Список использованной литературы

• 1. Андреева В. И. Делопроизводство: Практическое пособие. — 7-е, перераб. и доп. изд.-М.: Бизнес-школа" Интел-Синтез", 2000. — 188 с.
• 2. Басаков М. И. Делопроизводство и корреспонденция. В вопросах и ответах: Учеб. пособие.-2-е, испр. и доп. изд.-Ростов н/Д: Феникс, 2000.-318с.
• 3. Березина Н. М., Воронцова Е. П., Лысенко Л. М. Современное делопроизводство. — СПб.: Питер, 2007. — 272с.
• 4. Богатая И. Н., Кузнецова Л. Н. Делопроизводство и бухгалтерия: Учеб. Пособие. — М.: Дело, 2002. — 360 с.
• 5. Васильев Д. В. Делопроизводство на компьютере.-2-е, доп. изд.-М.: Strix, 1999. — 224 с.
• 6. ГОСТ Р51 141−98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М.: Изд-во стандартов, 1998.
• 7. Правила оказания услуг почтовой связи. Утверждены Постановлением Правительства РФ от 26.09.2000 г. № 725.
• 8. ГОСТ 6.38−90 Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. — М.: Изд-во стандартов, 1990.
• 9. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Введена в действие Приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33. — М.: Главархив СССР, 1991.
• 10. Демин Ю. М. Делопроизводство и архивное дело. — СПб.: Питер, 2005.
• 11. Демин Ю. М. Делопроизводство: подготовка служебных документов. — СПб.: Питер, 2003.
• 12. Квалификационный справочник должностей служащих. Утвержден Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 г. № 37.
• 13. Кирсанова М. В., Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. — 2-е изд. — М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1998. — 272 с.
• 14. Коссов И. А. Правовые требования к оформлению документов // Секретарское дело. — 1999. — № 2−3. — С. 16−21.
• 15. Кузнецова Т. В. Для чего секретарю нужны нормативно-методические документы по делопроизводству // Секретарское дело 2002. № 1. С.3−5.
• 16. Кузнецова Т. В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). М., ЗАО «Бизнес-школа «Интел — синтез» 2002 — 384 с.
• 17. Кузнецова Т. В. Секретарское дело. М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез» 2001 — 324.
• 18. Кузнецова Т. В. Ведение контроля за сроками исполнения — важнейшая задача секретаря // Секретарское дело 2000. № 1. 3−5.
• 19. Нормы времени на работы по документационному обеспечению управления. — М: Минтруд РФ, 2002. Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1.
• 20. Общероссийский классификатор управления документации ОК 011−93. — М.: Госстандарт России, 1995. С.1−6.
• 21. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов / Методические рекомендации ВНИИДАД ФАС РФ. — М.: ВНИИДАД, 2003.
• 22. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения. Утвержден Росархивом 06.10.2000 г.
• 23. Пономарев И. Б. Конфликты в деятельности и общение работников органов внутренних дел. — М.: Академия, 1989. — 162 с.
• 24. Рогожин М. Ю. Организация делопроизводства предприятия. — М.: Изд-во РДЛ, 2004.
• 25. Рогожин М. Ю. Справочник по делопроизводству. — СПб.: Питер, 2007. — 192с.
• 26. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утверждена Приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000 г. № 68. — М., 2001.
• 27. Унификация текстов управленческих документов / Методические рекомендации ВНИИДАД ФАС РФ. — М.: ВНИИДАД, 1998.
• 28. Фельзер А. Б., Миссерман М. М. Делопроизводство: Справочное пособие. — Киев, 1989.

Приложение Примерное положение об архиве организации «РДВ-медиа»

УТВЕРЖДЕНО Приказом.

• 1. Общие положения
• 1.1. Документы ООО «РДВ-Медиа», имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в государственных архивах Российской Федерации.

До передачи на государственное хранение эти документы временно, в пределах, установленных Государственной архивной службой Российской Федерации, хранятся в учреждениях, организациях, на предприятиях. *.

