Рекомендации по повышению эффективности сбытовой политики в ООО «БоДоМил»

Совершенствование системы сбыта — это непрерывный процесс обоснования и реализации наиболее рациональных форм, методов, способов и путей ее создания (реструктурирования) и развития; рационализация ее отдельных сторон, контроль и выявление «узких мест» на основе непрерывной оценки соответствия системы контроля внутренним и внешним условиям функционирования организации.

В рамках совершенствования системы планирования и сбыта продукции для внедрения на ООО"БоДоМил" предлагается комплекс мероприятий по совершенствованию системы сбыта:

• 1. Совершенствование контроля при планировании продаж;
• 2. Совершенствование контроля выполнения планов сбыта;
• 3. Присвоение группы риска покупателю и установление параметров коммерческого кредита;
• 4. Формирование базы данных на покупателей;
• 5. Внедрение системы CRM.
• 1. Совершенствование контроля при планировании продаж

В рыночных условиях хозяйствования необходимой предпосылкой выживания коммерческой организации является завоевание и сохранение ею предпочтительной доли рынка, на что и направлена оптимизация планирования продаж. Рассмотрим подход к контрольным механизмам планирования продаж, позволяющим минимизировать риск ухода организации с рынка в результате неверного планирования сбыта в современных российских условиях хозяйствования.

Планированием продаж в организации должен заниматься не только планово-экономический отдел, но и специализированное подразделение отдела сбыта. Разработкой проектов планов продаж (отгрузок) по видам продукции должно заниматься экономическое бюро отдела сбыта при организации и контроле данной деятельности со стороны руководителей отдела, на которых должна возлагаться вся ответственность за результаты выполнения планов. Основным критерием оптимальности планирования продаж в рыночных условиях является учет и соотнесение параметров контроля в планировании продаж, а именно:

• 1). Максимально возможный объем продаж, определенный на основе исследования рыночной конъюнктуры и оценки ресурсов и потенциалов организации;
• 2). Оптимальный с точки зрения максимизации прибыли в соответствии с возможностями организации объем выпуска продукции, обеспечивающий
• 3). Равенство предельного дохода и предельных издержек;
• 4). Оптимальные производственные программы по продуктам;
• 5). Увязка планов продаж с планами производства, в том числе с оперативно-календарными графиками выпуска готовой продукции, для обеспечения выполнения планов продаж и отгрузок в установленные сроки и номенклатуре, а также для формирования и увязки показателей финансовых планов организации.

При планировании продаж также должен быть осуществлен контроль на предмет взаимовлияний, взаимодополнений или взаимозамещений видов продукции на объемы их сбыта. Необходимо отметить и целесообразность сочетания жесткой (базовые ориентиры в долгосрочном планировании) и гибкой (корректировка краткои среднесрочных планов сбыта по мере изменения целей и условий функционирования организации) систем планирования, а также сочетания общих и вспомогательных планов сбыта в разрезе рыночных сегментов и географии продаж. Кроме того, должна быть разработана система оперативного контроля исполнения планов сбыта: процедуры подготовки, анализа и контроля ежедневных отчетов об исполнении планов сбыта;

Начальник отдела сбыта должен согласовать проекты годовых и квартальных планов продаж с главным технологом, начальником отдела снабжения, начальником финансового отдела и с заместителем директора по коммерческим вопросам, а проекты декадных планов продаж — с заместителем директора по коммерческим вопросам, а также с начальником финансового отдела и заместителем директора по производству.

При составлении планов продаж следует проконтролировать их увязку с планами производства, в том числе с оперативно-календарными графиками выпуска готовой продукции, чтобы обеспечить выполнение планов продаж и отгрузок в установленные сроки и по установленной номенклатуре, а также для формирования и увязки показателей финансовых планов организации.

2. Совершенствование контроля выполнения планов сбыта Процедуры оперативного контроля хода выполнения планов сбыта в промышленной организации целесообразно осуществлять по следующей схеме.

Сотрудники отдела сбыта, осуществляющие первичный контроль хода выполнения планов сбыта, подготавливают и ежедневно по установленному порядку передают начальнику отдела сбыта отчеты о выполнении планов продаж за день и за отчетные периоды: декада, месяц, квартал, год, а также ежедневные отчеты о выполнении оперативно-календарных планов отгрузок по видам отгрузок.

