Регулирование. 
Административный менеджмент в образовании

Регулирование — это система отношений, обеспечивающих поддержание или изменение явлений и их связей в образовательной деятельности ОО. Потребность в регулировании является объективным фактором, так как не зависит от характера осуществляемой деятельности и специфики межличностных взаимоотношений. Основной задачей процесса регулирования в ОО является устранение отклонений от заданного режима функционирования или развития ОО. В системе осуществления функции регулирования можно выделить две постоянно взаимодействующие подсистемы:

• * систему саморегулирования;
• * систему сознательного, целенаправленного регулирования.

Если действие первой подсистемы основано на инициативе работников ОО, то вторая представляет собой следствие выражения воли руководителей.

Административный контроль в ОО

В процессе эволюционного развития системы организационного контроля сформировалось и прочно вошло в теорию и практику современного менеджмента такое новое направление контрольной деятельности как контроллинг. Э. А. Смирнов определяет контроллинг как совокупность всех форм контрольной деятельности, призванной объективно и качественно проанализировать и оценить работу организации для ее развития или совершенствования исходя из поставленных целей (5. -37). При этом указанный автор выделяет четыре основные составляющие контроллинга:

• * административный контроль;
• * технологический контроль;
• * ревизия;
• * функциональный, комплексный и системный аудит.

Под административным контролем следует понимать:

• — все виды деятельности ОО, направленной на получение информации об эффективности функционирования и текущем состоянии управляющей системы образовательной организации.
• — исполнительный контроль, т. е. осуществление всех видов деятельности по оценке текущего состояния и эффективности функционирования управляемой системы ОО.
• — контроль соответствия реальных полномочий руководителя (исполнителя) полномочиям, зафиксированным в документах, регламентирующих деятельность ОО.

Таким образом, под административным контролем в ОО следует понимать управленческую деятельность, направленную на определение текущего состояния управляющей подсистемы системы управления образовательной организации и происходящих в ней процессов, с целью выявления возможных отклонений от заданного режима функционирования.

Основная цель контроллинга в целом и административного контроля в частности состоит в своевременном получении информации о том, были ли достигнуты поставленные цели и выполнены задачи. При этом важно, чтобы все системы контроля оперативно фиксировали любые отклонения фактических показателей от плановых. Это позволит вовремя вносить соответствующие коррективы в процесс функционирования образовательной организации. Это позволяет руководству ОО достичь сразу две важные цели. Во-первых, повысить качество и эффективность деятельности ОО. Во-вторых, удовлетворить потребность сотрудников в уважении и самовыражении.

Основные принципы административного контроля опираются на четыре составляющие, позволяющие руководителю ОО определить что, когда и где контролировать, а также кто должен осуществлять контроль.

Принцип ключевых элементов контроля опирается на положение, согласно которому стандарты являются элементом планирования.

Принцип места контроля состоит в том, чтобы руководитель ОО выяснил, в каких структурных подразделениях организации происходят действия, имеющие решающее значение для достижения целей функционирования или развития.

Принцип соблюдения сроков контроля позволяет более эффективно и своевременно использовать полученную в процессе осуществления контрольной деятельности информацию и быстро реагировать на происходящие изменения.

Принцип самоконтроля состоит в предоставлении педагогам и другим сотрудникам ОО возможности самим осуществлять оценку результатов собственной деятельности и своевременно вносить в нее необходимые коррективы. В системе административного контроля образовательной организации можно выделить три основных тесно взаимосвязанных элемента, а именно:

• * установление стандартов состояния и функционирования управляемой системы;
• * оценка текущего состояния управляющей системы и происходящих в ней процессов на предмет выявления возможных отклонений;
• * устранение выявленных отклонений, т. е. приведение управляющей системы в состояние, соответствующее установленным стандартам.

Стандарты состояния и функционирования системы управления ОО разрабатываются в процессе организационного регламентирования и представляют собой основные критерии административного контроля.

Разработка организационных (административных) стандартов включает в себя два основных этапа:

• 1) определение способов оценки установленных критериев и разработка оценочных шкал;
• 2) расчет трудоемкости административного контроля, т. е. определение объема работы, которая должна быть выполнена для осуществления контрольных замеров.

