Процесс организации делопроизводства в общеобразовательной школе

Оглавление Введение Глава 1. Характеристика деятельности МБОУ ООШ Д. Ишимово МР Мишкинский район РБ

1.1 История, современные цели и задачи общеобразовательной школы

1.2 Структура общеобразовательной школы. Организация делопроизводственного обслуживания Глава 2. Документирование управленческой деятельности общеобразовательной школы

2.1 Системы документации, применяемые в деятельности общеобразовательной школы

2.2 Составление и оформление управленческих документов Глава 3. Организация документооборота

3.1 Прием, первичная обработка, предварительное рассмотрение и распределение документов

3.2 Регистрация документов. Организация информационно-справочной работы и контроля за исполнением документов Глава 4. Формирование документального фонда общеобразовательной школы

4.1 Номенклатура дел

4.2 Формирование и оформление дел

4.3 Подготовка дел для передачи в архив Глава 5. Пути совершенствования делопроизводства в МБОУ ООШ д. Ишимово Заключение Список использованных источников и литературы

Введение

Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе. Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Таким образом, актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы формирования, оформления и хранения дел в общеобразовательных школах. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы общеобразовательных школах, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.

Научное значение работы заключается в том, что работа любого управленческого аппарата, как и вообще любая работа сегодня, держится на основах научной организации труда. Всякий процесс организации работы должен быть методически разложен на свои составные части, вплоть до простейших операций. Из продуманных, правильно организованных операций и строится полная цепочка научно-организационной работы.

Практическое значение работы заключается в том, что принцип работы по информационно-документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. Только в одних организациях они выполняются вручную, в других — с помощью средств механизации, в-третьих — эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами. К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более — с тонкостями ведения документации. Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами — важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб. Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.

Историография проблемы. Вопросы, имеющие отношение к данной проблеме, освещены в ряде работ, которые можно условно разделить на два направления. Первое направление представлено трудами, посвященными осмыслению теоретических и практических аспектов документационного обеспечения управления, определению их ключевых понятий. Это работы К. Г. Митяева, Я. З. Лившица, В. А. Цикулина, Т. В. Кузнецовой, А. Н. Соковой, М. В. Ларина, В. С. Мингалева, В. М. Магидова, А. В. Пшенко, И. Л. Бачило, В. Д. Банасюкевича, А. С. Красавина, М. П. Илюшенко, В. И. Андреевой, В. Ф. Янковой, С. Л. Кузнецова и др.).

Принципиальное значение для разработки темы исследования имеют работы К. Г. Митяева, который первым предложил термин «документоведение» и внес большой теоретический и практический вклад в становление документоведения как научной дисциплины.

К.Г. Митяев впервые систематически изложил историю делопроизводства в дореволюционной России и СССР, выделив основные периоды его развития, специфику различных типов делопроизводства, показав взаимосвязь делопроизводства с соответствующими системами построения государственного аппарата, взаимообусловленность развития делопроизводства и архивного дела. Последующие учебные пособия Историко-архивного института в основном лишь увеличили объем излагаемого материала по истории делопроизводства, расширив хронологические рамки охватываемого периода.

Вместе с тем в 70−80-е годы появились учебные пособия Т. В. Кузнецовой, Я. З. Лившица, М. П. Илюшенко и других ученых, которые развивают документоведение как научную дисциплину и отражают вопросы терминологии документа и систем документации, функции документа и их развитие, роль документации в процессах управления, ставят основополагающие для документоведения вопросы документообразования, рассматривают проблемы влияния электронно-вычислительной техники на документационное обеспечение управления.

Нельзя не отметить работу ученых ВНИИДАД, которые с момента создания института в 1966 г. последовательно решали проблемы документоведения, организации делопроизводства и документационного обеспечения управления, автоматизации работы с документами. Существенный вклад в исследование основных категорий документоведения внесли А.С. Малити-ков, В. Д. Банаскжевич, К. И. Рудельсон и другие ученые.

Сейчас наблюдается тенденция к постепенному восстановлению нарушенного баланса и усилению теоретических исследований в области документационного обеспечения управления. Многие современные публикации профильных журналов, сборников научных конференций направлены на решение актуальных проблем работы с документами в современных условиях, защиты документированной информации, терминологии, истории делопроизводства, правового обеспечения документирования деятельности управленческого аппарата, влияния новых информационных технологий на организацию документооборота и документирование, проблем электронных документов. Несмотря на большую ценность, эти работы освещают лишь отдельные аспекты управления документацией и могут служить добротным исследовательским материалом для последующей аналитико-синтетической переработки.

