Анализ системы тайм — менеджмента в магазине «Впрок»

По оценкам аналитиков и самих продавцов магазин «Впрок» — один из самых быстроразвивающихся в России. При этом конкуренция на нем, как и положено, на развитом рынке, очень высока: основные игроки идут, как правило, «ноздря в ноздрю», и поэтому нельзя давать себе ни малейшей поблажки. Нельзя упускать ни единой возможности быть хоть в чем-то эффективнее и лучше других. Нужно находить ресурсы, которыми можно управлять, чтобы добиться результата, успевать впереди конкурентов, контролировать время.

Руководство магазина пришло к пониманию, что нужно как можно более эффективно использовать ресурс — время. Этот ресурс нужно направлять в первую очередь на достижение стоящих перед компанией целей. Администратор магазина «Впрок» с компанией «Организация Времени» сделали несколько заметных проектов, провели тренинги и консультации, с тем, чтобы внедрить идеи тайм — менеджмента в организации.

«Временем нельзя управлять в одиночку». Эти методики в первую очередь, с точки зрения своего личного управления временем, рассматривал администратор магазина. Ежедневно перед администратором стоит множество задач. Поэтому он рассматривал тайм — менеджмент именно в применении к себе, потому что есть как личные дела, так и дела магазина, на которые нужно время. И уже потом, когда началось внедрение этой системы, стало ясно, что нужно решать задачи вместе со всем рабочим персоналом.

Время — это такая категория, где нельзя управлять одному, все должны действовать совместно.

Контроль поручений. Для того, чтобы система тайм — менеджмента работала в рамках всего магазина, нужно было в первую очередь настроить систему управления поручениями. Сегодня в магазине есть четкая система поручений и контроля. Поручения даются устно, по электронной почте или на бумаге, и все попадают в единый список, по которому отслеживаются сроки исполнения. Если что-то не исполняется вовремя, администратор получает уведомления. Далее исполнитель отчитывается перед руководством, и принимается решение: либо перенести срок, либо предпринять что-то еще. Главное в том, что ни одно поручение не теряется, не забывается — потому что оно находится под контролем, что очень важно.

Таким образом, время не расходуется впустую. Все четко, все расписано, время каждого человека используется максимально эффективно.

Администратор распределяет задачи по подчинённым, расставляя приоритеты и разделяя их по проектам. А значит, нет необходимости держать всё в голове; модификации выполняются просто и в каждый момент времени есть актуальная версия происходящего.

При необходимости администратор наглядно видит как ход работ по проекту, так и загруженность конкретного сотрудника. Как итог — существенно экономится время всех сторон, но особенно — администратора, а эффективность работ при этом повышается.

В случае, когда общая картина ясна и наглядна, повышается качество расстановки и изменения приоритетов, а значит — выполняется меньше лишней работы или работы, сделанной не вовремя. Вся история по ходу работ сохраняется автоматически, а значит, разбор и анализ конфликтной ситуации требует минимум времени и является объективным для обеих сторон.

В результате, сокращается время на непроизводительный труд, и больше ресурсов остаётся для самого проекта.

Введение

простейших регламентов на ввод и представление информации по проекту, а также автоматически накапливаемая системой история по ходу работ позволяют легко переключать сотрудников между задачами, уменьшать или увеличивать количество исполнителей.

«Впрок» используя такую систему управлению, наиболее эффективно распределяет рабочее время администратора и сотрудников магазина.

Анализ системы тайм — менеджмента в магазине «Впрок» был проведен на основе опроса, анкета которого представлена в главе 1.3.

В анкетировании участвовали все сотрудники магазина «Впрок».

Наглядно уровень занятости работников посторонними делами можно проследить по рисунку 2.3.

Рисунок 2.3 — Уровень занятости работников посторонними делами в магазине «Впрок».

В анкетировании участвовали все сотрудники магазина «Впрок».

В ходе исследования было выявлено, что только 43% сотрудников магазина оценивают работу, прежде чем приступить к ней, в то время как 57% начинают приступать к ней сразу, не вникая в суть дела. Примерно такое же положение отмечается в отношении разговоров по телефону, так как разговаривают по телефону во время работы 54%, в то время 46%не делают этого во время работы.