В системе выборочного контроля обычно применяются такие показатели:

• * количество выполненных заданий;
• * скорость выполнения конкретных заданий;
• * количество обработанной документации;
• * затраты рабочего времени;
• * качество управленческого труда (число ошибок);
• * экономическая или социально-психологическая эффективность управленческого труда.

Объективные трудности возникают в процессе оценки качественных показателей, таких как психологическая обстановка в коллективе или уровень имиджа руководителя и ОО в целом. Для определения значений таких показателей обычно применяют методы экспертных оценок.

Оценка текущего состояния системы управления образовательной организации включает в себя сбор необходимой информации, а также ее обобщение, обработку и анализ. Сбор данных осуществляется посредством установления в ходе выполнения операции или процесса стратегических контрольных точек, в которых и осуществляется замер контролируемых показателей. Количество и схема расположения таких точек определяются трудоемкостью и сложностью операции или процесса, являющихся объектами административного контроля. Собранную информацию сравнивают с установленными стандартами, чтобы сделать вывод о соответствии реальных значений контролируемых показателей нормативным.

Устранение выявленных отклонений в ОО может осуществляться несколькими способами:

• * модификацией целей ОО;
• * внесением изменений и корректив в плановые задания, в программу развития ОО или основную образовательную программу ОО;
• * реструктуризацией системы управления ОО (перераспределением полномочий и ответственности, переподготовкой кадров и т. д.).

Механизм административного контроля в ОО представляет собой совокупность инструментов, используемых для оценки процессов и явлений, происходящих в системе управления образовательной организации. Основными инструментами административного контроля в ОО являются бюджетный контроль, управленческий (административный) аудит, статистическое наблюдение, личное наблюдение, доклады и совещания.

• а) бюджетный контроль используется для получения исчерпывающей информации о доходах и расходах ОО. Бюджет представляет собой составленный в денежном выражении основной план возникновения, распределения и использования финансовых ресурсов образовательной организации.
• б) административный аудит представляет собой совокупность контрольных действий, позволяющих получить объективную и своевременную информацию о текущем состоянии и функционировании системы управления ОО. Основными объектами административного аудита в ОО являются:
  • * миссия, цели и задачи ОО;
  • * законы и принципы формирования, развития и функционирования ОО;
  • * стратегии ОО;
  • * функции ОО;
  • * структура ОО;
  • * технологии управления;
  • * внутренние и внешние коммуникации;
  • * управленческие решения;
  • * информационные технологии;
  • * системы документооборота.

Основные принципы административного аудита в ОО.

• в) системе административного менеджмента часто применяются формализованные системы контроля, когда четко разработаны методика составления доклада и порядок передачи его вышестоящему руководству. Любой доклад должен содержать информацию.
• * об идентификации, времени возникновения и степени выявленного отклонения от нормы;
• * о возможных причинах возникновения отклонения;
• * об анализе последствий отклонения;
• * о рекомендациях по устранению отклонения.
• г) совещания в ОО позволяют избежать лишних затрат рабочего времени на составление объемных письменных отчетов и предоставляют руководителю ОО возможность быстро получить достоверную оперативную информацию. Совещания могут быть полезны для оценки психологическая атмосфера в коллективе или состояние имиджа образовательной организации.

Ко всем системам контроля в ОО независимо от их вида предъявляются определенные требования, соблюдение которых является неотъемлемым условием эффективности их функционирования. К таким условиям относятся следующие:

• 1) система контроля должна соответствовать целям, задачам и планам образовательной организации;
• 2) система контроля должна быть понята и принята руководителями всех уровней управления ОО;
• 3) система контроля должна быть экономична, т. е. обеспечивать максимальную эффективность контрольных мероприятий при минимальных затратах;
• 4) система контроля должна обеспечивать своевременное его осуществление;
• 5) система контроля должна быть гибкой, т. е. обладать способностью быстро приспосабливаться к изменениям во внешней и внутренней среде ОО;