Второе направление исследований представлено работами по проблемам управления образованием в целом, в том числе и по вопросам документационного и информационного обеспечения управления образованием Российской Федерации. Теоретические предпосылки управления образовательными системами в условиях их реформирования рассматривает А. В. Ефремов, Г. А. Балыхин раскрывает экономические методы управления образованием.

Такие исследователи как М. Л. Агранович, А. В. Полетаев и А. В. Фатеева рассматривают вопросы состава и сбора информации, подготовки документов по разработке макетов для ежегодных публичных докладов о состоянии и результатах деятельности системы образования на федеральном, региональном и субрегиональном уровнях, и отчетов общеобразовательных учреждений.

Цель исследования — изучить процесс организации делопроизводства в общеобразовательной школе на примере муниципального бюджетного общеобразовательного учреждения основной общеобразовательной школы д. Ишимово муниципального района Мишкинский район РБ.

Объект исследования — муниципальное бюджетное общеобразовательное учреждение основная общеобразовательная школа д. Ишимово муниципального района Мишкинский район Республики Башкортостан.

Предмет исследования — организация делопроизводства в общеобразовательной школе.

Исходя из цели объекта и предмета исследования, в выпускной квалификационной работе поставлены и решены следующие основные задачи:

Охарактеризовать деятельность МБОУ ООШ д. Ишимово муниципального района Мишкинский район Республики Башкортостан.

Рассмотреть документирование управленческой деятельности общеобразовательной школы.

Изучить организацию документооборота.

Рассмотреть формирование документального фонда общеобразовательной школы.

Предложить пути совершенствования делопроизводства в общеобразовательной школе.

Хронологические рамки охватывают 2012 -2013 учебный год.

Для раскрытия темы привлечены следующие источники: нормативно-правовые акты федеральных органов власти по вопросам архивного дела, управления документацией, делопроизводства.

Системообразующим актом в этой области является Федеральный Закон от 27 июля 2006 г. № 149 (в ред. от 02.07.2013 N 187-ФЗ)

" Об информации, информационных технологиях и защите информации" .

Он заменил Федеральный закон от 20.02.1995 № 24 — ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» — содержит базовые понятия информации, документа и устанавливает правовой режим создания. Хранения, использования информации, порядок ее документирования и доступа к ней. Закон регулирует отношения, возникающие при:

1) осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации;

2) применении информационных технологий;

3) обеспечение защиты информации.

Федеральный закон от 10.01.2002 № 1 — ФЗ «Об электронно-цифровой подписи» .

Устанавливает основы придания юридического значения электронным документам. Он определяет правовые условия использования электронной цифровой подписи в процессах обмена электронными документами, при соблюдении которых электронная цифровая подпись (ЭЦП) признается юридически равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125 — ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» .

Регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства. При этом закон устанавливает, что архив это учреждение или структурное подразделение организации. Владельцем архивных документов может быть государственный орган, орган местного самоуправления, либо юридическое или физическое лицо, осуществляющее владение и пользование архивными документами и реализующие полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом или договором.

Федеральный закон от 29.12.2012 N 273-ФЗ (ред. от 25.11.2013) «Об образовании в Российской Федерации» (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.01.2014).

Предметом регулирования настоящего Федерального закона являются общественные отношения, возникающие в сфере образования в связи с реализацией права на образование, обеспечением государственных гарантий прав и свобод человека в сфере образования и созданием условий для реализации права на образование.

Федеральный закон устанавливает правовые, организационные и экономические основы образования в Российской Федерации, основные принципы государственной политики Российской Федерации в сфере образования, общие правила функционирования системы образования и осуществления образовательной деятельности, определяет правовое положение участников отношений в сфере образования.

ГОСТ Р 51 141−98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения от 27.02.1998 № 28.

Стандарт устанавливает современное толкование терминов по делопроизводству и архивному делу. Термины, установленные настоящим стандартом. Обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу. Из данного ГОСТа использованы определения понятий «система документаций», «документооборот», «регистрация», «номенклатура дел», «формирование дел», «экспертиза ценности документов» .

ГОСТ Р 6.30−2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (введен в действие с 1 июля 2003 года).

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), — постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др.

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 г. № 477.

