Проведение делового совещания на ОАО «Брестский электроламповый завод»

Управление в ОАО «БЭЛЗ» осуществляют общее собрание акционеров, наблюдательный совет, дирекция, директор. Контроль за деятельностью предприятия осуществляет ревизионная комиссия (ревизор).

Общее собрание акционеров является высшим органом управления в ОАО «БЭЛЗ» .

Наблюдательный совет является органом управления, осуществляющим общее руководство деятельностью ОАО «БЭЛЗ» в период между собраниями акционеров.

Руководство текущей деятельностью Общества осуществляют дирекция и директор. Дирекция, директор подотчетны по всем вопросам своей деятельности наблюдательному совету и собранию акционеров. Директор возглавляет дирекцию, организует ее работу и председательствует на ее заседаниях.

Для эффективной работы структурных подразделений и предприятия в целом, а также выполнения технико-экономических показателей, осуществления финансово-хозяйственной деятельности ОАО «БЭЛЗ» на 2013 год утверждена структура управления предприятием, которая в ближайшее время меняться не будет.

Данная организационная структура — линейно-функциональная структура управления. При такой структуре управления всю полноту власти берет на себя линейный руководитель, возглавляющий определенный коллектив. Ему при разработке конкретных задач и решений помогает специальный аппарат, состоящий из функциональных подразделений (управлений, отделов). В данном случае подразделения находятся в подчинении главного линейного руководителя (директора). Свои решения они приводят в жизнь либо через главного руководителя, либо в пределах своих полномочий непосредственно через соответствующие службы исполнителей.

Линейно-функциональная структура управления имеет ряд преимуществ, так и недостатков.

Преимущества:

• 1. Более глубокая подготовка решений, связанных со специализацией работников;
• 2. Освобождение главного менеджера (директора) от глубокого анализа проблем;
• 3. Возможность привлечения консультантов и экспертов.

Недостатки:

• 1. Отсутствие тесных взаимосвязей на горизонтальном уровне между производственными отделениями;
• 2. Недостаточно четкая отчетность, так как готовящиеся решения, как правило, в его реализации не участвует;
• 3. Тенденция чрезмерной централизации.

На ОАО «Брестский электроламповый завод» осуществляется проведение делового совещания под руководством директора, главного инженера, зам. директора по производству, зам. директора по экономике и финансам, зам. директора по идеологической работе, кадрам и социальным вопросам, начальниками цехов и структурных подразделений.

По назначению в структуре управления ОАО «БЭЛЗ» совещания проводятся по итогам выполнения решений и оценки результатов, оперативные, вырабатывающие и принимающие. По периодичности бывают: разовые, регулярные и периодические. По количеству участников в основном расширенные (до 20 чел.) и представительные (свыше 20 чел.). По стабильности состава участников с приглашенными по списку, составленному для каждого совещания. По принадлежности объединенные.

Подготовка совещания начинается с определения его проведения. Руководители подразделений должны подумать о задачах, которые нужно решить на совещании и проанализировать ситуацию данной проблемы. Когда совещание полезно, следовательно, оно нуждается в его проведении. Подготавливается повестка дня и состав его участников. Совещание обычно проводятся в среду или четверг, во второй половине дня с 16.00 до 18.00. Состав участников определяется по определенным задачам, совсем не обязательно приглашать всех руководителей структурных подразделений. Назначаются только те, которые связанны с данными проблемами в решение обсуждаемых вопросов. Как правило, место проведения совещаний в основном является кабинет руководителя организации или в актовом зале заседаний. Суть совещания заключается в ознакомлении участников с повесткой дня, зная тематику совещания, что способствует эффективному проведению. Проведение совещания в основном длится 40−45 мин. По протоколу совещаний руководитель требует от сотрудников выполнения заданий. Подведение итогов и принятий решений подводит председатель собрания.

В структуре управления ОАО «БЭЛЗ» имеются техническая служба, которую возглавляет главный инженер, производственно-диспетчерская, которую возглавляет зам. директора по производству, экономическая во главе с зам. директора по экономике и финансам, коммерческая служба, управление качеством, социально-бытовая служба, юридический отдел. Идеологические, социальные и кадровые вопросы находятся в ведении заместьителя директора по идеологической работе, кадрам и социальным вопросам.

Техническая служба решает вопросы технического развития, технической подготовки производства, включая освоение новых изделий и технологических процессов, повышением качества выпускаемой продукции, её сертификацией, осуществляет руководство рационализаторской работой, а также вспомогательными службами, обслуживающие основное производства, стандартизацией и сертификацией, конструированием и изготовлением инструмента, средств механизации и автоматизации производства, созданием новых рабочих мест, энергосбережением, обеспечением бесперебойной эксплуатации и исправности оборудования, сооружений и сетей, создания условий для безопасной работы всех работающих.

