Альбом форм документов организации

Альбом форм документов организации — это сборник эталонных унифицированных форм документов, применяемых для документирования деятельности организации.

Унифицированная форма документа — это бланк с реквизитами, обязательными для разновидности документа, и унифицированным текстом.

Целесообразно Альбом форм документов разрабатывать одновременно с подготовкой Табеля форм документов и рассматривать Альбом форм как дополнение к Табелю, хотя работы по унификации форм документов могут вестись и независимо от разработки Табеля форм документов.

Цель разработки Альбома форм документов — регламентация формы и содержания документов, используемых в деятельности организации.

Разработка Альбома форм документов предполагает унификацию документов организации. Унификация форм документов подразумевает:

• — определение информации, необходимой и достаточной для решения конкретных задач управления;
• — установление оптимального набора реквизитов и показателей для каждой формы документа, исключении дублирующих и неиспользуемых показателей;
• — унификацию текста документа.

Разработка унифицированных форм документов имеет следующие этапы:

• — формирование объекта унификации — исходного массива документов по управленческим функциям и задачам (в соответствии с Табелем форм документов);
• — анализ документов и обобщение результатов анализа;
• — разработка эталонных образцов унифицированных форм и формирование Альбома форм документов.

Унификации могут подвергаться все создаваемые в организации виды и разновидности документов независимо от частоты их составления. Для разработки унифицированных форм документов используются образцы документов, отложившиеся в архиве организации, и карты документов, полученные в процессе подготовки Табеля форм документов, при этом для каждой типовой ситуации должно быть отобрано не менее 3−5 образцов документов. Увеличение количества исходных образцов документов повышает надежность разрабатываемой унифицированной формы.

Состав реквизитов унифицированных форм документов и последовательность их размещения на бланке должны соответствовать ГОСТ Р 6.30−97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

В основе разработки унифицированных текстов документов лежит метод выделения постоянной и переменной информации. Постоянная информация — это информация повторяющаяся, общая для всех документов унифицируемой совокупности, переменная — индивидуальная для каждого конкретного документа информация. В унифицированной форме документа фиксируется постоянная информация и устанавливаются границы для внесения переменной информации при составлении документа.

Формой представления унифицированного текста могут быть трафарет, таблица, анкета. В тексте допускается сочетание различных форм представления, например текст в форме трафарета и таблицы.

Трафарет — это форма представления грамматически связанного текста, содержащая постоянную информацию и пробелы, предназначенные для заполнения их переменной информацией.

Таблица — это форма представления унифицированного текста, содержащего информацию о совокупности объектов, характеризуемых по определенному набору признаков.

Таблицы используются, как правило, для представления информации, являющейся результатом анализа и обобщения, или учетной информации.

Таблица имеет два уровня членения текста: вертикальный — графы и горизонтальный — строки. Наименования объектов, информация о которых содержится в таблице, располагаются в боковике таблицы — крайней левой графе; наименования признаков, характеризующие объекты описания — в заголовках граф; информационные показатели (переменная часть табличного текста) — в центральной части таблицы, в ячейках, образуемых пересечением строк и граф;

Графы таблицы могут содержать подзаголовки. Заголовки строк, заголовки и подзаголовки граф формулируются максимально лаконично в виде слова или словосочетания с главным словом в именительном падеже. В заголовках и подзаголовках строк и глав таблицы допускаются общепринятые сокращения и условные обозначения: кол-во — количество, ед. изм. — единица измерения, №, % и др.

Показатели таблицы — это переменная информация; как правило, это цифровая информация, которая, однако, может содержать и словестную информацию, например:

При составлении таблиц не рекомендуется выделять в отдельную графу порядковый номер, при необходимости нумерации объектов описания номер по порядку проставляется непосредственно в первой графе, перед названием.

Анкета — это форма представления текста, содержащего характеристику одного объекта по определенному набору признаков.

Постоянной информацией в анкете являются обобщенные наименования признаков, конкретной — их показатели. Текст в форме анкеты строится по типу «вопрос — ответ». Вопросы анкеты должны состоять из коротких словосочетаний или слов в именительном падеже.

Пример анкеты:

Фамилия __________________________.

Имя ______________________________.

Отчество __________________________.

Дата рождения _____________________.

Место рождения ____________________.

Пол ______________________________.

Образование _______________________.

Унифицированные формы документов группируются в Альбом форм, порядок их расположения должен соответствовать Табелю форм документов. Формы документов, включенные в Альбом, проходят экспертизу в структурных подразделениях организации. После экспертизы и согласования всех замечаний и предложений Альбом форм, как и табель форм документов, утверждается руководителем организации.

Альбом форм документов, применяемых в организации, должен быть представлен в двух вариантах: бумажном и электронном. Подлинник на бумажном носителе в качестве эталонного образца хранится в службе делопроизводства организации (канцелярии), электронная копия — в подразделении, отвечающем за разработку и применение Табеля и Альбома форм документов. Электронные копии Табеля и Альбома форм документов должны быть на каждом автоматизированном рабочем месте.

Таким образом, чтобы обеспечить единство правил выполнения и оформления кадровых документов, максимально сократить количество и объем документов, ускорить изготовление и размножение документации с помощью средств оргтехники, в организациях разрабатывают альбомы унифицированных форм.