Правила вступили в силу с даты их утверждения. Настоящие правила устанавливают единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения от 25.08.2010 № 558. устанавливает сроки хранения документов.

На основе данного Перечня разрабатываются отраслевые инструкции по делопроизводству и инструкции предприятия. Данный перечень является определителем для работы делопроизводителей в определении срока хранения документов.

Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 23.12.2009 г. № 76. разработаны в целях оптимизации процедуры и порядка разработки федеральными органами исполнительной власти инструкций по делопроизводству, определения их структуры и содержания. Применение Методических рекомендаций будет способствовать созданию единой методической основы ведения делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

Письмо Минобразования РФ от 20 декабря 2000 г. N 03−51/64 о «Методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях» .

В целях рациональной организации документационного обеспечения в общеобразовательных учреждениях системы образования Министерством образования Российской Федерации подготовлены и согласованы с Федеральной архивной службой России «Методические рекомендации по работе с документами в общеобразовательных учреждениях». Руководителям образовательных учреждений, территориальных, муниципальных и региональных органов управления образованием рекомендуется использовать данные методические рекомендации в работе по делопроизводству.

Основными неопубликованными источниками для написания дипломной работы явились следующие нормативные материалы муниципального бюджетного общеобразовательного учреждения основной общеобразовательной школы д. Ишимово муниципального района Мишкинский район Республики Башкортостан": устав, должностные инструкции работников, номенклатура дел, книги приказов и многие другие материалы. Наряду с документационными материалами источником послужили личные наблюдения.

Для изучения данной темы используется следующая литература:

Анодина Н. Н. Документооборот в организации: Практическое пособие. М., 2007. — 125 с.

Излагаются общие требования к подготовке документов. Рассматриваются особенности составления и оформления основных видов документов. Охарактеризованы все аспекты работы с документами, в том числе систематизация и обеспечение их сохранности. Освещена роль секретаря в системе управления.

Гареев И. С. Организация и технология документационного обеспечения управления: Учебное пособие. Бирск: Бирская гос. соц.-пед. академия, 2010. — 98 с.

В учебном пособии на основе изучения и обобщения существующей практики работы с документами и в соответствии с действующими в Российской Федерации законодательными актами и нормативно-методическими документами по вопросам делопроизводства рассмотрены вопросы теории и практики документационного обеспечения управления.

Гареев И.С., Гареева М. П. Документоведение: Курс лекций. Ч.2. Для студентов IIкурса дневного и заочного отделения. Бирск: Бирская гос. соц.-пед. академия, 2010. -60 с.

Учебное пособие включает конспекты лекций по теории документоведения применительно к системе организационно-распорядительной документации.

Дик Н. Ф. Делопроизводство и локальные акты в школе и лицее. Книга современного руководителя. -М.: ФЕНИКС, 2008. — 320 с.

В книге раскрыты ответы на основные проблемы управленческой деятельности, возникающие в связи с изменениями и дополнениями в Трудовой кодекс РФ в условиях реализации приоритетного национального проекта «Образование»: новый порядок оформления локальных правовых актов, разработка должностных инструкций педагогических работников, основных приказов по школе и современные требования к делопроизводству в общеобразовательном учреждении. Особый интерес вызовут различные варианты разработки положений о структурных подразделениях школы, практические советы по оформлению должностных инструкций участников образовательного процесса; современные требования к оформлению и формы приказов по школе; формы различных договоров и актов; рекомендации по грамотному ведению делопроизводства в школе, основанные на ныне действующих государственных стандартах и инструкциях.

Кузнецова Т. В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). М., 2007. 320 с.

В книге рассматриваются вопросы составления, оформления документов на основании новых ГОСТов, а также организация работы службы делопроизводства. В специальные главы книги выделено составление и оформление наиболее часто встречаемых в управленческой деятельности видов организационно-распорядительных документов, движение документа и его обработка с момента получения и до отправки, порядок текущего хранения документов, проведение экспертизы ценности документов и их уничтожения.

Ларьков Николай Семенович. Документоведение: Учебное пособие / Н. С. Ларьков .— М.: АСТ: Восток-Запад, 2006. — 427 с.

