Анализ рабочего места и спецификация должности государственного служащего (на примере должности инспектора по кадрам МВД)

Характеристика организации

Вторая глава работы посвящена анализу и спецификации рабочего места инспектора по кадрам отделения Министерства внутренних дел в городе Новосибирске, непосредственно занимающегося кадровой работой в данном органе (информация для анализа взята из информационного стандарта анализа рабочего места, заполненного инспектором по кадрам (см. приложение)). Как уже было отмечено в начале работы эффективность деятельности любой организации во многом определяется эффективностью работы ее сотрудников, их профессиональными и личностными характеристиками, а также тем, насколько эффективно осуществляется управление персоналом организации.

Непосредственное влияние на состав персонала организации оказывает работник по кадрам, Основными профессионально значимыми качествами инспектора по кадрам являются: коммуникабельность, внимательность, аккуратность, обладание необходимыми знаниями и умениями. Все эти качества проявляются в процессе профессионального обучения и повседневной деятельности работника по кадрам, где коммуникативный компонент выступает в качестве доминирующего. Ведь, как показывают исследования, проведенные среди сотрудников кадровых служб предприятий и организаций, более 70% рабочего времени кадровиков занимают непосредственные контакты с людьми.

Организация — Главное Управление МВД России по Новосибирской области.

Почтовый адрес: 630 005 г. Новосибирск, ул. Демьяна Бедного, д. 49.

Телефоны:

Дежурная часть: 02; 8(383)232−81−79; 8 (383)232−81−80;

«Телефон доверия»: 8 (383) 201-02-02;

Приёмная: 8 (383)232−82−09; факс 8 (383) 232-82-11.

Начальник ГУ МВД России по г. Новосибирску полковник полиции Андрей Степанович Шадринцев Прием граждан по личным вопросам: среда с 15−00 до 18−00, кабинет 211.

Объект изучения.

В настоящее время структура отделения Министерства внутренних дел представляет собой линейно-функциональную систему. Структура отделения и его штатное расписание разрабатываются в Министерстве внутренних дел в Москве и утверждаются президентом РФ. Структура отделений абсолютно идентична независимо от города, в котором они располагаются. Деятельностью отделения руководит его глава — заместитель Министра внутренних дел по соответствующей территории, глава городского отделения назначается на должность Министром внутренних дел Российской Федерации, а районных отделений — главой городского отделения. Непосредственно кадровой работой в Министерстве внутренних дел занимаются инспекторы по кадрам, входящие в состав отдела по кадрам. В соответствии с должностными инструкциями инспекторов основными задачами сотрудниками данного отдела являются:

• · работа по подбору кадров,
• · организация обучения персонала,
• · планирование курсов повышения квалификации,
• · инструктирование работников других отделов,
• · разработка должностных инструкций.

Именно инспектор по кадрам, в соответствии с возложенными на него задачами, выполняет следующие функции:

• 1. Организация работы с кадрами. Организация делопроизводства по кадровым вопросам. Хранение личных дел служащих отделения Министерства внутренних дел.
• 2. Осуществление методического руководства работой других отделов, консультирование по вопросам кадровой работы; содействие внедрению новых форм организации управленческого труда на основе лучших образцов отечественного и зарубежного менеджмента.

Отдел кадров в соответствии со спецификой своей деятельности, возложенными на него задачами и функциями, активно взаимодействует со всеми другими отделами Министерства.

Общий штат сотрудников отделения составляет 117 человек. Непосредственно кадровой работой занимается 3 человека — 2 инспектора по кадрам, руководитель отдела кадров.

В соответствии с должностной инструкцией на инспектора по кадрам возложены следующие обязанности:

• а) ежедневные обязанности:
  • — своевременное знакомство с содержанием распоряжений и приказов главы Министерства и других внутренних документов, касающихся вопросов кадрового состава администрации, поступления граждан на службу в Министерство, их переводы, а также увольнения их со службы;
  • — ведение документооборота, касающегося кадрового вопроса.
• б) периодическиее обязанности:
  • · заполнение, учет и хранение трудовых книжек служащих;
  • · выдача необходимых справок служащим и по требованию соответствующих организаций;
  • · оформление учетной и отчетной документации по кадровому составу отделения;
  • · проведение занятий с молодыми сотрудниками.
  • · учет больничных листов;
  • · организация табельного учета служащих и составление графиков отпусков служащих, также контроль за их соблюдением;
  • · формирование архива личных дел и подготовка документов по истечению сроков текущего хранения к сдаче на государственное хранение;
  • · подготовка необходимых документов по обязательному медицинскому страхованию служащих отделения;
  • · контроль за внесением изменений в структуру и штатное расписание отделения, за изменениями штатной численности и наличием вакансий.
  • · ведение базы данных по кадрам отделения на компьютере;
  • · ежемесячная подготовка заместителю руководителя по организационной работе отделения списка именинников;
• в) обязанности, которые инспектор по кадрам выполняет, но считает ненужными:

разработка нормативных документов по совершенствованию кадровой работы в администрации на основе передового отечественного и зарубежного опыта (в области найма и отбора служащих, планирования и развития карьеры, повышения квалификации и обучения персонала, работы с резервом и т. д.);

г) обязанности, которые не входят в требования, предъявляемые к данному рабочему месту:

по поручению заместителя руководителя по хозяйственной части инспектор по кадрам осуществляет выполнение работ по косметическому ремонту помещения, в котором расположен отдел по кадрам.

Деятельность инспектора по кадрам нацелена на достижение следующих результатов:

• — своевременный учет наличия сотрудников, соответствующего документационного оформления (трудовые книжки, личные дела, справки, документы для назначения пенсий, документы для проведения аттестаций, график отпусков и т. д.);
• — своевременное предоставление учетной и отчетной документации по кадровому составу;
• — сформированный архив личных дел;
• — наличие компьютерной базы данных по кадрам отделения;
• — обеспеченность служащих удостоверениями, необходимыми справками и т. д.

Таким образом, инспектор по кадрам имеет довольно широкий круг обязанностей и разнообразных функций. При этом часть из них он осуществляет ежедневно, часть — лишь время от времени, некоторые и вовсе не выполняются. Чтобы получить более конкретное представление о том, какие обязанности инспектору по кадрам приходится выполнять в его повседневной деятельности, как, на что и насколько эффективно распределяется его рабочее время, каковы фактические затрат времени на выполнение отдельных функций, какое количество рабочего времени уходит на работу с документами, а какое на работу с людьми, существует ли нерациональные затраты и потери рабочего времени и можно ли их избежать, необходимо проанализировать, как проходит обычный рабочий день инспектора. Одним из возможных способов это сделать является непосредственное наблюдение за деятельностью инспектора, а также проведение фотографии или самофотографии рабочего дня.