1.2. Учреждения обеспечивают сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование докум ООО «РДВ-Медиа» ентов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в их деятельности. В соответствии с правилами, устанавливаемыми Государственной архивной службой, обеспечивают своевременную передачу этих документов на государственное хранение.

Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет учреждений.

За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации должностные лица учреждений несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

1.3. В ООО «РДВ-Медиа» для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создаются архивы.

ООО «РДВ-Медиа» обеспечивают архивы необходимым помещением, оборудованием и кадрами.

• 1.4. Архив ООО «РДВ-Медиа» создается как самостоятельное подразделение, возглавляемое заведующим архивом, либо его функции возлагаются на лицо, ответственное за ведение архива.
• 1.5. В своей работе архив у ООО «РДВ-Медиа» руководствуется законодательством Российской Федерации, законодательными актами по архивному делу, приказами, указаниями вышестоящих организаций, руководства учреждения, правилами и другими нормативно-методическими документами Комитета по делам архивов при Правительстве Российской Федерации, методическими документами соответствующего учреждения Государственной архивной службы и настоящим положением.
• 1.6. Положение об архиве ООО «РДВ-Медиа» разрабатывается на основании Примерного положения и утверждается руководством учреждения по согласованию с соответствующим учреждением Государственной архивной службы.
• 1.7. Архив ООО «РДВ-Медиа» работает по планам, утверждаемым руководством учреждения и отчитывается перед ним в своей работе.
• 1.8. Контроль за деятельностью архива ООО «РДВ-Медиа» осуществляет руководство ООО «РДВ-Медиа» .
• 1.9. Организационно-методическое руководство деятельностью архива учреждения осуществляет соответствующее учреждение Государственной архивной службы.
• 2. Состав документов архива

В архив поступают:

• 2.1. законченные делопроизводством учреждения документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу;
• 2.2. документы постоянного хранения и по личному составу учреждений-предшественников;
• 2.3. документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных учреждений, непосредственно подчиненных данной организации;
• 2.4. личные фонды ведущих работников учреждения, поступившие в архив;
• 2.5. служебные и ведомственные издания;
• 2.6. научно-справочный аппарат к документам архива.
• 3. Задачи и функции архива
• 3.1. Основными задачами архива являются:
• 3.1.1. комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Примерного положения;
• 3.1.2. учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве;
• 3.1.3. подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда РФ на государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Государственной архивной службой РФ;
• 3.1.4. осуществления контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве учреждения;
• 3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:
• 3.2.1. принимает не позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений учреждения, обработанные в соответствии с требованиями, установленными Государственной архивной службой РФ;
• 3.2.2 разрабатывает и согласовывает с соответствующим архивным органом графики представлений описей на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии соответствующего учреждения ГАС РФ и передачи документов Архивного фонда РФ на государственное хранение;
• 3.2.3. составлять и представляет не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводством, годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной службы учреждения и экспертно-проверочной комиссии соответствующего учреждения ГАС РФ;
• 3.2.4. осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых дел;
• 3.2.5. создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом соответствующего государственного архива;
• 3.2.6. Организует использование документов: информирует руководство и работников учреждения о составе и содержании документов архива;

выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования, для работы в помещении архива;

исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;

ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;

• 3.2.7. проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии учреждения;
• 3.2.8. оказывает методическую помощь службе делопроизводства в составлении номенклатуры дел учреждения, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив учреждения;
• 3.2.9. участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы делопроизводства учреждения;
• 3.2.10. ежегодно представляет в соответствующий государственный архив сведения о составе и объеме документов по установленной форме;
• 3.2.11. подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в соответствующий государственный архив документы Архивного фонда Российской Федерации.
• 4. Права архива

Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

• 4.1. контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях учреждения.
• 4.2. запрашивать от структурных подразделений учреждения сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций.
• 5. Ответственность заведующего архива
• 5.1. Заведующий архивом несет ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций.