В учебном пособии доктора исторических наук, заведующего кафедрой истории и документоведения Томского государственного университета Н. С. Ларькова рассматриваются теоретические вопросы документоведения: происхождение и сущность документа; функции, свойства, признаки, структура документированной информации; классификация документов; способы и средства документирования, материальные носители документированной информации; документная коммуникация и др. Освещаются также практические вопросы, связанные с созданием и функционированием документов. Для студентов, обучающихся по специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления»; может быть использовано также студентами факультетов государственного и муниципального управления, экономических, юридических, исторических факультетов и вузов, институтов культуры и всеми, кто занимается работой с документами.

Охотников А.В., Булавина Е. А. Документоведение и делопроизводство: Учебное пособие. М., 2005. — 304 с.

В учебном пособии изложены основные теоретические основы документоведения. Документ рассматривается в контексте исторического развития, в его видах и функциях. Приводятся современные технологии делопроизводства. Пособие рекомендовано студентам при изучении дисциплин «Документоведение и делопроизводство», «Делопроизводство и его автоматизация», «Документационное обеспечение управления», «Делопроизводство и деловая корреспонденция» .

Сологуб О. П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов: Учебное пособие. М., 2007. — 187 с.

Предлагаемое учебное пособие представляет собой систему теоретических сведений и практических заданий по составлению, редактированию и последующей обработке документов. В конце каждой лекции содержатся вопросы и задания на повторение пройденного материала, а также приводятся образцы документов.

Работа состоит из Введения, 5 глав:

Глава 1. Характеристика деятельности МБОУ ООШ д. Ишимово муниципального района Мишкинский район Республики Башкортостан.

Глава 2. Документирование управленческой деятельности общеобразовательной школы.

Глава 3. Организация документооборота.

Глава 4. Формирование документального фонда общеобразовательной школы.

Глава 5. Пути совершенствования делопроизводства в МБОУ ООШ д. Ишимово. А также Заключения, Списка использованных источников и литературы и Приложений.

Глава 1. Характеристика деятельности МБОУ ООШ Д. Ишимово муниципального района Мишкинский район РБ

1.1 История, современные цели и задачи общеобразовательной школы МБОУ ООШ д. Ишимово (муниципальное бюджетное общеобразовательное учреждение основная общеобразовательная школа д. Ишимово муниципального района Мишкинский район Республики Башкортостан) была открыта в 1954 году, как семилетняя школа. С 1893 года она действовала как земская инородческая трехклассная школа. А в 1921 году преобразовали в начальную. Учредителем школы является администрация муниципального района Мишкинский район республики Башкортостан в лице Главы администрации В. М. Андреева. Школа имеет филиал НООШ д. Иликово (филиал муниципального бюджетного общеобразовательного учреждения основная общеобразовательная школа д. Ишимово муниципального района Мишкинский район Республики Башкортостан начальная общеобразовательная школа д. Иликово), действие которой на сегодняшний день приостановлена. Здание школы — нетиповое, одноэтажное, деревянное. В школе имеются кабинет начальных классов, кабинет русского, марийского, башкирского языков, кабинеты биологии и химии с лаборантским, информатики, истории и географии, математики, спортивный зал, мастерская, столовая, библиотека, спортивная площадка. В школе работает краеведческий музей. Оборудовано помещение для группы кратковременного пребывания, пришкольного интерната.

Всего в школе работников — 14.

Директор школы — Салмиянов Валентин Вячеславович с 2011 года.

Школа занимает передовые позиции в краеведении, ориентировании, туризме, успешно выступает на конкурсах и олимпиадах по технологии. Высоко оцениваются деятельность учащихся на учебно-опытном и производственным участках школы. Учащиеся школы выступают на олимпиадах, конкурсах, выставках на районных и республиканских соревнованиях.

Управление школой осуществляется в соответствии с Законом Российской Федерации «Об образовании в Российской Федерации» и «Типовым положением об общеобразовательном учреждении в Российской Федерации» на принципах демократии, гуманизма, общедоступности, приоритета общечеловеческих ценностей, жизни и здоровья человека, гражданственности, свободного развития личности, автономности и светского характера образования.

Основной задачей данной организации является реализация права граждан на образование, гарантии общедоступности и бесплатности начального общего, основного общего образования.

К функциям МБОУ ООШ д. Ишимово можно отнести образовательную и воспитательную функции. Школа может осуществлять предпринимательскую деятельность и иную другую деятельность, приносящую доход, предусмотренную уставом.

Объем документооборота в данной организации не превышает 10 тысяч в год. Работа по рационализации и автоматизации делопроизводственных процессов остается на низком уровне.

