (недостачу материальных ценностей) оформляются следующими записями:

Д 94 К 01, 07, 10, 41, 43 — списывается фактическая себестоимость недостачи;

Д 94 К 19 — списывается НДС от покупной стоимости недостающих материальных ценностей;

Д 73 К 94 — отнесена недостача по фактической себестоимости материальных ценностей и сумма НДС на виновное лицо — работника организации;

Д 50 К 73 — внесена сумма недостачи виновным лицом в кассу;

Д 70 К 73 — удержана сумма недостачи из сумм оплаты труда виновного лица.

Таблица 15- Корреспонденция счетов по счету 71″ Расчеты с подотчетными лицами" .