ИНСТРУКЦИЯ ЗАВЕДУЮЩЕГО АРХИВОМ.

I. Общие положения.

• 1. Заведующий архивом относится к категории руководителей.
• 2. На должность заведующего архивом назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 2 лет.
• 3. Назначение на должность заведующего архивом и освобождение от нее

производится приказом директора предприятия по представлению.

• 4. Заведующий архивом должен знать:
• 4.1. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы архива.
• 4.2. Единую государственную систему делопроизводства.
• 4.3. Порядок оформления документов, поступающих в архив, и действующую систему их классификации.
• 4.4. Структуру предприятия.
• 4.5. Правила хранения бланков строгой отчетности.
• 4.6.
• 4.7. Основы организации производства, труда и управления.
• 4.8. Законодательство о труде.
• 4.9. Правила внутреннего трудового распорядка.
• 4.10. Правила и нормы охраны труда.
• 5. В своей деятельности заведующий архивом руководствуется:
• 5.1. Положением об архиве предприятия.
• 5.2. Настоящей должностной инструкцией.
• 5.3.
• 6. Заведующий архивом подчиняется непосредственно
• (директору предприятия; иному должностному лицу)
• 7. Заведующий архивом осуществляет руководство работниками архива.
• 8. На время отсутствия заведующего архивом (отпуск, командировка, болезнь, пр.) его обязанности и права переходят к его заместителю, а при отсутствии такового — к лицу, назначенному приказом директора организации.

II. Должностные обязанности Заведующий архивом:

• 1. Возглавляет работу по организации и ведению архивного дела на предприятии.
• 2. Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов.
• 3. Руководит работой по составлению научно-справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов, а именно: описи, картотеки, каталоги, указатели, путеводители, обзоры, исторические справки и др., а также соответствующие учетные документы (книги учета поступления и выбытия дел, списки фондов, листы фондов, дела фондов).
• 4. Оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов.
• 5. Инструктирует работников структурных подразделений организации о порядке формирования, подготовки и сдачи документов в архив.
• 6. Контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством.
• 7. Обеспечивает проведение работ по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения.
• 8. Руководит работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли.
• 9. Осуществляет контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.
• 10. Организует работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива.
• 11. Составляет установленную отчетность.
• 12. Принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.
• 13. Проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.
• 14. Обеспечивает наличие в архиве необходимого инвентаря, потребных бланков, канцелярских товаров, инструктивно-методической литературы по кругу обязанностей.
• 15. Проверяет правильность учета и хранения бланков строгой отчетности.
• 16. Контролирует правильность эксплуатации и исправность производственных помещений, наличие и исправность противопожарных средств.

III. Права Заведующий архивом вправе:

• 1. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия и руководителей структурных подразделений предложения по улучшению деятельности архива.
• 2. Запрашивать лично или по поручению директора предприятия от руководителей структурных подразделений и специалистов необходимые документы и информацию.
• 3. Устанавливать служебные обязанности для подчиненных ему работников.
• 4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
• 5. Вносить предложения на рассмотрение директора предприятия:
• 5.1. О наложении материальных и дисциплинарных взысканий на подчиненных ему работников, не соблюдающих или ненадлежащим образом соблюдающих свои должностные обязанности.
• 5.2. О применении поощрений за образцовое выполнение трудовых обязанностей, продолжительную и безупречную работу подчиненных ему работников.
• 6. Требовать от директора предприятия (иных руководителей) оказания содействия в исполнении обязанностей и прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.
• 7. Взаимодействовать со всеми структурными подразделениями по вопросам работы архива.

IV. Ответственность Заведующий архивом несет ответственность:

• 1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
• 2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
• 3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция разработана в соответствии с Руководитель структурного подразделения.

(подпись) (фамилия, инициалы) СОГЛАСОВАНО:

Начальник юридического отдела.

(подпись) (фамилия, инициалы) С инструкцией ознакомлен:

(подпись) (фамилия, инициалы).