Таким образом, муниципальное бюджетное общеобразовательное учреждение основная общеобразовательная школа д. Ишимово муниципального района Мишкинский район Республики Башкоротстан преследует цели реализация права граждан на образование, гарантии общедоступности и бесплатности начального общего, основного общего образования.

1.2 Структура общеобразовательной школы. Организация делопроизводственного обслуживания Управление школой осуществляется на основе сочетания принципов самоуправления коллектива и единоначалия. В основу положена пятиуровневая структура управления.

Первый уровень структуры — уровень директора (по содержанию — это уровень стратегического управления). Директор школы определяет совместно с Советом школы стратегию развития школы, представляет её интересы в государственных и общественных инстанциях. Общее собрание трудового коллектива утверждает план развития школы.

На втором уровне структуры (по содержанию — это тоже уровень стратегического управления) функционируют традиционные субъекты управления: Совет школы, педагогический совет, родительский комитет, Общее собрание трудового коллектива, профсоюзный орган.

Третий уровень структуры управления (по содержанию — это уровень тактического управления) — уровень заместителей директора. Этот уровень представлен также методическим советом. Методический совет — коллегиальный совещательный орган, в состав которого входят руководители школьных методических объединений.

Четвертый уровень организационной структуры управления — уровень учителей, функциональных служб (по содержанию — это уровень оперативного управления), структурных подразделений школы. Методические объединения — структурные подразделения методической службы школы, объединяют учителей одной образовательной области.

Пятый уровень организационной структуры — уровень учащихся. По содержанию — это тоже уровень оперативного управления, но из-за особой специфичности субъектов, этот уровень скорее можно назвать уровнем «соуправления» .

Весь процесс управления пронизан информацией, являющейся основой принятия решений и построен на оперативной работе с документами, в которых она фиксируется. Поэтому документационно-информационное обеспечение управления (делопроизводство) любой фирмы, учреждения, организации рассматривается сегодня как важнейшая обслуживающая функция управления. От рациональной организации делопроизводства зависит быстрота и оптимальность выбора решения, доведение его до исполнения, своевременный контроль за исполнением и в конечном счете достижение экономического эффекта в деятельности организации, предприятия.

Структура и функции делопроизводственной службы в МБОУ ООШ д. Ишимово изучались на основе анализа документов, регламентирующих деятельность службы делопроизводства и принятую технологию работы с документами. Это «Должностная инструкция», и «Номенклатура дел», «Штатное расписание». В небольших организациях служба документационного обеспечения управления, как самостоятельное структурное подразделение, может и не существовать. Также и в данной организации МБОУ ООШ д. Ишимово. В этом случае работу с документами выполняет руководитель организации, как прописано в Инструкции по делопроизводству и в должностной инструкции делопроизводителя.

Эффективность труда сотрудников службы делопроизводства в значительной степени зависит от их квалификации, а также от степени оснащенности современной офисной техникой, от учета при создании службы делопроизводства организационного, юридического и технического аспектов. Но, к сожалению, степень автоматизации делопроизводственных процессов в организации на низком уровне. Большинство работ выполняется не автоматизировано.

Регистрация входящей и исходящей документации происходит в журналах по входящей и исходящей документациях. Контроль исполнения производится директором в устном порядке. Хранятся документы в специальных папках, которые помещены в шкафы и пронумерованы в соответствии с номенклатурой дел. Информационно-поисковая работа происходит в соответствии с номенклатурой дел.

Существуют три формы организационного производства: централизованная, децентрализованная, смешанная. В МБОУ ООШ д. Ишимово явно выражена централизованная форма производства.

Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного подразделения или одного сотрудника. В состав типовых функций службы ДОУ входят разные виды работ, которые можно разделить на технологические, организационные, методические, контрольные.

К технологическим функциям следует отнести: осуществление первоначальной (экспедиционной) обработки входящих документов; регистрация входящих, исходящих и внутренних документов; ведение информационно-справочной работы по документам организации; машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере); копирование, тиражирование и оперативное размножение документов; разработка и проектирование бланков документов; подготовка документов к отправке.

Среди организационных функций службы ДОУ выделяется: организация своевременного рассмотрения документов руководством организации; регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок; организация хранения документов в структурных подразделениях; повышение квалификации работников делопроизводственной службы и архива; организация рабочих мест работников делопроизводственной службы, условий труда сотрудников делопроизводственной службы; организация делопроизводства по обращениям граждан; разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами.