В отчетах об отгрузке следует указывать плановые и фактические данные по видам отгрузки, видам транспортировки; по времени, затраченному на осуществление погрузочно-разгрузочных работ, непосредственно транспортировку и обратный пробег автотранспорта. Отчеты представляются по установленной форме, т. е. представляют собой системно построенные и в установленном порядке утвержденные формуляры внутренней отчетности. В формулярах указаны плановые и фактические данные по установленным предметам объектов отчетности. Например, объект отчетности — продажи или объемы продаж, предметы отчетности — продажи в разрезе видов продукции, регионов, групп покупателей и т. п.

В отделе сбыта назначается ответственный за управление сбытом, в обязанности которого входит:

• 1). Анализ полученных отчетов;
• 2). Устанавливать причины отклонений, выявлять виновников и в пределах своей компетенции устранять причины отклонений;
• 3). Ежедневно передавать сведения о ходе выполнения планов сбыта начальнику отдела сбыта;
• 4). Подготавливать и по установленному порядку передавать начальнику отдела сбыта отчеты по не устраненным в оперативном порядке отклонениям, возникшим в ходе сбыта продукции, с приложением необходимых подтверждающих документов, указанием причин отклонений, их виновников и принятых мер по их устранению.

Таким образом, методом первичной отчетности осуществляется действенный оперативный контроль сбыта продукции.

3. Присвоение группы риска покупателю и установление параметров коммерческого кредита.

В данном случае имеется в виду предоставление коммерческого кредита формы «открытый счет», т. е. погашение дебиторской задолженности покупателя частями — в интервалы, обусловленные договором, или по истечении определенного срока после отгрузки отдельных партий продукции.

В целях контроля различных аспектов взаимоотношений с контрагентами по коммерческим договорам, в частности, по договорам поставки продукции на условиях коммерческого кредитования заказчиков, и недопущения ухудшения результатов деятельности организации из-за неверного их выбора каждому покупателю целесообразно присваивать категорию риска. Ранжирование покупателей по категориям риска: высокий, средний, низкий — производится начальником отдела сбыта.

Ранжирование по категориям риска необходимо для оценки необходимости проведения анализа надежности и финансового состояния, для принятия решения по предоставлению коммерческого кредита конкретным покупателям, а параметры кредитования определяются категорией риска. После анализа надежности и финансовой устойчивости покупателя ему может быть присвоена другая категория риска.

В целях предотвращения ухудшения финансового состояния организации вследствие роста просроченной дебиторской задолженности каждому покупателю в соответствии с категорией риска его заказа целесообразно устанавливать параметры коммерческого кредита, т. е. определенный лимит суммы дебиторской задолженности и предельный срок коммерческого кредитования. Установление параметров кредитования целесообразно возложить на руководителей сбытовой и финансовой служб.

4. Формирование базы данных покупателей Структура базы данных покупателей должна быть разработана одним из руководителей отдела сбыта, например, заместителем начальника отдела сбыта по управлению сбытом. Информационная форма по каждому клиенту включает:

• 1). Все реквизиты заказчика;
• 2). Данные по должностным лицам, влияющим на закупки;
• 3). Дату и результаты предварительных переговоров;
• 4). Данные по результатам анализа надежности;
• 5). Данные по всем заключенным с заказчиком договорам и их фактическому исполнению;
• 6) Данные по просроченной дебиторской задолженности (звонки, уведомления, личные посещения и т. д.);
• 7). Данные по частоте заключения и срокам договоров, по выполнению заказчиком обязательств и другие данные по аспектам взаимоотношений организации и заказчика.

База данных должна регулярно пополняться в соответствии с новыми сведениями о клиентах.

Такая база данных служит для контроля покупателей на предмет их надежности и финансовой устойчивости, соблюдения ими договорной дисциплины, для контроля выполнения договорных обязательств ООО «БоДоМил». Должен быть обеспечен порядок ограниченного доступа к документам, материалам и файлам, образующим базу данных, и обеспечена их сохранность.

5. Внедрение системы CRM.

