Этапы функционального анализа деятельности организации

Цель функционального анализа деятельности организации — поиск скрытых резервов для совершенствования системы, для внесения новизны на основе выявления и анализа ее функций и расчета стоимости их выполнения. Такой анализ применяется в следующих вариантах:

корректирующий — анализ и совершенствование существующей системы;

проектирующий — проектирование на основе главной цели (миссии) функциональной структуры новой системы;

адаптирующий — подстройка функций системы под другие имеющиеся потребности Дорофеев В. Д. Инновационный менеджмент: Учеб. Пособие — Пенза: изд-во Пенз. Гос. Ун-та, 2003, — 40 С.

Работа по методу функционально-стоимостного анализа производится в несколько этапов. Рассмотрим один из вариантов корректирующего метода применительно для социально-экономических систем, например, для производственного предприятия.

1. Исследовательский этап Исследование системы и определение ее характеристик, таких как:

Назначение системы. Для предприятия это вид деятельности, выпускаемый продукт, удовлетворяемые потребности потребителя.

Системный анализ, который отвечает на вопросы:

в какую надсистему (систему верхнего уровня) входит данная система. Для предприятия — это фирма, отрасль;

из каких подсистем (элементов) она состоит, например, структура предприятия;

какие элементы являются сосистемами, то есть окружают и взаимодействуют с данной системой — потребители, деловые партнеры, конкуренты, инвесторы.

Дата образования (возраст).

История развития.

Данные по динамике результатов работы системы по годам — например, объем сбыта, прибыль, объем производства.

Стадия жизненного цикла системы.

Месторасположение.

Количественные данные по размеру системы — количество работников, производственные мощности.

2. Экспертно-аналитический этап Этот этап включает следующие действия:

построение функциональной структуры системы;

рейтинговая оценка функций;

определение стоимости функций;

сопоставление рейтинга и стоимости функций. При этом применяется метод мысленного эксперимента, широко применяемый в социальных науках и экономике. Он основан как на логико-математических построениях, так и на интуитивных догадках.

На данном этапе при корректирующем использовании финансового анализа деятельности организации структура функций строится исходя из выявленных на первом этапе с помощью системного анализа структуры самой системы, ее окружения — надсистем и сосистем.

Если же функционально-стоимостной метод используется в проектирующем варианте, то структура системы еще не известна — ее необходимо спроектировать. В этом случае построение функциональной структуры системы производится с использованием дерева «целей-задач» — инструмента для анализа иерархий рассматриваемой системы. Последовательность построения следующая:

определяются функции (задачи) для выполнения главной цели системы, таким образом, строится первый иерархический уровень;

каждая функция рассматривается как самостоятельная цель и строится (если это необходимо) еще один нижележащий уровень;

процесс повторяется до нужной степени детализации.

В случае проведения рейтинговой оценки функций она производится экспертным методом. Экспертом может быть сам аналитик, проводящий функциональный анализ деятельности системы. Основной задачей функционального анализа деятельности организации в этом случае выступает определение стоимости функции.

Под стоимостью функции в данном случае понимаются суммарные издержки на ее выполнение. Необходимые данные извлекаются из бухгалтерского баланса. Например, при определении стоимости какой-либо функции предприятия необходимо суммировать заработную плату исполнителей этой функции, стоимость средств исполнения (в виде амортизационных отчислений), материалов, энергетических ресурсов на определенный период — месяц, год Дорофеев В. Д. Инновационный менеджмент: Учеб. Пособие — Пенза: изд-во Пенз. Гос. Ун-та, 2003, — 42 С.

Далее в рамках экспертно-аналитического этапа происходит генерация предложений по совершенствованию системы, для поиска новых возможностей необходимо сосредоточиться на объекте исследования, рассмотреть его с той или иной позиции, активизировать мышление. Для этого используются наводящие (контрольные) вопросы:

Какие функции лишние (избыточные)? — И Какие функции дублируют друг друга (полностью или частично)? — Д Какие функции чересчур затратные? — З На какие функции выделяется недостаточно ресурсов? — НР Какие функции дают требуемый результат (эффективные)? — Э Какие функции не дают требуемого результата (неэффективные)? — НЭ Какие функции можно выполнять по-другому (возможны альтернативы)? — А Какие функции необходимо ввести, чтобы повысить эффективность системы (новые функции)? — Н Для осуществления анализа строится таблица (табл. 1), в которой перечисляются функции системы, проставляются их веса, знаком «+» отмечаются положительные ответы на контрольные вопросы.

Таблица 1. Итоговый функциональный анализ

Дополнительно вычерчивается диаграмма (рис. 2) сопоставления значимости и стоимости функций, которая позволяет выявить завышенные по затратам функции и функции по которым выделяется недостаточно ресурсов.

Рис. 2. Диаграмма сопоставления значимости и стоимости функций

3. Креативный (творческий) этап На исследовательском этапе собираются необходимые данные, подготавливается мышление к творческой работе. На аналитическом этапе формируются первоначальные выводы о возможности совершенствования системы функций. На творческом этапе делаются окончательные предложения и генерируются идеи с учетом стадии жизненного цикла системы. Этот этап является наиболее важным, но, в тоже время, он не поддается алгоритмическому описанию Инновационный менеджмент: Учебник для Вузов/ С. Д. Ильенкова, Л. М. Гохберг. — М.: Банки и биржи, «ЮНИТИ», 2001, — 324 С. Во многих случаях разделение последних двух этапов является весьма условным.

Следует отметить, что вслед за предложениями по изменению функций неизбежен переход к генерации предложений по совершенствованию структуры объекта (в данном случае предприятия) и его взаимоотношений с окружающей средой.

Если мы будем рассматривать деятельность организации как некую сеть процессов, то с точки зрения функционального анализа деятельность предприятия будет включать в себя следующие этапы:

Построение функциональных моделей сети процессов предприятия;

Проведение функционального анализа и идентификация отдельных процессов: основных, обеспечивающих, процессов управления;

Определение стоимости механизмов и управлений для каждого процесса:

В том случае, когда для механизма или управления используется готовый ресурс, поставляемый внешним поставщиком, для расчета его стоимости используются исходные данные, имеющиеся в системе учета затрат предприятия.

В том случае, когда речь идет о стоимости производного ресурса, предварительно необходимо определить стоимость процесса, в рамках которого этот ресурс обрабатывается или создавался.

Определение стоимости процессов и их результатов, в том числе, себестоимости продуктов и/или услуг, производимых основными процессами предприятия;

Анализ результативности и эффективности процессов и принятие решений.