К контрольным функциям относят: контроль за правильностью оформления документов; контроль за сроками исполнения документов; организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях; обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам; обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.

Методические функции, выполняемые службой ДОУ, включают: разработку номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и других локальных нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства организации; проведение экспертизы научной и практической ценности документов; проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции делопроизводственной службы.

Итак, эффективная организация делопроизводственного обслуживания обеспечивает оптимальные условия для всех видов работ с документами с момента их создания или получения до уничтожения или передачи на архивное хранение.

Таким образом, деятельность администрации МБОУ ООШ д. Ишимово преследует цели реализация права граждан на образование, гарантии общедоступности и бесплатности начального общего, основного общего образования. Для достижения этой цели была определена четкая структура организации, а также рассмотрена организация делопроизводственного обслуживания.

Глава 2. Документирование управленческой деятельности общеобразовательной школы

2.1 Системы документации, применяемые в деятельности общеобразовательной школы При управлении любыми организациями или предприятиями разрабатываются сходные и повторяющиеся документы. Поэтому возникла возможность создания систем документации, отражающих определенный вид деятельности (например, бухгалтерская, финансовая, юридическая, медицинская и т. д.), а затем — необходимость их стандартизации и унификации. В связи с этим любой документ, создаваемый в обществе, является элементом системы более высокого уровня, он входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента.

Согласно ГОСТ Р 51 141−98, «система документации» называется «совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению» .

До настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой научной классификации систем документации, видов и разновидностей документов. Отнесение документов к той или иной системе начинается с разделения всех документов на официальные и документы личного происхождения.

К последним относятся документы, созданные человеком вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей. Это самая немногочисленная с точки зрения видов и разновидностей система документации, она включает личную переписку, воспоминания (мемуары), дневники. Официальные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности подразделяются на управленческие, научные, технические, технологические, производственные и др.

Управленческие документы составляют ядро учрежденческой документации. Именно они обеспечивают управляемость объектов как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Управленческие документы и составляют собственно объект делопроизводства.

Эти документы представлены комплексом систем, основные из которых имеются в наличии в МБОУ ООШ д. Ишимово, а именно:

организационно-правовая документация;

плановая документация;

распорядительная документация;

информационно-справочная и справочно-аналитическая документация;

отчетная документация;

документация по обеспечению кадрами (по личному составу);

финансовая документация (бухгалтерский учет и отчетность);

документация по материально-техническому обеспечению;

договорная документация;

документация по информационному обеспечению деятельности организации.

Таким образом, количество систем документации весьма велико и многообразно, что не позволяет охарактеризовать каждую по отдельности. Систему документации в МБОУ ООШ д. Ишимово можно отнести к системам документации по основному общему образованию.

2.2 Составление и оформление управленческих документов Документирование управленческой деятельности охватывает все вопросы, относящиеся к записи на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий в общеобразовательной школе.

Среди всех видов документации главную роль в управлении играют организационно-распорядительные документы — документы, в которых фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, предприятий, организаций и должностных лиц.

Организационно-распорядительная документация подразделяется на три основные группы документов:

— организационно-правовые;

— распорядительные;

— информационно-справочные.

Документы управленческой деятельности должны составляться в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30−2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» .

Организационная деятельность учреждений, предприятий, организаций фиксируется в организационно-правовых документах. Они являются правовой основой деятельности организации и содержат правила, нормы, положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру. Штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения.

К организационно-правовым документам относятся: устав организации, положение об организации, учредительный договор, положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах, регламент, структура и штатная численность, штатное расписание, инструкции по определенным направлениям деятельности. Должностные инструкции работников, правила внутреннего трудового распорядка (положение о персонале) и др.

Организационные документы оформляются на общем бланке организации или на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов, а именно: наименование организации (также указывается наименование подразделения. Если документ утверждается руководителем подразделения), наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения.

Датой организационных документов является дата утверждения. Организационные документы утверждаются руководителем организации или ее структурного подразделения либо вышестоящей организацией. Утверждение осуществляется либо проставлением грифа утверждения на самом документе, либо изданием другого документа.

Заголовок к тексту в организационных документах должен согласовываться с наименованием вида документа, например:

положение (о чем?) об отделе кадров;

структура и штатная численность (чего?) аппарата Министерства;

инструкция (о чем?) о ведении бухгалтерского учета;

должностная инструкция (кого?) референта.

Организационные документы имеют сложную структуру текста.