Основной задачей производственно-диспетчерской службы является организация, систематическое совершенствование оперативного планирования и управления производством в целом и всех структурных подразделений как одного из факторов, обеспечивающих бесперебойную работу цехов, участков и предприятия в целом по выпуску продукции в соответствии с установленным планом по количеству, номенклатуре ассортименту. Принимает участие в разработке и внедрении мероприятий по новой технике, организационно-технических мероприятий, способствующих улучшению технологии, организации производства и управлении, росту производительности труда.

Экономическая служба занимается анализом повышения эффективности производства на основе совершенствования управления производством, изыскания и использования резервов роста производства, производительности труда, снижения издержек, обеспечением плановых технико-экономических показателей, выполнением финансового плана, своевременным расчетом с вышестоящими организациями и выплатой заработной платы, повышения рентабельности и фондоотдачи путем совершенствования хозяйственного расчета, разработкой бизнес-планов.

Коммерческая служба обеспечивает бесперебойную поставку сырья, материалов и комплектующих, выполнение показателей реализации продукции, темпов роста экспортных поставок, соблюдение норматива остатков готовой продукции, сохранение завоеванных рынков сбыта и расширение географии поставок, подготовку договоров на поставку готовой продукции, поступление денежных средств за отгруженную продукцию, маркетинговые исследования потребительских свойств и конкурентоспособности произведенной продукции.

Основными задачами управления качеством являются организация разработки, внедрения и обеспечения функционирования системы менеджмента качества, участие в разработке и проведении политики предприятия в области качества, предотвращение выпуска (поставки) продукции, не соответствующей требованиям нормативной документации, условиям поставки и договоров.

В ведении социально-бытовой службы предприятия находятся вопросы организации санитарно-гигиенического и медицинского обслуживания рабочих и служащих.

Основными задачами юридического отдела является соблюдение законности, использование правовых средств хозяйственного расчета, борьбы с бесхозяйственностью, улучшение экономических показателей, защита прав и законных интересов предприятия.

Отдел кадров обеспечивает своевременный подбор и расстановку кадров, организацию технической учебы и повышения их квалификации, организацию внедрения современных методов работы в области управления кадрами.

Организационная структура завода является динамичной, гибкой, способной к быстрой перестройке, обеспечивающей эффективное финансирование предприятия.

Так, для более оперативного решения технических вопросов по подготовке производства на базе ремонтного и опытно-инструментального производства, отдела главного механика создан Машиностроительный комплекс.

С целью повышения эффективности управления экономическими вопросами в области организации труда, эффективного использования рабочего времени, повышения производительности труда произведена централизация функций экономических служб структурных подразделений, планово-экономического отдела и отдела труда и заработной платы. На их базе создано главное экономическое управление.

С целью эффективного учета технологических материалов на соответствие требованиям, предъявляемым к предприятию как к резиденту СЭЗ «Брест» согласно Указа Президента РБ от 09.06.2005 г. № 262 создан на предприятии с 13.10.2005 года отдел учета и контроля технологических материалов.

Повышению эффективности управления предприятием, обеспечению тесного взаимодействия всех подразделений и служб, участвующих в его деятельности, способствует разработка нормативных документов. К числу таких документов относятся Положения о структурных подразделениях, согласно которым определяются их место и роль в системе управления предприятием, основные задачи, обязанности, права, ответственность за выполняемую работу, разработанные согласно требованиям международных стандартов серии ИСО-9000.

Отдел маркетинга и сбыта (ОМиС) является самостоятельным структурным подразделением предприятия и подчиняется заместителю директора по коммерческим вопросам. ОМиС возглавляет начальник отдела. Начальник ОМиС назначается и освобождается от занимаемой должности директором предприятия по представлению зам. директора по коммерческим вопросам. В своей деятельности ОМиС руководствуется законодательством Республики Беларусь, организационно — распорядительными документами предприятия, настоящим Положением, Политикой предприятия в области качества, документами системы менеджмента качества (СМК), требованиями СТБ ИСО 9001.

Основными задачами ОМиС являются:

• 1. Сохранение завоеванных рынков сбыта и расширение географии поставок.
• 2. Создание и поддержание высокого имиджа производимой продукции.
• 3. Выработка четких требований к технико-экономическим характеристикам продукции на основе анализа требований потенциальных потребителей и с учетом возможности возникновения любых новых потребностей, неопределенных в данный момент.
• 4. Обеспечение выполнения показателей реализации.
• 5. Обеспечение темпов роста экспортных поставок.
• 6. Обеспечение соблюдения норматива остатков готовой продукции.