CRM расшифровывается как Customer Relationship Management, или управление взаимоотношениями с клиентами.- это стратегия организации бизнеса, в которой отношение с клиентом ставится в центр деятельности фирмы, так как именно клиенты составляют его основной актив. Главная цель CRM — стратегии — определить наиболее «доходных» клиентов, научиться эффективно работать с ними, предотвратить их уход к конкуренту, и, таким образом, увеличить доход компании. CRM — это подход к управлению или модель, которая помещает клиента в центр бизнес-процессов и методов работы компании. CRM представляет собой современный подход, включающий в себя стратегическое планирование, методы маркетинга, организационные и технические средства, — весь комплекс средств, направленный на построение таких внутренних и внешних отношений, которые увеличивают производительность и прибыли компании. представляет собой подход компании к пониманию поведения клиентов и использовании такого понимания для повышения уровня удержания и удовлетворенности своих наиболее прибыльных клиентов, при одновременном снижении издержек и увеличении эффективности взаимодействия с клиентом. А информационные технологии CRM-системы — позволяют формировать единую картину клиента и его потребностей у всех служб компании, обеспечение единообразной и слаженной работы с клиентом со стороны компании.

В условиях высокой конкуренции, когда одни компании агрессивно пытаются соответствовать ценам и характеристикам продукции других, покупатели зачастую получают возможность выбирать среди массы конкурирующих товаров. И если продукции и цены близки, то отношение к клиентам со стороны продавцов все чаще становится решающим фактором, влияющим на выбор, с какой фирмой иметь дело. CRM — это персонализированное взаимодействие, в большой степени технологичное, выведенное на уровень корпоративных регламентов, основанное, прежде всего, на систематизированной информации, полученной от клиентов, и на стремлении формировать «долгосрочную», лояльную клиентскую базу.

Внедрение системы CRM на ООО «БоДоМил» является логическим продолжением и формирования базы данных клиентов, так как информация, собранная во время формирования базы послужит основой для создания информационной базы CRM-программы. Существует множество программных решений в области CRM. С учетом индивидуальных требований можно заказать и уникальную программу для своего предприятия, но обойдется это дороже. Для внедрения на ООО «БоДоМил» предлагается использовать программный комплекс Alent CRM 4i.

Предложения по внедрению системы Alent CRM 4i и ее выгоды Для внедрения программы необходимо приобрести рабочую станцию, поддерживающую 10 рабочих мест, при этом стоимость Alent CRM 4i составляет всего 18 600 рублей.

Пользователями Alent CRM 4i будут директор ООО «БоДоМил», заместитель по коммерческим вопросам, маркетинговый отдел (3 рабочих места) и сотрудники отдела сбыта. Для полного выполнения функций программы, будет произведена интеграция с «1С-предприятияе», что предусмотрено техническими возможностями программы, при этом рабочее место не будет задействовано, так как бухгалтерия будет получать необходимую информацию, используя 1С для обмена данными с Alent CRM 4i. Таким образом, 10 рабочих мест будут распределены так:

Директор — 1 рабочее место.

Заместитель по коммерческим вопросам — 1 рабочее место.

Маркетинговый отдел — 3 рабочих места.

Сотрудники отдела сбыта — 5 рабочих мест.

Рассмотрим результаты внедрения системы Alent CRM 4i, которая при правильном внедрении приносит следующие положительные результаты для сбытовой системы предприятия.

1). Облегчение поиска клиентов Единая база потенциальных клиентов Alent CRM 4i, планирование контактов и отслеживание их результатов повысит продуктивность поиска новых клиентов для Вашей компании.

2). Удержание клиентов Полный учет контактных лиц, дат, событий, взаимодействий, реквизитов, договоров, сделок по каждому клиенту позволит Вам принимать качественные и своевременные решения по удержанию клиента и стимулированию покупки Ваших товаров и услуг.

3). Рост эффективности продаж Использование единого информационного пространства и функций документооборота системы Alent CRM 4i позволит сократить цикл продаж и обеспечить увеличение числа заключаемых сделок за счет организации слаженной работы персонала.

4). Улучшение качества обслуживания клиентов Полный учет информации по клиенту, сервис планирования и напоминаний позволят обеспечить высокое качество обслуживания клиентов.