Констатирующей частью текста организационных документов является раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение организационного документа, сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст организационных документов делится на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

Организационные документы проходят установленный в организации порядок согласования. Согласование осуществляется со всеми заинтересованными подразделениями и должностными лицами, с юридической службой, проверяющей соответствие данного организационного документа действующему законодательству.

С точки зрения срока действия организационно-правовые документы относятся к бессрочным и действуют до их отмены или до замены новыми.

Особенностью организационно-правовых документов является возможность вносить в них изменения и дополнения в тех случаях, когда нет необходимости перерабатывать весь документ.

К первым и основным организационно-правовым документам относятся учредительные документы: устав или положение об организации, учредительный договор.

Общие положения, определяющие наименования видов организационных документов и порядок их оформления, приведены в Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 23.12.2009 г. № 76.

К наиболее распространенному виду распорядительных документов, издаваемых в общеобразовательной школе, относится приказ.

Можно выделить следующие стадии подготовки приказа: изучение существа вопроса, подготовка проекта документа, согласование документа, подписание.

Текст приказа чаще всего состоит из взаимозависимых двух частей — констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ. В этом случае указываются вид акта, его автор, дата, номер, полное название (заголовок), т. е. приводятся все поисковые (ссылочные) данные.

Заголовок к тексту приказа должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал.

Подготовив текст приказа, приступают к его оформлению. Приказ оформляется на общем бланке, формат А4 или А5. В состав реквизитов входят: Герб или эмблема, наименование организации, название вида документа, дата, индекс (номер), место составления, заголовок к тексту, текст, подпись (подписи), отметки о согласовании.

Завершающим этапом работы с проектами распорядительных документов является их согласование и подписание. Проект до подписания подлежит согласованию с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями или должностными лицами, которых он касается. Согласование осуществляется путем визирования или проставления грифа согласования.

Особое значение придается доведению распорядительного документа до исполнителя. Постановления, решения, распоряжения, приказы тиражируются и рассылаются в соответствии со списком, подготовленным составителями проекта документа.

Итак, в распорядительных документах отражается и учитывается деятельность организации, в них зафиксированы важные решения, влияющие на работу всего предприятия. При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют прежде всего документы. Поэтому ведение многих документов предписано законами.

Большинство документов, создаваемых в общеобразовательных школах, являются информационно — справочными. Информационно — справочные документы — это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов. Виды информационно-справочных документов: акт; протокол; докладная записка; объяснительная записка; справка; письма; телеграмма, телефонограмма.

Информационно-справочные документы содержат, как правило, текущую или справочно-аналитическую информацию о состоянии дел. Они сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т. е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

Часть из информационно-справочных документов не входят пока в УСОРД, не имеют унифицированной формы (сводка, заключение, отзыв, представление, характеристика) и оформляются согласно сложившейся управленческой практике.

Остальные виды этой группы документов оформляются в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30−2003. При оформлении документов этой группы используются разные виды бланков. Так, служебное письмо оформляется на бланке письма, протокол, докладная записка, справка, акт — на общем бланке с указанием конкретного вида документа. Такие документы, как заявление, объяснительная записка, представление, характеристика, предложение, жалоба, оформляются автором на чистом листе бумаги.

Таким образом, информационно-справочные документы содержат текущую или справочно-аналитическую информацию о состоянии дел. Они сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, то есть инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам.

В оформлении управленческих документов в МБОУ ООШ д. Ишимово имеются в наличии все реквизиты представленные в ГОСТ Р 6.30−2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Также были взяты во внимание Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти от 15.06.2009 № 477 и Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 23.12.2009. (заголовок, наименование вида документа, дата, регистрационный индекс, отметки на документах и т. д.). Реквизит «адресат» состоит из следующих частей:

Наименование учреждения.

Указание должности получателя.

Инициалы и фамилия, кстати, инициалы пишут после фамилии, что не соответствует требованиям нормативно-методических документов.

Каждая из указанных составных частей адресата печатается с новой строки, расстояние между ними одинарный межстрочных интервал. Длина максимальной строки не превышает 9−10 см и ограничивается правой границей текстового поля. Знаки препинания не ставятся. Эти нормы в данном учреждении учитываются не всегда и частично.

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ, личной подписи, расшифровки подписи и даты согласования. В данном учреждении гриф согласования оформляется верно. Согласование документа оформляют визой согласования документа, включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи и дату подписания. В данном учреждении виза согласования оформляется верно.

