Анализ использования сметных расходов

Приемы и источники информации анализа исполнения сметы расходов

В период переходной экономики, особенно при наличии бюджетного дефицита и государственного долга, возникает потребность в эффективном использовании средств, выделяемых из бюджета, обеспечение сохранности материальных и денежных средств, своевременное и правильное ведение расчетов, соблюдение платежной и финансовой дисциплины. Рациональное использование государственных средств, обоснованность всех производственных показателей, целевая направленность в использовании выделенных ассигнований — это основные принципы, ключевые моменты в работе любого бюджетного учреждения.

Повышение эффективности хозяйствования во многом зависит от обоснованности, своевременности и целесообразности принимаемых управленческих решений. Всё это может быть достигнуто в процессе анализа хозяйственной деятельности учреждения. Главная цель анализа — своевременно выявлять и устранять недостатки и находить резервы улучшения состояния учреждения.

В бюджетных и научных учреждениях учет расходов и составление отчетности осуществляются в разрезе показателей сметы, которые обобщены в двух основных статьях: текущие расходы и капитальные расходы. Содержанием анализа исполнения смет расходов является оценка эффективности использования выделенных учреждению материальных, трудовых и финансовых ресурсов, выявление отклонений фактических расходов от сметных назначений, а также количественная оценка влияния факторов, вызвавших эти отклонения.

В ходе анализа, должно быть установлено, соблюдаются ли данным учреждением основные принципы сметного финансирования:

• — расходы учреждения должны определятся объемом оказанных услуг;
• — допускается использование только утвержденных смет, как основных, так и дополнительных;
• — соблюдение строго целевого назначения и использования бюджетных средств, что достигается использованием бюджетной классификации;
• — обеспечение бюджетными средствами в меру выполнения производственной программы, но с учетом использования ранее отпущенных бюджетных средств;
• — не допускаются расходы, которые не предусмотрены сметой или которые превышают сметные назначения;
• — не допускается скрытое увеличение расходов за счет каких-либо источников или сокращение объема оказанных услуг.

Несомненно, рациональное расходование бюджетных средств занимает важное место в деятельности бюджетных учреждений. Однако, недоиспользование средств в сравнении со сметой теряет смысл, так как приводит к ухудшению условий обслуживания контингента населения, ухудшения условий работы, необоснованному сокращению норм расходов. Экономия может достигаться только при условии внедрении каких-либо мероприятий.

При помощи анализа можно из разрозненных различного рода данных об отдельных экономических явлений и фактах хозяйственной деятельности составить целостную картину хозяйственного процесса, выявить присущие ему в конкретных условиях тенденции, разработать варианты управленческих решений и выбрать из них наиболее оптимальный. Он также необходим для объективной оценки фактических результатов деятельности, выявления отклонений от планов и их причин.

Основными задачами анализа бухгалтерского баланса исполнения сметы расходов являются:

• — изучение финансового состояния учреждения;
• — оценка эффективности использования ассигнований из бюджета;
• — изучение состояния материально-технической базы и хозяйственных взаимоотношений с другими организациями;
• — оценка состояния расчетной дисциплины учреждения;
• — проверка достоверности бухгалтерского баланса и других форм отчетности;
• — выявление, измерение и изучение факторов отклонений фактических показателей от базовых и нормативных;
• — контроль за соблюдением принципов финансирования бюджетного учреждения;
• — подготовка аналитической информации для выбора оптимальных управленческих решений.

Исходя из вышеназванных задач экономического анализа, можно сделать вывод, что его конечной целью является изыскание резервов дальнейшего улучшения деятельности учреждения. Таким образом, анализ является важным инструментом управления и должен широко использоваться в хозяйственной практике.

Приемы и методы, используемы при проведении анализа исполнения сметы расходов следующие:

• — сравнение — представляет собой сопоставление фактического уровня изучаемого показателя с существующей базой (например, фактические расходы сопоставляются со сметными назначениями);
• — группировка — способ раскрытия содержания изучаемых объектов экономического анализа, позволяющий изучить экономические явления в их взаимосвязи и взаимозависимости;
• — детализация — разложение обобщающих или сводных показателей по времени и месту (основные по принадлежности к классификационной группе);
• — сводка — форма совокупного представления различных показателей для оценки какого-либо процесса (разработка аналитических таблиц);
• — абсолютные и относительные величины;
• — балансовая увязка;

Все эти методы можно использовать как по отдельности, так и в совокупности.

Источником анализа исполнения смет бюджетных и научных учреждений служит информация как непосредственно характеризующая уровень расходов, так и позволяющая выявить факты их изменения. К ней относятся:

• — отчет об исполнении сметы расходов бюджетных учреждений (форма № 2);
• — баланс исполнения смет расходов бюджетных учреждений (форма № 1);
• — карточки учета расходов и данные первичного учета затрат материальных ресурсов, труда и заработной платы;
• — отчеты о выполнении плана по сети, штатам и контингентам (форма № 3);
• — акты ревизий и проверок;
• — данные бюджетных учреждений по учету кассовых и фактических расходов.

Одной из особенностей учета расходов в бюджетных учреждениях, имеющих важное значение для анализа исполнения смет, является отражение в бухгалтерском учете двух видов расходов: кассовых и фактических. Кассовыми расходами считаются все суммы, выданные банком как наличными деньгами, так и путем безналичных расчетов.

К фактическим же расходам относятся действительные затраты учреждений, оформленные соответствующими документами, а также расходы по неоплаченным счетам кредиторов, по начисленной заработной плате и стипендиям. При внесении в банк каких-либо сумм на бюджетные или текущие счета учреждений в бухгалтерском учете на эти суммы уменьшаются кассовые расходы [11, с. 74]. Последние не должны превышать годовые ассигнования в целом по уточненной смете и по отдельным статьям расходов. Однако они могут быть выше или ниже фактических расходов.

Значение анализа исполнения сметы расходов бюджетных организаций состоит в том, что с его помощью определяются отклонения, во-первых, кассовых расходов от фактических, во-вторых, кассовых и фактических расходов от назначений по смете и, в-третьих, отклонения всех видов этих расходов от выделенных бюджетных средств. Анализ способствует выявлению причин отклонений, а также позволяет обеспечивать контроль за соблюдением норм расходов на текущее содержание по всем статьям бюджетной классификации.

В процессе анализа используются данные учета расходов в разрезе отдельных видов мероприятий и работ. По аналогичным их видам привлекается информация о расходах других учреждений. Это позволяет повысить результативность анализа и выявить резервы снижения расходов.