Все этапы удостоверения документов соблюдаются. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи. Фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Гербовую печать ставят в: договорах, трудовых книжках, аттестатах.

В МБОУ ООШ д. Ишимово наиболее чаще используются технический способ документирования. Но не забывается и рукописный способ. Протоколы оформляются исключительно от руки. Также используется фотографический способ и видеодокументирование. Документы изготавливает сам директор, или его заместитель по воспитательной работе. В организации имеются компьютеры. В основном используют программу Microsoft Word для создания бланка документов и оформления документов. Базу данных не используют.

Рассмотрим приказ по школе (см. Приложение 3). Замечания в оформлении приказа таковы: наименование вида документа, то есть «П Р И К, А З» пишется через разрядку. Слово «ПРИКАЗЫВАЮ» пишется в констатирующей части последним и заглавными буквами. Инициалы пишутся перед фамилией. Исправленный вариант смотри в приложении.

В приложении указаны также титульные листы Положения о формах проведения государственной (итоговой) аттестации выпускников 9 класса, Устава школы.

Таким образом, документирование управленческой деятельности заключается в записи по установленной форме необходимой для управления информации, то есть в создании документов. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.

Глава 3. Организация документооборота

3.1 Прием, первичная обработка, предварительное рассмотрение и распределение документов документ школа дело архив Рассмотрим понятие документооборота. Определение данного понятия можно увидеть во многих источниках. Например, в ГОСТе Р 51 141−98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения от 27.02.1998 г. документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

В Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти от 15.06.2009 г. и в Методических рекомендациях по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 23.12.2009 г. документооборот — это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, помещения в дело или отправки.

Организация документооборота предполагает соблюдение правил, в соответствии с которым происходит движение документов в учреждении. Организация документооборота включает всю последовательность перемещений документов во время их движения и такие операции с документами, как их получение, рассмотрение и распределение, передача на исполнение, организация исполнения и отправка. В технологическую цепочку обработки документов входят также их регистрация, информационно-справочная работа, контроль за сроками исполнения. Технологические процессы, составляющие документооборот, напрямую связаны и с оперативным хранением сформированных в дела исполненных документов.

Документооборот является важным звеном делопроизводства, определяет инстанции и скорость этого движения. Главное правило документооборота — оперативное движение документов по наиболее перспективному пути с минимальными затратами времени и труда. Основу документооборота дают организационные документы: Устав, положения о структурных подразделениях, положения о службе ДОУ, приказы о распределении обязанностей, инструкции по работе с документами, инструкции по делопроизводству, схемы документопотоков, пути прохождения отдельных видов документов. Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей-потоков. Они осуществляют прямую и обратную связь в управлении.

Они различаются по направлению и по отношению к управленческому объекту. По направлению: -горизонтальные — связывают организации одного уровня; -вертикальные — нисходящие, восходящие — связывают организации различных уровней.

— восходящие — поступающие в вышестоящие организации от подчинённых организаций.

— нисходящие — направляются вышестоящими органами власти подчиненным организациям.

По отношению к управленческому объекту документооборот образуют потоки входящих (поступающих из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и внутренних (созданных и действующих в пределах организации) документов.

Входящий документ — документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ или могут быть указанные непосредственно во входящем документе. Входящие документы в МБОУ ООШ д. Ишимово находятся в таких делах:

Постановления и распоряжения главы администрации района Приказы отдела образования администрации района Письма, справки, распоряжения отдела образования администрации района Заявления, жалобы, обращения граждан и документы, связанные с их рассмотрением.

Исходящий документ — официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например, запросы в другие организации).

Исходящая документация ОУ (копии)

00−11 Журнал регистрации выданных справок Внутренний документ — официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные документы используются для организации работы МБОУ ООШ д. Ишимово, так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительная записка), личного состава и т. д.

Порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними, регламентирован инструкцией по делопроизводству в МБОУ ООШ д. Ишимово.

Документы, поступившие, в МБОУ ООШ д. Ишимово начинают свой путь к исполнению с директора школы. Там они подвергаются обработке, которая заключается в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварительной сортировке документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы и документы с пометкой «лично» передаются по назначению. В школе обязательно составляется перечень нерегистрируемых документов, который ежегодно пересматривается. Регистрируемые документы делятся на два потока: 1. Документы на имя руководителя и без указания конкретного адреса;